Rick Bell | コンテンツ・ストラテジスト | 2024年8月7日
プロジェクト・オーナーは、可能な限り効率的かつ効果的にプロジェクトを管理し、提供し、メンテナンスしたいと考えています。しかし、予測不可能な天候、サプライチェーンの制約、厳しい政府の規制、厳しい資金調達サイクルは、最大限に練られた計画を混乱させる可能性があります。
資本プログラム管理を行うことで、組織は、直面する可能性のある障害を理解しながら、資本プログラムを戦略目標に連携させる機能を得ることができます。この記事では、プロジェクトのライフサイクルを通じて効率・信頼性・信用を向上させるための、標準的なプロセスとシステム、インテリジェントなワークフロー、一貫したデータの価値について説明します。
資本プログラム管理とは、計画から実行、物理的資産の継続的な維持管理までのプロセスを管理することです。あらゆる規模の資本プロジェクトは、チームとステークホルダーが予測可能な結果をより確実にすることで、成功の可能性が高まります。メリーランド州ボルチモアのフランシス・スコット・キー橋の架け替えのように、ほとんどの組織にとって、それは新しいプロジェクトおよびプロジェクトの改修、改造、修繕を網羅します。
しかし、資本プログラム管理は依然として手作業のプロセスまみれです。連携してクラウドベースのプログラム管理アプリケーションを使用することで、複数の複雑なプロジェクトを実行するためのコミュニケーション、一貫性、自信をチームに与え、プロジェクトの効率の向上を図り、プロジェクト全体の成果を向上させることができます。
主なポイント
資本プログラム管理のプロセスと効率の向上を管理することで、パブリックセクターと民間セクターの両方の組織がプロジェクトを管理し、エラーや変更によるプロジェクトのコストと期間への影響を抑えることを支援します。両者は同様の課題に直面していますが、それぞれの資本プロジェクトに対する見方は若干異なります。
公共機関は、市民のニーズを満たすだけでなく、組織の長期的な戦略的計画目標をサポートするプロジェクトを完了するよう努めています。公的機関の状況は、コミュニティにとって最大の利益を提供する資本プロジェクトに税金を慎重に支出することを期待する有権者に対する説明責任によって変化します。厳格な規制プロセスによる管理下にあるパブリックセクターのプロジェクトオーナーは、複数の資金源に対して説明責任を果たす必要があります。
民間企業の場合、資本プログラム管理の主な目標は、利益率と株主利益を上昇させ、リスクを最小化し、競争力の高いポジションを実現することです。
公的機関も民間企業も、鉄鋼コストの突然の高騰など、プロジェクトレベルでの予期せぬ変化への対応という共通の課題に直面しています。その結果、プロジェクト全体の資金が少なくなるため、優先順位を調整する必要が生じ、一部のプロジェクトを保留にしたり、中止したりする可能性さえあります。
重要なデータを用いて、組織は資本プログラム全体の最適な管理方法を分析し、割り当てられた資金を最大限に活用し、建設、維持、改修が必要なものとその優先度を設定します。空港の滑走路の建設や、チェーン展開するカーディーラーの改装は、アドホックに行われるものではありません。
資本プログラム管理は、プロジェクトの優先順位を決める戦略的資本計画から始まり、何百、何千ものデータに基づく意思決定と行動の調整を必要とします。ステップには、予算とスケジュールの作成、継続的なコラボレーション、レビュー、レポート、そして無数の分野が織りなす継続的な管理が含まれます。これらはすべて、予測可能性と成果を改善し、ステークホルダーのニーズを満たすために予算支出を最適化するためのものです。
適切なプロジェクトを優先度設定するために、組織は各プロジェクトが組織の戦略目標にどのように適合し、サポートしているかを評価する必要があります。資本計画は、組織がどのプロジェクトに取り組むかを定め、それらのプロジェクト間で利用可能な資金を配分し、目標を満たすようにするものです。資本計画には、徹底的なリスク評価も含まれる必要があります。
