자본 프로그램 관리: 모범 사례 및 전략

프로젝트 사업주는 가능한 한 가장 효율적이고 효과적인 방식으로 프로젝트를 관리, 제공, 유지하고자 합니다. 그러나 예측할 수 없는 날씨, 공급망 제약, 엄격한 정부 규제, 엄격한 자금 조달 주기 등으로 인해 사업주의 최선의 계획에도 차질이 생길 수 있습니다.

기업은 자본 프로그램 관리를 활용해 발생 가능한 장애물을 파악하고, 전략적 목표에 맞춰 자본 프로그램을 조정할 수 있습니다. 이 글에서는 프로젝트 수명 주기 전반에 걸친 효율성, 안정성, 신뢰도 향상에 기여하는 표준 프로세스 및 시스템, 지능형 워크플로, 일관적 데이터의 가치에 대해 설명합니다.

자본 프로그램 관리란 무엇인가요?

자본 프로그램 관리는 계획, 실행, 물리적 자산의 지속적인 유지 관리에 이르는 자본 프로젝트의 모든 프로세스를 제어하는 작업입니다. 모든 규모의 자본 프로젝트의 성공률은 프로젝트 팀과 이해관계자들이 예측 가능한 성과에 대한 확신을 가질수 있을수록 높아집니다. 자본 프로그램 관리는 대부분의 조직에서 신규 프로젝트, 리노베이션, 리모델링, 수리 프로젝트 등에 두루 활용됩니다. 메릴랜드주 볼티모어의 Francis Scott Key Bridge 재건 프로젝트는 그 좋은 예입니다.

그러나 자본 프로그램 관리의 많은 부분은 여전히 수작업 프로세스를 활용해 이루어지고 있습니다. 서로 연결된 클라우드 기반 건설 일정 관리 애플리케이션을 도입한 프로젝트 팀은 다수의 복잡한 프로젝트를 진행하고, 프로젝트 효율성을 향상시키고, 전반적인 프로젝트 관리를 개선할 수 있는 소통 능력, 일관성, 자신감을 확보할 수 있습니다.

핵심 요점

• 세계 각국의 정부는 인프라 및 시설의 신축 및 개보수 프로젝트에 대한 대규모 투자를 우선순위로 두고 있습니다.
• 공공 및 민간 기업은 각각 자본 프로그램 관리에 대한 서로 다른 우선순위를 가지고 있습니다.
• 자본 프로그램 관리의 복잡성과 다양성으로 인해 그와 관련된 요구 사항들을 충족하기 위한 단절되고 일관성 없는 프로세스와 애플리케이션이 다수 구축되었습니다.

자본 프로그램 관리 알아보기

자본 프로그램 관리 프로세스와 효율성을 개선하면 공공 및 민간 기업 모두 프로젝트에 대한 통제력을 유지하며 오류나 변경 사항이 프로젝트 비용과 기간에 미치는 영향을 제한할 수 있습니다. 공공 및 민간 기업은 비슷한 도전 과제를 직면하고 있지만, 자본 프로젝트를 바라보는 관점은 약간 다릅니다.

공공 기관은 공공의 요구를 충족할 뿐만 아니라 조직의 장기 전략 계획 목표를 지원하는 프로젝트를 완료하고자 노력합니다. 공공 기관은 지역사회에 가장 큰 혜택을 제공하는 자본 프로젝트에 세금을 신중하게 지출하기를 기대하는 유권자들에 대한 책임감을 바탕으로 행동합니다. 엄격한 규제 절차에 따라 관리되는 공공 부문의 프로젝트 사업주는 여러 자금 흐름에 대한 책임감을 보여야 하고, 일반적으로 엄격한 제한을 적용받습니다.

민간 기업의 경우 자본 프로그램 관리의 주요 목표는 수익률과 주주 수익률을 높이고, 위험을 최소화하고, 경쟁력을 강화하는 것입니다.

공공 및 민간 기업 모두 철강 가격의 급등과 같이 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있는 예상치 못한 변수에 대처해야 한다는 공통적인 도전 과제를 해결해야 합니다. 예상치 못한 변수로 프로젝트의 전체 예산이 줄어들면 우선순위를 조정해야 하고, 심지어 일부 프로젝트는 보류하거나 취소해야 할 수도 있습니다.

자본 프로그램 관리의 작동 원리는 무엇인가요?

