스프레드시트를 사용하는 기업이 흔히 겪게 되는 10가지 위험 및 관련 솔루션

스프레드시트에 대한 사람들의 호불호와는 상관없이 스프레드시트는 앞으로도 계속해서 사용될 것입니다. 그러나 스프레드시트가 앞으로도 계속 필수불가결한 존재로 남는다 해도, 많은 비즈니스 사용자들이 스프레드시트로 처리하기에는 너무 복잡한 분석 작업을 굳이 스프레드시트를 통해 수행하고자 하는 문제는 해결하고 넘어가야만 합니다. 많은 팀들이 스프레드시트를 업무 정리, 프로젝트 관리, 데이터 보고 등을 위한 기본적인 도구로 사용하고 있습니다. 많은 비즈니스 그룹은 데이터 분석 작업시 스프레드시트를 수많은 소스들로부터 필요한 데이터를 가져다 담는 큰 바구니처럼 사용합니다. 그와 같은 사용법은 많은 수작업 및 인적 오류를 발생시킬 위험이 있으며, 나아가 적합한 도구를 사용했더라면 포착할 수도 있었던 기회를 놓치는 결과로까지 이어질 수 있습니다.

스프레드시트 위험이란?

스프레드시트는 많은 비즈니스 업무에 유용한 도구이지만, 본래 의도된 사용처가 아닌 작업에 잘못 사용할 경우 위험을 발생시킬 수 있습니다. 스프레드시트의 기능으로는 감당할 수 없는 작업에 스프레드시트를 사용하면, 데이터 입력 오류, 계산 오류, 보안 취약성, 확장성 문제, 규정 준수 차원에서의 결함 등의 위험으로 이어질 가능성이 존재합니다. 단일 작업에 다수의 스프레드시트를 사용하는 경우, 데이터가 여러 파일에 분산되어 의사결정권자들을 위한 일관적이고 신뢰도 높은 단일 비즈니스 뷰를 만들기가 어려워집니다. 또한 스프레드시트와 관련된 거버넌스 프로세스가 마련되어 있지 않은 경우가 많으므로, 보이지 않는 오류로 인해 의사 결정권자에게 잘못된 데이터가 제공될 수도 있습니다. 나아가 스프레드시트는 분석을 수행하고 권장 사항을 제안하는 데에도 한계를 보입니다. 이러한 모든 문제가 결합되면 '스프레드시트 지옥(spreadsheet hell)'이라는 현상이 발생할 수도 있습니다. 이는 스프레드시트의 사용량이 급증하고, 갱신되지 못한 정보가 축적되고, 인적 오류 위험이 증가하여 데이터 분석 결과의 신뢰도가 하락하는 환경을 의미합니다.

핵심 요점

• 데이터 양이 갈수록 증가하고, 기업이 각종 데이터 관련 거버넌스, 보안성, 무결성, 규정 등을 준수해야만 하는 상황에서 스프레드시트를 관리하기란 점점 더 어려워지고 있습니다.
• 스프레드시트는 상세한 데이터 분석을 수행하거나 데이터 내의 숨겨진 패턴을 찾는 데에서 한계를 드러내며, 특히 사용자가 스프레드시트의 데이터를 지속적으로 업데이트하지 않을 경우 그와 같은 한계는 더욱 명확해집니다.
• 스프레드시트는 적절한 관리 체계를 구축하기 어렵고, 간단히 공유 및 배포할 수 있으므로 데이터 오류 또는 충돌, 무단 액세스, 데이터 유출 등의 위험이 심화됩니다. 또한 간단히 복제 가능하므로 서로 다른 데이터가 수록되고, 상충되는 결론을 이끌어내는 다수의 버전으로 분할되기도 합니다.
• 데이터 분석과 관련하여 스프레드시트는 고객 컴플레인 관련 동영상 또는 텍스트와 같은 비정형 데이터들을 처리하기 어렵다는 한계를 보입니다.

스프레드시트 위험에 대한 자세한 설명

스프레드시트는 많은 산업 분야에서 사용되고 있으며, 그 사용 목적과 부합하는 업무에서는 큰 성과를 나타냅니다. 그러나 스프레드시트를 지나치게 다양한 용도로 사용하는 데에는 수동 데이터 입력, 액세스 제어 부족 및 광범위한 파일 공유로 인한 불안전성이 야기하는 데이터 오류 등의 수많은 위험이 뒤따릅니다. 또한 스프레드시트는 본질적인 성능 한계로 인해 기업이 성장할수록 그러한 성장을 지원하기 위한 확장성을 상실하게 되고, 서로 다른 역할을 수행하는 팀원들로 구성된 복잡한 팀 구성, 다각적인 운영, 높은 수준의 상호 작용, 협업, 조정이 필요한 상황 등에 직면하면 곧 그 한계를 드러냅니다.