プログラム・ガバナンスは、プロジェクトの遂行方法を管理し、標準化するために不可欠です。また、効率の向上、意思決定の説明責任の促進、可視性の向上とコンプライアンスのサポートによる効率的で標準化されたプロセスによるリスクの低減を実現します。
資本プログラムの健全な財務管理を行うことで、プロジェクトのコントロールと可視性が維持され、時間通りに予算内で運用されることが保証されます。予算とスケジュールを守れば、気づかれることはほとんどありません。しかし、道を踏み外せば、組織内に赤信号が灯り、財務管理の不備が世間の注目を浴びることになる場合もあります。これらのプログラムを管理するために、実績のあるテクノロジーにサポートされたポリシー、手順、基準を確立することは、財務結果を改善し、運用効果を高め、利害関係者の信頼を促進します。
資本プロジェクトと資産には、悪天候、自然災害、サプライチェーンの混乱、労働力不足などのリスクがつきものです。効果的にリスク管理を行うことは、プロジェクトチームが潜在的な課題を予測し、計画を立て、資金を配分し、必要に応じてリソースを再配分することを支援します。また、効果的にリスク管理を行うことは、正確な予算を管理し、臨時資金をタイムリーにリリースし、スケジュールを守り、ステークホルダーの信頼を確保し、プロジェクト間の学習を向上させ、これらすべてがプロジェクトの成功に貢献し、将来の資金承認をサポートする上で極めて重要です。
資本プロジェクトのステークホルダーは、さまざまなタイミングでさまざまな情報を要求します。 公的資金調達機関が使用する場合でも、オフィスでCFOが使用する場合でも、建設現場でプロジェクト・マネージャーが使用する場合でも、手動プロセスやスプレッド・プロセスでは、情報がサイロ化され、エラーが生じやすく、納品されるまでに情報が古くなったレポートが作成される可能性があります。セキュアで連携したクラウドベースの資本プログラム管理システムは、信頼性の高い最新の情報を関係者に提供することを支援します。アプリケーション内レポートにより、ステークホルダーは、タイムリーかつより適切な情報に基づく意思決定を行うために、データへの信頼感を高める可視性と透明性を即座に得ることができます。
プロジェクトの成功は、労働力、資本、資材、その他のリソースがいかに効率的に配分され、使用されるかによって決まります。リソースの配分を追跡し、必要に応じて変更することは、困難で時間がかかる場合があります。資本プログラムを策定する際には、関連データにアクセスしてプロジェクト要件を策定し、リソースの可用性を考慮した上で、シナリオ・プランニングをサポートし、オフィスと現場への平等なアクセスと可視性を提供する実績のあるクラウドベースのソリューションを使用して、リソースの割り当てと管理を行います。
オーナーは、個々のプロジェクトとポートフォリオ・レベルの全プロジェクトの進捗状況を同時に把握することを望んでいます。未処理アイテムや、スケジュールと予算に照らしたマイルストーンのステータスに、ライン・アイテム・レベルまで即座にアクセスできることは、対策を講じ、プロジェクトの成功を支援する上で極めて重要です。
公的機関 は、地方政府、州政府、および国の政府によって設立および資金調達され、時には官民パートナ ーシップのような別の資金調達モデルを利用することもあります。運輸・水道部門は通常、ダム、橋、港湾、道路、鉄道などのインフラストラクチャ・プロジェクトを所有・管理しています。公的機関のプロジェクト・マネージャーは、資金調達機関、選出された役人、ビジネス、納税者である市民など、幅広いステークホルダーに対して説明責任を負います。
民間企業の資本プログラム管理は、主にビジネス・ゴールの達成を支援することに重点を置き、製造歩留まりや顧客数など、全体的な目標は、役員、オーナー、株主を満足させる利益を上げることに関連しています。説明責任ははるかに狭くなります。
パブリック | 民間 | |
---|---|---|
資金調達ソース | 税金、補助金、公債、官民パートナーシップ。 | 民間資金、負債による資金調達、株式、投資、ローン、キャッシュフロー。 |
