ERP 구현 프로젝트 계획 수립하기

Alex Chan | Content Strategist | 2024년 7월 8일

규모가 큰 프로젝트일수록 보상도 큰 경우가 많습니다. 새로운 전사적 자원 관리(ERP) 시스템을 구현하는 것 역시 많은 잠재적 혜택을 누릴 수 있는 대규모 프로젝트에 해당합니다. 오늘날 새로운 ERP로 전환한다는 것은 오랜 기간 사용해 온 온프레미스 소프트웨어에서 클라우드 기반 시스템으로의 전환을 의미합니다. ERP는 기업의 재무 및 운영의 핵심입니다. 따라서 새로운 ERP로의 성공적 전환을 위해서는 집중적인 준비 및 세심한 주의가 필요합니다. 클라우드 ERP 시스템을 가동할 팀을 구성하는 것, 숨겨진 비용을 예상하는 것 등 프로세스의 모든 부분을 포괄하는 ERP 구현 프로젝트 계획을 수립하는 것은 ERP 전환이라는 중요한 소프트웨어 이니셔티브를 시작하기 위한 필수 요소입니다.

ERP 구현 프로젝트 계획이란 무엇인가요?

ERP 구현 프로젝트 계획은 기업의 ERP 시스템을 사용하는 모든 운영 프로세스를 지원하기 위한 ERP 시스템을 계획, 구성, 배포하기 위한 계획입니다. ERP 구현은 프로젝트팀 구성, 프로세스 매핑, 재무 및 거래 데이터 마이그레이션, 타사 시스템과의 통합, 소프트웨어 사용 방법에 대한 직원 교육 등을 아우르는 프로세스입니다.

ERP 시스템은 온프레미스 데이터 센터 또는 클라우드에서 실행되는 통합 플랫폼으로서, 현재는 클라우드 ERP 플랫폼 부분이 가장 빠르게 성장하고 있습니다. 클라우드 기반 애플리케이션은 기존 온프레미스 ERP보다 훨씬 짧은 기간동안 간단히 구현할 수 있습니다. 대부분의 온프레미스 프로젝트는 IT팀이 기존 비즈니스 프로세스에 맞게 소프트웨어를 대폭 커스터마이징해 달라는 비즈니스 및 운영 부서의 요구 사항에 대응하는 과정에서 많은 시간이 소요됩니다. 반면에 클라우드 애플리케이션 구현은 비즈니스 리더들에 의해, 그들이 필요로 하는 결과물을 제공하고자 시행되는 경향이 있고 광범위한 커스터마이징 없이 기본 제공되는 프로세스를 사용합니다.

ERP 프로젝트를 시작하는 가장 좋은 방법은 새로운 ERP로 달성하고자 하는 비즈니스 목표 및 시스템 구현 일정을 수립하는 것입니다. 가동 날짜까지 완료할 작업들의 단계 및 각 단계를 수행하기 위한 구체적인 일자를 계획하는 작업이 이에 포함됩니다. 해당하는 단계 및 작업을 결정하려면 먼저 개선하고자 하는 기존 프로세스, 필요한 기능, 관련 요구 사항을 해결할 시스템, 프로젝트에 가장 적합한 구현 전략 등을 파악해야 합니다.

핵심 요점:

  • ERP 구현 프로젝트 계획은 목표, 일정, 단계, 리소스 등 전사적 규모의 ERP 시스템을 성공적으로 구현하기 위해 작성하는 심층적인 가이드입니다.
  • 커뮤니케이션 및 변경 관리는 ERP 구현 계획의 핵심 요소로서, 프로젝트에 대한 기대치를 설정하고, 비즈니스 리더들과 관련 목표를 조율하고, 사용자들이 신규 ERP 시스템으로 인한 변화에 대비할 수 있도록 지원합니다.
  • ERP 구현은 소프트웨어 설치, 데이터 마이그레이션, 비즈니스 프로세스 개편, 새로운 프로세스에 대한 직원 교육 등으로 이루어진, 수 개월에 걸쳐 진행되는 프로세스입니다.
  • ERP 구현팀에는 신규 시스템을 성공적으로 배포해야 한다는 책임이 부여됩니다. ERP 구현팀은 기업의 다양한 부서에서 다양한 직급의 팀원들을 모아 구성하는 것이 이상적입니다.

ERP 구현 프로젝트 계획 알아보기

ERP 구현 프로젝트 계획은 기업이 새로운 시스템으로 전환하는 데 필요한 프레임워크와 지침을 제공합니다. 명확한 비전과 측정 가능한 목표, 강력한 거버넌스 모델, 재설계된 비즈니스 프로세스를 위한 맵, 데이터 마이그레이션 및 통합 계획, 사용자들을 변화에 대비시키기 위한 전략 등의 내용을 담고 있습니다.