기업은 중요한 데이터를 분석해 전체 자본 프로그램을 가장 잘 관리할 수 있는 방법을 파악함으로써 할당된 자금을 최대한 활용하고, 구축, 유지보수 또는 개조해야 할 사항, 그 시기 및 방법의 우선순위를 정합니다. 공항 활주로 구축 또는 다수의 자동차 대리점을 개조하는 작업은 탄탄한 데이터를 바탕으로 수행해야 합니다.

자본 프로그램 관리를 위해서는 프로젝트 우선순위 선정을 위한 전략적 자본 계획을 비롯한 수백, 수천 건의 데이터 기반 의사 결정 및 조치를 조율해야 합니다. 관련 단계로는 예산 및 일정 관리, 지속적 협업, 검토, 보고, 수많은 분야가 얽혀 있는 지속적 관리 등이 있습니다. 모든 단계는 프로젝트의 예측 가능성 및 성과를 개선하고 이해관계자의 요구 사항을 충족하기 위해 수행됩니다.

자본 계획

올바른 프로젝트의 우선순위를 정하기 위해서는 각 프로젝트가 조직의 전략적 목표에 부합하고, 해당 목표를 지원하는지 여부를 반드시 평가해야 합니다. 기업은 자본 계획을 통해 어떤 프로젝트를 수행할지 선정하고, 전략적 목표를 바탕으로 각 프로젝트별 가용 자금을 할당합니다. 자본 계획 과정에는 철저한 위험 평가도 포함되어야 합니다.

프로그램 거버넌스

프로그램 거버넌스는 프로젝트 제공 방식을 제어하고 표준화하기 위한 매우 중요한 요소입니다. 또한 프로그램 거버넌스는 프로젝트 가시성을 개선하고 규제 준수를 지원하는 간소화되고 표준화된 프로세스를 통해 효율성을 향상시키고, 의사 결정의 책임성을 강화하고, 위험을 감소시킵니다.

재무 관리

자본 프로그램의 건전한 재무 관리는 프로젝트에 대한 통제력과 가시성을 유지함으로써 프로젝트가 적시에, 예산 범위 내에서 운영되도록 보장해 줍니다. 주어진 예산과 일정을 잘 따르면 별다른 문제가 발생하지 않지만, 이를 벗어나면 조직 내 적신호가 켜지고 경우에 따라서는 부실한 재무 관리로 인한 세간의 주목을 받게 됩니다. 검증된 기술로 뒷받침되는 자본 프로그램 관리 정책, 절차, 표준을 수립하면 재무 성과를 개선하고, 운영 효율성을 높이고, 이해관계자의 신뢰를 증진할 수 있습니다.

위험 관리

자본 프로젝트 및 자산은 본질적으로 악천후, 자연재해, 공급망 중단, 인력 부족 등의 위험에 노출되어 있습니다. 프로젝트 팀은 효과적인 위험 관리를 통해 잠재적인 문제를 예측하고, 계획하고, 자금을 할당하여 필요에 따라 리소스를 재할당할 수 있습니다. 또한 효과적인 위험 관리는 정확한 예산 유지, 비상 자금의 적시 집행, 일정 관리, 이해관계자의 신뢰 확보, 프로젝트 간 학습 개선 등 프로젝트의 성공을 담보하고 향후 자금 승인을 지원하기 위한 매우 중요한 역할을 수행합니다.

이해관계자 관리

자본 프로젝트의 이해 관계자들은 각자 다른 시점에 다른 정보를 요구합니다. 공공 자금 지원 기관, 사무실의 CFO, 현장의 프로젝트 관리자 등이 수작업 프로세스와 스프레드시트에 의존하면 정보가 서로 단절되고, 오류가 발생하기 쉬워지고, 오래된 정보가 담긴 보고서를 작성하게 될 수 있습니다. 안전하고 서로 연결된 클라우드 기반 자본 프로그램 관리 시스템은 이해관계자에게 신뢰할 수 있는 최신 정보를 제공합니다. 인앱 보고 기능은 이해관계자에게 즉각적인 가시성과 투명성을 제공하여 데이터에 대한 신뢰도를 구축하고, 더 나은 정보에 기반한 의사결정을 적시에 수행할 수 있도록 지원합니다.

리소스 할당

프로젝트의 성공 여부는 인력, 자본, 자재 및 기타 리소스를 얼마나 효율적으로 할당하고 사용하느냐에 따라 달라집니다. 필요에 따라 리소스를 추적하고 할당량을 변경하는 일은 어렵고 많은 시간이 소요되는 작업입니다. 자본 프로그램을 개발할 때는 관련 데이터에 액세스하여 프로젝트 요구 사항을 개발하고, 리소스 가용성을 고려한 뒤, 시나리오 계획을 지원하고 사무실 및 현장 직원들에게 동등한 액세스 및 가시성을 제공하는 검증된 클라우드 기반 솔루션을 사용해 가용 리소스를 할당하고 관리해야 합니다.

