Universidad de La Sabana alcanza un ROI del 43% tras migrar a Oracle Cloud

La Universidad de La Sabana es una de las cinco mejores instituciones de educación superior en Colombia. La institución se centra en la persona y tiene el concepto humanista cómo parte de su ADN. Así que a lo largo de los últimos años ha trabajado no solo para formar a los mejores profesionales, sino también las mejores personas, capaces de servir de manera más efectiva a la sociedad y contribuir a su desarrollo social sostenible. En abril de 2011, el río Bogotá se desbordó e inundó el campus de la universidad en Chía, poniendo en riesgo la continuidad de sus operaciones. Aunque la universidad se recuperó de la inundación, directivos se dieron cuenta de que la tecnología no solo era fundamental para garantizar la continuidad de sus operaciones, sino también crucial para el desarrollo institucional. Paralelamente, el mundo experimentaba la definición de nuevos modelos académicos, mientras la institución educativa comenzaba a enfrentar poderosas fuerzas de cambio. Así que en 2013, la universidad decidió invertir en su transformación digital. El objetivo era tener un campus completamente digitalizado para 2019, lo que implicaba acceder a sus recursos desde cualquier dispositivo y lugar. Fue en ese momento que iniciaron la búsqueda de una solución que fuera robusta, flexible, escalable y eficiente tanto operativa como económicamente.

Sus líderes llevaron a cabo un análisis exhaustivo de las opciones disponibles en el mercado. Para tomar la decisión, priorizaron dos aspectos clave: primero, que el proveedor fuera un aliado estratégico, tecnológico y sostenible, un actor relevante en el mercado internacional que respaldara una iniciativa tan ambiciosa. Segundo, que ofreciera un portafolio de soluciones que no solo cubriera la gestión académica, sino que también pudiera integrarse con herramientas de gestión financiera y de recursos humanos para satisfacer sus necesidades complementarias. Descubrieron que Oracle cumplía con ambos requisitos: además de ser una de las principales firmas tecnológicas del mundo, ofrecía un conjunto de soluciones integradas ideales para la universidad, como Oracle PeopleSoft Campus Solution, junto con Oracle PeopleSoft ERP y Oracle PeopleSoft HCM, que, en conjunto, abordaban de manera integral las necesidades de la institución. En ese sentido, eligieron a Oracle, pero además encontraron una propuesta muy interesante: en esa época, Oracle se estaba enfocando en los servicios en la nube. Así que, un año después, la universidad decidió migrar sus soluciones on-premises a Oracle Cloud Infrastructure (OCI).

La Universidad de La Sabana ha obtenido un retorno sobre la inversión (ROI) del 43% desde que migró su infraestructura tecnológica a OCI, superando la estimación inicial del 36%. Esto se debe a que ya no necesita realizar inversiones en infraestructura tecnológica, ni en renovaciones, actualizaciones o administración. En otras palabras, el modelo en la nube les permite reducir significativamente los costos en comparación con el modelo on-premise anterior. La institución también ganó agilidad. Antes, para desarrollar nuevos proyectos, era necesario comprar servidores y contratar servicios de procesamiento de datos, lo que implicaba abrir licitaciones, realizar estudios de mercado, evaluar proveedores y participar en procesos que, solo en su fase inicial, podían tardar hasta seis meses. Hoy, utilizan servidores, sistemas operativos y bases de datos bajo un modelo de pago por uso, lo que les permite escalar su infraestructura tecnológica en segundos, con solo unos clics. Esto les permite tomar decisiones y ejecutarlas más rápidamente, además de acelerar sus estrategias de Go-To-Market. Además, si un profesor desea desarrollar un proceso de investigación o integrar alguna tecnología emergente en su aula, puede hacerlo de forma ágil, facilitando procesos de compra y adquisición. Actualmente, la universidad tiene alrededor de 65 proyectos en marcha, enfocados exclusivamente en integrar tecnologías emergentes en el aula, impulsar procesos de investigación y, sobre todo, construir lo que denominan una organización innovadora. Adicionalmente, están aprovechando al máximo las capacidades de inteligencia artificial (IA) de OCI para mejorar el procesamiento y análisis de sus datos, además de brindar información en tiempo real a los estudiantes, el personal administrativo, docentes y la junta directiva para apoyar la toma de decisiones. También esperan utilizar estas herramientas en el desarrollo de su propia inteligencia artificial generativa.

La transformación digital de la Universidad de La Sabana contó con el apoyo del equipo de Oracle. Juntos llevaron a cabo la implementación de Oracle PeopleSoft Campus Solution y su integración con los módulos Oracle PeopleSoft ERP y HCM bajo un enfoque Big Bang, que permitió a la institución cambiar todas las soluciones simultáneamente. El proyecto inició en 2014, finalizó en 2017 y ese mismo año entró en producción de manera completamente limpia. Además, en octubre de 2018, la universidad inició la migración a OCI, de esta vez con el apoyo de SBD, partner de Oracle. Gracias a esta colaboración, lograron trasladar toda su operación on-premise a Oracle Cloud en cuatro meses. Actualmente, la Universidad de La Sabana cuenta con un data center exclusivamente para conectividad en su campus; toda la operación se gestiona desde Ashburn, con contingencia en Phoenix, ambas en los Estados Unidos.