많은 팀들이 스프레드시트를 분석 추적 동안 필요한 데이터를 수집하기 위한 기본 옵션으로 사용합니다. 문제는 스프레드시트를 새로 만드는 것은 간단하지만, 최신 데이터를 지속적으로 갱신하는 것은 어렵다는 사실입니다. 스프레드시트는 간단히 복제할 수 있으므로 초기 데이터 집합의 서로 다른 버전들이 곧 여기저기 퍼져나가게 되고 의사결정자들은 데이터 및 그에 기반한 결론을 신뢰할 수 없게 됩니다. 스프레드시트는 숫자 데이터를 잘 처리하지만 구조화되지 않은 데이터 처리에는 적합하지 않습니다. 스프레드시트에 의존하는 많은 기업들은 보유 중인 데이터들을 이해하는 데 어려움을 겪고 있으며, 심층적인 데이터 분석으로 유용한 인사이트를 확보할 수 있는 기회를 놓치기 쉽습니다.

스프레드시트가 사랑받는 이유

스프레드시트는 그를 대체하여 사용할 수 있는 다른 몇몇 도구들에 비해 상대적으로 유연하고, 간단히 작성 및 사용 가능하고, 일반적으로 저렴합니다(특히 최종 비즈니스 사용자는 무료로 사용 가능). 따라서 많은 기업들이 스프레드시트를 즐겨 사용합니다. 또한 스프레드시트는 IT팀의 지원을 받거나 전문 소프트웨어를 사용하지 않고도 빠르고 쉽게 작성할 수 있으므로 그만큼 다양한 부문에서 사용 가능한 접근성 높은 도구입니다. 여러 소스 및 시스템에서 데이터를 가져와야 하는 경우를 자주 겪곤 하는 많은 사용자들이 앞서 설명한 이유들로 인해 스프레드시트를 활용하여 데이터를 수집합니다.

또한 스프레드시트는 비즈니스팀들이 대규모 IT 이니셔티브를 시작하지 않고도 정보에 입각한 의사 결정을 내리는 데 필요한 데이터를 정렬하고 계산할 수 있는 방법을 제공합니다. 어떤 산업에서든 스프레드시트는 기업의 재무 부서가 재무 모델링 및 보고와 같은 핵심 업무를 수행함에 있어 여전히 필수적인 도구입니다. 데이터 준비는 많은 이들이 분석 작업에 스프레드시트를 사용하는 또다른 이유입니다. 데이터는 분석에 적합하지 않은 형식으로 저장되는 경우가 많으므로, 많은 이들은 저장된 데이터를 스프레드시트 형식으로 내보내어 비즈니스 담당자들이 사용할 수 있는 형식으로 변환합니다. 대부분의 분석 도구는 내장형 데이터 준비 및 보강 기능을 제공하지 않습니다.

스프레드시트를 사용하는 기업이 흔히 겪게 되는 10가지 위험 및 관련 솔루션

스프레드시트는 회계, 데이터 관리, 재무 분석 등 업무적인 목적으로 사용됩니다. 스프레드시트가 그와 같은 업무 수행에 유용한 도구인 것은 사실이지만, 일반적인 용도를 벗어나 스프레드시트의 규모 및 기능을 지나치게 확장할 경우 위험을 초래할 수도 있습니다. 기업의 규모가 중기업, 또는 그보다 큰 규모로 확장될수록 기존에 사용하던 스프레드시트를 관리하기가 점점 더 어려워질 수 있습니다. 데이터 거버넌스, 보안 및 액세스 제어, 데이터 무결성, 규정 준수 등과 관련된 문제는 데이터의 양이 많아지고 사용자가 많아질수록 해결하기가 까다로워집니다. 다음은 스프레드시트를 사용하는 기업이 가장 흔히 마주하는 10가지 위험입니다.

