調達管理とは

調達管理は、調達から決済までのプロセスとも呼ばれます。このプロセスでは、正式な契約上の合意の評価、選択、作成を進めるだけでなく、組織とサプライヤーとの継続的な関係を管理します。

調達は、相互に関連する多くの活動を扱う複雑な業務領域です。調達管理プロセスでは、トランザクションに基づいて商品とサービスを購入し、このプロセスを支払勘定と結び付けて、調達から決済までのサイクルを完了します。このサイクルでは、支払を求めるサプライヤーからの請求書の処理を補佐する支援ドキュメントを用意します。

クラウドベースの調達ソリューションの中核機能

複雑性とダイナミックさが増す市場では、調達プロセスの改善に効果的でアジリティに優れたツールが組織に必要です。戦略的な調達組織では、サプライヤー管理、調達、契約管理、先を見越した危機管理を調達から支払までのトランザクション機能が一緒になっている、クラウドベースの統合ソフトウェア・スイートを採用する傾向がますます強くなっています。

機能がそろった調達ソリューションによって、企業は意思決定の際に重要な情報を活用しながら、調達から決済までのサイクル全体で進行中の活動を積極的に管理できます。統合されたクラウドベースの調達管理ソリューションは、次の内容で構成されています。

サプライヤー管理

戦略的調達は、ネゴシエーションを開始する前にサプライヤーを識別して適格化することで開始します。これには、サプライヤーがビジネス・ポリシーに準拠するように、サプライヤー・データの収集、評価および監視が含まれています。調達管理ソフトウェアを使用すると、内部および外部の質問リストおよびセルフサービス・プロファイルを使用して、重要なサプライヤー資格情報を収集できます。サプライヤーの資格、リスク要因およびポリシー・コンプライアンスを評価して、最適なサプライヤーを選択します。

クラウドベースのソリューションによって、調達チームはサプライヤー関係を事前に管理できます。組み込まれたソーシャル・メッセージングを使用して、より効果的にコラボレーションし、ネゴシエーション・ドキュメントを計画および作成する際にビジネスとの連携を行います。サプライヤーの管理、能力、リスク要因に影響を及ぼす可能性がある新しい情報が利用可能になったときに通知を受けます。サプライヤーと調達チームは、取引だけでなく、現在および今後の調達活動もリアルタイムで可視化されます。

調達

要件を定義し、サプライヤー入札を手動でコンパイルして比較すると、時間がかかるだけでなく、ミスの可能性も高くなります。重要な購入が遅延する可能性もあります。

スマートなドキュメント作成、ネゴシエーション・エンゲージメント、およびサプライヤー選択では、ネゴシエーションのベストプラクティスを活用して、最終的な結果を達成します。組み込みのソーシャル・コラボレーションによって、努力を組み合わせてより効果的な交渉ドキュメントを簡単に作成できます。受賞分析ツールを使用すると、価格、品質、価値などの所定の要素に基づいてサプライヤーの入札を迅速に評価でき、固有のビジネス要件に基づいて最適な賞を獲得できるようになります。

契約管理

効果的な調達契約管理は重要です。プロセスを手動で処理するには時間がかかる場合があります。しかし、最新の調達管理システムでは、事前承認済の条項ライブラリ、標準化されたテンプレートおよび組込みのソーシャル・コラボレーションを使用するガイド付きオーサリングによって、契約作成を効率化できます。

契約管理プロセスの標準化と自動化によって、品質契約をより迅速に作成できます。コストを管理しながら契約を完全に可視化できます。分析によって、提示された契約言語の定義済標準からの逸脱が識別されます。監査可能なワークフローでは、ドキュメントの承認が強制されています。完全な追跡と監査履歴によるセキュアで検索可能な契約リポジトリによって、ユーザーは必要なものを迅速に見つけることができます。自動的な更新管理機能によって、調達チームは失効間近の契約を早期に通知できるため、必要な対応を積極的に行い、潜在的なリスクを回避できます。

購入依頼発行

調達から支払までのサイクル中に購入が正しく管理されていない場合、交渉によるコスト削減はすぐに失われます。最新の調達管理ソフトウェアでは、交渉によるコスト削減がビジネス・ポリシー、コントロール、および承認によって確実に実施されます。

セルフサービス方式のコンシューマ・ライクな購入体験を従業員に提供して、契約外の支出を削減できます。従業員は、使いやすいエクスペリエンスによって、製品またはサービスを簡単で迅速に閲覧および購入できます。トレーニングはほとんど、またはまったく必要ありません。堅牢な検索機能、スマート・フォーム、ショッピング・リスト、パーソナライズされた購入体験によって、交渉された価格や条件が、サプライヤーのカタログ、および支出を管理しコストを削減するように設計された構成可能な承認ワークフローに自動的に適用されます。

購入

発注書作成など、日常的な調達から支払までのトランザクションを自動化すると、新しいコスト削減の機会を見つけることができます。クラウドベースの調達管理システムを使用すると、交渉による価格設定を実施し、ポリシーへのコンプライアンスを確保しながら、プロセスを効率化できます。手動による介入なしに、承認された要件で発注書を作成します。必要な例外、ステータスおよびアクションに関するインサイトを調達チームに提供します。組み込みのソーシャル・ツールを使用してサプライヤーと通信します。

買掛管理

仕入先請求書の処理は、手作業でエラーが発生しやすく、時間がかかります。調達から決済までの完全なソリューションによって、この重要な機能を効率化および自動化できます。統合的な調達管理システムでは、早期支払割引を活用し、人件費を削減できます。これには、サプライヤーからの請求書の電子的な伝送、および光スキャン、機械学習、自動的な発注照合による迅速な処理を提供する堅牢な支払管理システムが含まれています。行レベルの請求書検証は完全に自動化されており、処理が高速化されています。例外は、ドキュメント共有によるアラートとソーシャル・コラボレーションを通じて管理され、解決時間を短縮します。