目的の焦点 | 公共サービス、コミュニティの利益、評判。 | 利益の最大化と株主価値。 |
規制コンプライアンス | 高い、政府の規制によるもの。コード、交通、大気質、財務の透明性。 | さまざま。環境サステナビリティが大きな要因。通常、パブリックセクターより低い。 |
ステークホルダーの関与 | 一般市民、ビジネス関係者、選挙で選ばれた役人、政府エンティティが関与し、高い。 | 主に企業オーナー、役員、投資家、クライアントが関与し、選択的。 |
プロジェクトの種類 | ンフラストラクチャ、公共施設、交通。 | ンフラストラクチャ、公共施設、交通。 |
意思決定プロセス | 複数の利害関係者、市民の意見、何重もの承認が必要で、時間がかかる | 官僚的障害が少なく、より迅速。 |
リスク管理 | 治安と福祉を重視し、保守的。 | リスクが財務的リターンにどのように影響するかに焦点を当て、積極的。 |
透明性の要件 | 監視機関、規制当局、メディアによるモニタリングが行われ、公的説明責任が期待されており、高い。 | 公的監視が少なく、低い。独自情報の機密保持。 |
パフォーマンスメトリクス | 社会経済的影響と市民満足度重視。 | 財務実績とROI重視。 |
予算の制約 | 配分が固定され、公的監視があり、厳しい審査が行われる、厳格なもの。 | 交渉や調整の可能性がある組織の財務と連動。 |
プロジェクトオーナーは、承認と資金配分のために正式なプロセスを必要とします。標準的なプロジェクト・コントロールとポートフォリオ管理プロセスを定義し、導入することは、資本プロジェクトの計画、実行、運用の各フェーズにわたり、一貫性、コントロール、効率を確保することを支援します。プロセスのガバナンスと標準化は、規律と一貫性を提供し、スコープ、スケジュール、予算を考慮した上で、質の高いプロジェクトが時間通りに、最適な価値実現までの期間、確実に提供されるようにします。
プロジェクトとその影響を明確に理解し定義するために、ディスカバリーとスコープ分析を開始します。最大の利益とROIを生み出すために、限られたリソースの最大活用を決定します。
プロジェクト計画では、潜在的な問題や障害を評価し、選択肢の重要性を検討し、解決策を探ります。環境への影響、信頼性、コスト効果の高さ、プロジェクトの必要性、スケジュールへの影響などに基づいて、トレードオフを行うこともあります。
プロジェクトが始まると、プロジェクト・マネージャーは財務管理、自動ワークフロー、ドキュメント管理とバージョン管理、コスト管理、契約管理、変更管理を監督します。これらの連携プロセスにより、計画に対する進捗状況を明確に把握し、意思決定を行うことで、プロジェクトを軌道に乗せ、十分な情報に基づく意思決定を行うことができます。また、プロジェクト・マネージャーは、プロジェクトのライフサイクルにわたってすべての利害関係者と明確で絶え間ないコミュニケーションを維持するために、正確なデータとアプリケーションを必要とします。
プロジェクト・チームは、天候や供給の途絶など、絶えず変化する要因に即座に対応する必要があります。プロジェクト実行に予測可能性と透明性を高めることで、生産性の向上、ダウンタイムと無駄の削減、より良い結果を生み出します。
資本プロジェクトには多くの変数、組織、チームメンバーが関与するため、一貫した自動モニタリングが不可欠です。このようなモニタリングと管理は、計画に対する全体的な状況をタイムリーなインサイトとアラートで示し、プロジェクトが確実にスケジュールを順守し、予算内に収まるよう支援します。
包括的なプロジェクト・クローズアウトは、資本資産を可能な限り迅速に、効果的に、そして効率的に運用できるようにし、運用・メンテナンス・チームが資産を効果的に管理するために必要なプロジェクト・データと機器データを入手できるようにします。プロジェクト・クローズアウトが適切に処理されないと、数カ月後にプロジェクト・チームとメンテナンス・チームが何度も連絡を取り合うことになり、貴重なリード・タイムが奪われるだけでなく、予期せぬコストが発生し、さらにはオーナーと請負業者の間で高額な訴訟に発展する可能性もあります。運用とメンテナンスのために適切で使いやすい形式でデータを提供することで、チームは速やかに次のプロジェクトに集中することができます。
