人材管理（WFM）とは
人材管理（WFM）ソリューションは、企業が、従業員の時間を管理するプロセスを効率化および自動化し、従業員を効率的に組織化および配置し、従業員とマネージャーのセルフサービスを実現し、従業員の安全を確保できるソフトウェア・ソリューションです。
効果的な人材管理は生産性とコスト効果の高い従業員を維持するために必要な活動のすべてを含んでいます。これは、適切な時間とコストで適切な従業員を確保するために、プロジェクトに人員を効率的に配置するためのすべてのタスクとプロセスをカバーするものです。また、すべての従業員（臨時従業員と時間給のシフト従業員を含む）のタイムトラッキングの自動化、および地域の労働法と報告要件を考慮する欠勤と休暇の管理が含まれています。
人事チームは、従来のコンプライアンスおよび自動化活動にとどまらない統合的なツールを提供して、ビジネスの他の部分に価値を提供する方法でさらに戦略的になることができます。企業がタイムトラッキングを自動化するようになったため、従業員モデリングとリアルタイム分析の利用も増加しています。現在の主要な人事システムは、異なるツールとレガシー情報システムの寄せ集めではなく、最新のデジタル・エンタープライズの要件を満たす戦略的、連携的、および統合的なシステムです。
WFMソリューションのコンポーネント
一般的なWFMソリューションは勤怠の追跡、従業員のスケジューリング、および欠勤の管理を支援する機能を実装しています。人材管理ソリューションは、このような基本的なプロセスだけでなく、従業員の安全衛生も含むように拡張できます。
勤怠
時間管理システムでは、最もコストと価値の高い資源である従業員を可視化および管理できます。また、労働法または労働組合との協定の遵守を確保するものです。
欠勤管理
従業員の欠勤を管理し、グローバルな休暇規制に対応できるアプリケーション。欠勤管理アプリケーションは、コストとリスクの増加、生産性の低下など、欠勤に伴う影響を軽減する機能を実装しています。
従業員の安全衛生
企業は、このアプリケーションによって、環境安全衛生インシデントを簡単で効果的に管理できます。報告、重要な情報の取得、インシデントの根本原因の発見など、プロセス全体を簡素化および自動化すると、企業の安全全体を向上できます。
従来の人材管理ソリューションの課題とは
すべてのビジネスは、ユニークであり、独自の課題を抱えています。人材管理ソリューションは、このような懸念に対処する必要があります。人材管理（WFM）の最も一般的な課題は次のとおりです。
タイムトラッキング
タイムトラッキングは社内のほとんどの従業員に影響を及ぼします。顧客が現在のニッチな勤怠システムで直面している最大の問題の一つはマスター人事システムから送信されるデータのレイテンシまたは整合性の不足です。従来、タイムトラッキングは、わかりにくく、時間がかかり、エラーが生じやすいため、不要な給与計算コストと追加の管理負担が生じる可能性があります。さらに悪いことに、給与明細が不正確な場合は、従業員の士気が影響を受けます。どの企業も、従業員への支払を誤ったこと、または法律に従わなかったことを理由に、訴訟を受けることも、悪い評判を立てられることも望んでいません。
代表的な従業員
一般的に、代表社員は非代表社員よりも、大幅に高い給料とより優れた福利厚生を享受しています。年功序列、終身雇用、資格、福利厚生、欠勤、および給与受給に関する規則が複雑であるため、このような規則を遵守することは、企業によっては非常に困難な場合があります。包括的な人材管理ソリューションがないと、契約ルールの管理は困難になる可能性があります。
欠勤管理システム
信頼性の高い欠勤管理システムがないと、コストとリスクが増加し、生産性が低下する可能性があります。企業は世界中で欠勤ポリシーを管理することから生じるさまざまな複雑な要件に対応する必要があります。欠勤管理システムには、国と地域によって異なる独自のルールとユーザー・インターフェイスが必要なことがよくあるという課題があります。
多くの企業が、安全衛生インシデントに関する通知（PDF）をタイムリーに取得することが非常に難しいと感じています。従業員は、ニアミスや安全でない状況を組織に報告すべきかどうか、確信が持てないようです。多くの企業では、報告を促し、従業員が過去のインシデントまたは潜在的なインシデントについて報告する場合の障害を最小限に抑制するシンプルで直感的なツールが不足しています。最終的に、企業は安全衛生ポリシーに責任を負うことになるため、最新の効率的な安全衛生管理プロセスを導入することは企業自身の最大の利益になります。