클라우드 ERP로 전환하는 기업은 계획 단계에서 추가적인 요소를 고려해야 합니다. 스마트폰과 마찬가지로 ERP 클라우드 솔루션도 정기적인 소프트웨어 업데이트를 받게 됩니다. 따라서 클라우드 ERP 구현 계획에는 '가동'을 준비하는 것 외에도, 1년에 여러 번 이루어지는 소프트웨어 업데이트에 대한 대응 방안이 함께 포함되어야 합니다.

ERP를 구현하기 전 담당팀은 관련 프로세스에 대해 주요 이해관계자와 협의하여 모든 기업 구성원이 새로운 시스템이 가져올 변화에 대비하고, 그 시기 및 범위를 명확히 예측할 수 있도록 지원해야 합니다. ERP 구현 계획에는 시스템 평가, 프로젝트 범위 및 목표 정의, 타임라인 작성, 구현팀 구성, 현재 데이터 정리 및 신규 시스템으로의 마이그레이션, 시스템 테스트, 직원 교육, 지속적인 유지보수 및 업데이트 제공 등과 관련된 내용이 포함됩니다.

1단계: ERP 구현팀 구성

기업의 ERP 구현팀을 구성하는 인재들은 ERP 프로젝트의 성패를 좌우하는 중요한 요소입니다. 프로젝트의 성공 확률을 높이기 위해서는 프로젝트 관리, 예산 및 리소스 할당, 경영진 커뮤니케이션, 데이터 마이그레이션 및 시스템 통합, 직원 커뮤니케이션 및 변경 관리 등의 적절한 기술을 갖춘 직원들을 선택해야 합니다. 즉, 다양한 부서에서, 다양한 직급으로 구성된 인재들을 선택해 최고의 팀을 구성하고, 경영진과 지속적으로 소통하고, 가능한 경우 비즈니스 및 운영 분야에서 폭넓은 경험을 갖춘 헌신적인 인재를 팀장으로 임명해야 합니다. 예를 들어 ERP 이니셔티브의 일환으로 새로운 회계 시스템을 구현하는 경우 역량을 인정받은 재무팀원을 핵심 구현 팀원으로, 가급적이면 팀 리더로 선정하는 것이 좋습니다.

ERP 구현팀은 구현을 지원하는 파트너사와 함께 구현 모범 사례를 따라 신규 시스템을 계획대로 가동하고 운영할 책임을 집니다. ERP 시스템의 요구사항을 파악하고, 주요 마일스톤을 설정하고, 시스템이 특정 비즈니스 프로세스를 지원하는 방법을 파악하고, 소프트웨어를 가동하기 전에 테스트하는 등의 역할을 수행합니다. 구현 전문가들은 신규 시스템을 성공적으로 가동하더라도 향후 몇 달 간 팀원들이 지속적으로 해당 시스템과 관련된 업무를 진행할 것을 권장합니다. 구현팀의 팀원들은 사내에서 신규 시스템을 교육하고 홍보해 직원들의 시스템 활용률을 높이는데 기여할 수 있습니다. 이는 신규 시스템을 직접 사용하게 될 분야별 전문가들이 구현팀에서 핵심적인 역할을 담당해야 하는 또 하나의 이유입니다.

고객사의 ERP 구현 프로젝트 계획을 수립하고 실행하는 Oracle Consulting의 Delivery Excellence 담당 부사장인 John Hallin은 "비즈니스적 성과에 집중하는 프로젝트가 IT 요구사항에 집중하는 프로젝트보다 더 좋은 결과를 이끌어낼 가능성이 높습니다."라고 조언합니다. "기업 내 여러 부서에서 재능있는 인재들을 구현 프로젝트에 참여시켜야 합니다"

또한 구현팀의 핵심적인 리더들의 역할을 그들의 기존 정규 업무에 추가되는 부수적인 업무로 취급해서는 안 됩니다. 팀의 핵심 리더들을 프로젝트에 풀타임으로 배치해 프로젝트의 비전 수립 과정에 참여시키고, 설계 및 실행 과정에서 독자적인 역할을 부여하고, 구현 이후의 조치들을 준비하는 과정에도 그들이 기여할 수 있도록 해야 한다고 Hallin은 말했습니다.

