사업 경비를 간단히 추적할 수 있는 6가지 단계
Jim Hearson | Content Strategist | 2024년 6월 14일
'돈을 벌려면 돈을 써야 한다'는 말이 있습니다. 그러나 CFO 산하의 재무팀은 기업이 매출을 적정 마진으로 전환할 수 있도록 기업이 보유한 경비의 용처를 면밀히 주시해야 합니다. 사업 경비(business expenses)는 사무용품비, 직원 출장비, 식사 또는 기타 접대비, 뉴스 또는 데이터 소스 구독 요금, 직원 교육비 등의 다양한 비용이 포함된 개념입니다. 이는 지속적으로 증가할 수 있는 비용이므로 사업 경비를 정확하게 추적 가능한 기업은 더 많은 시간 및 비용을 절약하고, 더 큰 성장을 이룰 수 있는 분야에 투자할 수 있습니다. 또한 경비 관리와 관련된 일상적인 작업을 자동화하면 직원들의 관련 작업 시간을 절약할 수 있습니다. 따라서 재무팀은 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있고, 관리자는 직원의 경비 신청을 신속하게 승인하거나 거부할 수 있고, 직원들은 신속하게 경비 내역을 제출하고 업무에 복귀할 수 있습니다.
사업 경비란 무엇인가요?
사업 경비는 기업의 운영과 관련된 기본 비용입니다. 이러한 경비는 재무상태표, 특히 특정 기간의 순이익 또는 손실을 결정할 때 수익에서 공제되는 손익계산서의 중요한 구성 요소입니다. 급여 및 복리후생, 임대료, 정보 기술, 마케팅, 원자재, 보험, 법률 비용 등 사업 경비를 구성하는 항목은 매우 다양하고 많습니다. 이 글에서는 직원들이 일상적으로 지출하는 비용, 즉 관리자에게 경비 보고서를 제출하여 승인 및 상환받는 비용에 대해 중점적으로 설명하고자 합니다. 사업 경비와 관련된 주요 고려 사항은 기업의 수익 명세서로부터 해당 경비를 공제하여 기업의 과세 대상 소득을 줄일 수 있을지 여부입니다.
미국 국세청에서는 사업 경비로 분류 가능한 비용을 정의할 때 '통상적이고 필요한(ordinary and necessary)'이라는 문구를 사용합니다. 이는 전 세계 모든 국가에 적용할 수 있는 좋은 기준입니다. 이는 기업이 속한 업계에서 통상적이거나 일반적으로 지출되는 비용이고, 기업의 핵심 기능을 수행하는 데 필요한 비용이라면 사업 경비로 인정해야 한다는 의미입니다.
핵심 요점
- 모든 기업은 현금 흐름 모니터링, 수익 보고, 공급업체 평가, 세금 신고 등을 위해 사업 경비를 정확하게 추적해야만 합니다.
- '통상적이고 필요한' 비용만 세금 공제 대상이 될 수 있습니다.
- 연간 지출을 지속적으로 모니터링하면 세금 신고 기간 동안의 작업 시간을 절약하고, 비용이 상승하면 신속하게 조치를 취할 수 있습니다.
- CFO의 사무실은 승인 및 지출 한도를 비롯한 사업 경비와 관련된 정책을 수립하는 과정에서 중요한 역할을 수행합니다.
- 재무 애플리케이션을 사용하면 직원들이 경비 내역을 제출, 승인, 처리하는 데 드는 상당한 시간과 노력을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 인적 오류도 줄일 수 있습니다.
사업 경비 추적 알아보기
CFO가 사업 경비로 간주되는 항목을 최종적으로 결정한 뒤 기업은 주요 지출 활동 전반으로부터 관련 지출을 추적해야 합니다. 사업 경비를 정확하게 추적하는 것은 예산 책정, 요금 및 할인 협상 등의 조달 활동, 현금 흐름 관리, 재무 보고, 세무 회계 등을 위한 매우 중요한 작업입니다. 사업 경비를 적시에 추적하면 재무팀이 예산과 실제 경비 지출 내역의 차이를 조기에 발견하여 적절한 조치를 취하는 데 기여할 수 있습니다. 해당하는 조치로는 출장 제한과 같은 전술적 정책 변경, 또는 보다 저렴한 사무용품 공급업체로의 거래처 변경 등이 있을 수 있습니다. 매 분기마다 수익을 보고해야 하는 상장 기업은 예상보다 낮은 수익 및 마진 보고로 투자자들에게 충격을 주는 일을 방지하기 위해 사업 경비를 적시에 추적해야 합니다. 나아가 모든 기업은 현금 경색을 피하기 위해 사업 경비를 면밀히 추적해야만 합니다.
