ما المقصود بإدارة المشتريات؟

يُشار إلى إدارة المشتريات أيضًا باسم العملية من التوريد حتى التسوية‬. وتشمل تقييم الاتفاقات التعاقدية الرسمية وتحديدها وإنشاءها، بالإضافة إلى إدارة العلاقات المُستمرة للشركة مع الموردين.

المشتريات هي مجال مُعقد يضم العديد من الأنشطة المترابطة. وتتضمن عملية إدارة المشتريات شراء السلع والخدمات للمعاملات، وتتكامل مع الحسابات الدائنة لإكمال الدورة من التوريد حتى التسوية من خلال توفير المستندات الداعمة للمساعدة في معالجة فواتير المورّد للدفع.

الوظائف الأساسية لحل المشتريات المستند إلى السحابة

في الأسواق الديناميكية والمعقدة بشكل متزايد، تحتاج الشركات إلى أدوات مرنة تُساعدها على تحسين عمليات المشتريات. تتبنى مؤسسات المشتريات الإستراتيجية بشكل متزايد مجموعات متكاملة تجمع بين إدارة التوريد، والتوريد، وإدارة العقود، وإدارة المخاطر الاستباقية مع إمكانات في العملية من الشراء حتى الدفع تتعلق بالمعاملات.

ومع حل كامل للمشتريات، يمكن للشركات الاستفادة من المعلومات المهمة عند اتخاذ القرارات مع إدارة الأنشطة الجارية بشكل استباقي طوال دورة الحياة التي تبدأ من التوريد حتى التسوية. يتكون حل إدارة المشتريات المتكامل والقائم على السحابة مما يلي:

إدارة الموردين‏‎‏

تبدأ المشتريات الاستراتيجية بتحديد المورّدين وتأهيلهم قبل بدء المفاوضات. ويشمل ذلك جمع بيانات المورّدين وتقييمها، ورصدها لضمان امتثال المورّدين لسياسات الأعمال. باستخدام برنامج إدارة الشراء، يمكن جمع معلومات مهمة عن تأهيل المورّدين من خلال الاستبيانات الداخلية والخارجية وملفات تعريف الخدمة الذاتية. حدد أفضل الموردين من خلال تقييم مؤهلات الموردين، وعوامل المخاطرة، وتوافق السياسة. يتيح

الحل المستند إلى السحابة لفرق الشراء إمكانية إدارة علاقات الموردين بصورة استباقية. استخدِم الوسائط الاجتماعية المُدمجة للتعاون بفعالية أكبر وتحقيق الاتساق بشأن الأعمال عند تخطيط مستندات التفاوض وإنشائها. يمكنك تلقِّي تنبيهات عندما تتوفر معلومات جديدة قد تؤثر في إدارة التوريد، أو القدرات، أو عوامل الخطر. يكتسب المورّدون وفرق المشتريات رؤية شاملة في الوقت الفعلي فيما يتعلق بالمعاملات، بالإضافة إلى أنشطة التوريد الحالية والمستقبلية.

عملية التوريد

قد يستغرق تحديد المتطلبات، وتجميع العروض المقدمة من الموردين ومقارنتها يدويًا، وقتًا طويلاً مما يؤدي إلى ارتكاب الأخطاء. ويمكن أن يؤخر عمليات الشراء المهمة. تستفيد عملية كتابة المستندات وارتباطات التفاوض واختيار المورّدين

الأكثر ذكاءً من أفضل ممارسات التفاوض للوصول إلى النتائج النهائية. يُسهّل التعاون الاجتماعي المضمّن عملية تعبئة الجهود المبذولة بهدف إنشاء وثائق نفي أكثر فعالية. تتيح لك أدوات تحليل المكافآت سرعة تقييم عروض أسعار المورّدين استنادًا إلى عوامل محدّدة مسبقًا، مثل السعر، والجودة، والقيمة، ما يسهل الوصول إلى أفضل مكافأة ممكنة بالاستناد إلى متطلبات العمل الفريدة الخاصة بك.

