템플릿을 활용해 5단계만에 ERP 비즈니스 사례 구축하기
Natalie Gagliordi | Content Strategist | 2024년 2월 26일
"우리 회사의 ERP에는 문제가 없습니다. 고장나지 않은 것을 왜 고쳐야 하죠?"
이는 대대적인 IT 시스템 개편을 망설이고 있거나, 그로 인해 어떤 이점을 놓치고 있는지 알지 못하는 비즈니스 리더 및 일선 직원들이 흔히 하는 질문입니다. 그러나 기존의 온프레미스 재무 운영 소프트웨어에서 오늘날의 비즈니스 요구 사항을 더 잘 충족할 수 있는 최신 애플리케이션으로 전환하고자 하는 업계의 움직임은 계속되고 있습니다. 여러 기업 및 기관이 기존의 비즈니스 모델과 전략을 재고하거나 확장하고, 그에 부합하는 기능을 갖춘 새로운 기술들을 구현하는 중입니다. 최근 ERP와 같은 핵심 애플리케이션을 교체하기로 결정한 기업들은 클라우드 기반 애플리케이션을 선택하는 경우가 가장 많습니다. 그러나 ERP는 기업의 일상적인 운영의 핵심이므로, 많은 경영진이 변경에 수반되는 위험에만 집중하고 있습니다. 잘 정의된 ERP 비즈니스 사례는 ERP 시스템 변화를 승인하는 입장인 주요 경영진을 설득시키고, 새로운 시스템을 매일 사용하게 될 직원들의 마음을 사로잡을 수 있습니다.
ERP 비즈니스 사례란 무엇인가요?
전사적 자원 관리(ERP)는 기업에서 회계, 조달, 프로젝트 관리, 위험 관리 및 규제 준수, 공급망 운영과 같은 분야의 일상적인 비즈니스 운영 관리에 사용하는 소프트웨어입니다. ERP 비즈니스 사례는 기업이 새로운 ERP 시스템을 구현해야 하는 근거, 정당성, 예상되는 이점을 자세히 설명하는 프리젠테이션 형식의 문서입니다. 대부분의 기업은 해당하는 분야들의 운영을 위한 기존의 ERP 시스템(또는 다수의 애플리케이션)을 이미 갖추고 있으므로, ERP 비즈니스 사례는 기존 온프레미스 시스템에서 클라우드로 마이그레이션해야 하는 이유를 중점적으로 설명하게 됩니다. 새로운 시스템으로의 변경이 필요한 이유는 기업의 전략 및 해당 전략을 실행하기 위해 필요한 역량과 직접적으로 연결지어 설명해야 합니다. ERP 비즈니스 사례는 이해관계자 및 의사 결정권자가 새로운 ERP 솔루션에 대한 투자를 평가하고 승인하기 위한 로드맵 역할을 합니다.
ERP 현대화를 위한 비즈니스 사례 구축이 중요한 이유
ERP 비즈니스 사례는 주요 의사 결정권자들에게 새로운 ERP 시스템 구현과 관련하여 예상되는 이점, 비용, 위험, 전략을 명확히 설명해 주므로 ERP 프로젝트에 대한 승인 및 자금 확보에 있어 매우 중요한 역할을 수행합니다. 비즈니스 사례는 관련 업무를 수행하는 팀에게 무엇이 중요한지 알려 주고, 왜 이러한 전환이 진행되고 있는지 이해시켜 줍니다. 무엇에 집중해야 할지 정확히 파악한 팀원들은 성공적인 전환을 위해 더욱 노력하게 됩니다. 또한 비즈니스 사례는 직원들이 더 나은 소프트웨어 시스템에 대해 흥미를 갖거나, 적어도 편견을 가지고 대하는 일이 없도록 만들어 줍니다.
