شرح إدارة مخزون متاجر البقالة

عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون، تواجه متاجر البقالة مجموعة فريدة من التحديات، بالنظر إلى مجموعتها الواسعة من المنتجات—العديد منها قابل للتلف—بما في ذلك أصناف متنوعة مثل التفاح العضوي، وعشرات العلامات التجارية من الحبوب التي تحظى بنكهة الفاكهة، ورمل القطط المتجمع وغير المتجمع.

تدير متاجر البقالة التي تنتج الطعام في أماكن العمل—مثل البيتزا والخبز والسلطات—أيضًا مخزون المواد الغذائية والمكونات غير المعروضة للبيع مباشرةً. تتم إدارة مخزون أنواع معينة من البضائع، مثل الصودا والوجبات الخفيفة من بائعيها (المعروف باسم المخزون المدار من البائع) ويتم حسابها بصفتها مخزون من البقّال عندما يضيف البائع هذه العناصر إلى الرفوف.

ما المقصود بإدارة مخزون البقالة؟

تمثل إدارة مخزون البقالة عملية تتبع كمية وقيمة وموقع وإدارتها كل عنصر في متجر البقالة باستخدام الباركود، وتحديد الترددات الراديوية (RFID)، وملصقات الرفوف الإلكترونية، والماسحات الضوئية، وتقنيات نقطة البيع (POS).

تختلف طريقة إدارة متاجر البقالة للمخزون للطلبات عبر الإنترنت عن الطريقة التي تدير بها الأنواع الأخرى من بائعي التجزئة. على سبيل المثال، يمكن لتجار بيع الملابس بالتجزئة تركيز إدارة المخزون عبر الإنترنت من خلال مركز توزيع، بينما يحتاج البقّالون إلى تحكم أكثر ديناميكية في إدارة المخزون. تعد مراكز التوزيع مهمة، لكن تلعب المتاجر أيضًا دورًا مهمًا، نظرًا إلى أن البقّالين يستلموا الطلبات عبر الإنترنت ويعبونها في المتاجر الأقرب إلى العميل لضمان أسرع تسليم ممكن. يعني هذا أن البقّالين يجب أن يكونوا قادرين على التنبؤ بالطلب والحفاظ على المخزون في كل من مركز التوزيع والمتاجر المادية لخدمة العملاء التقليديين بالإضافة إلى العملاء الذين يطلبون عبر الإنترنت للتسليم المنزلي أو استلام بالمتجر.

يحتفظ البقالون أيضًا بمخزون منفصل للأصناف المستخدمة في السلع المعدة مُسبقًا، مثل السلطات والبيتزا المباعة محليًا. يوجد منعطف إضافي هنا هو أن البقالين يمكنهم تحويل المخزون الذي لا يُباع إلى منتج آخر للبيع في جزء آخر من المتجر. على سبيل المثال، بدلاً من وضع تخفيض على شرائح لحم التونة القريبة من تاريخ انتهاء صلاحيتها، يمكن للبقالين تحويلها إلى سوشي تُباع في قسم الأغذية المُعدة. تساعد عمليات تخفيض السعر إلى أقل في الحفاظ على هوامش الربح.

النقاط الرئيسة

• تساعد الإدارة الفعّالة للمخزون تجار التجزئة في البقالة على تقليل الحاجة إلى التخلص من المنتجات أو وضع خصم عليها.
• إذ تحسن رضا العملاء والاحتفاظ بهم من خلال ضمان توافر المنتجات عندما يريدها الأشخاص.
• تستخدم متاجر البقالة البيانات على مستوى اليوم كتكملة لتجميع بيانات البيع، مما يتيح لها ضبط مخزونها بدقة لحساب أيام الأسبوع عندما تكون منتجات محددة عليها طلب مرتفع بشكل خاص.
• تستخدم متاجر البقالة جيدة الإدارة البرامج والمحاكاة للمساعدة في إدارة المخزون وتقليل التلف.

شرح إدارة مخزون البقالة

تحظى إدارة المخزون بأهمية قصوى لمحلات السوبر ماركت ومتاجر البقالة للتحكم في التكاليف وزيادة الإيرادات إلى أقصى حد ومنح العملاء ما يريدون وفي أي موقع ووقت يريدون ذلك.

