オンボーディングとは

採用と従業員オリエンテーションは、すでに熟知しているかもしれませんが、従業員オンボーディング・プロセスについては、どうですか?多くの場合、企業は、オリエンテーションだけで十分であると思われると、従業員エンゲージメントのオンボーディング・プロセスに注力する必要も、その改善に取り組む必要もないと感じます。しかし、従業員を維持し、企業の価値観の一部とし、生産性の高い組織として機能することに関心がある場合は、特に努力する価値があります。

オンボーディングの利点については、手作業の削減、生産性向上までの期間の短縮、従業員の定着率の向上など、多くのことが語られています。ROIが高いことは公表されているデータでも裏付けられています。UrbanBoundは、英米の企業が、自分の仕事を理解していない生産性の低い従業員を維持するために、年間370億ドルを費やしていると推定しています。しかし、驚くべきことに、このような企業の35%はオンボーディングにコストをまったく費やしていません。

このような統計は、オンボーディングが、不十分であるか、存在しないことによって、どの程度のコストが無駄になっているかを示しています。しかし、さらに高度なオンボーディング・プロセスに投資する理由とは何でしょうか?従業員は、さらに優れたオンボーディング・プラクティスによって、自社に勤務する利点を実感しやすくなります。この結果、従業員の仕事へのエンゲージメントと貢献が向上します。

オリエンテーションとオンボーディングの違いとは

従業員オリエンテーションとオンボーディングの違いは、些細に思われるかもしれませんが、そうではありません。ほとんどの企業は、標準的で基本的なオリエンテーションを新入社員に実施していますが、これだけでは、低下している定着率を向上するには不十分です。

オリエンテーションでは、新入社員の入社日時の確認、ワークステーションの割り当て、人事（HR）ポリシーの確認、必要書類の分類などを行います。通常、オリエンテーションは、数時間、場合によっては、数日では終わりません。オリエンテーションは新入社員が何を行う必要があるかを理解するために必要なことだけを取り上げる最小限のものです。

従業員オンボーディング・プロセスにかかる時間

従業員オンボーディングは12か月に及ぶさらに大規模なプロセスです。新入社員にかける時間としては過大に思われるかもしれませんが、長期的には、貴重な時間です。このように、新入社員と過ごす期間を長くすると、新入社員は企業の仕組みに没頭できます。この没頭は、従業員が、人事方針だけでなく、社内で果たす役割も理解できるトレーニングとリソースに接することから生じます。

従業員が充実したトレーニングで自分の役割をさらに理解すると、従業員の定着率と従業員満足は向上します。では、オリエンテーションからオンボーディングに切り替えると、このような違いが生じる理由は何でしょうか?従業員オンボーディング・プロセスの詳細を見てみましょう。

従業員は最適なオンボーディング・プロセスで企業文化に没頭

多くの従業員は、上司から過小評価されていると感じ、不満を抱いて、離職しています。最高の人材を見つけること、従業員の定着率とエンゲージメントが、企業にとって重要である場合は、効果的なオンボーディング・プロセスが必要であるはずです。

従業員オンボーディング・ソリューションでは、企業が従業員を労働者としてだけでなく、人間としても見ることが重要です。このためには、新入社員の声に耳を傾け、悩みを聞き、評価されていると感じてもらうことが必要です。

企業が従業員のストーリーに注意を払うと、従業員は企業のストーリーと目標に関心を持つ可能性が高くなります。そうすると、従業員は、自分が勤務する企業をさらに大切に考えるようになり、仕事へのエンゲージメントを向上できます。

オンボーディング・プロセスは、従業員との信頼関係を構築し、何が期待されているかを明確にする絶好の機会でもあります。企業が従業員のためにできることを伝えることも有益です。これには、昇進の機会、インセンティブ、企業イベント、福利厚生などがあります。

評価されていることを新入社員に時間をかけて示すと、従業員が取り残されている、評価されていないと感じるリスクはなくなります。長期的には、これは企業にとって非常に有益な可能性があります。

オンボーディング・ソフトウェアの利点

エンゲージメントの高い従業員には、仕事の質と量の向上などの利点があります。オンボーディングで従業員をエンゲージメントすると、従業員の仕事だけでなく、企業の評判と貸借対照表も改善されます。具体的には、従業員オンボーディングの利点は次のとおりです。

• 手作業にかかる時間の短縮
  多くの企業は、オンボーディング業務（完了した書類の収集、送付、追跡、社員ファイルの作成など）を手作業で行うために、依然として多くの時間を費やしています。クラウド・オンボーディング・ソフトウェアでオンボーディング・プロセスを自動化および効率化すると、この手作業とコストを削減できます。

  たとえば、お客様の一つである従業員数6万人の医療機関は、Oracle Human Capital Managementのオンボーディング・コンポーネントを導入した後、オンボーディング・チームが手作業にかけていた時間をどの程度短縮できたかを測定しました。Oracle HCMによるオンボーディングでは、従業員ごとのオンボーディング時間が45分以上短縮されました。★この「オンボーダー」1人あたりの時間短縮を平均年収6万ドル、同社の年間平均採用人数を7,000人と仮定して、ドルに換算すると、年間15万ドル以上の節約になります。この結果、企業のROIが向上しただけでなく、オンボーディングにかかる時間が短縮されたため、4,000時間をさらに戦略的な人事活動にあてることができるようになりました。