إدارة العقود

تعد فعالية إدارة عقود الشراء أمرًا بالغ الأهمية. قد يستغرق إتمام العملية يدويًا وقتًا طويلاً. إلا أنه مع وجود نظام حديث لإدارة المشتريات، يمكن تبسيط إنشاء العقود من خلال الكتابة الموجهة التي تستخدم مكتبات البنود المعتمدة مسبقًا، والنماذج الموحدة، والتعاون الاجتماعي المضمن. يساعد

توحيد عملية إدارة العقود وأتمتتها على تكوين عقود الجودة بشكل أسرع. يمكنك الحصول على رؤية كاملة للعقود الخاصة بك أثناء مراقبة التكاليف. وتحدّد التحليلات حالات لغات الحياد في العقود عن المعايير المحدَّدة. تعمل عمليات سير العمل القابلة للتدقيق على فرض الموافقات على المستندات. يتيح مستودع عقود آمن وقابل للبحث فيه مع سجل التتبع والتدقيق الكامل للمستخدمين تحديد مكان الأشياء التي يحتاجون إليها بسرعة. توفر القدرات الآلية لإدارة التجديد لأفرقة المشتريات إخطارا مبكرا بانتهاء العقود حتى تتمكن من اتخاذ الإجراءات اللازمة على نحو استباقي وتجنب المخاطر المحتملة.

طلب الشراء

تضيع الوفورات التي تم التفاوض عليها سريعًا في حال عدم تنظيم عملية الشراء بطريقة صحيحة أثناء الدورة الشراء حتى الدفع. تضمن برامج إدارة الشراء الحديثة إنفاذ المدخرات المتفاوض عليها من خلال سياسات الأعمال والضوابط والموافقات. يمكن تخفيض الإنفاق

خارج العقد من خلال تزويد الموظفين بخدمة ذاتية، مثل تجربة الشراء للمستهلك. باعتماد تجربة سهلة الاستخدام، يمكن للموظفين استعراض المنتجات أو الخدمات وتسويقها بسهولة وسرعة. ثمة تدريب بسيط مطلوب، وأحيانًا ليس من الضرورة إجرائه. تضمن إمكانات البحث القوية، والنماذج الذكية، وقوائم التسوق، وخبرات الشراء المصممة خصيصًا التطبيق التلقائي للأسعار والشروط المتفق عليها من خلال كتالوجات المورّدين وعمليات سير عمل الموافقات القابلة للتكوين المصمَّمة للتحكم في الإنفاق وخفض التكاليف.

الشراء

تعمل أتمتة المعاملات الروتينية من الشراء حتى الدفع، مثل القيام بعملية شراء، على إفساح المجال لك لاكتشاف فرص جديدة للتوفير. باستخدام نظام إدارة الشراء المستند إلى السحابة، يمكنك تبسيط العملية مع فرض التسعير المتفاوض عليه وضمان توافق السياسة. يمكنك إتمام طلبات الشراء من المعتمدة من دون تدخل يدوي. زوّد فرق الشراء لديك برؤى ثاقبة حول الاستثناءات، والحالة، والإجراءات المطلوبة. تواصَل مع المورّدين لديك باستخدام الأدوات الاجتماعية المُضمّنة.

الحسابات الدائنة

غالبًا ما يكون إصدار فواتير المورّدينعملية يدوية ومعرَّضة للأخطاء، ومهدرة للوقت. يعمل حل التوريد للتسوية بالكامل على تبسيط هذه الوظيفة المهمة وأتمتتها. يمكنك نظام إدارة الشراء المتكامل من الاستفادة من خصومات الدفع المبكر وخفض تكاليف العمالة. ويشمل ذلك نظاما قويا لإدارة المدفوعات الذي يوفر الإرسال الإلكتروني للفواتير من الموردين، ويساعد على معالجة الأمور بشكل أسرع عن طريق المسح الضوئي، والتعلم الآلي، ومطابقة أوامر الشراء آليا. تتم الأتمتة بالكامل لعملية التحقق من صحة الفاتورة على مستوى الفئة لإجراء معالجة أسرع. تتم إدارة الاستثناءات من خلال التعاون الاجتماعي في مشاركة المستندات لاختصار الوقت المستغرق لمعالجة الطلب.