2단계: ERP 시스템 구현 방법 결정

기업의 요구 사항, 프로젝트 예산, 구현 일정을 파악하는 것은 올바른 구현 전략을 선택하는 데 도움이 됩니다. 가장 일반적인 두 가지 구현 전략은 단계적 접근 방식과 일회성 '빅뱅' 접근 방식입니다. 단계적 접근 방식은 하나의 사업부 또는 비즈니스 유닛부터 시작해 롤아웃을 확장하는 것과 같이 여러 단계에 걸친 ERP 시스템 구현을 의미합니다. 이렇게 하면 더 많은 사용자 피드백을 받을 수 있고, 예상치 못한 문제가 발생하더라도 위험 부담을 줄일 수 있습니다. 반면 일회성 접근 방식은 전체 ERP 시스템을 한 번에 가동하는 것입니다. 일견 위험하게도 들리지만, 곧 폐기될 기존 시스템 및 모듈에 신규 ERP를 통합할 필요가 없고 성공할 경우 ROI를 더 빨리 달성할 수 있으므로 기업들이 실제로 사용하는 접근 방식입니다.

구현 성공 계획 작성시에는 기술적 전략 외에도 프로젝트 이해관계자와의 커뮤니케이션 및 조정을 위한 올바른 전략을 함께 고려해야 합니다. 즉, 여러 부서의 구성원 및 경영진과 조율 및 협력하고, 그들의 우려 사항을 파악하고, 해결책을 논의하기 위한 회의를 개최해야 합니다. 또한 신규 시스템을 사용하게 될 직원들과 광범위하고 투명하게 소통해 이러한 큰 변화로 인해 얻을 수 있는 이점을 이해하고, 업무 수행에 시스템을 사용하는 방법에 대한 교육을 받을 수 있도록 해야 합니다. 이를 통해 기업의 모든 구성원들이 신규 시스템이 각자의 업무, 생산성, 비즈니스 전반에 가져다줄 이점이 무엇인지 이해할 수 있게 됩니다.

일반적으로 ERP 구현 계획은 다음과 같은 과정을 거쳐 수립됩니다.

1. 달성하고자 하는 결과 정의하기

구현 프로젝트를 통해 달성하고자 하는 비즈니스 결과를 명확하게 정의하면 구현 계획을 훨씬 더 간단히 작성할 수 있습니다. 구현이 끝났을 때 주요 이해관계자들이 원하는 비즈니스 성과 및 프로세스 변경 사항을 자세히 설명하고, 신규 시스템의 어떤 기능을 사용해 그와 같은 혜택을 제공할 수 있을지 생각해 보는 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 다양한 기능들이 가동될 것으로 예상되는 시점에 대해 이해관계자들 간의 합의를 도출합니다. 이같은 노력은 프로젝트의 종료 시점에서 달성하고자 하는 목표를 명확하게 정의하고 관계자들의 동의를 얻는 데 도움을 줍니다. 목표를 최대한 구체적으로 설정해야 합니다. 운영 효율성 향상, 비용 절감, 고객 만족도 향상, 데이터 정확도 향상 등을 목표로 삼을 수 있습니다.

Oracle Consulting의 ERP Solutions Delivery 담당 부사장인 Keith Williams는 "비전과 목표, 전반적 관리 헌장을 명확하게 표현하고, 모든 이들이 구현 프로그램을 통해 달성하고자 하는 목표를 이해할 수 있도록 해야 합니다."라고 이야기합니다. "구현 성공 계획"은 구현 프로젝트의 목표를 달성하고, 범위 확대를 방지하고, 길고 불확실한 구현과정으로 인한 비용 발생을 방지하는 데 도움을 되는 일종의 북극성 역할을 수행할 것이라고 Williams는 말합니다.

예를 들어, 미국의 어느 업계 선도적 건축 자재 회사는 신규 클라우드 ERP 시스템을 도입할 때 '과거를 답습하는 대신 미래를 구축하라'는 원칙을 수립했습니다. 향상된 사용자 경험을 제공하고, 모든 이해관계자의 참여를 유도함으로써 신규 솔루션의 채택을 보장할 수 있습니다.

2. 비즈니스 프로세스 표준화: 즉시 사용 가능한 접근 방식 활용하기

커스터마이징을 선택하면 많은 유지 관리 비용이 발생합니다. SaaS 구현의 모범 사례는 대상이 되는 프로세스를 특정 범위 내에서 지원하는, 기본 제공되는 기능을 활용하는 것입니다. 구현 계획 담당자들은 '우리 회사도 가능하면 이같은 모범 사례를 적용하는 것이 좋지 않을까요?'라고 자문해 보아야 합니다. 커스터마이징은 업그레이드 프로세스를 복잡하게 만들고, 새로운 기능을 도입하는 데 방해가 될 수 있다는 사실을 명심해야 합니다. 가장 중요한 원칙은 우리 회사의 비즈니스를 차별화시켜주는 독자적인 프로세스만을 커스터마이징하는 것입니다.

