ما المقصود بـ HRIS؟

HRIS مقابل HRMS مقابل HCM - ما هي الاختلافات؟

غالبًا ما يتم استخدام المصطلحات HRIS ونظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) وإدارة رأس المال البشري (HCM) بشكل تبادلي. ومع ذلك، قد تتعدد الاختلافات الدقيقة بين الثلاثة اعتمادًا على الميزات التي تختارها الشركة للتمكين.

HRIS،؜ يشار إليه في الأساس على أنه نظام الاحتفاظ بسجلات الموظفين الإدارية. نظرًا إلى ازدياد تعقيد وظائف الموارد البشرية، فإن HRIS يشتمل على عمليات مثل اكتساب المواهب، والتوظيف، والإدارة المستمرة لبيانات الموظفين ومعالجتها.

HRMS،؜ بدأ استخدامه عندما بدأت المؤسسات في استخدام برامج متطورة بشكل متزايد ومهام آلية لأداء وظائف الموارد البشرية الخاصة بها—على الرغم من أنها لا تزال تستخدم بشكل متبادل مع HRIS. قد يتضمن HRIS اليوم إدارة الرواتب والوقت والعمالة.

HCM، يشير إلى حل أوسع أو شامل يغطي كل من جوانب وظيفة الموارد البشريةوإدارة القوى العاملة. تتضمن الوظائف الإضافية مهام إدارة المواهب المتقدمة مثل إدارة الأداء، وتخطيط التعاقب، وتخطيط التعويض، والتخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة، وكل نشاط تخطيط موارد بشرية آخر. يشمل HCM نطاق وظائف الموارد البشرية سواء أكانت مستندة إلى البيانات، أم مستندة إلى المعاملات أم استرابيجية.

ما هو نظام HRIS؟ يعرف بالركيزتين

يعتمد نظام معلومات الموارد البشرية على ركيزتين تؤلّفان الأساس لإدارة الأشخاص والسياسات لدعم الفعالية التنظيمية بشكل عام.

التصميم التنظيمي

من منظور هيكلي، يتضمن HRIS الأدوار، والوظائف، وتدرجات إعداد التقارير. ومن خلال تحديد الهيكل التنظيمي، يوفر نظام معلومات الموارد البشرية مساءلة يمكن التعرف عليها ومسارًا للوظائف التشغيلية والاتساق.

يساعدك نظام معلومات الموارد البشرية المناسب على مواجهة تحديات العمل من خلال تحديد المواهب المناسبة في مكانها المناسب. من خلال الإدارة الثابتة والمؤتمتة لبيانات الاستحواذ والتوظيف، يمكن أن يساعدك حل HRIS على بناء قوة عمل لديها الأشخاص المناسبين ذوي المهارات المناسبة، والعمل في الوظائف المناسبة تحت الهيكل المناسب لتحقيق أهدافك الاستراتيجية.

تعرَّف على المزيد حول تخطيط القوى العاملة الاستراتيجية (PDF)

إدارة بيانات الموظفين

على غرار إدارة علاقات العملاء ولكن ضمن إعداد صاحب العمل/الموظف، يوفر HRIS عرضًا شاملاً لكل موظف، بما في ذلك الاسم، والعنوان، وتاريخ التوظيف، والتعويضات، وتحديدات المزايا وغيرها. باستخدام البيانات الصحيحة، ستتمكن من التواصل مع الموظفين ومساعدتهم على تطوير الخطط الوظيفية، والحصول على التدريب المناسب، وعلى أدائهم للمستوى التالي.

يتيح HRIS وظائف الخدمة الذاتية وإعداد التقارير والاحتفاظ بالسجلات آليًا ومعيارًا. الأمر الذي يسمح بإدارة معلومات أكثر دقة وحديثة تحفز المزيد من الكفاءة مع توفير الراحة وسهولة الاستخدام للموظفين.