فهم مخزون متاجر البقالة

تحظى محلات السوبر ماركت ومحلات البقالة بتعقيد أكثر بكثير عند إدارة المخزون من معظم تجار التجزئة الآخرين. تدير مزيجًا من العناصر القابلة للتلف وغير القابلة للتلف بالإضافة إلى تخزين إصدارات مختلفة من العناصر المشابهة جدًا—على سبيل المثال، حلقات الحبوب بنكهة الفاكهة، وحلقات الحبوب العضوية بنكهة الفاكهة، وحلقات الحبوب الخالية من الغلوتين.

كما تدير مخزون الرفوف المادية، والتي تعمل أيضًا باعتبارها مخزون للطلبات عبر الإنترنت. وتدير مخزون المكونات التي يستخدمها المتجر لإنتاج طعامه الخاص للبيع، مثل البيتزا والخبز والسوشي.

كما يحدد البقالون مستويات إعادة الطلب لبعض الأصناف مع الاعتماد على البائعين لإعادة ملء رفوف البضائع الأخرى (عادةً الصودا والمياه المعبأة في زجاجات والوجبات الخفيفة).

إدارة مخزون البقالة الفعلي مقابل عبر الإنترنت

عندما يتسوق العملاء في المتاجر الفعلية، تتم إزالة الأصناف التي يحددونها من المخزون عندما يمسحها نظام منفذ البيع الخاص بالمتجر ضوئيًا.

لتلبية الطلبات عبر الإنترنت، يستخدم البقالون عادةً المتاجر الأقرب إلى عملائهم، مما يعني أن مخزون متجر معين يمكن أن يفي بالطلبات الشخصية أو عبر الإنترنت. يمسح موظفو المتجر أو موظفو خدمات التسوق التابعة لجهات خارجية، مثل Instacart العناصر التي تم اختيارها للطلبات عبر الإنترنت. ثم تنعكس البيانات التي تعكس البضائع التي تم تسجيلها لهذا الطلب في نظام إدارة المخزون بالمتجر.

يتم استخدام البيانات المستمدة من أنظمة نقاط البيع الخاصة بجهات البقالة، والتي يتم إدخالها في تطبيقات إدارة المخزون والتسويق، لإدارة المخزون داخل المتجر. يتم معالجة الطلبات عبر الإنترنت بشكل مختلف قليلاً. بمجرد أن يتلقى المتجر طلبًا، فإنه يحتفظ بكل عنصر محدد على أنه "المخزون المتوافر" (SOH) بحيث لا يظهر العنصر متاحًا للمتسوقين الآخرين عبر الإنترنت.

بعد أن يكمل المتسوقون طلبهم عبر الإنترنت، يتم إرسال تفاصيل الطلب هذه مرة أخرى إلى نظام البقالة، بما في ذلك البدائل أو "لا توجد مرات طلب" (الأصناف التي طلب العميل على وجه التحديد عدم استبدالها)، ويتم تحديث الطلب في نظام إدارة المخزون لتعكس الأصناف التي تم بيعها بالفعل.

بمجرد انتقاء الأصناف الموجودة في كل طلب وترك المتجر، يتم نقل الأصناف خارج حالة المخزون المتوفر واعتبارها مباعة.

مخزون البقالة الفعلي مقابل عبر الإنترنت

فهم مخزون متاجر البقالة

تحظى محلات السوبر ماركت ومحلات البقالة بتعقيد أكثر بكثير عند إدارة المخزون من معظم تجار التجزئة الآخرين. تدير مزيجًا من العناصر القابلة للتلف وغير القابلة للتلف بالإضافة إلى تخزين إصدارات مختلفة من العناصر المشابهة جدًا—على سبيل المثال، حلقات الحبوب بنكهة الفاكهة، وحلقات الحبوب العضوية بنكهة الفاكهة، وحلقات الحبوب الخالية من الغلوتين.

كما تدير مخزون الرفوف المادية، والتي تعمل أيضًا باعتبارها مخزون للطلبات عبر الإنترنت. وتدير مخزون المكونات التي يستخدمها المتجر لإنتاج طعامه الخاص للبيع، مثل البيتزا والخبز والسوشي.