기업에서 새로운 ERP 시스템 도입을 진지하게 고려하는 단계에 돌입하면 경영진은 일반적으로 관련 프로젝트 팀을 구성합니다. 그리고 해당 팀의 첫 번째 임무는 ERP 비즈니스 사례를 구축하는 것입니다. ERP와 같은 핵심 애플리케이션을 교체하기로 결정한 기업이 최근 가장 많이 선택하는 것은 클라우드 기반 애플리케이션입니다. 비즈니스 사례는 새로운 ERP 소프트웨어가 회사의 전략을 실행하는 데 필요한 비즈니스 기능들을 어떻게 제공하는지 자세히 살펴보고, 해당 기능들의 가치를 정량화합니다. 비즈니스 사례는 인공지능과 같은 새로운 소프트웨어 기능을 활용하여 예측 기능을 향상시키고 비즈니스 성과 개선에 기여할 수도 있습니다. 클라우드 기반 ERP를 통해 잦은 업그레이드 비용을 절감하고, 새로운 IT 기능을 더 쉽고 저렴하게 사용할 수 있는 방법을 설명할 수도 있습니다. 프로젝트 팀은 새로운 솔루션의 비용 대비 가치를 설명해 주는 비즈니스 사례를 기반으로 적합한 ERP 솔루션을 물색하고, 경영진의 승인을 확보하는 등의 노력을 통해 프로젝트 추진 여부의 결정 과정을 진전시킬 수 있습니다.
핵심 요점
- ERP 비즈니스 사례는 경영진 및 기업의 이해관계자들에게 새로운 ERP 시스템이 필요한 이유를 설명하는 첫 번째 단계입니다.
- ERP 비즈니스 사례는 새로운 시스템 구현과 관련된 비용 편익 분석 및 잠재적 ROI 분석을 철저하게 수행합니다.
- ERP 비즈니스 사례는 ERP 프로젝트에 대한 포괄적 개요를 제공한 뒤, 일정, 단계, 필요 리소스 등 신규 ERP 시스템의 구현 방법을 자세히 설명해야 합니다.
신규 ERP를 위한 비즈니스 사례를 구축하는 5가지 단계
ERP 비즈니스 사례를 구축하기 위해서는 부서 간 협력을 통해 신규 소프트웨어 시스템에 대한 모든 니즈, 해당 시스템이 가져다 줄 이점, 신규 시스템 투자를 정당화할 수 있는 근거 등을 정확히 파악해야 합니다. ERP 비즈니스 사례를 구축하는 핵심 단계는 다음과 같습니다.
1. 현재 사용 중인 소프트웨어와 미래의 니즈 비교 분석
클라우드 ERP 비즈니스 사례를 구축하는 기반은 기업의 전략 및 그 전략을 실행하는 데 필요한 역량입니다. 먼저 기업의 미래의 니즈를 살펴봅니다. 다음으로는 미래의 니즈 충족에 필요한 역량과 기업이 현재 사용 중인 ERP 시스템 및 관련 비즈니스 프로세스 간의 격차를 파악합니다. 가능한 경우 동종 업체를 벤치마킹하여 발전의 여지가 있는 부분을 파악합니다. 기술적 업그레이드를 통해 얻을 수 있는 잠재적인 이점은 많지만, 사용 중인 시스템의 어느 부분이, 어떻게, 왜 부족한지 이해하지 못한다면 최대한의 이점을 얻지 못할 수도 있습니다. 기존의 비효율적인 프로세스를 새로운 ERP 시스템으로 그대로 마이그레이션하는 것은 효과적이지 못한 선택입니다. 이해관계자들에게 새로운 ERP 시스템을 도입해야 하는 이유에 대한 맥락을 제공하면, 신규 시스템을 통해 현재 시스템 대비 어떠한 혁신을 달성할 수 있는지 이해관계자들이 보다 정확히 이해하도록 도움을 줄 수 있습니다.
