Les 15 principaux avantages et raisons du passage à l'ERP cloud
Michael Hickins | Responsable de la stratégie de contenu | 21 mars 2024
À mesure que le rôle du DAF devient plus stratégique et influent, les applications d'ERP dans le cloud offrent aux DAF un outil essentiel pour centraliser et analyser les données de divers systèmes financiers et opérationnels. Par exemple, les applications peuvent automatiquement réagir à des événements prédéfinis (tels que le réapprovisionnement des stocks lorsque le stock atteint un niveau prédéterminé) et générer des rapports avec des données opportunes pour aider les dirigeants à prendre des décisions.
Compte tenu de l'accélération du rythme du changement et du temps extrêmement court qu'il faut pour que les événements dans une partie du monde aient un impact sur les autres, les responsables de la finance et d'autres fonctions s'appuient sur les applications d'ERP dans le cloud pour les aider à identifier et à prendre des mesures sur les problèmes critiques qui affectent leur entreprise.
Qu'est-ce qu'un ERP dans le cloud ?
Un ERP dans le cloud est un logiciel en tant que service qui aide les dirigeants à gérer leurs entreprises en centralisant les données des systèmes opérationnels et financiers interconnectés. Les systèmes d'ERP dans le cloud englobent généralement des fonctionnalités relatives aux finances et à la comptabilité, à la budgétisation et à la planification, aux achats, aux stocks, à la fabrication, à la supply chain, etc. Ils peuvent également s'intégrer aux applications cloud pour les ressources humaines, les ventes et le marketing, ainsi que le service client et l'assistance, rendant les données accessibles via un tableau de bord unique. Ces données sont exploitables grâce à une combinaison de déclencheurs automatisés et de réactions aux données produites par les différents collaborateurs.
Étant donné que les applications d'ERP dans le cloud sont fournies par Internet, elles sont accessibles aux utilisateurs où qu'ils se trouvent, sur la plupart des appareils de leur choix. De plus, le fournisseur d'applications est responsable de fournir des mises à jour régulières des fonctionnalités et des correctifs de sécurité sans interruption de service.
Points clés à retenir
- Les applications d'ERP dans le cloud sont les systèmes financiers et opérationnels que les entreprises utilisent au quotidien.
- Un ERP dans le cloud offre une plus grande flexibilité qu'un ERP on-premises, car il permet aux entreprises d'augmenter et de réduire l'utilisation autour des pics saisonniers sans se soucier des ralentissements de performances. Grâce au système d'abonnement, il libère des fonds qui seraient autrement considérés comme des investissements en capital.
- Avec un ERP dans le cloud, le fardeau de l'application des correctifs de sécurité, de la maintenance et des mises à jour incombe au fournisseur de cloud plutôt qu'au client.
- La plupart des applications d'ERP dans le cloud sont plus faciles à intégrer à d'autres systèmes de back-office, en particulier lorsqu'elles font partie d'une suite unifiée. Cette intégration permet aux entreprises de générer plus facilement des rapports, d'analyser et d'agir sur des données qui reflètent les conditions et les opérations commerciales actuelles.
ERP dans le cloud ou ERP traditionnel ?
Un ERP dans le cloud est généralement plus facile à implémenter, à consulter, à maintenir, à sécuriser et à mettre à jour avec de nouvelles fonctionnalités, car les solutions basées sur le cloud offrent une approche plus agile et conviviale. Par exemple, un ERP dans le cloud peut être implémenté en quelques mois plutôt qu'en plusieurs années. De plus, la maintenance, les mises à jour de fonctionnalités, l'application de correctifs de sécurité et l'infrastructure sont toutes gérées par le fournisseur cloud, alors, qu'avec un ERP on-premises, c'est la responsabilité de l'entreprise. Les systèmes d'ERP dans le cloud sont accessibles depuis l'extérieur du lieu de travail via un navigateur ou un appareil mobile, tandis que cette fonctionnalité est peu probable, voire impossible à mettre en place, avec les systèmes on-premises.