تعرّف على المزيد حول إدارة المواهب

ميزات HRIS ووظائفه ومستخدميه

يتضمن نظام معلومات الموارد البشرية النموذجي ميزات أساسية تساعد في التوظيف، واكتساب المواهب، والتعويضات، والإدارة التنظيمية، وإدارة الغياب (مثل والإجازات المرضية، والإجازات الشخصية). يمكن إضافة ميزات أخرى لتلبية احتياجات العمل.

من خلال أتمتة المهام المرتبطة بالموارد البشرية، وتوفير إمكانية وصول الخدمة الذاتية للإجراءات والسياسات، يشكّل النظام التوحيد والاتساق عبر المؤسسة مع زيادة الكفاءة التشغيلية للموارد البشرية وتوفير تجربة أفضل للموظفين.

على الرغم من أن كل شخص داخل الشركة يستخدم HRIS ببساطة من خلال كونه موظفًا، فإن مستخدمي HRIS هم المسؤولين عن الموارد البشرية، والمتخصصين في الرواتب، وإدارة المواهب والتوظيف. ينطوي جزءًا كبيرًا من وظائف هؤلاء الموظفين على التفاعل مع HRIS بشكل منتظم.

تحديات أنظمة الموارد البشرية

تتميز كل شركة بأعمالها الفريدة من نوعها ومجموعة التحديات الخاصة بها. يجب أن يعالج HRIS الخاص بك تلك المخاوف. فيما يلي بعض أكثر تحديات HRIS شيوعًا.

• خصوصية البيانات وأمانها. يعد أحد أكبر المخاوف بشأن إدارة HRIS هو ضمان خصوصية بيانات الموظفين وأمانها. تتألف هذه الأنظمة من كميات هائلة من البيانات الحساسة والسرية التي يجب حمايتها. تتمثل إحدى المؤسسات الرئيسة التي تواجه تحديات HRIS في كيفية تنفيذ حل معقد بدرجة كافية بحيث يتمكن كل مستخدم يمكنه الوصول إلى النظام من الحصول على المعلومات التي يحتاجها لأداء مهمة، وذلك من دون الوصول إلى المعلومات غير المرخّص له بالاطّلاع عليها.
• اللوائح والامتثال. يجب أن تتوافق قواعد الوصول إلى بيانات HRIS أيضًا مع القوانين التنظيمية. يجب على كل مؤسسة ضمان أن يظل نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بها متوافقًا مع اللوائح المتغيرة باستمرار. وهذا أمر صعب بشكل خاص بالنسبة إلى الشركات التي تتمتع حضور عالمي. تعتمد الفائدة والوظائف على كل مستخدم قادر على إجراء المعاملات بسرعة وسهولة من خلال النظام من دون انتهاك السرية أو خرق القانون.
  
  تعرَّف على المزيد حول نظام موارد بشرية متعدد الإمكانات يمكنك نشره عالميًا
• انقطاع العمل قد تؤدي التغييرات المستمرة على ميزات HRIS إلى مواجهة التحديات. في عصر الابتكار المستمر المسبب للاضطراب، تسعى المؤسسات أحيانًا لمواكبة ترقيات HRIS وتحسينه. يمكن أن يكون اختيار HRIS المناسب لشركتك أمرًا معقدًا. مع توفر الكثير من الخيارات والميزات، من المهم اختيار نظام يتماشى على أفضل نحو مع أهداف عملك وألا يتم تحويله عن طريق المكونات التي قد لا تكون مفيدة.
  
  تعرَّف على المزيد حول نظام موارد بشرية متعدد الإمكانات يمكنك نشره عالميًا (PDF)

ما هي مزايا نقل HRIS إلى السحابة؟

يتمتع نشر HRIS في السحابة بالعديد من المزايا على HRIS محليًا، بما في ذلك ما يلي:

• سهولة التحجيم. في السحابة، يمكنك التوسع حسب رغبتك بسهولة مع تغير احتياجات الأعمال. يمكنك أيضًا الحصول على مرونة مالية أكبر، كما يمكنك إدارة التكاليف بشكل أفضل كلما قمت بتحسين عملياتك أو تقليلها.
• زيادة التحكم في النفقات التشغيلية مقابل النفقات الرأسمالية. في السحابة، تدفع فقط مقابل ما تستخدمه، وليس عليك الاستثمار في البنية الأساسية باهظة الثمن. تعد النفقات الخاصة بك عملية بدلا من رأس المال.
• وصول سريع وسهل إلى الابتكار. ونظرًا إلى تسارع وتيرة التطوير والنشر في السحابة، يمكنك الوصول إلى الترقيات والابتكارات في وقت أسرع بكثير.