기존 시스템 평가 수행
다양한 비즈니스 이해관계자와 협력하여 현재 사용 중인 소프트웨어 및 프로세스의 장단점을 평가합니다. 예를 들어 최신 기술이 적용되어 있는 시스템인지, 혁신적인 신기능을 정기적으로 추가할 수 있는지 등을 평가합니다. 재무, 계획, 조달 등 다양한 부서별로 동일한 평가를 수행합니다. 이를 통해 문제점을 파악하고, 비효율적인 부분을 파악하고, 현 시스템의 한계가 기업에 어떤 영향을 미치는지 설명할 수 있게 됩니다.
현재 비즈니스 프로세스 감사
현재 사용 중인 비즈니스 프로세스와 워크플로를 철저히 검토하여 병목 현상, 중복되는 요소, 개선이 필요한 부분(예: 시간이 많이 걸리는 시스템 업데이트 및 수동 작업)을 파악합니다.
현재 프로세스 비용 나열
소프트웨어 라이선스, 하드웨어, 교육, 컨설팅, 인건비, 지속적 유지보수, 업그레이드 및 기타 관련 비용 등 기존 ERP 시스템과 관련된 운영 비용을 추정합니다.
기존 프로세스의 비효율성 파악
누락되거나 액세스하기 어려운 데이터, 지나치게 수작업에 의존하는 작업, 실시간 데이터 부족 등 기존 시스템 및 프로세스의 문제점, 비효율성, 한계를 파악하고 문서화합니다.
온프레미스 ERP의 비효율성으로 발생하는 비용 합산
수동 유지보수, 다운타임 및 기타 온프레미스 ERP 시스템의 한계(예: 유연성 부족, 커스터마이제이션) 등으로 인한 비효율성과 그 재정적 영향을 정량화합니다.
2. ERP 요구사항 및 예상 비용 파악
이번 단계에서는 1단계에서 정리한 기능 격차를 새 ERP 시스템을 통해 해결할 수 있을지 여부를 파악합니다. 중요한 것은 기업이 클라우드 ERP를 통해 달성하고자 하는 목표 및 목적을 명확하게 정의해야 한다는 사실입니다. 이 단계에서는 온프레미스 ERP와의 비교를 통해 신규 ERP 시스템이 기업 내에서 해결하거나 개선할 수 있는 사항을 간략하게 설명합니다.
기능적 요구 사항 파악
기존 시스템에 대한 종합적인 분석을 수행하여 비즈니스 프로세스를 지원하고 기업의 목표를 달성하기 위해 신규 ERP 시스템이 반드시 갖춰야 하는 기능적 요구 사항과 구체적인 기능들을 파악합니다.
필요한 기능 및 모듈 나열
기업이 신규 ERP 시스템 도입을 통해 원하는 이점이 무엇인지 파악합니다. 비즈니스 프로세스를 개선하고, 필요한 기능(예: 머신러닝 및 AI 기능을 사용한 고급 예측 기능)을 추가하기 위해 신규 시스템이 갖춰야 할 필수 기능 및 모듈을 구체화합니다.
기능적 격차 분석 수행
현재 시스템의 기능과 제안된 클라우드 ERP 시스템의 기능 간의 차이점을 파악합니다. ERP 시스템 제공업체의 본 프로세스에 도움이 되는 제품 로드맵을 참고할 수 있습니다.
구현 및 배포 계획 수립
이해관계자들이 제안된 ERP 비즈니스 사례에 따라 행동하기 위해서는 대체 ERP 시스템의 구현 방법이 자세히 설명된 계획을 참고할 필요가 있습니다. 해당 계획에는 구현 일정, 단계, 필요한 리소스, 나아가 구현에 수반되는 잠재적 도전 과제 및 대응책 등이 자세히 수록되어 있습니다.
5년 이상의 ERP 비용 추정
장기간에 걸친 ERP 시스템의 구현, 라이선스, 유지보수와 관련된 총 비용을 예측합니다.