• 生産性向上までの期間の短縮
  この指標に寄与する変数は多くありますが、ここでは、そのうちの2つを重点的に取り上げます。一つは医療機関のお客様が呼ぶ「ここまでの時間」です。つまり、「内定承諾」から「入社1日目」まで、トレーニングをどれほど早く開始し、新入社員を生産性向上に導くことができるかということです。

  同社は、内定承諾から入社までの活動を効率化および自動化して、Oracle HCM Cloudを導入しない場合より1週間早く、新入社員を配置できました。企業では、生産性をさらに1週間向上するとしたら、どのようなことが考えられるでしょうか?また、このような向上は最終損益にどのように貢献するでしょうか?

  もう一つは、入社前活動への移行、つまり、仕事に関連しない活動（フォームへの入力など）から入社初日の新入社員を解放し、このような活動を入社前のペーパーレス・オンボーディングとして処理することです。この結果、生産性向上までの期間が短縮しています。そうすると、新入社員は、フォームへの入力ではなく、初日の研修など、さらに重要な活動に集中できます。一人あたり1時間の節約になると試算すると、年間7,000人以上の新入社員が重要度の低い活動から利益に貢献する仕事に転換したことになります。

• 離職の削減
  離職は最終損益に悪影響を及ぼす明らかなコストです。医療機関のお客様の話に戻りますが、Oracle HCM Cloudを導入する前と後で、最初の90日間と最初の1年間の定着率データを入手できました。新入社員の90日以内の離職率は10.3%から8.2%に、1年目の離職率は26.1%から22.5%に減少しています。従業員の置き換えにかかるコストを控えめに見積もって5,000ドルとし（多くの研究では、この数字は従業員1人あたりの年俸の1.5～2倍）、年間7,000人を雇用すると、初年度改善額は126万ドル以上の削減になります。

• 新入社員のエクスペリエンスの向上
  最後に、オンボーディングは、正しく行われると、ダイナミックで魅力的になり、有意義なエクスペリエンスを新入社員に提供できます。Oracle HCM Cloud Onboardingを検討する説得力のある理由は、時間のかかるフォームを入社前に電子的に入力できること、オンボーディング活動への移行がさらにシームレスになること、データ入力の重複を排除できること、企業文化を促進するコンテンツを提示できることなどです。上記の数字が示すとおり、このような利点は長期的にはROIに影響を及ぼします。

高い離職率の結果

企業の離職率が高いことは悪い兆候です。離職率が高いと、新入社員を見つけるために、時間とコストがかかるため、企業にとって負担が非常に大きくなることがよくあります。マネージャーと上級職が辞めると、企業にとって何十万ドルものコストがかかる可能性があり、どの企業も、このようなコストをかけたくないと考えています。

このような経費がかさむと、新入社員のトレーニングが延々と続くため、企業の生産性が低下します。しかし、研修後すぐに、満足度の低い従業員は、すでに退職を考えている場合があります。新しい従業員と関心の低い従業員が大半を占めると、企業の質と評判が低下する可能性があります。

この問題を解決できるものが優れたオンボーディング・プロセスです。

企業は、従業員を常に採用することにコストを費やすのではなく、オンボーディングに投資できます。オンボーディングは、コストがかからず、長期的には、企業のコスト削減につながります。

オンボーディングのベストプラクティス

すべての新入社員が可能性に満ちていると実感することが重要です。企業は、この可能性を無視すると、大きく不要な損失を被る可能性があります。しかし、企業と従業員は、この可能性を重視すると、大きな成功を収めることができます。

すべては新入社員を迎えることから始まります。新入社員をチームに迎え入れると、緊張感と居心地の悪さを軽減できます。また、話をし、質問をする可能性も高くなります。

新入社員をしばらくトレーニングした後、上司が従業員と一対一で話をすることが重要です。これは、上司が、従業員がすでに行った仕事を見直し、建設的なフィードバックを提供する機会でもあります。

新入社員にとって、フィードバックは、何が正しく、何が間違っているかを理解するために、重要です。また、改善点を持つという目標になります。

このようなフィードバック・ミーティングは、月1回など、定期的に行うことが重要です。このようにすると、自分たちがサポートされていること、および自分たちだけでやっていくのではないことを従業員に示すことができます。このようなフィードバック・ミーティングは、新入社員の仕事ぶりを把握するために、企業にとっても重要です。

オンボーディング: キャリア開発および機会

企業がこれまで述べてきたすべてのオンボーディング・プラクティスに従っても、従業員は、数か月も勤務すると、不満を抱くかもしれません。この理由は何でしょうか?多くの場合、この原因は、従業員が、仕事に停滞感を感じ、キャリアアップを図ることができないことです。

キャリアの可能性について新入社員と話し合うと、新入社員に楽しみを与えることができます。従業員は、期待するものがあると、目標を達成するために、さらに努力することがよくあります。全体として、これは従業員のパフォーマンスとエンゲージメントに最適です。