كما يحدد البقالون مستويات إعادة الطلب لبعض الأصناف مع الاعتماد على البائعين لإعادة ملء رفوف البضائع الأخرى (عادةً الصودا والمياه المعبأة في زجاجات والوجبات الخفيفة).

عملية إدارة مخزون البقالة

تتبع متاجر البقالة المخزون وتراقبه وتعيد طلبه لضمان توفر العناصر عند احتياج العملاء إليها.

الطلب

يتضمن الطلب تحديد الأصناف التي يجب شراؤها والكمية المطلوبة لتلبية طلب العميل. تستخدم البقالة تحليل الاتجاه والبيانات القديمة والبيانات الديموغرافية المحلية (تختلف عادات التسوق في مجتمع جامعي، على سبيل المثال، عن تلك الموجودة في حي غني أو عائلي) لتصل إلى مزيد من المعلومات حول قرارات الطلب. عند طلب السلع، يجب عليهم أيضًا مراعاة الأنشطة الترويجية التي أنشأتها العلامات التجارية.

الاستلام

تمثل هذه عملية التحقق من العناصر المطلوبة ومعالجتها وضمان استيفائها لمتطلبات الجودة في المتجر. يجب على البقالين التأكد من أن الأصناف التي طلبوها فحسب قد تم تسليمها وأن البائع لم يستبدل الأصناف المتوفرة لديه بتلك الأصناف غير المتوفرة. يجب على البقالين أيضًا مراعاة الأصناف التي يضعها البائعون مباشرةً على الرفوف.

التخزين

يتضمن التخزين وضع العناصر على الرفوف المناسبة أو في مناطق التخزين. يتم هذا التوظيف بالتنسيق مع تطبيقات التسويق والمخططات أو الرسوم البيانية أو النماذج التي يستخدمها تجار التجزئة لتحديد المكان الذي يجب وضع الأصناف على رفوف المتاجر للترويج لها بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال،تدفع شركات تصنيع السلع المخصصة للأطفال مقابل امتياز وضع الأصناف على الرفوف السفلية، حتى يراها الأطفال الصغار ويطلبونها من أحد الوالدين (الذي قد يستجيب إلى طلب الطفل مقابل لحظة سلام وصفاء). كما يتخذ تجار التجزئة قرارات بشأن مكان وضع الأصناف التي تميل إلى أن يتم شرائها معًا (مثل صلصة السلطة في ممر المنتجات الطازجة).

الجرد الدوري

يمثل الجرد الدوري عملية جرد مجموعة فرعية مختلفة من الأصناف بإيقاع منتظم للتحقق من دقة نظام المخزون. يمكن لتجار التجزئة تجنب إغلاق عملياتهم، وهو ما يحدث عادةً لتقييمات المخزون الفعلي الكامل، من خلال تكرار هذه التسلسلات من الفحوص بانتظام.

إعادة التنظيم

تتضمن إعادة التنظيم إعادة التموين الآلية للأصناف عندما يقل جرد المخزون عن حد معين لكل صنف.

إعادة التخزين

تتضمن إعادة التخزين إعادة ملء الرفوف بمخزون من مراكز التوزيع أو المستودعات أو المخازن.

ميزات إدارة المخزون لبائعي تجزئة البقالة

تستخدم متاجر البقالة تقنيات إدارة المخزون لضمان تخزين السلع بالمتاجر التي يطلبها العملاء، مع تقليل تكاليف الإفراط في التخزين، بما في ذلك الخصم المفرط والنقد المقيد والتلف والمتاجر الفوضوية. تشمل الميزات الأخرى ما يلي:

• زيادة الإنتاجية والكفاءة. يستخدم تجار تجزئة البقالة أنظمة إدارة المخزون لتتبع المخزون عندما بصلهم وعند بيعه أو إرجاعه، مما يمنحهم رؤية في الوقت الفعلي لما هو متاح للبيع، وأتمتة التجديد، وتحسين دقة بيانات المخزون. يستخدم تجار تجزئة البقالة علامات RFID لتتبع المخزون إلكترونيًا، مما يوفر الوقت والمال عن طريق تقليل الحاجة إلى الجرد اليدوي. يستخدم البقالون أيضًا تقنيات إدارة المخزون لتحسين مساحة الأرفف، مما يسهل على العملاء وموظفي المتجر معرفة إذا كانت الأصناف متاحة للبيع أو تحتاج إلى إعادة الملء من المخزن. تقترن أنظمة إدارة المخزون غالبًا بالتحليلات التنبؤية للتنبؤ بطلبات العملاء وتحسين مستويات المخزون.
• تقليل النفايات الغذائية. تستخدم متاجر البقالة أنظمة إدارة المخزون للمساعدة في تحديد أنماط الإفراط في التخزين والحد من التلف والنفايات الغذائية. يستخدم معظم البقالون مراجعة مخزون الوارد أولاً يصرف أولاً، مما يساعد في ضمان بيع أقدم منتج أولاً، مما يقلل من خطر التلف. (مع ذلك، وصل الكثير منا الجزء الخلفي بالمبردة ليحصل على علبة حليب بأحدث تاريخ انتهاء الصلاحية، مما يحبط ذلك الجانب من إدارة المخزون.) يراقب البقالون درجات الحرارة باستخدام أجهزة الاستشعار لضمان التخزين الأمثل للأرفف من المواد القابلة للتلف، مما يقلل من التلف. تتضمن تقنية إدارة المخزون تتبع تاريخ انتهاء الصلاحية، مما يتيح للبقالة إعطاء الأولوية لبيع المنتجات التي تصل إلى نهاية صلاحيتها. أخيرًا، يستخدم البقالة تحليلات البيانات لفهم عادات الشراء لدى العملاء بشكل أفضل، مما يساعدهم على ملء الرفوف بالعدد الصحيح من المنتجات.
• تحسين تجربة العميل. يتجاوز إسعاد العملاء استخدام إعاد التموين الآلي لضمان تخزين سلع البقالة الأساسية بشكل جيد. يستخدم البقالون أيضًا تحليلات البيانات لتحديد الأصناف عالية الطلب في مواقع معينة بسبب البيانات الديموغرافية وأنماط الطقس والمتغيرات الأخرى. يمكن لمتاجر البقالة إنشاء ملفات تعريف مخزون فريدة للمتاجر الفردية ذات تركيبات العملاء المختلفة مع دمج الطلبات للحصول على أفضل الأسعار من البائعين. يظهر أسعد العملاء أولئك الذين وجدوا ما كانوا يبحثون عنه في الوقت الذي كانوا يبحثون عنه بالسعر الذي كانوا يتوقعونه.

نصائح لتحسين إدارة مخزون البقالة

يستخدم البقالة مزيجًا من البيانات القديمة والخبرة لضمان وجود أصناف كافية عند الطلب. على مستوى أدق، ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية:

تقييم البيانات على مستوى اليوم

يعرف البقالون أن تحليل البيانات الأسبوعية مُفيد في إدارة مخزون العديد من الأصناف، وخاصةً السلع الأساسية المعبأة والسلع غير القابلة للتلف. يُعد تحليل البيانات على مستوى اليوم مهم في إدارة أصناف مخزون المواد القابلة للتلف. على سبيل المثال، معرفة أن متجر معين يبيع 25 رطلاً من لحم البقر المشوي في الأسبوع أقل قيمة من معرفة أنه يبيع 20 رطلاً من لحم البقر المشوي يوم الجمعة وأنه يبيع بضعف هذا المبلغ في الأيام التي تسبق بعض العطلات. يمكن للبقالة الذين لا يستفيدون من دقة تحليل البيانات أن يفقدوا مبيعات بسبب نفاد المخزون؛ على العكس من ذلك، يمكن أن يعانوا من كمية من تلف لا داعي لها عن طريق الإفراط في الطلب.