プロジェクトとポートフォリオのプロセス構造を構築し、一貫性、連携されたデータ、タイムリーなインサイト、ガバナンスを提供します。ワワークフローを含むプロジェクト・プログラムの基礎を標準化し、一貫性のあるデータを提供することで、レポートに信頼性を与え、効率の向上を実現します。一元化されたクラウドベースのプロジェクト・プログラム・ポートフォリオ管理ソリューションは、サイロ化されたシステム、オフラインでエラーが生じやすいプロセスやスプレッドシートの必要性をなくします。
プロセスの標準化は継続的な課題です。どのプロジェクトも独自性があります。複数のタイム・ゾーンや大陸にわたり、特有の仕様や規制、従業員も異なるチームと仕事をすることもあります。複数の資本プロジェクトを管理することは、その規模や複雑さにかかわらず、本質的にコスト、スケジュール、品質に影響を与える不確実性を伴います。
Oracle Primavera Unifierは、デフォルトの資本プロジェクト・プログラム管理アプリケーションで、加重基準と高度なモンテカルロ分析を使用して、建設およびエンジニアリング・チームがより適切な意思決定を行い、成果を改善し、リスクを低減できるように支援します。Primavera Unifierは、コスト、契約、変更管理、スケジュール・マイルストーン管理、ドキュメント管理、フォームベースのワークフローエンジンなど、主要なプロセスを連携させます。アプリケーション内レポートにより、プロジェクトレベル、プロジェクト横断レベルのステータスおよびキャッシュフローの両方を可視化できます。
Oracle Primavera Portfolio Managementとのネイティブ統合により、資本プログラム計画担当者現在のプロジェクト実績にアクセスして予算に基づく意思決定を行い、プロジェクトチームはPrimavera Unifierから直接、タイムラグなしに予算決定にアクセスできます。Unifierと、Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio ManagementおよびOracle Primavera Cloudの絶対的基準建設スケジューリング・ツールとの統合により、チームはプロジェクトの進捗、スコープの変更、成果物を管理および追跡できます。
資本プログラムのパフォーマンスをモニタリングおよび測定する方法を教えてください。
提案されたスケジュールに対する実際のパフォーマンスを追跡します。予算予測と実際の支出を照合します。計画に対するスケジュールベースのキャッシュフローを追跡します。スケジュールに対する成果物を追跡します。ラインアイテム予算と完了した仕事の価値に対する支払いを追跡します。
資本プログラム管理と資本プロジェクト管理との違いを教えてください。
資本プログラム管理は、プロジェクト全体にわたりプロセスを管理し、レポートと監督を提供するのに対し、資本プロジェクト管理は個々のプロジェクトに適用されます。
テクノロジーが資本プログラム管理に影響する仕組みを教えてください。
テクノロジーを使用して資本プログラム管理を自動化することで、今日のプロジェクトの複雑さを管理するために不可欠な管理、一貫性、標準化を実現します。最新のクラウドベースのアプリケーションは、資本プログラムや個々のプロジェクトの結果をより予測しやすくし、軌道に乗せることを支援します。たとえば、テクノロジーは、チームメンバーが先行的に安全リスクを特定し、誰かが怪我をする前に安全性を是正できるよう支援することができます。
プロジェクトを調和させ、リスクを減らし、利益を高める5つの方法をご覧ください。
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