3. 프로그램 목표에 따라 프로젝트 순서 결정하기

구현 순서는 우선 순위에 따라 달라지는 경우가 많습니다. 가장 큰 문제부터 시작할 수도 있고, 가장 큰 수익을 창출할 수 있는 기능에 집중할 수도 있습니다. 또는 더 간단하고 위험이 가장 낮은 요소 중 하나를 식별해 구현 성공 사례를 신속히 도출하고, 신규 시스템에 대한 신뢰를 구축할 수도 있습니다. 우선순위를 기준으로 구현을 계획하면 프로젝트의 시작, 중간, 끝 단계별로 완료해야 할 가장 중요한 작업을 파악할 수 있습니다.

예를 들어, 미국의 한 대형 신용카드사는 과거 고도로 커스터마이징된 7개 온프레미스 ERP 시스템을 운영했었습니다. 이 기업은 단일 클라우드 ERP 플랫폼을 도입해 회계 프로세스 및 시스템을 간소화하는 것이 최우선 과제라고 판단했습니다. 프로젝트 기간 중 해당 문제를 가장 앞서 해결함으로써 재무 정보에 더 빠르게 액세스하고, 더 정확한 계획 예측 및 비용 분석을 제공하는 시스템을 구현할 수 있었습니다.

4. 진행 상황 매핑: 구현에 대한 책임성 유지하기

타임라인과 예산을 기준으로 현재 위치를 정기적으로 평가해 구현 현황을 추적합니다. 추적해야 할 다른 지표로는 IT 관련 마일스, 마이그레이션된 데이터의 비율 등이 있습니다.

원활한 진행을 위해 팀은 주요 이해관계자와의 정기적 프로젝트 업데이트 회의를 통해 프로젝트 상태를 공유하고 주요 문제를 해결해야 합니다. 구현 팀은 프로젝트의 타임라인 및 결과물을 추적하는 대시보드를 통해 관련 업데이트를 제공할 수 있습니다. 신규 시스템이 배포될 때 관련 사용자 질문을 수집하고 이에 응답할 수 있는 피드백 메커니즘을 마련해야 합니다.

배포 후에는 ERP 구현을 모니터링하고 지원하여 사용자의 만족도를 유지하고 비즈니스가 원하는 성과를 달성할 수 있는 계획을 수립해야 합니다. 해당 계획에는 사용자 피드백을 수집하고, 새로운 직원(및 파트너와 공급업체)에게 신규 시스템 관련 교육을 지속적으로 실시하고, 그에 따라 시스템을 조정하고, 시스템에 신기능이 추가될 때 필요한 추가 개발 및 구성을 수행하는 것 등의 내용이 포함되어야 합니다. 클라우드 기반 ERP 시스템에는 1년에 여러 차례 소프트웨어 업데이트가 제공되며, 사용자는 원하는 신규 업데이트를 선택적으로 적용할 수 있습니다.

5. 실수를 사전에 방지하기

계획이 완성되지 않았다고 해서 구현이 지연되어서는 안 됩니다.

많은 구현 프로젝트가 명확하지 않은 계획, 또는 비현실적인 일정으로 인해 실패합니다. 또한 구현이 지연되거나 문제가 발생했을 때 효율적으로 대응할 수 있는 비상 계획을 갖추지 않은 기업도 구현에 실패할 수 있습니다. 구현 팀은 발생 가능성이 있는 문제가 무엇인지 숙고하고, 그 해결법을 사전에 예측해야 합니다. 기업의 현재 비즈니스 모델 중에서 신규 ERP 구현 전에 수정해야 할 약점을 파악하는 것도 문제의 사전 대비 과정에 해당됩니다.

적합한 ERP 제공 파트너, 경영진의 지원, 동종 업계 다른 기업의 모범 사례 등은 ERP 시스템의 성공적 구현 가능성을 높입니다.

6. 일찍 그리고 자주 소통하기

커뮤니케이션은 ERP 구현의 모든 단계의 필수 요소입니다. 구현팀은 ERP 구현의 목표, 원하는 결과 및 이점, 각 단계별 기대치를 정기적으로 상부 조직에 전달해야 합니다. 또한 배포 전후에 사용자들이 제기하는 문제를 우선적으로 경청해야 합니다.