لا تنسَ المنتجات "المخزنة في درجة الحرارة المحيطة"

يركز البقالة بشكل سليم على إدارة مخزونهم من السلع الطازجة أو القابلة للتلف، لكن يجب عليهم أيضًا الانتباه إلى المخزونات من الأصناف المخزنة في درجة الحرارة المحيطة (تلك التي يمكن الحفاظ عليها في درجة حرارة الغرفة). بالنسبة للسلع المخزنة في درجة الحرارة المحيطة، يجب أن تركز إدارة المخزون على ضمان ملء المخزونات للأرفف، ليس فحسب لتلبية الطلب حتى التسليم المجدول التالي، ولتقليل عدد المرات التي يجب على الموظفين إعادة ملء هذه الأرفف مما يشير إلى المتسوقين أن المتجر يعمل بشكل جيد. يمكن للبقالة تحسين الكفاءة من خلال جدولة عمليات التسليم وإعادة تخزين البضائع المخزنة في درجة الحرارة المحيطة لأيام أسبوع محددة، مما يبسط أيضًا من إدارة القوى العاملة ويقلل من فرص وصول تجار التجزئة إلى المتسوقين.

الدراية بفترة الصلاحية على مستوى المنتج

يميل البقالة إلى وضع أقدم السلع القابلة للتلف في مقدمة الرف، لكن يصل المتسوقين غالبًا إلى ما في الخلف للحصول على العناصر الطازجة. تساعد أنظمة إدارة المخزون والتسويق البقّالة على تتبع الوقت الذي تقترب فيه الأصناف من تاريخ انتهاء الصلاحية واعتماد استراتيجيات للتخفيف من هذا النوع من الانكماش. يمكن أن تتضمن الأساليب "عروض الإدارة" الأسبوعية أو استخدام المنتجات القديمة لكن لا تزال جيدة تمامًا في السلع المصنوعة في المتاجر ذات معدل الدوران المرتفع، مثل السلطات والوجبات المجهزة.

استخدام عمليات المحاكاة للتنبؤ بالتلف

يستخدم البقّالة تحليلات البيانات، بما في ذلك عمليات المحاكاة التي تأخذ تراعي سلوك العملاء، ولتقليل التلف. يمكن أن يساعد ذلك في إحباط "الوصول إلى الخلف" المعروف بظاهرة الكرتون الطازجة من الحليب، وهو هام للحفاظ على الهوامش. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد عمليات المحاكاة في تحديد البقّالة في وقت مبكر كيف أن الصيف البارد أكثر من المتوقع قد يؤدي إلى انخفاض الطلب على المشروبات القائمة على الحليب؛ كما قد تساعد عمليات المحاكاة أيضًا البقّالة في إدراك أنها يمكنهم تعديل مستويات تكييف الهواء وفقًا إلى ذلك. مكنت مجموعة من المحاكاة التحليلية وأجهزة الاستشعار تجار تجزئة المواد الغذائية من تقليل فقدان الطعام بنسبة 40% وخفض تكاليف الطاقة بنسبة 30%، وفقًا إلى دراسة أجراها المنتدى الاقتصادي العالمي في عام 2021.

تحقيق نهج خاص للمنتجات الطازجة للغاية

تكون غالبًا المنتجات الطازجة للغاية، مثل السلطات والسندويشات المجهزة بالمخازن، فضلاً عن السلع القابلة للتلف بدرجة كبيرة، مثل المأكولات البحرية واللحوم المفرومة، عامل تمييز رئيس لبائعي تجزئة البقالة. لكن تتطلب هذه الأصناف أيضًا إدارة البقّالة مخزوناتهم على مستوى أدق. يمكن أن يؤدي عدم وجود إمدادات كافية في المخزون المتوافر إلى إيقاف العملاء المتكررين، لكن يعد وجود الكثير من المخزون دعوة إلى عمليات خفض يومية على نطاق واسع. كما أن الخصم على السلطات ذات صلاحية اليوم الواحد ليس بديلاً جذابًا أيضًا.