성과 모니터링

사업주는 개별 프로젝트 및 모든 프로젝트들의 진행 상황을 포트폴리오 단위로 동시에 추적하고자 합니다. 미결 항목과 일정 관리 및 예산 대비 마일스톤 현황을 세부 항목 수준까지 즉시 파악할 수 있는 솔루션은 시정 조치를 취하고 프로젝트 성공을 보장함에 있어 매우 중요한 역할을 수행합니다.

공공 대 민간 자본 프로그램 관리

공기업은 지방, 주, 중앙 정부간 조합에 의해 설립되어 자금을 조달하고, 때로는 민관 파트너십과 같은 대체 자금 조달 모델을 활용하기도 합니다. 일반적으로 댐, 교량, 항구, 도로, 철도를 포함한 인프라 프로젝트는 정부 기관의 교통 및 수자원 부서가 소유 및 관리합니다. 공공 부문의 프로젝트 및 프로그램 관리자는 자금 지원 기관, 선출직 공무원, 기업, 납세자 등의 다양한 이해관계자들에 대한 책임을 집니다.

반면 민간 부문의 자본 프로그램 관리는 주로 제조 수익률, 고객수 등 기업이 설정한 목표 및 이사회, 기업 소유주, 주주를 위한 수익 창출과 관련된 전반적인 목표를 달성하는 데 중점을 둡니다. 책임의 범위는 훨씬 좁습니다.

자본 프로그램 관리의 5가지 단계

프로젝트 사업주에게는 자금의 승인 및 할당을 위한 공식적인 프로세스가 필요합니다. 표준 프로젝트 제어 및 포트폴리오 관리 프로세스를 정의 및 구현하면 자본 프로젝트의 계획, 실행, 운영 단계의 일관성, 제어 능력, 효율성을 확보할 수 있습니다. 프로세스 거버넌스 및 표준화는 범위, 일정, 예산을 고려하여 양질의 프로젝트가 적시에, 최적의 가치로 제공될 수 있는 규칙 및 일관성을 제공합니다.

자본 프로그램 관리 모범 사례

프로젝트 및 포트폴리오 프로세스 구조를 구축하면 일관성, 연결된 데이터, 시기적절한 인사이트, 거버넌스를 제공할 수 있습니다. 워크플로를 포함한 프로젝트 및 프로그램의 기본 사항을 표준화하고 일관적인 데이터를 제공하면 보고 내용을 신뢰할 수 있게 되고 효율성이 향상됩니다. 중앙화된 클라우드 기반 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 관리 솔루션을 도입하면 서로 단절된 시스템, 오류가 발생하기 쉬운 오프라인 프로세스 및 스프레드시트를 대체할 수 있습니다.

• 강력한 거버넌스 구조. 많은 기업이 프로젝트 성과 개선을 위한 시스템 및 프로세스를 구현하지만, 관계자들이 해당 프로세스를 일관적으로 따를 수 있도록 지원하는 거버넌스 매개변수가 없다면 실질적인 프로젝트 성과는 개선되지 않고, 프로세스 준수 여부를 확인하는 데 많은 시간을 낭비하게 됩니다.
• 사전 예방적 위험 관리. 프로젝트 전반의 잠재적 위험을 식별, 정량화, 평가하는 기업은 더 많은 정보에 입각한 전략적 의사결정을 내릴 수 있습니다. 악천후, 공급망 중단, 노동력 제약은 모두 위험을 초래합니다. 갈수록 많은 프로젝트 팀이 채택하고 있는 예측 데이터 분석 기법과 통합 시스템은 위험의 영향을 완화할 수 있는 프로젝트를 식별하고, 비상 대책을 보다 정확히 적용하고, 비상 대책의 적용을 적시에 중단할 수 있도록 지원합니다. 또한 기업은 생성형 AI 기술을 사용하여 과거 프로젝트 문서에 대한 질문을 통해 다양한 유형의 프로젝트에서 발생할 수 있는 위험을 파악할 수 있습니다.
• 효과적인 커뮤니케이션 및 이해관계자 참여. 모든 이해관계자에게 프로젝트 정보를 제공하고, 참여를 유도하고, 동일하고 정확한 최신 정보를 활용할 수 있도록 지원하면 잘못된 커뮤니케이션, 오류, 재작업, 분쟁을 방지할 수 있습니다. 또한 사업주 및 프로젝트 팀 간의 협력 및 공동 책임 의식을 장려하고, 장기적 관계와 반복적 협업을 촉진할 수 있습니다.
• 통합 프로그램 관리 도구. 주요 프로젝트 관리 요소가 자본 프로그램 관리 소프트웨어 솔루션 내에 처음부터 포함되어 있는 것이 가장 이상적일 것입니다. 그러나 현실적으로는 해당 솔루션에 프로젝트 관리를 위한 보완적인 시스템 기능을 통합해야 합니다. 통합 과정에서는 시스템 API의 성숙도 및 성공 여부, 통합을 구축하는 담당자, 통합이 일관되게 작동하고 성능 요구 사항을 충족하는지 확인하는 책임자 등을 심사숙고해야 합니다. 통합을 전제로 구축되고, 입증된 실적을 보유한 솔루션과 미들웨어를 찾아야 합니다.
• 피드백을 통한 지속적인 개선. 자본 프로젝트 및 프로그램과 관련된 복잡성, 다양성, 막대한 지출을 고려하면, 프로젝트 진행 과정에서 배운 사실을 바탕으로 프로세스 관리, 자재 사양, 위험 관리 등의 영역을 지속적으로 개선할 수 있는 공식적이고 자동화된 정기 피드백 프로세스를 반드시 구축해야만 합니다.