스프레드시트 위험을 관리 및 완화하는 방법

기업은 스프레드시트와 관련된 잠재적 위험을 신중하게 고려하고 해당 위험을 관리하기 위한 통제 및 절차를 수립해야 합니다. 일반적으로 현재의 스프레드시트 사용 현황을 파악하고, 적절한 시정 조치를 취하고, 모범 사례 및 신규 사내 정책을 적용하여 잠재적 위험을 지속적으로 줄이는 것 등이 그에 포함됩니다. 필요하다면 스프레드시트로는 충족 불가능한 니즈를 충족하기 위해 새로운 애플리케이션을 구현해야 할 수도 있습니다. 다음은 스프레드시트 위험을 완화시킬 수 있는 단계별 작업들입니다.

실제 스프레드시트 위험 사례

스프레드시트는 유용한 비즈니스 도구이지만, 잘못 사용하면 큰 비용 및 손해를 야기할 수도 있습니다. 스프레드시트와 관련된 실수는 시간 및 비용 손상을 발생시킬 뿐만 아니라 평판 하락 및 실직까지도 이어질 수 있습니다. 다음은 세 가지 실제 스프레드시트 위험 사례입니다.

• 오류 및 부정확성: 스프레드시트는 오류를 발생시키기 쉬우며, 특히 복잡한 수식과 함수를 사용할 때 오류 발생 가능성이 증가합니다. 공식을 조금만 잘못 입력해도 심각한 부정확성 및 재정적 손실을 야기할 수 있습니다. 한 송전 회사는 스프레드시트의 행을 잘못 정렬하는 바람에 불필요한 송전 경로에 입찰하여 2,400만 달러의 손실을 본 적이 있습니다. 이는 "문자 그대로 Excel 스프레드시트 데이터를 복붙하다 생긴 오류"였다고 이 회사의 사장은 말했습니다. 2005년에는 미국의 한 대형 제조업체에서 스프레드시트의 오타로 인해 1,100만 달러의 퇴직금 지급 오류가 발생하여 막대한 손실로 이어졌던 값비싼 실수 사례가 발생하기도 했습니다.
• 보안 위험: 스프레드시트는 데이터 침해 및 무단 액세스 등의 보안 위험에 취약할 수 있습니다. 민감한 비즈니스 정보가 스프레드시트에 저장되어 있으면 권한이 없는 개인이 쉽게 공유하거나 액세스할 수 있습니다. 이는 기업의 재정적 손상 및 평판 하락을 초래할 수 있습니다. 2021년, 한 미국 정부 기관에서 고위 경영진을 위한 내부 Microsoft SharePoint 웹사이트에 백신 접종 현황이 포함된 직원 정보가 담긴 스프레드시트를 게시했습니다. 해당 스프레드시트는 노조의 불만 제기로 인해 삭제되었습니다.
• 규정 준수 문제: 스프레드시트는 특히 의료 및 금융과 같이 엄격한 규제가 적용되는 산업에 속하는 기업들에게 규정 준수 문제를 야기할 수 있습니다. 이러한 산업들에는 데이터 관리에 관한 엄격한 규제가 적용되나, 스프레드시트는 그에 필요한 통제 및 추적 기능을 제공하지 못할 가능성이 있습니다. 스프레드시트를 사용하여 환자 정보를 관리하는 의료기관은 미국 HIPAA 규정 준수에 어려움을 겪을 수 있습니다.

스프레드시트의 대안

스프레드시트는 앞으로도 계속 사용될 것입니다. 하지만 여러 데이터 소스를 결합하거나, 머신러닝을 통해 반복 검색을 수행함으로써 데이터 내의 숨겨진 패턴을 찾는 것과 같이 기술을 사용해 데이터에서 중요한 정보를 도출하고자 하는 경우 스프레드시트로는 원하는 목표를 이루지 못할 가능성이 있습니다. 마찬가지로, 스프레드시트를 사용하여 프로젝트 현황을 추적하고자 하는 경우 해당 목적으로 특별히 제작된 프로젝트 관리 도구를 사용하는 것이 더 나은 경우가 많습니다. 그러나 스프레드시트의 대체제는 도입을 위한 추가 비용을 요구하는 반면, 신규 스프레드시트를 여럿 작성한다 하여 별도의 비용이 발생하지는 않습니다. 이는 스프레드시트의 큰 매력 포인트입니다. 하지만 재정적 뒷받침이 가능한 경우, 스프레드시트 대신 다음과 같은 대안을 고려해 볼 수도 있을 것입니다.