هذا هو السبب في أن بائعي تجزئة البقالة يجب أن يولوا اهتمامًا خاصًا للأصناف التي هي عليها ارتفاع طلب في أيام معينة من الأسبوع. يمكن أن تختلف هذه البيانات بشكل كبير اعتمادًا على الموقع. قد يكون لدى متجر بالقرب من الحرم الجامعي أنماط طلب مختلفة للغاية (تشغيل منتظم على الخبز والسمك المدخن حتى الساعة 1 صباحًا) عن متجر في منطقة مالية بالمدينة (إذ قد يأتي الأشخاص خلال استنشاق الهواء في الساعة 11:30 صباحًا لسندويشات سلطة البيض). تشمل عوامل إدارة المخزون الأخرى التي يجب على البقّالة مراعاتها أوقات التسليم المثلى ومتطلبات التعبئة ومستويات مخزون الأمان.

ضع في اعتبارك الموسم والطلب الذي لا يمكن التنبؤ به

تتضمن الإدارة الفعّالة للمخزون أيضًا النظر في الأحداث ذات الطبيعة غير المتوقعة، مثل إعلانات المشاهير، والتي تتطلب مستوى من مخزون الأمان. تعد الأحداث التي يمكن التنبؤ بها، مثل ارتفاع الطلب على السلطات والمشروبات خلال أشهر الصيف وزيادة الطلب على الحساء والأطعمة الحارة في فصل الشتاء، أسهل في التخطيط لها.

برامج إدارة مخزون البقالة

نظرًا إلى تعقيد إدارة مخزون متاجر البقالة، فليس من المستغرب أن تستخدم معظم البقّالة برامج إدارة المخزون، والتي تقترن عادةً مع أنظمة نقاط البيع والترويج والتسويق ووظائف الأعمال الأخرى، لضمان حصولها على سلع كافية لتلبية الطلب مع تقليل التلف وعمليات الشطب.

تُستخدم تطبيقات إدارة المخزون جنبًا إلى جنب مع تلك الأنظمة الأخرى، وتساعد البقّالة على التنبؤ بالطلب، وتحديد الأسعار والعروض الترويجية، وإنشاء برامج تسويقية أكثر تخصيصًا، ووضع بضائعها بطرق من المرجح أن تنشئ مبيعات متزايدة، وتحقيق عمليات إرجاع أبسط وأكثر ملاءمة للبيئة، وتنسيق عمليات التسليم لتقليل تأثيرها على تدفق حركة مرور المتجر.

مراقبة المخزون وتتبعه باستخدام أنظمة Oracle

تعمل منتجات إدارة وتخطيط مخزون Oracle Retail بالتنسيق مع تطبيقات إدارة البيع بالتجزئة الأخرى، بما في ذلك تلك الخاصة بالترويج ونقاط البيع والتسويق، لمساعدة البقّالة على اتخاذ قرارات شراء أفضل للمخزون. تؤدي تلك القرارات غالبًا بدورها إلى هوامش ربح أعلى ورضا العملاء ومعدلات البيع. تساعد منتجات Oracle أيضًا البقّالة على توفير المال لأولويات أخرى، مثل التوظيف والإعلان والتسويق.

على نطاق أوسع، يستخدم البقّالة Oracle Fusion Cloud ERP لتشغيل إدارتهم المالية وOracle Retail Brand Compliance Management لإدارة حافظات منتجات العلامات الخاصة، والامتثال للوائح، ومعالجة مجموعة من الوظائف الأخرى.

الأسئلة الشائعة حول إدارة مخزون البقالة

لماذا يجب أن تحسب متاجر البقالة المخزون؟

يحسب البقّالة المخزون للتأكد من أن لديهم ما يكفي من السلع المتاحة لتلبية الطلب، وكذلك لتحديد إذا كانوا يحملون العديد من الأصناف التي لن يتمكنوا من بيعها مع تحقيق ربح.

ما هي معرفات وحدات التخزين في محلات السوبر ماركت؟

SKU، وهو اختصار لمعرف وحدة التخزين، وهو معرف فريد لكل صنف في المتجر. تتكون من حروف وأرقام، يكون عادةً طولها ثمانية حروف، وهي رموز للمورّد والنوع والتباين لصنف معين.

ما هي طريقة المخزون التي تستخدمها متاجر البقالة؟

تستخدم متاجر البقالة طريقة الجرد الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO)، والتي تنطوي على تخزين الأطعمة القديمة وغيرها من الأصناف للبيع بوضعها في الجزء الأمامي من الرفوف لبيعها أولاً.