人材管理のメリット、トップ10
1. 自動勤怠管理
人材管理ソフトウェアは、勤怠管理を自動化し、データの正確性を向上させ、給与計算のミスを削減します。企業は、包括的な人材管理ソリューションにより、正確な労働時間と欠勤をリアルタイムで報告できる簡単で直感的な方法を、複数タイプの従業員に提供できます。
2. 従業員の生産性向上
人材管理システムは、手作業を軽減し、勤怠管理に関するあらゆるポリシーをより適切に管理することを可能にします。労働時間、従業員の稼働状況、および安全インシデントの可視性が向上すると、従業員全体の生産性が向上し、マネージャーは、スタッフのニーズを確実に満たし、状況が変化した場合には迅速に対応できるようになります。
3. より安全な職場
人材管理システムでは、従業員の安全とコンプライアンスという文化を促進するだけでなく、環境安全衛生インシデントをさらに効果的に管理することもできます。インシデントの報告から重要な情報の収集まで、安全衛生プロトコルを効率化・自動化することで、組織は情報の正確性を確保し、安全衛生上の問題を報告するよう、従業員を促すことができます。
4. コストの削減
従業員の生産性が向上すると、プロセスが効率化され、管理業務に費やす時間が短縮されるため、人材管理コストが削減されます。また、従業員の稼働状況や予定労働時間を可視化することで、勤務時間や欠勤の正確性・信頼性を確保し、時間外労働や超過勤務などの人件費を削減できます。
5. 従業員エンゲージメント
人材管理ツールは、従業員が仕事の生産性が高まったと感じることができたり、柔軟なスケジュールによりワーク・ライフ・バランスを実現できたりすることで、従業員エンゲージメントを向上させます。また、従業員のセンチメントを瞬時に収集し、従業員のフィードバックやプリファレンスを使用して、スケジュール管理などの人材管理機能に影響を与えることで、組織は従業員に発言の機会を与え、従業員エンパワーメントを向上させることができます。
6. 柔軟なスケジューリング
多くの企業では、従業員のスケジュール管理、特に生産性を最大化し、コストを最小化するための業務スキルと需要のマッチングに苦労しています。人員管理ソリューションは、管理者が予想される（予測される）需要と労働力を一致させるスケジュールを作成するためのツールを提供します。これにより、従業員がセルフサービス・ツールで自分のスケジュールを管理できるようになります。
7. セキュリティ
人材管理ソリューションの中には、指紋スキャナーなどの生体情報収集装置を用いて従業員の出退勤を記録するものもあり、「バディ・パンチ」（ある従業員が別の従業員に代わって出勤すること）を排除するのに役立ちます。また、位置情報をもとにしたWeb時計へのアクセスにより、従業員は本来勤務すべき場所からのみ打刻できるようになります。また、セキュアな人材管理システムには機械学習が組み込まれており、不審な行動や人材管理データの異常を監視し、給与計算時のエラーや不正な取引を防止するのに役立ちます。
8. ビジネス・インサイト
企業は、組織や部門のデータを1つの人材管理システムに集中させることで、将来に向けてより良いビジネス上の意思決定を行うことができます。人材管理ツールでは、企業はリアルタイムのレポートを使用して、企業全体のパフォーマンスを監視することができます。
9. どこからでもアクセス可能
人材管理ソリューションは、従業員がより効率的に働けるよう、従業員が希望する場所で働くことを可能にします。どこからでもアクセスできることで、従業員はモバイルデバイスから迅速かつ容易にタスクを実行できるようになり、出退勤の記録、シフトの入れ替え、休暇の申請、給与明細書やW2sなどの情報へのアクセスなどが可能になります。
10. エラーの低減
人材管理システムは、自動化された勤怠管理機能により、人的ミスを最小限に抑えます。自動化により、セルフサービス型勤怠報告ツールでのデータ入力ミスをなくし、正確性を確保します。例えば、ロボットによるプロセスの自動化を利用すれば、インテリジェントなシステムは、従業員の時間の計算方法に影響を与える可能性のある遡及変更をリスニングし、従業員の時間を自動的に再計算して、給与支払者に自動的に修正を送信します。インテリジェントなコンプライアンス・アラートは、従業員の時間が正確に記録され、勤務スケジュールが遵守されていることを確認するのにも役立ちます。