CFO의 사무실은 사업 경비 관련 정책을 수립하는 과정에서 중요한 역할을 수행합니다. 예를 들어, 승인은 사업 경비 추적에 있어서의 중요한 요소입니다. 사업 경비 관련 정책 요소의 예시로는 사전 승인이 필요한 지출 한도, 해당 비용을 승인해야 하는 경영진 레벨 등이 있습니다. 재무팀은 사업 경비 정책을 수립하고 적용하는 과정에서 해당 정책이 관련 통제를 유지하고 필요한 정보를 제공할 수 있을 만큼 엄격하되, 직원들의 생산성을 저하시킬 정도로 시간 소모적이고 부담스러운 정책이 되지는 않도록 적절한 균형을 유지해야만 합니다. 소프트웨어는 사업 경비 승인 생산성 향상에 있어 중요한 역할을 수행합니다. 소프트웨어는 재무팀이 일상적인 승인을 자동화하는 승인 규칙을 구축하고, 예외 또는 면밀한 조사가 필요해 보이는 비용에 대한 워크플로를 생성할 수 있는 기능을 제공합니다.
또한 통합 사업 경비 추적은 기업이 특정 상품을 더 적은 공급업체들을 통해 구매함으로써 큰 비용을 절감하고, 대량 구매 할인을 받을 수 있는 중요한 역할을 수행합니다. 사업 경비를 정확하게 추적하면 조달팀이 이같은 대량 거래를 수행하는 과정에서 활용 가능한 유용한 정보를 얻을 수 있습니다.
경비 추적의 이점
사업 경비 추적은 예산 책정, 세금 공제, 현금 흐름, 비용 절감이라는 4가지 영역에서의 이점을 제공합니다. 영역별 이점에 대한 자세한 설명은 다음과 같습니다.
예산 책정
예산은 모든 기업의 운영을 좌우하는 필수 요소입니다. 사업 비용을 면밀히 추적하는 것은 예산의 수립 및 준수에 도움을 줍니다. 대부분의 팀장 및 부서장은 주어진 예산의 준수를 보장할 책임을 지며, 정기적 비용 추적을 통해 과다 지출을 사전에 차단할 수 있습니다. 재무 계획 및 분석(FP&A) 팀은 매 예산 편성 주기마다 지출 패턴에 대한 인사이트를 확보하고, 이를 반영하여 향후 예산을 보다 정확하게 조정할 수 있습니다 지출 내역을 추적하여 비용이 너무 많이 발생하고 있다는 사실이 분명해지면 더 저렴한 공급업체 옵션을 선택하거나 정책을 변경하는 것을 검토해 볼 수도 있습니다. 예를 들어 직원 출장 비용이 급증 중인 기업은 직원이 출장을 예약하기 전 해당 직원의 관리자 또는 관리자의 상사의 사전 승인을 받도록 하는 정책을 도입할 수 있습니다.
세금 공제
기업이 필수 및 일반 사업 경비를 면밀히 파악해야 하는 또 다른 중요한 이유는 대부분의 경비가 세금 공제 대상이기 때문입니다. 즉, 기업은 총소득에서 사업 경비를 공제하여 해당 소득에 대해 납부하는 지방세 및 연방세를 줄일 수 있습니다. 일반적인 세금 공제 대상으로는 임금 및 급여, 표준 직원 혜택, 원자재 및 기타 제품 투입, 사업장 임대료, 사업 자산 감가상각, 광고비, 교통비, 출장비, 교육, 사무용품, 소프트웨어, 보험료, 이자 비용, 불량 채권 등이 있으며, 기업에 부과되는 다양한 세금 자체도 공제 대상이 될 수 있습니다. 가능한 공제 대상은 매우 많으며, 각 국가마다 달라집니다. 예를 들어 미국에서는 출장 중 직원 식사 비용의 50%를 공제할 수 있습니다.