الاعتبارات الرئيسة لاختيار أفضل HRIS

لتلبية احتياجات شركتك الخاصة، يجب تخصيص حل HRIS. ومع ذلك، ثمة مجالان رئيسان للوظائف التي يجب على كل شركة ضمان توفرها من موفر حلول HRIS من اختيارها.

1. يجب أن يكون الحل قادرًا على تغطية جميع جوانب إدارة الموارد البشرية. ويشمل ذلك التوظيف، وتأهيل الموظفين، والتعلم، وتخطيط التعاقب، ومكتب مساعدة الموارد البشرية. ستحتاج إلى إمكانية الوصول إلى حل كامل وشامل يغطي جميع احتياجاتك نظرًا لتغيرها. ما تُعده مناسبًا لك اليوم، قد لا يكون كافيًا في المستقبل

2. يجب أن يكون الحل جزءًا من حل مؤسسي أوسع يربط الموارد البشرية بالتمويل. يعد العمل إحدى أعلى عوامل التكلفة في أي مؤسسة. ويعد أي قرار يتعلق بالأشخاص له تأثير مالي. من الضروري أن تتمتع شركتك برؤية كاملة على كل من موظفيها وتمويلهم - والعلاقة بين الاثنين. إن أفضل نظام معلومات موارد بشرية هو النظام المتصل ارتباطًا وثيقًا بالوظيفة المالية. من الناحية المثالية، يتواجد هذا النظام على المنصة نفسها، ويستخدم التقنية عينها التي تستخدمها الشركة في عملية التمويل.

مستقبل HRIS

مع تقدم التقنيات الآلية، يتغير مكان العمل بشكل كبير. وبشكل متزايد، يتعامل العمال مع التكنولوجيا بطرق متطورة أكثر. في حين أن ذلك له العديد من المزايا التجارية، إلا أنه يشكل خطرًا في عدم احترام عمال مكان العمل. من المفارقات أن تقدم التكنولوجيا في مجال الموارد البشرية يهيئ الفرصة لتحويل نظام إدارة الموارد البشرية من نظام إدارة البيانات الشخصية إلى نظام يكوّن تجربة بشرية في مكان العمل.

سيتميّز نظام معلومات الموارد البشرية في المستقبل ببداهته وإفادته الأكبر، مما يسهّل تحقيق الموظفين لأهدافهم بسهولة، وسرعة ومع نتائج أفضل. ستستخدم هذه الأنظمة الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي (ML) "للتركيز" على ما يحاول الموظفون إنجازه، وتقديم الحلول بشكل استباقي - من إجراء تغيير العنوان إلى التسجيل في أفضل خيار تدريب. من منظور التشغيل الخلفي، ستصبح ابتكارات HRIS أكثر قابلية للإدارة. سوف يكون تثبيت الترقيات والإصدارات الجديدة أكثر سهولة وتصميمًا لتلبية احتياجات العملاء.

ستكون المؤسسات التي تتبنى تقنيات جديدة وناشئة في HRIS الخاصة بها جزءًا من الانتقال إلى بيئة تعمل فيها التكنولوجيا والبشر معًا لتحقيق نتائج أفضل للجميع. تكمن وظيفة الموارد البشرية في صميم هذا التحول. دعنا نساعدك على نقل HRIS الخاص بك إلى السحابة وذلك لإضفاء الطابع البشري على مكان عملك مع تحقيق مستويات أعلى من الأداء المدفوع بالتكنولوجيا.