Taylor Corporation은 인쇄, 데이터, 마케팅 사업을 영위하는 다각화된 글로벌 기업입니다. Taylor Corporation의 CEO인 Charlie Whitaker는 백오피스 현대화를 위한 ERP 솔루션을 구현하는 과정에서 10,000명의 직원들에게 해당 프로젝트가 자사의 성장으로 이어질 것이라는 믿음을 심어주었습니다. Whitaker는 운영 위원회 회의 및 프로젝트 팀원들과의 실무 세션을 주도함으로써 그와 같은 믿음을 공유하는 데 성공했습니다. 신규 ERP 솔루션과 관련해 활발한 소통을 가지며 직원들의 동의를 이끌어낸 Taylor Corporation은 재무, 공급망, 제조 애플리케이션을 클라우드로 이전하고 높은 수익을 창출할 수 있었습니다.

7. 목표와 실제 성과 비교하기

구현 프로세스의 중요한 요소는 구현 전 및 구현 도중 단계에 새로 구현된 시스템의 성능을 측정해 기업이 설정했던 초기 목표와 비교 분석하는 것입니다.

시스템 성능을 파악하려면 관련 데이터와 KPI를 수집해야 합니다. 이들 중 일부는 가동 시간, 속도, 보안과 같은 애플리케이션 성능과 관련되어 있습니다. 시스템을 사용하는 직원 수, 해당 직원들의 사용량 등 시스템 사용과 관련된 정보도 수집합니다. 마지막으로, 직원 효율성 또는 매출, 현금 흐름, 비용과 같은 재무 성과 관련 운영 지표도 수집합니다. 프로젝트 초기에 설정한 목표와 직접 비교할 수 있는 지표를 선택해야 합니다. 목표 값과 실제 값을 비교함으로써 신규 시스템이 목표를 충족하거나, 초과하거나, 미달하는 영역을 파악할 수 있습니다.

목표 값을 실제 값과 비교하면 구현 프로젝트가 비즈니스 목표에 부합하는지 확인하고, 시스템 성능 및 비즈니스 프로세스 중에서 개선이 필요한 부분을 파악할 수 있습니다.

3단계: ERP 변경 관리 계획 수립

모든 ERP 구현의 핵심은 효과적인 변경 관리 계획입니다. 이를 통해 기업은 구현 프로젝트를 계획 및 수행하고, 새로운 ERP 시스템을 사용한 운영을 시작할 수 있습니다. ERP 변경 관리 계획은 기업이 신규 시스템을 자사의 비즈니스 프로세스에 맞춰 조정하고, 팀원 간의 커뮤니케이션 및 협업을 강화하고, 사용자의 신규 시스템 채택률을 높이고, 구현 프로젝트의 지연 또는 실패 위험을 줄이는 데 기여합니다.

기업이 변화를 수용하는 데 도움을 주는 효과적인 변경 관리 계획을 수립하기 위해서는 많은 요소들을 고려해야 합니다. Oracle의 Transformation and Strategic Services 담당 부사장인 Betsie Reynolds는 ERP 구현 과정에서 성공적인 변경 관리를 담당하는 몇 가지 주요 문화적 동인이 있다고 이야기합니다. 해당하는 동인으로는 전사적 차원의 협업을 장려하기, 직원들이 새로운 업무 방식을 수용하도록 독려하기, 구현 첫날부터 변화를 주도하기 등이 있습니다.

"새로운 ERP를 구현한다는 것은 단순한 기술 프로젝트가 아니라 직원들의 일상 업무 프로세스를 변화시키는 일입니다." Reynolds는 말합니다. "변화가 쉽지 않다는 사실은 모두 알고 있지만, 변화를 피할 수 없다는 것 또한 사실입니다. 직원들이 새로운 시스템이 가져올 변화를 정확히 파악하면 변화에 대한 두려움은 감소하고, 오히려 새로운 영감 및 동기 부여를 경험할 수 있는 비즈니스 혁신으로 받아들일 수 있게 됩니다."

신규 ERP로의 전환에 대한 기대감을 이어가려면 기업 또한 ERP 도입을 단순히 과거에 해오던 작업을 재현하는 것이 아니라 기존의 비즈니스 프로세스를 혁신하고 간소화할 기회로 삼아야 합니다. "항상 걸어왔던 길을 그대로 걷는 것이 아닌 새로운 길을 개척할 수 있는 팀을 구성해야 합니다." Hallin은 말합니다. "열린 마음을 가지고 선도적인 사례들을 바탕으로 새로운 길을 개척할 준비가 된 직원들을 선발해야 합니다."