자본 프로그램 관리의 도전 과제

프로세스 표준화는 끝나지 않는 도전 과제입니다. 모든 프로젝트에는 고유한 특성이 있습니다. 때로는 여러 시간대 및 대륙에 걸쳐 서로 다른 사양, 규정, 인력을 갖춘 여러 팀이 함께 작업하기도 합니다. 여러 자본 프로젝트를 관리하는 경우 프로젝트의 규모나 복잡성과 무관하게 비용, 일정 관리, 품질에 영향을 미치는 내재된 불확실성을 해결해야 합니다.

• 프로젝트 상호 의존성 관리하기. 일반적으로 기업은 서로 다르면서도 궁극적으로는 상호 의존적인 다양한 프로젝트로 구성된 프로젝트 포트폴리오 전반의 인력, 장비, 자재를 관리해야 합니다. 하나 또는 여러 요소들이 부족해지거나 지연되면 여러 프로젝트가 동시에 영향받을 수 있습니다. 기업의 예산도 여러 프로젝트에 영향을 줍니다. 예를 들어, 철강 비용 상승으로 인해 한 프로젝트의 예산이 초과되면 할당된 전체 자본 예산을 서로 공유하는 다른 프로젝트의 예산에도 부정적인 영향을 미칩니다. 관리자는 프로젝트 간의 상호 의존성 및 공유되는 위험을 이해해야 합니다. 복수의 프로젝트를 함께 관리할 수 있는 소프트웨어 솔루션은 그를 위한 가장 좋은 도구입니다.
• 전략적 목표를 바탕으로 환경 변화에 맞춰 조정하기. 프로젝트 팀이 변화하는 시장 상황에 적응하고 단기 목표를 달성하는 과정에서 큰 그림을 놓치는 경우가 매우 자주 발생합니다. 예를 들어, 인건비가 단기적으로 급증하는 상황에서 관리자가 예산 초과를 막기 위해 도급업체를 줄이기로 결정한다면, 해당 결정으로 인해 프로젝트 일정 전체가 한 달 미뤄질 수도 있습니다. 해당 관리자는 프로젝트 전체가 지연되면 인건비 상승을 상쇄할 수 있는 수익이 창출되는 중요한 프로젝트 마일스톤을 놓치게 된다는 점을 고려하지 않은 것입니다. 자본 계획 및 프로젝트 실행 기능이 통합된 시스템을 사용하면 프로젝트 실행팀이 기업의 전사적 목표를 이해하고 그에 부합하는 조정을 수행할 가능성이 높아집니다.
• 재무적 제약 및 예산 초과 관리하기. 조사 결과에 따르면 약 69%의 자본 프로젝트가 예산을 10% 이상 초과한 것으로 추정됩니다. 그 원인 중 하나는 비용 관리가 제대로 이루어지지 않기 때문입니다. 정확한 프로젝트 예산 수립 및 예측을 위한 데이터를 수집하고, 예측 대비 실적을 지속적으로 추적하고, 새로운 정보가 입수되는 즉시 예측 결과를 업데이트하면 비용 초과를 야기할 수 있는 잠재적 문제를 너무 늦기 전에 파악할 수 있습니다. 프로젝트에서 문제가 오래 지속될수록 예산을 관리하기가 더 어려워집니다. 효과적 프로젝트 및 포트폴리오 관리 기술 플랫폼이 제공하는 가시성, 거버넌스, 구조를 활용하면 잠재적인 문제를 파악하고, 예산 범위 내에서 프로젝트를 진행하기 위한 올바른 방향을 파악할 수 있습니다.
• 이해관계자간 역학 관계 파악하기. 대중, 주주, 내부 고객, 최고 경영진 등의 수많은 프로젝트 이해관계자들을 관리하기 위해서는 가끔 이메일을 보내거나 매달 Zoom 화상회의를 진행하는 것보다 훨씬 더 복잡한 작업이 필요합니다. 명확한, 믿을 수 있는 최신 프로젝트 현황 정보를 정기적으로 제공하거나 시스템 액세스를 통해 열람할 수 있도록 보장하면 이해관계자들의 신뢰를 얻을 수 있습니다.
• 규제 변화에 적응하기. 끊임없이 변화하는 엔지니어링, 환경, 안전 및 기타 규제에 적응하는 것은 쉽지 않은 일입니다. 우리 회사가 2030년까지 탄소 네거티브를 달성해야 하나요? 만약 그렇다면 해당 목표를 달성하기 위한 전략을 정의하고, 진행 상황을 추적 및 보고하는 작업은 어떻게 이뤄지고 있나요? 이와 관련해 중요한 첫 번째 단계는 프로젝트 관리 및 추적을 자동화하고, 새로운 절차 준수를 위한 거버넌스를 제공하는 시스템을 도입하는 것입니다. 두 번째 단계는 규제 준수에 대한 인앱 보고 시스템을 구축하는 것입니다.