3. 투자 수익률 계산
새로운 ERP 도입이 올바른 결정인지 판단하기 위해서는 잠재적 투자 수익률(ROI)에 대한 상세한 분석이 필요합니다. 일반적으로 ROI 분석은 매출 증가, 현금 흐름 개선, 직원 생산성 향상, 자본 비용 절감, 지원 비용 절감 등의 이득과 신규 시스템의 구현 및 지속적 구독에 소요되는 비용을 비교하는 방식으로 이루어집니다. 신규 시스템의 총소유비용과 기존 시스템의 유지 및 관리 비용을 비교합니다. 일반적으로 업계 벤치마크, 분석가 연구, 비즈니스 프로세스 성숙도 모델을 주로 사용하고, 수익률 및 비용에 대한 보수적 모델 및 가능성이 가장 높은 모델을 두루 평가합니다. 또한 신규 시스템의 배포 계획에는 새로운 시스템을 얼마나 빨리 도입할 수 있을지, 기대되는 이점을 언제부터 누릴 수 있을지 등에 대한 시간적 예측도 포함되어 있어야 합니다. 배포 계획을 통해 이해관계자들이 신규 시스템이 성공적으로 도입된 상태가 어떠할지 예측하고, 도입한 시스템의 성공적인 운영 여부를 측정하는 방법을 이해할 수 있어야 합니다.
주요 비즈니스 니즈 우선 해결
신규 ERP 시스템이 평가 단계에 나열되었던 주요 기능 격차(예: 프로세스 자동화, 임베디드 분석, 머신러닝, 협업 기능)를 해결하여 의사 결정의 정확성 및 속도를 향상시킬 수 있는 방법을 강조합니다.
개선된 비즈니스 운영 시연
새로운 ERP 시스템이 운영 효율성 개선 및 생산성 향상에 기여하는 방식을 시연합니다. 파편화된 비즈니스 프로세스를 표준화, 간소화, 자동화하여 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 이같은 변화를 통해 개선할 수 있는 메트릭을 예로 들어 설명하는 것이 좋습니다(예: 고객 대상 정시 배송, 미수금 회전일수 감소).
전반적 비용 절감 입증
총소유비용(TCO) 절감도 클라우드 기반 ERP로의 전환을 통해 얻을 수 있는 잠재적 가치 중 하나입니다. 유지보수 비용이 절감되고 업그레이드 작업이 필요없어지므로 IT 담당자들이 보다 부가가치가 높은 이니셔티브에 집중할 수 있기 때문입니다. 또한 하드웨어 교체 및 데이터 센터 시설 운영에 소요되는 자본 비용도 절감할 수 있습니다. 각종 비즈니스 프로세스를 간소화하고 자동화하여 더 많은 비용을 절감할 수도 있습니다.
비용 절감 실현 및 측정을 위한 전략 제공
ERP 구현을 통해 기대할 수 있는 비용 절감을 실현하기 위한 세부 전략 및 계획을 수립합니다. 기업이 신규 ERP 솔루션을 도입하여 사용을 시작한 뒤 그 효과를 추적하기 위한 핵심 성과 지표(KPI)와 벤치마크를 제작하여 ROI를 정량화할 수 있도록 준비합니다.
ERP 자금 조달 계획 수립
소프트웨어 비용, 인력 요구 사항, 시스템 통합업체 지원 및 기타 비용을 비롯하여 ERP 구현 프로젝트에 필요한 재무적 리소스를 자세히 설명하는 자금 조달 계획을 수립합니다.