人材管理ソリューションの機能とは
従業員の生産性向上
人材管理システムでは、手作業を軽減し、勤怠に関するすべてのポリシーをさらに適切に管理できます。労働時間、従業員の稼働率、および安全インシデントの可視性が向上すると、従業員の生産性全体が向上し、マネージャーは、スタッフ・ニーズを確実にカバーし、状況が変化した場合、迅速に対応できます。
コストとリスクの削減
従業員の生産性が向上すると、プロセスが効率化され、管理業務にかかる時間が短縮されるため、人事管理コストが減少し始めます。従業員の稼働時間と予算時間をさらに可視化すると、勤務時間と欠勤時間の正確性と信頼性を確保し、人件費を削減できます。
正確でタイムリーなデータの確保
包括的な人材管理ソリューションでは、勤務時間と欠勤を正確に報告する簡単で直感的な方法をすべての種類の従業員に提供できます。包括的な時間管理ツールでは、検証を自動化し、コンプライアンス違反の場合は、従業員にアラートできます。
より安全な職場環境を作る
人材管理システムでは、従業員の安全とコンプライアンスという文化を促進するだけでなく、環境安全衛生インシデントをさらに効果的に管理することもできます。インシデントの報告から重要な情報の取得まで、プロセス全体を効率化および自動化して、情報の正確性を確保し、安全衛生上の問題を報告するように、従業員を促します。
最適な人材管理ソリューションの選択に関する主要な考慮事項
人材管理ソリューションの導入に成功するには、次のベストプラクティスを適用できる必要があります。
従業員にとっての使いやすさ
従業員が使用するデバイスでセルフサービスの時間入力および管理を提供します。従業員がタイムカードなど、セルフサービスのユーザー・プロセスで自分の勤怠データを入力できるようにして、エラーを軽減し、人事担当者を解放します。モバイル対応のシンプルな時間入力、または時間と欠勤を入力するためのデジタル・アシスタントでは、従業員が勤務した時間を迅速で簡単に記録できます。優れた休暇管理ソリューションは社内の欠勤を管理するルールとポリシーの定義を完全に管理します。期間、資格、発生、資格の定義、および支払の仕様を迅速に設定して、欠勤計画を作成します。また、欠勤の検証、繰り越しルール、管理業務、および表示外観を設定して、欠勤の種類を作成します。
マネージャーと人事にとっての使いやすさ
現在の最新の柔軟な勤怠および欠勤管理ソリューションは、マネージャーが、計画外の欠勤の影響を軽減し、例外による時間を管理できるように、ビジネスと従業員のニーズに応じて、設定できます。コンプライアンス・アラートでは、潜在的な違反を未然に防止できます。テキスト・メッセージで送信すると、さらに迅速に通知できます。マネージャーは、設定可能なルール・エンジンとテンプレートによって、ITを介さずに、それぞれの従業員に適したタイム・カードを設計できます。
企業の従業員データを簡単に接続可能
勤怠システムだけでも十分な効果がありますが、このようなシステムをスケジューリング、給与計算、総勘定元帳、プロジェクト・マネジメント、および人事コア・システムと統合すると、効果は大きくなります。実際、勤怠を給与計算と統合している企業では、給与計算処理とタイムトラッキングのエラーが減少しています。給与計算および時間管理システムとの密接な統合を提供します。堅牢な休暇管理ソリューションは、給与計算、勤怠、およびHCMコア・システムからデータを収集して、休暇変更と給与計算を連携します。従業員は、セルフサービスまたはタイム・カード内で直接、欠勤をスケジューリングできます。いずれにせよ、時間および休暇管理が完全に可視化されるという点では、結果は同じです。
人材管理の未来
人材管理の仕事は、市場の変化、規制環境の強化、および従業員の多様化と分散化によって、さらに複雑で不可欠になっています。統合的な人材管理テクノロジーがないと、変革の必要性を判断し、人事活動をビジネス目標に整合させるために必要な戦略的洞察にアクセスする能力がないため、企業は収益に悪影響を及ぼすことになります。
効果的な人材管理は勤怠管理、欠勤管理、および安全衛生を含んでいます。また、給与計算など、主要な人事機能および財務データと完全に統合されて、以前は面倒だった業務が、正確で簡素なわかりやすいものになっています。この結果、企業の成功に貢献しようとするエンゲージメントと生産性の高いつながりのある従業員が生まれます。