Oracle의 자본 프로그램 관리 솔루션으로 수익 향상시키기

Oracle Primavera Unifier는 사전 구성된 자본 프로젝트 및 프로그램 관리 애플리케이션입니다. 가중치 기준 및 정교한 Monte Carlo 분석을 통해 건설 및 엔지니어링 팀이 더 나은 의사 결정을 수행하고, 성과를 개선하고, 위험을 감소시킬 수 있도록 지원합니다. Primavera Unifier는 비용, 계약, 변경 관리, 일정 마일스톤 관리, 문서 관리, 양식 기반 워크플로 엔진 등의 주요 프로세스를 서로 연결해 줍니다. 애플리케이션 내 보고 기능을 활용해 개별 프로젝트 단위 및 복수 프로젝트 단위의 진행 현황 및 현금 흐름을 시각화할 수 있습니다.

자본 프로그램 기획자는 Oracle Primavera Portfolio Management와의 네이티브 통합을 활용해 진행 중인 프로젝트에 대한 최신 데이터를 바탕으로 예산 관련 의사 결정을 수행하고, 프로젝트 팀은 Primavera Unifier를 통해 예산 관련 결정 사항을 즉각적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 팀은 Primavera Unifier와 Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management 및 Oracle Primavera Cloud의 검증된 건설 일정 관리 도구의 통합 체계를 활용해 프로젝트 진행 상황, 범위 변경 내역, 결과물 등을 관리 및 추적할 수 있습니다.

자본 프로그램 관리 FAQ

자본 프로그램의 성과를 모니터링하고 측정하는 방법은 무엇인가요?
제안된 일정 대비 실제 성과를 추적합니다. 예산 관련 예측과 실제 지출 내역을 비교합니다. 일정 기반 현금 흐름을 추적해 관련 계획과 비교합니다. 일정 대비 산출물을 추적합니다. 항목별 예산 및 완료된 산출물의 가치를 비교해 관련 지급액을 추적합니다.

자본 프로그램 관리와 자본 프로젝트 관리의 차이는 무엇인가요?
자본 프로그램 관리는 다수의 프로젝트에 대한 프로세스 관리, 보고, 감독에 사용되는 반면, 자본 프로젝트 관리는 개별 프로젝트 단위로 사용됩니다.

최신 기술이 자본 프로그램 관리에는 어떤 영향을 미치고 있나요?
기술을 사용하여 자본 프로그램 관리를 자동화하면 오늘날의 복잡한 프로젝트 관리를 위한 필수 요소인 제어 능력, 일관성, 표준화 등을 활용할 수 있습니다. 최신 클라우드 기반 애플리케이션을 사용하면 자본 프로그램 및 개별 프로젝트 단위의 성과를 훨씬 더 정확하게 예측하고 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 팀원들은 최신 기술을 활용해 작업자가 다치기에 앞서 안전 관련 위험을 사전에 파악하고 수정할 수 있습니다.