تحسين إدارة الموردين. إدارة التكاليف. إنفاذ الامتثال.

تستثمر الشركات في حلول إدارة المشتريات لتبسيط عملية التوريد للتسوية وأتمتتها. تؤدي برمجيات إدارة المشتريات دورا رئيسًا في إدارة التكاليف بزيادة الوفورات من خلال اتفاقات الشراء المتفاوض عليها مع الموردين. تتم إدارة المصروفات من خلال توجيه المشتريات إلى الموردين المعتمدين من خلال التطبيقات التي تقوم أيضًا بإنفاذ سياسات الشراء. كما أن الحلول القائمة على المصادر للتسوية تحسن كفاءة الشراء من خلال تبسيط العمليات الداخلية، والحد من المخاطر من خلال إدارة الموردين والعقود على نحو أكثر فعالية.

ومن خلال أتمتة عمليات الشراء وتحقيق المستوى الأمثل لها، توفر نظم إدارة المشتريات الفوائد التالية:

تحسين وفورات التكاليف

تبدأ الوفورات في التكاليف بالاستعانة بمصادر خارجية؛ عملية تحديد الموردين المحتملين وتقييمهم، والتفاوض معهم لشراء السلع والخدمات. تكفل هذه الأنشطة حصول الشركة على أسعار تنافسية وقيمة أفضل. بالنسبة إلى معظم الشركات، تجري المفاوضات من خلال عملية تقديم عطاءات يتنافس فيها عدة موردين على أعمال الشركة. بينما يعد من المبالغ بعملية تبسيط الوفورات في التكاليف هي كعامل وحيد، لا تزال تحتل مركز الصدارة في قائمة المعايير التي تقاس بها منظمات المشتريات. عند العتماد على مورد وتوقيع عقد معه، يصبح المعتمد لمنتج أو خدمة معينين. وبإنفاذ إنفاق ممتثل، تستطيع الشركات تحقيق أقصى قدر من الوفورات في التكاليف وتحسين الربحية.

زيادة التأثير على الإنفاق

ولا يزال العديد من المنظمات تكافح عمليات الشراء التي تتم خارج نطاق العمليات المعمول بها، مع الموردين غير المتعاقدين على تقديم أسعار تنافسية. عادة ما تعرف بالإنفاق “مافيريك” أو الإنفاق خارج العقد. صُمّمت حلول إدارة المشتريات للتحكم في هذا النشاط من خلال فرض المشتريات المتوافقة من الموردين المعتمدين. تتم إدارة المشتريات

المتوافقة من خلال طبقات متعددة مع أنظمة الشراء التي تستخدم الحوافز والردع على حد سواء. أولاً، توفر تجربة شراء شبيهة بالمستهلك. الأمر الذي يسهل على الموظفين العثور على ما يحتاجونه، والقيام بمشترياتهم حصرا من خلال الموردين المعتمدين. يتم عرض المنتجات أو الخدمات في واجهة شراء سهلة الاستخدام. وتستخدم هذه الأنظمة أيضًا سياسات، وقواعد، وضوابط قابلة للتكوين لإدارة الإنفاق التي تتألف من تدفقات العمل، والموافقات الإدارية لضمان امتثال المشتريات وتحسين وفورات التكلفة.