현금 흐름
건강한 현금 흐름은 기업의 재무 건전성 확보를 위한 필수 요소입니다. 따라서 현금 관리를 담당하는 재무팀은 사업 경비를 정확하고 시기적절하게 추적해야 합니다. 재무팀의 업무는 기업이 판매하는 상품과 서비스로부터 어떤 돈이 들어오는지, 그리고 어떤 돈이 나가는지 면밀히 모니터링하는 것입니다. 개중 이 글에서 더 중점적으로 다루는 부분은 후자입니다. 직원들이 고객과 소통하고 동료들과 함께 모이는 데 필요한 출장 및 접대(T&E)와 같은 비용은 적절한 정책과 기대치를 사전에 설정하기 않을 경우 상당한 현금 지출을 야기하는, 매우 가변적인 지출이 될 수 있습니다. 해당하는 비용을 정확하게 추적하고, 정확한 추적이 가능한 비슷한 수준의 유입액으로부터 해당 비용을 차감할 수 있는 CFO는 기업이 청구서 지불을 위한 현금을 충분히 보유하고 있으며, 현금 흐름 예측 결과가 기업의 현재 재무 상태를 제대로 반영하고 있다고 확신할 수 있습니다. 재무 부서는 사업 경비가 발생하는 시점을 추적함으로써, 몇 주 또는 몇 달 후 모든 수치가 통합될 때까지 기다리는 대신, 필요한 경우 비용 절감, 차입금 증가 또는 다른 조치를 통해 현금 흐름을 개선하기 위한 조치를 즉각적으로 취할 수 있습니다.
비용 절감
위와 관련하여, 지출 내역을 거의 실시간으로 정확히 파악하고 있는 기업은 보다 민첩한 재무 관행을 도입하여 상대적으로 저렴한 옵션을 찾고, 계약을 재협상하여 대량 할인을 받고, 가격이 상승할 때 구매를 연기할 수 있는 기회를 포착할 수 있습니다. 사업 경비를 발생 시점에 맞춰 정확하게 추적할 수 있는 기업은 의도하지 않았던, 또는 사기성 중복 지출을 더 쉽게 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 여러 마케팅 부서의 관리자가 서로 다른 스톡 사진 서비스에 가입 중인 것을 파악했다면 하나의 업체로 통합하여 더 나은 혜택을 받을 수 있습니다.
사업 경비를 추적하는 6가지 단계
사업 경비 추적이 여러 가지 이유에서 기업의 이익에 가장 부합한다는 점에는 모두 동의할 것입니다. 그렇다면 효과적인 경비 추적을 통한 이점을 누리고자 하는 CFO에게 필요한 근간은 무엇일까요?
1. 기업 계좌 및 금융 관계 설정하기
업무용 신용카드 제공업체를 포함한 금융기관들과의 관계는 사업 경비 추적을 위한 노력의 토대가 됩니다. 업무용 신용카드 시스템을 경비 관리 시스템과 통합하면 해당 카드로 청구된 직원 경비가 자동으로 시스템에 입력되므로 인적 오류를 줄이고 직원과 재무팀의 시간을 절약할 수 있습니다. 일부 ERP 시스템은 금융 서비스가 내장된 애플리케이션을 제공하기도 합니다. 구매팀은 B2B 거래를 위해 해당하는 애플리케이션들로부터 직접 금융 및 결제 시스템에 액세스할 수 있습니다. 또한 금융기관들은 미수금 및 미지급금을 관리하는 데 필요한 회전거래 운전 자본 자금을 제공합니다 사업 경비를 관리하는 데 필요한 현금과 데이터는 모두 이러한 금융 서비스 제공업체를 통해 흐르므로 탁월한 통합 체계에 기반한 해당 업체들과의 협업은 큰 성과를 가져다줍니다. 이러한 금융 관계를 구축함으로써 기업은 사업 확장, 특수 장비 구매, 마케팅 캠페인 자금 조달 등을 위한 대규모 구매에 필요한 대출을 보다 쉽게 받을 수 있습니다.
2. 영수증 및 청구서 추적하기
기업은 업무 영수증과 청구서가 발생하는 대로 즉시 추적해야 합니다. 기업은 영수증과 청구서를 모니터링하여 현금 수요를 예측하고 필요에 따라 지출을 조정하고, 비용 정책 준수 여부를 모니터링하고, 감사에 대응하고, 재무 보고 규정을 준수하고, 납세 기간 관련 업무를 비교적 간단하게 처리할 수 있습니다.