• 프로젝트 관리 소프트웨어: 다양한 산업 분야에서 사용되는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 스프레드시트를 통한 프로젝트 추적 대비 더욱 역동적이고 시각적인 방식으로 프로젝트를 계획 및 관리하고, 작업을 할당하고, 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 상태 및 리소스 할당 현황에 대한 실시간 업데이트를 제공합니다.
• 전사적 자원 관리(ERP) 시스템: 중기업 및 대기업은 ERP 소프트웨어를 사용하여 재무, 예산 책정, 판매, 재고 관리와 같은 여러 비즈니스 기능을 단일 플랫폼으로 통합합니다. ERP 시스템은 고급 보고 및 분석 기능을 제공하고, 스프레드시트를 통한 재무 현황 추적 대비 비즈니스 프로세스의 투명성 및 효율성을 높여 줍니다.
• 데이터베이스 시스템: 기업은 데이터베이스 및 데이터베이스 관리 시스템을 통해 대량의 데이터를 저장, 관리, 검색할 수 있습니다. 데이터베이스는 복잡한 데이터 구조를 처리하고, 스프레드시트보다 고도화된 데이터 쿼리 기능을 제공할 수 있습니다. 그러나 아키텍처 및 시스템의 성격에 따라서는 분석을 위해 필요한 모든 데이터를 데이터베이스에서 검색하는 것은 전문화된 DBA 전문가의 도움이 필요한, 오래 걸리는 과정이 될 수도 있습니다.
• 분석 플랫폼: 분석 플랫폼은 기업이 다양한 소스에서 대량의 데이터를 수집하고 분석할 수 있도록 지원하는 하드웨어, 소프트웨어, 도구, 유틸리티 등으로 구성됩니다. 이러한 도구들을 통해 데이터 시각화 및 예측 분석을 포함한 고급 분석 기능을 이용할 수 있습니다.
• 전용 분석 소프트웨어: 데이터 분석용으로 특별히 설계된 독립형 소프트웨어를 사용하면 데이터 시각화 및 인사이트 확보를 위해 데이터를 신속하게 추출하고 준비할 수 있으며, 비즈니스 사용자는 일관적이고 신뢰도 높은 데이터 뷰를 확보하여 의사 결정을 지원할 수 있습니다.

Oracle을 통한 스프레드시트 대체 및 위험 감소

스프레드시트는 여러 사용 사례에서 유용한 도구로 사용할 수 있지만, 데이터 분석용으로 사용할 때는 그 한계와 잠재적 위험을 인식해야 합니다. 기업은 스프레드시트 관련 위험을 완화하기 위해 신뢰도 높은 데이터를 기반으로 구축된 분석 중심 문화를 수용하고, 보다 많은 기능, 보안성, 거버넌스를 갖춘 대체 도구의 구현을 고려해 보아야 합니다.

안전한 분석 플랫폼은 스프레드시트보다 더 뛰어난 기능을 제공하고, 물리적 파일에 분산된 로직을 중앙화하여 모든 이들이 액세스할 수 있고 관리가 용이한 위치로 가져옴으로써 데이터 내보내기의 필요성을 줄여 줍니다. Oracle Analytics는 사내 및 타사 데이터세트들을 결합하고, 추적, 공유, 반복 가능한 비즈니스 프로세스에서 활용하는 데 필요한 모든 데이터 조작 기능을 제공합니다. AI, 머신러닝, 자연어 처리 등의 최신 데이터 분석 기술들을 제공하는 Oracle Analytics는 비즈니스 리더들이 이해 및 신뢰할 수 있는 데이터를 기반으로 보다 시의적절하고 정확한 의사결정을 내릴 수 있도록 지원하는 완전한 분석 솔루션입니다.

스프레드시트 위험 FAQ

스프레드시트의 단점으로는 어떤 것들이 있나요?

스프레드시트의 주된 단점은 데이터 보안성이 취약하고, 확장성이 제한적이고, 인적 오류로 인한 비용이 많이 발생한다는 점입니다.

데이터 분석에 스프레드시트를 사용하는 데에는 어떤 단점이 있나요?

스프레드시트는 관리가 어렵고 데이터 관리 기능이 부족하므로 다수의 데이터 소스를 사용하는 복잡한 분석 작업에는 적합하지 않습니다.

일반적으로 발생하는 스프레드시트 관련 문제로는 어떤 것들이 있나요?

일반적인 스프레드시트 오류로는 복사 및 붙여넣기 오류, 수동 업데이트로 인한 오래된 데이터의 사용 등이 있습니다.