تحسين الكفاءة وأتمتة عمليات الشراء

تمنع العمليات اليدوية أفرقة المشتريات من توفير قيمة استراتيجية أكبر. يمكن أن تؤدي عمليات الشراء غير الفعالة إلى فقد المستندات والمصروفات غير الخاضعة للمراقبة وفرص الخصم الضائعة. تعمل حلول إدارة

المشتريات على توحيد العمليات اليدوية والمستندة إلى الورق وتبسيطها وأتمتتها وتقليل كمية العمالة المطلوبة لإتمامها. يمكن للشركات أن تنشئ عقوداً أفضل على نحو أسرع وتعظيم قيمة الاتفاقات المتفاوض عليها. تتحسن الكفاءة خلال عملية إدارة الشراء بأكملها: تأهيل الموردين، وتسريع المفاوضات، والتعاقد، ومراقبة أنشطة الشراء. نتيجة لذلك، تتلقى طلبات الشراء اعتمادات أسرع ويتم إصدار فواتير الموردين ودفعها بسرعة أكبر. ويتم تحرير الموارد القيّمة لأنشطة أكثر استراتيجية مثل إدارة الموردين، والتفاوض على تسعير أفضل، والبحث عن مصادر توريد جديدة.

تحسين إدارة الموردين

يعد الموردون شركاء أعمال أساسيون يقدمون المنتجات أو الخدمات التي تحتاجها شركتك. يعد تأهيل ملاءمة المورد المحتمل كشريك أعمال أمرًا أساسيًا. تبسط برمجيات إدارة المشتريات عملية تقييم العوامل البالغة الأهمية مثل الجدوى المالية، والامتثال لمدونة قواعد سلوك الشركة، والعوامل الأخرى التي تؤهلها كشريك تجاري.

وبمجرد تأهيله، يساعد النظام على إدارة علاقات الموردين المستمرة مثل مطالبة مهنيي الشراء عند انتهاء صلاحية مؤهلات المورد. يقوم النظام أيضًا بإخطار المستخدمين عند توفر معلومات جديدة قد تؤثر سلباً على مؤهلات المورد وإمكاناته وتغيير ملف بيانات مخاطره.

توحيد دورة حياة العقود وتبسيطها

تقوم عقود الشراء بإتمام عملية تنظيم المفاوضات. فهي تضفي الطابع الرسمي على العلاقة التجارية بين الشركة ومورديها، ومسؤولياتهم، وتسعيرهم، وتحدد شروط التعامل مع النزاعات. يساعدك نظام إدارة الشراء الحديث على التحكم في عملية إدارة العقود للحصول على رؤية للاتفاقيات وتقصير أوقات الدورة، وإدارة التوافق. تتم عملية كتابة العقد بشكل أسرع، مع وجود

مخاطرة أقل بلغة ونماذج وتدفقات عمل محددين مسبقًا. أثناء المفاوضات، يمكن لمراجعي العقود تحديد حالات الحياد عن اللغة القياسية بسرعة بهدف تسليط الضوء على المخاطر، وإجراء التغييرات المطلوبة، والحصول على الموافقات قبل وضع العقد في صيغته النهائية. وبعد تنفيذ العقود، يوفر النظام التخزين والاسترجاع الإلكترونيين. يتم إبلاغ المديرين مع التنبيهات بالأحداث - باعتبارها عقود منتهية - لضمان اتخاذ إجراءات في الوقت المناسب وتقليل التأخيرات إلى أدنى حد.

المشتريات في Oracle Fusion Cloud

تعمل Oracle Procurement Cloud على تحديث عمليات أعمال المشتريات بحيث يمكنك إدارة العاقات الموردين وأنشطتهم بشكل استباقي طوال دورة الحياة التي تبدأ من التوريد حتى التسوية. يمكّنك هذا الحل الكامل والمتكامل المستند إلى السحابة من تحويل مؤسستك للمشتريات لتقدم خدمات مشتريات سريعة ومتوافقة مع جميع مناطق مؤسستك.

ومن خلال الاستفادة من الإمكانات الرقمية، مثل التحليلات المضمّنة، وأدوات التعاون الاجتماعي، والأجهزة المحمولة، يتيح لك نظام Procurement Cloud تقليل مخاطر المورّد، والتوريد بشكل أكثر فعالية، والتحكم في الإنفاق، وزيادة هوامش أرباح مؤسستك.