3. 회계 시스템 선택하기
회계 소프트웨어 시스템은 스프레드시트, 기초 부기 및 세금 소프트웨어부터 정교한 엔터프라이즈 애플리케이션 제품군에 이르는 다양한 규모와 범위로 제공됩니다. 대기업, 다국적 기업, 빠르게 성장 중인 기업은 일반적으로 고급 데이터 보고 및 분석 기능이 내장된, 다음과 같은 작업을 일부 또는 상당수 처리할 수 있는 재무 애플리케이션을 필요로 합니다: 미지급금 및 미수금, 재무 계획 및 예산 수립 시스템 통합, 현금 지출 통제, 일상적 재무 업무 자동화, 현금 예측 지원, 다중 통화 처리, 중복 및 사기 근절, 기업의 재무 위험 관리 지원 등. 오늘날에는 갈수록 많은 경비 관리 시스템의 애플리케이션에 인공지능 기반 기능이 내장되어 청구서 입력 및 조정, 결제 등의 작업 정확성 향상에 기여하고 있습니다. 일반적으로 클라우드 기반 재무 시스템은 온프레미스 시스템보다 뛰어난 확장성을 제공하므로 분기별 마감이나 세금 신고와 같은 시스템 수요 급증에도 유연히 대응 가능합니다. 또한 일반적으로 클라우드 시스템은 온프레미스 스시템 대비 구현, 신기능 업데이트, 재고, 공급망, 조달 및 기타 애플리케이션과의 통합(특히 제품군의 일부인 경우) 등이 더욱 용이합니다.
4. 소프트웨어와 계좌 통합하기
회계 소프트웨어를 기업의 은행 계좌에 연결하지 않고 사용하는 것은 스포츠카를 소유하고 있으면서도 공도에서는 운전하지 않는 것과 같습니다. 일상적인 작업 수행 능력이 이전보다 나아질 수 있겠지만, 투자한 만큼의 잠재력을 최대한 발휘할 수는 없다는 뜻입니다. 연결된 시스템과 기관이 많을수록 회계 소프트웨어는 더욱 강력해집니다. 대부분의 금융 애플리케이션에는 악의적인 사용을 방지하기 위한 안전장치가 포함되어 있습니다. 소프트웨어가 설정된 간격으로 자동으로 데이터를 업로드해 주는데도 전과 같이 수동으로 데이터를 입력할 필요가 있을까요? 시스템 내에서 거래를 수행할 수 있는데도 기업 은행 계좌에 별도로 로그인해 거래할 필요가 있을까요?
5. 현금 회계 또는 발생주의 회계 중에서 선택하기
모든 상장 기업을 포함한 대기업은 비용(및 수익)에 대해 발생주의 회계를 사용해야 하므로 이는 사실 선택의 여지가 그리 많은 부분은 아닙니다. 하지만 비용에 적용되는 두 가지 회계 방식을 모두 명확히 파악해 두는 것은 필요한 일입니다. 기업은 비용이 발생한 시점(발생주의 회계 방식) 또는 비용이 지급된 시점(현금주의 회계 방식)에 해당 비용을 기록할 수 있습니다. 회사가 도매업체로부터 생산 자재를 현금으로 결제할 때와 같이 어느 방법을 사용하든 같은 시점에 비용을 기록하게 되는 경우도 있습니다. 하지만 신용카드, 청구서, 구매 주문서 등이 관련되어 있는 경우 상품과 서비스가 제공된 시점과 대금이 지급된 시점 사이에 차이가 발생합니다.
둘 중 보다 간단한 방식은 현금 회계입니다. 공급업체에 대금이 지급된 후 장부에 사업 경비가 기록됩니다. 이러한 종류의 회계 시스템은 유지 관리가 쉽고, 은행에 보유 중인 현금을 시점별로 매우 명확하게 알 수 있으므로 스타트업과 소기업에서는 이 방법을 사용하기도 합니다. 그러나 이 방법을 통해서는 회사의 재무 상황을 제대로 파악하지 못할 수도 있습니다. 판매 대금을 현금으로 받으면서 많은 비용을 신용으로 달아 두는 경우 실제 기업이 쓸 수 있는 자금보다 많은 자금을 보유 중이라는 착시가 일어납니다. 따라서 일반회계원칙(GAAP)에서는 발생주의 회계를 사용합니다.
