HRIS는 '인적 자원 정보 시스템(human resources information system)'의 약자로서, 세부적 직원 정보 및 인적 자원 관련 정책과 절차를 유지, 관리, 처리하기 위한 소프트웨어 솔루션을 의미합니다. HRIS는 상호 작용식 정보 관리 시스템으로서 HR 관련 작업 및 절차를 표준화하고, 정확한 기록 보관 및 보고를 지원합니다.
기본적으로 HRIS는 사원에 대한 정보가 기업으로 전달되고, 반대로 기업에서 사원에게 해당 정보를 반환할 수도 있는 '2차선 도로'입니다. HRIS는 종이 문서 기반의 수동 HR 관련 절차를 제거함으로써 직원과 기업 간의 보다 원활하고, 능률적이고, 효율적인 상호 작용을 가능케 함과 동시에 HR 전문가들이 보다 전략적이고 가치가 높은 작업에 집중할 수 있도록 지원합니다.
HRIS, HRMS(인적 자원 관리 시스템), HCM(인적 자본 관리)은 종종 같은 의미로 사용됩니다. 그러나 기업 측에서 시스템의 어떤 기능에 집중하느냐에 따라 세 용어 사이에 미세한 차이가 발생하는 것도 사실입니다.
HRIS는 원래 직원 관리용 기록을 보관하는 기본 시스템을 의미하는 표현이었습니다. 이후 HR팀의 역할이 복잡화됨에 따라 인재 영입, 채용, 지속적인 직원 데이터 관리 및 처리 등의 절차가 HRIS에 통합되었습니다.
HRMS는 기업이 HR 관련 업무를 점점 더 정교한 소프트웨어 및 자동화된 작업을 사용하여 수행하게 되면서 등장한 용어입니다. 아직도 HRIS와 같은 의미로 사용되는 경우가 많습니다. 오늘날 사용되는 HRIS에는 급여 관리, 근무시간 및 내역 관리 등의 기능이 포함될 수 있습니다.
HCM은 HR 및 인력 관리의 전 측면을 아우르는 보다 광범위한, 또는 포괄적인 솔루션입니다. HCM에는 성과 관리, 승계 계획, 보상 계획, 전략적 인력 계획 및 기타 모든 HR 관련 계획 활동 등을 포함하는 고급 인재 관리 작업용 기능들이 추가될 수 있습니다. HCM은 특정 작업의 성격이 데이터에 기반한 것이든, 트랜잭션을 위한 것이든, 전략적인 것이든 가리지 않고 HR 분야의 다양한 작업을 수행하는 데 필요한 기능들을 제공합니다.
각 HRIS는 인력 및 정책 관리를 통해 조직 전반적 효율성을 달성하기 위한 두 가지 핵심 요소를 근간으로 구축됩니다.
HRIS에는 사내 조직 구조를 지원하기 위한 직책, 직무, 보고 체계 등과 관련된 기능들이 포함되어 있습니다. HRIS는 조직 구조를 명확히 정의함으로써 책임 구조를 명확히 하고, 기업 운영을 위한 각종 기능 및 일관성을 확보할 수 있는 경로를 제공합니다.
올바르게 구축된 HRIS는 인재를 적재적소에 배치함으로써 사업적 도전 과제를 해결할 수 있도록 도와줍니다. 일관적이고 자동화된 인재 확보 및 채용 데이터 관리를 통해 HRIS는 각 업무에 적합한 직무능력을 갖춘 인재들에게 적합한 역할을 부여하고 적합한 보고 체계 하에 배치함으로서 기업의 전략적 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다.
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HRIS는고객 관계 관리용 시스템과 유사한 기업(고용주)/직원(피고용인) 관계 시스템을 설정하고, 해당 시스템 상에서 전 직원의 성명, 주소, 고용 일자, 보상, 복리후생 등을 포함한 포괄적 정보를 제공합니다. 기업은 적절한 데이터를 활용해 직원들과의 더 나은 소통 방법을 찾고, 직원별 경력 계획 수립을 돕고, 적절한 직무 관련 교육을 파악하고, 결과적으로 직원별 성과를 한층 개선할 수 있습니다.
HRIS는 자동화 및 표준화된 기록 작성 및 보관, 보고, 셀프 서비스 등의 기능을 제공합니다. 해당 기능들을 통해 최신 정보를 보다 정확히 관리함으로써 업무 효율성 및 직원들의 시스템 사용 편의성이 높아집니다.
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HRIS에 일반적으로 포함되는 기본 기능들로는 채용 및 인재 확보, 보상, 조직 관리 및 결근 관리(계절 휴가, 병가, 개인 휴가 등) 등이 있습니다. 또한 각 기업별 수요에 맞는 추가 기능들이 더해질 수 있습니다.