새로운 ERP 시스템을 도입하면 클라우드 기반 ERP 애플리케이션에 내장된 업계 모범 사례를 적용하기 위해 직원들의 업무 수행 방식을 변화시켜야 할 수도 있습니다. 이는 기업이 고객 청구, 공급업체 지불, 은행 거래 명세서 조정 및 기타 여러 일반적 비즈니스 관행을 이어나가기 위해 컨설팅 기업에 광범위한 커스터마이징을 요청하던 온프레미스 소프트웨어 구현 계획과는 크게 다른 방식입니다. 구현 전문가들은 최신 클라우드 ERP 시스템을 도입하는 기업은 기본 제공되는 업계 선도적 업무 관행을 준수하고, 불필요한 커스터마이징은 자제하라고 조언합니다. 예를 들어, 미국의 탬파 시청(City of Tampa)은 기본 제공되는 기능들을 활용해 신규 클라우드 시스템을 구현함으로써 기존 ERP 시스템의 약 8,500개에 달하는 커스터마이징을 제거하고, 단 10개월만에 ERP, 인적 자본 관리(HCM), 공급망 관리(SCM) 클라우드를 가동할 수 있었습니다. 탬파 시청의 관계자들은 기존의 온프레미스 시스템들을 신속히, 꾸준히 클라우드로 전환하는 것이 가장 좋은 방법이라고 조언해 주었습니다.

4단계: 데이터 마이그레이션 및 통합 관리

이전 소스에서 새로운 ERP 플랫폼으로 데이터를 마이그레이션하는 것은 다양한 시스템 및 형식의 데이터를 단일 시스템으로 이동시키는 중요한 프로세스입니다. 이동시키는 데이터는 부서별로 다릅니다. 제품, 고객, 파트너, 재고, 공급업체, 재무 관련 데이터 등이 그 대상이 될 수 있습니다. 성공적인 데이터 마이그레이션을 위해서는 데이터를 새 시스템으로 옮기기에 앞서 데이터를 검사, 추출, 정리, 변환해야 합니다. 이는 마이그레이션된 데이터의 정확성 및 완전성을 보장하기 위한 매우 중요한 프로세스로서, 업무에 과거의 데이터를 활용하는 여러 부서의 직원들에게 큰 도움을 줍니다. 데이터 마이그레이션을 잘 계획하면 구현 프로젝트가 일정에 따라 순조롭게 진행되고, 결과적으로 주어진 예산 한도 내에서 프로젝트를 완료할 수 있게 됩니다.

신규 ERP 시스템 구현은 기업이 보유 중인 데이터를 검토하고, 신규 시스템으로 이전할 가치가 있는 데이터는 무엇인지 결정할 수 있는 기회이기도 합니다. 과거의 모든 데이터를 마이그레이션하는 기업도 있지만 그만큼 구현이 더 오래 걸리게 됩니다. 이전 시스템에 저장된 정보 중에는 더 이상 이용하지 않는 공급업체, 수년간 재주문하지 않은 고객, 오래된 제품 등 현재의 운영과는 관련성이 없는 정보도 있을 수 있습니다. 정리가 필요한 부정확한 데이터가 있을 수도 있습니다. 어떤 데이터를 계속해서 보관할지 결정하는 과정에서는 전사적 의사 결정에 필요한 데이터가 무엇인지 생각하고 각각의 부서를 고려해야 합니다. 일반적으로 기업은 더 긴 기간 동안의 데이터를 보관해야 한다는 관련 규제가 없는 한 2년 간의 과거 데이터를 마이그레이션합니다. 이를 통해 기업은 구현 작업을 간소화하고 미래에 집중하며 데이터를 깨끗하고 관리 가능한 상태로 유지할 수 있습니다.

데이터 마이그레이션을 위해서는 먼저 신규 ERP 구현팀의 팀원들로 구성된 데이터 마이그레이션 그룹을 구성해야 합니다. 이 그룹은 각 소스 시스템의 데이터를 검토하고, 앞서 언급한 데이터 중복 및 불일치를 제거합니다. 또한 이 그룹은 데이터를 가져오기 전에 데이터를 ERP 데이터베이스 구조에 매핑하는 작업을 필수적으로 수행해야 합니다. 데이터 매핑으로 불리는 해당 프로세스는 이전 시스템과 신규 시스템 간의 차이를 해소해 기존 소스로부터 이전되는 데이터의 정확성, 이전 대상인 신규 시스템에서의 사용 가능성을 보장해 줍니다.

데이터 매핑을 완료한 마이그레이션 그룹은 이전 시스템에서 데이터를 추출해 신규 ERP에 적합한 형식으로 변환하고 새로운 시스템에 로드합니다. 다음으로는 이전된 데이터를 원본 데이터와 비교하고, 둘 사이의 불일치 또는 오류를 검색해 데이터가 완전하고, 정확하고, 올바르게 마이그레이션되었는지 여부를 검증해야 합니다. 마지막으로 마이그레이션 그룹은 마이그레이션된 데이터가 신규 ERP와 이상없이 통합되고 신규 시스템의 각 모듈에서 올바르게 사용 가능한지 여부를 확인하기 위한 테스트를 수행합니다. 보안, 성능, 기능 등 시스템의 모든 측면을 테스트해야 합니다.