サプライヤー管理の改善コストの管理コンプライアンスの実施

企業は、調達管理ソリューションに投資し、調達から決済までのプロセスを効率化および自動化します。調達管理ソフトウェアは、サプライヤーとの交渉による購入契約によって削減を増やすことで、コスト管理に大きな役割を果たします。費用は、購入ポリシーも実施するアプリケーションによって、承認されたサプライヤーに購入を指示することで管理されます。調達から決済までのソリューションでは、内部プロセスを効率化し、効果的なサプライヤー管理と契約を通じてリスクを低減して、調達の効率性も向上します。

調達プロセスを自動化および最適化して、調達管理システムには次の利点があります。

コスト削減の向上

コスト削減は調達から始まり、潜在的なサプライヤーを識別して評価し、商品やサービスを購入するために交渉するプロセスです。このような活動によって、企業は競争力のある価格と最高の価値を得ることができます。ほとんどの企業では、交渉は複数のサプライヤーが企業のビジネスで競争する入札プロセスを通じて行われます。コスト削減が唯一の要因であるという考えは、単純すぎますが、調達組織の測定基準のリストの最上位にあります。サプライヤーが選択され、契約が署名されると、特定の製品またはサービスの承認済サプライヤーになります。企業は、コンプライアンスに準拠した支出を実施して、コストを最大限に削減し、収益性を向上できます。

支出に対する影響力の向上

多くの組織が、競争力のある価格を提供するために契約を締結していないサプライヤーとともに、確立されたプロセス外で発生する購入にまだ苦戦しています。一般的に、「未承認」または「契約外」の支出と呼ばれます。調達管理ソリューションは、承認されたサプライヤーからのコンプライアンスに準拠した購入を適用して、この活動を制御するように設計されています。

コンプライアンスに準拠した購入は、インセンティブと阻害要因の両方を使用する調達システムによって、複数の層で管理されます。第一に、消費者向け型の購入体験を提供しています。このため、従業員は必要なものを見つけやすくなり、承認されたサプライヤーからのみ購入を行うことができます。製品またはサービスは、ユーザーフレンドリーな購入インターフェイスに表示されます。また、このようなシステムでは、構成可能な支出管理ポリシー、ルールおよび制御をワークフローと管理承認から構成して、購入が準拠し、コスト削減も向上しています。

効率性を高め、調達プロセスを自動化

面倒な手作業のプロセスがあるため、調達チームはより戦略的な価値を提供できません。非効率的な調達プロセスは、文書を紛失し、制御されていない経費を削減し、割引機会を逃す可能性があります。

調達管理ソリューションは、一般に手作業で紙ベースのプロセスを標準化、効率化および自動化し、それらを完了するために必要な作業量を削減します。企業は、より良い契約を迅速に作成して、交渉による契約価値を最大化できます。効率化は、調達管理プロセス全体（サプライヤーの適格化、交渉の迅速化、契約業務の監視）において改善されます。この結果、購入依頼は高速の承認を受け、サプライヤー請求書は処理と支払をより迅速に行えます。貴重なリソースは、サプライヤーの管理、より有利な価格設定の交渉、新しい供給源の調査など、より戦略的な活動のために解放されます。

サプライヤー管理の改善

サプライヤーは企業が必要とする製品やサービスを提供する重要なビジネス・パートナーです。ビジネス・パートナーとしての潜在的なサプライヤーの適性を資格付けることがカギです。調達管理ソフトウェアでは、財務上の実行可能性、企業の行動規範への準拠、およびビジネス・パートナーとして適格とされる他の要因など、重要な要因を評価するプロセスが効率化されます。

適格な場合は、サプライヤーの資格の失効時に調達のプロフェッショナルに求めるなどの進行中のサプライヤー関係を管理するために役立ちます。また、サプライヤーの資格や機能に悪影響を及ぼす可能性がある新しい情報が使用可能になると、ユーザーに通知され、リスク・プロファイルが変更されます。

契約ライフサイクルを標準化および効率化

調達契約は調達プロセスを完了します。企業とそのサプライヤーの間のビジネス関係を公式化し、職責、価格設定を行い、係争を処理するための条件を定義します。最新の調達管理システムは、契約管理プロセスを管理して、契約を可視化し、サイクル時間を短縮し、コンプライアンスを管理するために役立ちます。

契約オーサリング・プロセスは、事前定義済の言語、テンプレートおよびワークフローによって、リスクを軽減します。交渉中、契約レビュー担当者は、標準言語から提示された逸脱を迅速に識別して、リスクを強調し、必要な変更を行い、最終決定前に必要な承認を得ることができます。契約の実行後、電子的な保管と検索が行われます。マネージャーには、期限切れの契約などのイベントのアラートが通知され、タイムリな対応が保証され、遅延が最小化されます。

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloudによって調達ビジネス・プロセスが最新化され、調達から決済までのサイクル全体でサプライヤーとの関係やアクティビティを積極的に管理できるようになりました。この統合された完全なクラウドベースのソリューションによって、調達組織を変革し、組織のすべての分野に迅速でコンプライアンスに準拠した調達サービスを提供できます。

Procurement Cloudでは、組み込み分析、ソーシャル・コラボレーション、モバイル・デバイスなどのデジタル機能を活用して、サプライヤー・リスクの削減、より効果的な調達、支出の制御、組織の利益率の向上を実現します。