발생주의 회계는 거래가 발생했을 때, 그러나 현금이 실제로 오가기 전의 시점에 거래를 기록합니다. 따라서 식당에서는 외상으로 식재료를 구매하더라도 식재료 구매 비용(미지급금)을 바로 기록합니다. 이 회계 방식은 갑작스러운 재무 상태의 급등 및 급락을 방지하고 회사의 재무 상태를 보다 정확하게 파악하는 데 도움을 줍니다. 미국에서는 매출이 2,500만 달러 미만인 기업의 경우 두 가지 비용 기록 방법을 선택적으로 사용할 수 있지만, 어느 방법을 선택하든 일관성 있고 정확하게 사용해야 합니다. 매출이 2,500만 달러 이상인 기업은 발생주의 회계만을 사용할 수 있습니다. 회계 기법 관련 규칙은 국가마다 다릅니다.
6. 정기적으로 사업 경비 검토하기
회계 소프트웨어는 지출 내역과 지출처에 대한 인사이트를 제공하는 월별 및 분기별 보고서를 작성할 수 있을 뿐 아니라, 보다 실시간에 가까운 경비 관련 정보를 제공할 수 있습니다. 기업은 이와 같은 일련의 분석 데이터를 활용하여 발생하는 비용을 모니터링하고, 다음 해의 예산 계획을 수립할 수 있습니다. 예를 들어, 어느 제약사의 CFO가 영업 인력이 사용하는 출장비 및 접대비가 몇 달 간 계속 상승하고 있다는 사실을 발견했다고 가정해 보겠습니다. 이 기업은 자주 이용하는 항공사 및 호텔과 재협상을 진행하거나, 영업 회의 중 다수를 화상 회의로 전환하거나, 고액 접대비에 대한 사전 승인 프로세스를 신설하는 등의 방법으로 이에 대응할 수 있습니다.
Oracle Fusion Cloud Accounting Hub - 업무 경비 추적 중앙화하기
Oracle Cloud Financials 애플리케이션 제품군에 포함된 Oracle Fusion Cloud Accounting Hub를 사용하면 타사의 ERP 시스템을 포함한 여러 소스 시스템으로부터 재무 데이터를 통합하고 표준화할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 재무 프로세스를 간소화하고, 회계 정책을 일관적으로 적용하고, 다양한 재무 보고 관련 요구사항을 충족할 수 있습니다. Oracle Financials을 사용하는 기업은 모든 금융 거래 데이터로부터 수집한 인사이트를 바탕으로 예측 정확성을 높이고, 위험 관리 및 규제 준수를 지원하고, 정보에 기반한 의사결정을 수행할 수 있습니다. 여러 통화 및 언어를 지원하는 Oracle Financials 플랫폼의 끊임없이 발전하는 AI 기반 분석 기능을 활용하여 기업 재무 프로세스의 80% 이상을 자동화할 수 있습니다.
Oracle Financials은 조달, 프로젝트 관리, 공급망을 비롯한 다방면에 걸친 기능이 탑재된 통합 솔루션인 Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning(ERP)에 포함되어 있습니다. 많은 분석가들이 서비스 중심 기업 및 제품 중심 기업 모두를 위한 최고의 ERP 시스템으로 선정한 Oracle Cloud ERP는 고객사의 경쟁 우위 확보를 지원하는 다양한 기능을 제공합니다.
사업 경비 추적 FAQ
세금 공제가 가능한 사업 경비 유형으로는 어떤 것들이 있나요?
기업을 운영하는 데 필요한 일반적이고 통상적인 비용은 세금 공제 대상인 사업 경비로 인정받을 수 있습니다. 관련 항목의 예시로는 임대료, 급여 및 복리후생비, 난방 및 조명, 마케팅, 매출원가, 전문 장비, 특별 출장비 등이 있습니다.
세금 공제가 불가능한 사업 경비 유형으로는 어떤 것들이 있나요?
모든 사업 경비가 통상적이고 필수적인, 세금 공제가 가능한 비용으로 인정받을 수 있는 것은 아닙니다. 예를 들어 사무실 출퇴근과 같은 직원들의 일상적인 교통비는 공제 대상이 아닙니다. 관련 규정은 지역별로 달라집니다.
사업 경비를 추적하는 데 회계 소프트웨어를 사용해야 할까요?
규모있는 기업의 경우 회계 소프트웨어 없이 사업 경비를 정확히 추적하는 것은 사실상 불가능합니다. 회계 소프트웨어를 사용하면 세금 신고 시 비용 보고를 보다 효율적이고 정확하게 수행하고, 연중 비용을 추적하여 변동 사항을 파악하고 현금 부족을 방지하고, 모든 비용을 통합 관리하며 비용 추세 및 공급업체 요금을 분석하고 대량 할인 협상에 도움을 주는 유용한 정보를 얻을 수 있습니다.