ERP 구현 시 고려해야 할 또 다른 중요한 사항은 다른 소프트웨어 시스템과의 통합 관리입니다. 예를 들어, 다른 플랫폼에 있는 레거시 경계 애플리케이션을 통합해야 하는 경우도 있을 수 있습니다. 통합이 예상보다 복잡할 경우 예상치 못한 지연이 발생하고 프로젝트 일정에 차질이 생길 수 있습니다. 신규 ERP 시스템에 용이한 통합을 지원하는 어댑터가 사전 구축되어 있는 것이 가장 이상적인 경우입니다. 신규 ERP 시스템 도입의 가장 큰 장점은 기업의 운영상의 의사 결정에 사용할 수 있는 신뢰도 높은 데이터를 확보할 수 있다는 점입니다. 그러한 데이터를 공유하기 위해서는 통합이 필요한 경우가 많으므로, 신규 시스템은 구현 계획에 포함되어 모든 데이터 및 통합을 관리하는 엔터프라이즈 허브 역할을 수행해야 합니다.

5단계: ERP 가동 및 향후 계획 준비

신규 ERP 시스템의 가동 준비를 완료하기 위해서는 설계, 프로젝트 계획 개발 테스트, 배포, 결과 평가 등 신중한 계획을 요하는 다수의 프로세스를 거쳐야 합니다. 각 프로세스를 성공적으로 수행하기 위해서는 각 단계별 작업 및 그 결과물을 파악하고, 그와 관련된 역할 및 임무를 시스템 가동을 맡은 팀원들에게 할당해야 합니다.

또한 가동 프로세스에 대한 예산 및 일정에 대한 기대치를 설정하고, 진행 과정에서 예산 및 일정 관련 모니터링을 수행하고, 발생 가능한 변경 사항 또는 문제에 대비한 비상 계획을 수립하는 것도 구현팀에 도움이 될 것입니다. 장기적인 관점에서 ERP 솔루션을 성공적으로 구축하기 위해서는 신규 ERP 시스템이 가동 완료된 후에도 관련 비즈니스 프로세스를 지속적으로 검토하고 최적화하기 위한 계획을 수립하는 것이 좋습니다. 관련 계획에는 새로운 기능을 점진적으로 추가하는 것이 포함될 수 있습니다.

"신규 ERP 시스템의 가동은 관련 프로세스의 끝이라기보다는 새로운 시작에 가깝습니다." Williams는 말합니다. "새 집으로 이사하는 것과 마찬가지로, 직원들이 새로운 시스템에 적응할 시간을 가질 수 있도록 계획을 잘 수립해야 합니다."

보너스: 숨겨진 ERP 구현 비용 방지하기

ERP 구현 팀이 ERP 솔루션을 비교 분석하고, 공급업체와 상담하고, 어떤 소프트웨어를 도입할지 선택하고 나면 ERP 구현 파트너는 성공적인 ERP 구현을 위한 계획 뿐만 아니라 신규 시스템 구현에 필요한 비용에 대한 예측도 제공합니다. 그러나 거의 모든 ERP 구현 과정에서는 예상치 못한 비용이 발생하곤 합니다. 그와 관련된 고민을 방지하기 위해서는 다음과 같은 숨겨진 비용들을 고려해야 합니다.