4. 구현 및 배포 계획 수립
경영진 및 직원들은 신규 ERP 시스템 구현이 기존 업무에 지장을 초래할지 여부를 중시합니다. 클라우드 기반 ERP로 전환하는 경우라면, 클라우드 애플리케이션을 늘리고 온프레미스 시스템을 줄이는 과정을 어떻게 관리할지에 대한 질문을 받게 될 것입니다. 직원들은 신규 시스템을 통해 본인의 일상 업무가 어떻게 변화할지 궁금해할 것이고, 경영진은 기업의 운영 속도를 저하시킬 수도 있는 잠재적 위험을 알고 싶어 할 것입니다. 이 섹션에서는 이상의 우려사항들을 해소함과 더불어 신규 ERP 프로젝트의 실현 가능성을 보여주고, 현실적인 기간을 제시해야 합니다. 책임 소재를 명확히 하는 것이 중요합니다. 신규 시스템 도입 성과를 어떻게 추적할 예정인지, 목표를 달성하지 못할 경우 어떠한 후속 조치를 적용할 예정인지 보여 주어야 합니다.
인력 배치 계획 수립
ERP 프로젝트에 필요한 인력, 기술, 역할에 대해 설명하는 계획을 수립합니다. 시스템 통합업체의 전문성과 역량을 빌려야 하는 경우도 있을 것입니다. 새로운 시스템을 사용하여 작업하게 될 핵심 인력을 지원하기 위한 교육을 제공하는 방법도 수록해야 합니다.
비즈니스 다운타임을 최소화하는 방법 찾기
신규 시스템으로 전환하는 동안 시스템 중단을 최소화하여 운영의 연속성을 보장하고, 마이그레이션 중 데이터 손실, 다운타임, 재작업의 위험을 줄이기 위한 전략을 제시합니다. 예를 들어 신규 ERP 기능들을 지역 및 부서별로 롤아웃하기 위한 상세한 계획을 수립합니다. 레거시 시스템의 종료 시기, 데이터를 이전하는 시기, 방법(및 용량)을 명확히 제시합니다. 기존 애플리케이션, 데이터베이스 및 타사 시스템과의 통합을 위한 테스트 계획을 수립하여 데이터 흐름을 방해할 수도 있는 문제들을 미연에 방지합니다.
구현 위험을 최소화하기 위한 계획 제시
ERP 구현과 관련된 잠재적 위험을 식별 및 분석합니다. 광범위한 테스트, 모의 운영, 모든 하드웨어, 소프트웨어, 네트워크가 신규 ERP 시스템을 지원하도록 호환 및 업데이트하기 등 예상되는 잠재적 위험을 완화하기 위한 전략을 함께 제시합니다.
현실적인 일정 설정
복잡성과 잠재적인 문제를 고려하여 현실적인 구현 일정을 설정합니다. 지역, 부서 또는 기타 요인에 기반한 롤아웃 단계를 계획합니다. 클라우드 애플리케이션의 경우 구현 시간이 기존의 온프레미스 시스템보다 짧은 경우가 많지만, 신뢰도를 확보하고 기대치를 관리하기 위해서는 구현 시기 및 필요한 변경 관리 수준에 대해 현실적인 태도로 접근하는 것이 중요합니다.
책임 소재 명확화
신규 ERP 시스템 도입으로 인한 기대 효과의 달성 여부를 추적하는 방법, 관련 책임자, 원하는 효과를 달성하지 못한 경우 팀이 취할 수 있는 조치 등을 제시합니다.
5. 비즈니스 사례 제시
ERP 구현의 목적, 예상되는 이점 및 비용, 예상되는 이점을 누리기 위한 구체적인 계획을 수립했다면, 다음 단계는 이해관계자에게 비즈니스 사례를 설명할 차례입니다. 이 단계에서 자세한 단계별 구현 전략을 일일이 제시하지는 않지만, 이해관계자들의 질문이 있을 때 바로 대답할 수 있는 준비를 갖추어야 합니다. 대량의 데이터, 분석, 계획을 종합하여 경영진에게 ERP 마이그레이션의 필요성, 이점, 비용, 위험, 전략을 명확하게 전달할 수 있는 개괄적인 개요를 작성하는 것이 좋습니다.
