تدمج شركة المفتاح عمليات الإدارة المالية والموارد البشرية في Oracle Cloud

منذ بداياتها في الستينات، كوكيل للإطارات، تطورت مجموعة المفتاح لتصبح واحدة من أكبر الشركات في قطر وأكثرها تنوعًا وأحد أكبر 100 شركة عائلية في الشرق الأوسط.

تعمل الشركة مع شبكة من الشركاء الأجانب والمؤسسات الحكومية والشركات المحلية لتنفيذ مشاريع البناء والهندسة المدنية والصناعية الرئيسة كجزء من طفرة الإنشاءات في قطر. بالإضافة إلى ذلك، تمتلك شركة المفتاح شركات في مجموعة واسعة من القطاعات الأخرى، بما في ذلك السيارات والنقل، والمعدات الصناعية، والتلفزيون الفضائي والذي يعمل بالكابل، والتعليم، والمطاعم، والسفر والترفيه، والعقارات، والمنتجات الشخصية مثل الإلكترونيات والأثاث والمجوهرات والساعات ومستحضرات التجميل.

افتقرت شركة المفتاح إلى تطبيق ERP الحديث للمساعدة في إدارة أعمالها المتزايدة. لم تتكامل أنظمتها المحلية القديمة، بما في ذلك جداول البيانات، مع بعضها بعضًا، مما يوفر رؤية مالية بسيطة عبر الأقسام. احتاجت شركة المفتاح إلى تطبيق للمساعدة في تكامل العمليات وتقليل التكاليف وتحسين تحليل البيانات وتخصيص الموارد بكفاءة أكبر.

شاركت شركة المفتاح في فريق Oracle Insight لتحليل التحديات التكنولوجية والتجارية للمؤسسة وتقديم توصيات لاستبدال أنظمتها القديمة. اقترحت Oracle Insight تحولًا رقميًا من ثلاث مراحل استنادًا إلى الأتمتة والتكامل لعمليات الشركة المالية وسلسلة التوريد والموارد البشرية.

في عام 2018، بدأت شركة المفتاح في تنفيذ وحدات التمويل والمشتريات من Oracle Cloud ERP ووحدة كشف الرواتب Oracle Cloud HCM.

كان خالد الحسيني، كبير المسؤولين الماليين في شركة المفتاح، قد نفذ سابقًا تطبيق Oracle E-Business Suite المحلي في شركتين أخريين في قطر. استنادًا إلى خبرته مع تلك التطبيقات التي يتم تخصيصها بمرور الوقت، وبناءً على مشورة Oracle Insight، اقترح حل سحابي للتحول الرقمي للمجموعة.

صرح الحسيني: "عشت في كابوس التخصيصات ولن انتقل إلى هناك مرة أخرى". "المشكلة الأخرى التي تجنبناها من خلال الانتقال إلى Oracle Cloud في عدم الحاجة إلى تحمل نفقات الأجهزة المحلية وغيرها من التكاليف المخفية. إن كل ما أحتاج إلى دفعه هو اشتراك سنوي، هذا فحسب".

تمكنت شركة المفتاح من بدء تشغيل الطلبات في 36 شركة من شركاتها في 12 شهرًا فقط.

يعمل قسم الماليات بمجموعة المفتاح الآن على تزويد مديري الأقسام بتقارير هامش الربح الشهرية، إذ يوفر البيانات من الوحدة المالية لـ Oracle Cloud ERP، إلى جانب وحدة كشوف الرواتب في Oracle Cloud HCM، رؤية في الوقت الفعلي للمبيعات وتكلفة المبيعات. أصبحت تقارير دورة المبيعات والتحصيل يومية.

تغلق الإدارة المالية دفاترها الشهرية أسرع من ذي قبل—بأقل من أسبوع في المتوسط، مقارنة بأسبوعين في السابق—مما يمكن الإدارات من تقديم التقارير إلى الإدارة في الوقت المناسب.‬ يستغرق الآن أربعة أسابيع فقط بدلًا من ثمانية أسابيع لإعداد الميزانية السنوية. مع إدارة النقدية الأدق، يمكن لشركة المفتاح أن تدفع لموظفيها ومورديها والمتعاقدين من الباطن أسرع.

أدى استخدام المجموعة لوحدة المشتريات Oracle Cloud ERP إلى خفض اعتماد أمر الشراء من أسبوعين إلى ثلاثة أو أربعة أيام، في حين أن دورة الشراء للدفع، التي كانت تعوقها في السابق الاختناقات، تتدفق بسلاسة. علاوة على ذلك، وضعت شركة المفتاح حدًا للطلبات المكررة وسوء الفهم من خلال أتمتة معاملات الشراء واعتماد التعاون عبر الإنترنت في المشاريع وإدارة الوثائق.

بالنسبة لإدارة الموارد البشرية، ركزت شركة المفتاح على الرواتب أولًا. تخصص وحدة رواتب Oracle Cloud HCM كل موظف إلى مركز ربح وتتولى إنشاء التكاليف شهريًا. أدى النظام الجديد، المتكامل مع Oracle Cloud Financials، إلى القضاء على التداخل بين الإدارة المالية والموارد البشرية، وترشيد تكاليف الموظفين التي كانت تعمل سابقًا بنسبة 70% من نفقات التشغيل في بعض أجزاء المؤسسة.

أدى نشر شركة المفتاح للتطبيقات السحابية إلى تحرير الموظفين في أقسام المالية والمحاسبة والموارد البشرية للتركيز أكثر على تحليلات الأعمال وأقل على المهام اليدوية. في ظل النظام القديم، مثلت نسبة العمل المكتبي إلى تحليل أعلى مستوى—إلى هوامش الربح، واستراتيجيات المبيعات، وعوامل الأعمال الرئيسة الأخرى—حوالي 80:20. تمثل النسبة اليوم 20:80 تقريبًا.

 

تخطط شركة المفتاح لتنفيذ وحدات تطبيقات إضافية، بما في ذلك إعداد الميزانية والتخطيط، والتخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة، وإدارة التكاليف والربحية، وإدارة التعلم، وتكاليف التصنيع. تركز المرحلة الثالثة على المبيعات والتسويق وخدمة العملاء.