  • 인건비 초과: ERP 구현에 있어 가장 중요한 요소는 성공적인 프로젝트 실행을 위한 충분한 인력과 적절한 기술을 확보하는 것입니다. 프로젝트팀에 급여를 지급해야 하고, 구현 기간 동안 팀원들의 기존 업무를 대리하기 위한 임시 직원을 고용해야 하는 경우도 있으므로 인건비는 프로젝트 비용의 큰 부분을 차지합니다. 또한 구현 과정에서 전문 지식 및 추가 인력을 제공하는 외부 프로젝트 관리 또는 IT 컨설팅 업체의 도움을 받게 되는 경우도 있습니다.
  • 지연: 시간은 곧 돈입니다. 지연으로 인해 구현 기간이 길어질수록 신규 시스템 도입을 통한 이점을 늦게 누리게 될 뿐만 아니라, 더 많은 비용이 발생할 수밖에 없습니다. 많은 경우 구현 과정의 지연은 프로젝트 시작 단계에서의 비현실적 범위 및 일정 목표 수립, 구현 및 일상 업무를 병행하는 팀원들의 과중한 업무량, 구현팀과 경영진의 프로젝트 목표에 대한 의견 불일치, 느린 의사 결정, 경영진의 관심 부족 등으로 인해 발생합니다. 프로젝트 지연과 그로 인해 발생하는 비용을 줄이기 위해서는 구현의 각 단계별로 예상되는 사항을 신중하게 계획 및 파악하고, 구현팀 뿐만 아니라 경영진 및 보다 광범위한 조직과 정보를 공유하고, 구현 팀원이 프로젝트에 집중할 수 있는 여건을 조성해야 합니다.
  • 교육 비용: 구현 과정에서 고려해야 하는 또다른 주요 요소는 직원들이 새로운 프로세스를 학습할 수 있도록 준비하는 것입니다 예를 들어, 기존 시스템을 활용해 구매 주문서를 작성하는 방법을 알고 있는 직원이라도 신규 시스템을 도입하면 동일한 구매 주문서를 작성하는 방법을 새로 배워야 할 수 있습니다. 또한 직원들은 이전에 해본 적이 없는 새로운 프로세스를 배워야 합니다. 예를 들어, 이전에는 직원들이 재무 계획 및 보고 과정에서 스프레드시트에 데이터를 복사했다고 가정해 보겠습니다. 그러나 신규 ERP를 도입하면 해당 시스템 내에서 대시보드 및 보고서를 작성할 수 있으므로 직원들은 그와 관련된 프로세스를 익히기 위한 교육을 새로 받아야 합니다. 직원들이 교육이 끝나자마자 신규 시스템을 활용해 일상 업무를 수행할 수 있도록 교육 일정을 수립해야 합니다. 교육에는 시간이 소요되고 각자 선호하는 학습 방식이 다르므로 대면 수업, 온라인, 동영상, Oracle Guided Learning 등의 디지털 도구를 활용한 애플리케이션 내 학습 등의 다양한 교육을 지속적으로 제공하는 것이 좋습니다.
  • 시간적 손실: 대규모 소프트웨어 업데이트를 단행한 기업은 많은 경우 새로운 시스템을 학습하고 탐색하기 위한 적응 기간을 거쳐야 합니다. 다시 말해서 신규 ERP 시스템이 가동되고 인력이 신규 시스템으로 전환하는 동안 기업의 운영 속도가 느려지거나 생산성이 어느 정도 저하될 수 있습니다. 또한 구현 과정에서 기존 시스템의 계획된 다운타임이 필요한 경우도 있습니다. 이상의 모든 경우는 비즈니스 운영의 지연으로 인한 매출 손실 및 고객 불만족을 야기하게 됩니다.

Oracle 솔루션을 활용해 클라우드 ERP로 전환하기

기업 차원의 성공적인 ERP 구현 계획을 수립하는 것은 광범위하면서도 세부적인 작업이 될 수도 있지만, 일단 수립된 계획은 큰 보상을 안겨줄 것입니다. 기업은 신규 시스템을 선택하고, 기존 데이터를 마이그레이션하고, 구현한 플랫폼을 가동함으로써 자사의 비즈니스에 다양한 이점을 가져다 주는 단일 ERP 시스템을 운영할 수 있게 됩니다. 신규 시스템은 서로 연결된, 실시간으로 업데이트되는 단일 재무 및 운영 데이터 소스를 제공함으로써 기업의 의사 결정 개선에도 기여합니다. 기업은 클라우드 ERP 시스템의 확장성 및 민첩성을 활용해 비즈니스 성장을 추구하고, 우선순위의 변화에 대응할 수 있습니다.

Oracle Fusion Cloud ERP는 기업의 운영을 위한 작업을 수행하고 그 결과를 보고하는 데 필요한 수백 가지 프로세스를 자동화 및 실행할 수 있는 완전한 클라우드 플랫폼입니다. Oracle Cloud ERP에는 기업의 운영 속도 저하를 야기하는 수작업 프로세스를 자동화시켜주는 임베디드 AI, 기업이 시장 변화에 신속하게 대응할 수 있도록 지원하는 데이터 분석 등의 기능이 포함되어 있습니다. 업계 최고의 ERP 클라우드 솔루션인 Oracle Cloud ERP는 통합 데이터, 팀 간의 연결성, 귀중한 인사이트를 제공함으로써 효율적 기업 운영 및 향상된 비즈니스 의사 결정을 지원하는 Oracle Fusion Applications 제품군에 포함되어 있습니다.

비즈니스 전반의 계획 수립 방식을 개선하기 위한 5가지 방법

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