HRIS는 HR 관련 작업을 자동화하고 각종 절차 및 정책에 대한 셀프 서비스 접근 방식을 제공함으로써 HR 시스템의 전사적 표준화 및 일관성을 달성하고, HR 팀의 운영 효율성을 높이고, 더 나은 직원 경험을 제공합니다.
HRIS를 적용한 기업의 전 직원은 필연적으로 HRIS 사용자가 되지만, 개중에서도 HR 관리자, 급여 전문가, 인재 관리 전문가, 채용 담당자 등은 고급 사용자(파워 유저)로 분류됩니다. 그리고 고급 사용자들의 업무 중 상당 부분은 HRIS와의 정기적인 상호 작용을 통해 이루어집니다.
모든 기업들은 고유한 도전 과제들을 안고 있습니다. 그리고 HRIS는 그러한 과제들을 해결할 수 있어야 합니다. HRIS와 관련된 가장 일반적인 도전 과제들은 다음과 같습니다.
클라우드에 배포한 HRIS는 온프레미스 HRIS에 비해 수많은 장점을 가져다줍니다. 그 예는 다음과 같습니다.
온프레미스 HRIS 솔루션은 클라우드 솔루션이 제공하는 각종 혜택 및 기능들을 절대 따라잡을 수 없습니다. 온프레미스 시스템을 클라우드로 전환함으로써 얻을 수 있는 10가지 이점은 다음과 같습니다.
각 기업은 고유한 사용 목적을 충족하기 위한 맞춤식 HRIS 솔루션을 필요로 합니다. 그를 위한 솔루션 업체를 선택할 때는 다음 두 가지 요소를 반드시 고려해야 합니다.
1. 해당 솔루션을 통해 인사 관리의 모든 분야를 다룰 수 있어야 합니다. 채용, 온보딩, 학습, 승계 계획, HR 헬프데스크 등이 이에 포함됩니다. 또한 상황 변화에 따른 모든 요구 사항을 실시간으로 충족 가능한 완벽한 엔드 투 엔드 솔루션이어야 합니다. 오늘 충분하다고 판단했던 시스템이 내일이면 불충분한 것이 될 수도 있기 때문입니다.
2. 해당 솔루션은 HR 과 재무 분야를 서로 연결하는 보다 큰 엔터프라이즈 솔루션의 일부여야 합니다. 인건비는 어떤 조직에서든 가장 큰 비용 발생 요인 중 하나입니다. 인력과 관련된 모든 결정은 재무적 영향을 미칩니다. 따라서 기업은 보유 인력 및 재무, 그리고 두 분야의 상호 영향에 대해 완벽히 파악해야만 합니다. 최고의 HRIS는 재무 시스템과의 밀접한 연결성을 제공합니다. 가장 이상적인 것은 HRIS 및 재무 관련 시스템양쪽 모두를 동일한 플랫폼에 동일한 기술을 활용하여 구축하는 것입니다.
자동화 기술의 발전에 따라 업무 환경도 크게 변화하고 있습니다. 갈수록 많은 이들이 업무에 자동화 기술을 적용하고 있으며, 그 방식 역시 날로 복잡해지고 있습니다. 기술의 활용은 많은 사업적 장점을 낳지만, 나름의 위험도 뒤따릅니다. 개중 하나는 직장의 '비인간화'입니다. 아이러니하게도, HR 분야의 기술 발전은 비인격적이고 단순한 인력 데이터 관리 시스템이었던 HRIS를 업무 환경에서 보다 인간적인 경험을 창출하기 위한 시스템으로 전환하고 있습니다.
미래의 HRIS는 더욱 유용하고 직관적인 시스템이 될 것이고, 직원들이 보다 쉽고 빠르게 목표를 달성하고, 더 나은 결과를 창출할 수 있도록 도울 것입니다. 미래의 HR 시스템은 AI 및 ML(머신 러닝)을 사용하여 단순한 주소 변경에서부터 본인에게 가장 적절한 직무 교육을 찾아 등록하는 것에 이르기까지 직원들이 원하는 바를 사전에 포착하고, 그에 맞는 솔루션을 선제적으로 제공할 것입니다. 백엔드 운영 관점에서 생각해 보면, HRIS에 적용되는 혁신 기술의 관리가 더욱 쉬워질 것으로 예측됩니다. 기존 시스템의 업그레이드 및 새 시스템의 설치모두 보다 용이해질 것이고, 개별 고객의 요구에 맞게 조정 가능해질 것입니다.
기업들은 HRIS 관련 신흥 기술을 적용함으로써, 기술과 인간이 협력하여 모두를 위한 더 나은 결과를 제공하는 업무 환경으로 변화시키고자 하는 거대한 흐름에 기여할 것입니다. 그리고 HR 분야는 그러한 변화의 중심에 자리할 것입니다. Oracle과 함께 귀사의 HRIS를 클라우드로 이전함으로써 보다 사람이 중심이 되는 업무 공간을 구축하고, 기술에 기반한 성과 향상을 만끽해 보시기 바랍니다.