청중 파악
최고 경영진, 검토 위원회와 같은 의사 결정권자들을 상대로 ERP 비즈니스 사례를 발표할 때는 그들의 질문이나 우려하고 있을 부분을 예상하고, 청중의 우선순위 및 관심사에 맞춰 프리젠테이션 내용을 조정합니다.
데이터 시각화 사용
데이터 시각화 도구를 활용하여 신규 ERP 시스템 구현의 이점, 절감되는 비용, ROI 등을 설명합니다.
재무적 정보를 함께 제시하기
비즈니스 사례를 통해 프로젝트에 대한 포괄적 개요를 제공할 수는 있습니다. 그러나 상세한 재무 예측, 비용 편익 분석, 예상 ROI 분석을 함께 제공하여 비즈니스 사례를 뒷받침하는 것도 중요합니다. 최고 경영자 및 기타 최고 의사 결정권자는 신규 ERP 시스템에 대한 투자를 정당화하기 위한 확실한 재무 데이터를 필요로 하기 때문입니다.
Oracle이 제공하는 가장 간단한 ERP 솔루션
현실적이고 실용적인 클라우드 ERP 비즈니스 사례를 구축하려기 위해서는 기업의 현재 상태 및 미래의 니즈를 정확히 파악하고, 클라우드 ERP 도입이 가져다줄 잠재적 이점을 명확하게 입증해야 합니다.
Oracle Fusion Cloud ERP는 재무 관리, 조달, 성과 관리, 공급망, 제조 관련 기능들을 하나의 플랫폼에 완벽하게 통합하여 기업의 전체 비즈니스에 대한 실시간 데이터 기반 총체적 인사이트를 제공합니다. Oracle Cloud ERP는 수작업으로 진행되던 프로세스를 자동화하여 재무팀이 급변하는 비즈니스 환경에 신속하게 대응할 수 있도록 지원합니다. 또한 즉각적인 데이터 공유 및 문제 해결을 위한 애플리케이션 제품군 내 협업을 지원하고, 프로세스 효율성을 강화시켜주는 표준화된 모범 사례를 기본 제공합니다. Oracle Cloud ERP를 도입한 기업의 IT 담당자들은 하드웨어 지원 및 많은 비용이 발생하는 주기적 업그레이드 작업에서 해방되어, 기업이 IT 역량을 최대한 활용할 수 있도록 지원하는 데 집중할 수 있습니다. 분기별 업데이트를 통해 최신 혁신 기술을 자동 제공하므로 소프트웨어 노후화에 대해 걱정하거나, 시스템 중단이 수반되는 업그레이드 작업을 재차 수행할 필요가 없습니다. ERP 교체 전략을 수립 중인 기업은 Oracle Business Value Services의 지원을 통해 비즈니스 사례를 정의하고 관계자들에게 명확하게 전달할 수 있습니다. 또한 Oracle은 기업의 초기 ERP 프로젝트 비용 관리에 기여하는 금융 옵션을 함께 제공합니다.
ERP 비즈니스 사례 FAQ
ERP 비즈니스 사례란 무엇인가요?
ERP 비즈니스 사례는 이해 관계자들에게 새로운 시스템의 이점, 비용, 위험에 대한 정보를 제공함으로써 ERP 구현의 전략적, 경제적 정당성을 제시하기 위한 자료입니다.
ERP 비즈니스 사례는 어떻게 작성하나요?
ERP 비즈니스 사례를 작성하기 위해서는 여러 부서가 협력하여 새로운 ERP 시스템 구현의 필요성 및 이점에 대한 자세한 정보를 취합해야 합니다.
ERP 사용 사례란 무엇인가요?
사용 사례는 직원 또는 기타 소프트웨어 애플리케이션이 신규 ERP 시스템과 상호 작용하는 방식이 자세히 설명되어 있는 문서입니다. 신규 ERP 소프트웨어를 사용하여 특정 목표를 달성하고 비즈니스 작업을 수행하는 방식이 수록되어 있습니다.