Dans l'ensemble, les systèmes d'ERP dans le cloud offrent plus de flexibilité, d'évolutivité et d'accessibilité par rapport aux solutions on-premises traditionnelles. Ils réduisent la demande en ressources informatiques internes, avec à la clé des économies sur les coûts d'infrastructure, et fournissent des données et des fonctionnalités à jour qui prennent en charge des environnements de travail modernes et axés sur les appareils mobiles.
| Système d'ERP sur site | ERP dans le cloud | |
|---|---|---|
| Vitesse de mise en œuvre | Parfois un an ou plus | Quelques mois |
| Accès depuis l'extérieur des bureaux | Difficile, voire impossible | Accessible avec une connexion Internet, un navigateur et un mot de passe |
| Maintenance | Responsabilité interne | Responsabilité du fournisseur cloud |
| Application de correctifs de sécurité | Responsabilité interne | Responsabilité du fournisseur cloud |
| Nouvelles fonctionnalités | Doivent être priorisées par l'équipe informatique | Automatiques et régulières |
| Besoins en matière d'infrastructure | Pris en charge en interne | Gérés par le fournisseur cloud |
| Adaptation aux mobiles | Peu probable | À prendre en compte lors du choix du fournisseur |
| Pertinence/actualisation des données | Dépend du traitement par lots | Les données sont mises à jour fréquemment, souvent en temps réel |
15 avantages d'un ERP dans le cloud
Le terme « planification des ressources d'entreprise » est né dans les années 1990, mais cette catégorie de logiciels remonte aux systèmes de planification des besoins en matières premières des années 1960. Les applications d'ERP dans le cloud constituent une amélioration des générations précédentes de systèmes d'ERP on-premises à plusieurs égards. Elles sont plus faciles à mettre en œuvre pour les entreprises, sont mises à jour plus fréquemment, sont accessibles en dehors des bureaux et disposent d'interfaces utilisateur qui ressemblent davantage aux applications grand public.
1. Implémentation plus rapide
Il n'est pas rare que les implémentations d'ERP dans le cloud ne prennent que quelques semaines ou mois, alors que les implémentations traditionnelles on-premises prennent généralement au moins un an et peuvent, pour les plus grandes, coûter des millions de dollars en frais de conseil. Les systèmes d'ERP dans le cloud étant plus modulaires et plus faciles à implémenter que les systèmes on-premises, les entreprises peuvent commencer à utiliser les applications plus rapidement.
2. Sécurité renforcée
Les principaux fournisseurs de cloud disposent d'équipes de sécurité plus importantes que nombre de leurs clients et ces équipes se concentrent uniquement sur la protection de leurs systèmes et des données des clients. Les entreprises qui exécutent leurs systèmes d'ERP en interne retardent souvent l'application de correctifs de sécurité critiques aux vulnérabilités nouvellement découvertes, car elles n'ont pas les ressources informatiques nécessaires pour tester et implémenter ces mises à jour immédiatement. Les fournisseurs de cloud facilitent également la mise en œuvre par les clients de contrôles d'accès basés sur les rôles.
3. Flexibilité accrue
Avec un ERP dans le cloud, il est plus facile pour les entreprises d'adopter une approche progressive pour déployer de nouvelles fonctionnalités informatiques. Par exemple, une entreprise peut commencer avec la gestion financière dans le cloud, en ajoutant par la suite des fonctionnalités de gestion des risques, d'approvisionnement, d'analyse, de supply chain, etc.
4. Données en temps réel
Les applications d'ERP dans le cloud sont conçues pour s'intégrer à diverses sources de données, ce qui permet aux données de circuler dans les tableaux de bord des utilisateurs dès qu'elles sont disponibles plutôt que par le biais de mises à jour par lots quotidiennes, comme c'est le cas avec les anciens systèmes on-premises. Par exemple, si l'équipe des achats est plus rapidement informée de la nécessité d'augmenter la production en raison d'une hausse de la demande, elle peut passer les commandes requises plus tôt.
5. Évolutivité facilitée
Si l'utilisation d'un système d'ERP dans le cloud varie au cours du trimestre ou de l'année (autour de la clôture trimestrielle, par exemple), le fournisseur de cloud est responsable de la gestion des pics. L'équipe informatique du client n'a pas à se soucier d'allouer des capacités de serveur ou du stockage supplémentaire pour gérer le pic. Les clients peuvent également adapter le nombre de licences si le nombre d'utilisateurs change. En revanche, les déploiements ERP on-premises nécessitent des ressources informatiques dédiées pour étendre ou réduire la capacité logicielle et matérielle, même lors de l'ouverture de nouveaux bureaux ou de l'acquisition d'entreprises.
6. Meilleure assistance
En raison de la relative facilité avec laquelle les clients peuvent passer d'un fournisseur d'applications cloud à un autre, leurs fournisseurs sont incités à proposer une assistance solide, 24 h/24 et une disponibilité de 99,999 %. De plus, les fournisseurs connaissent leurs applications mieux que quiconque. Ils sont donc mieux placés pour fournir une assistance que le personnel informatique interne de leurs clients, qui est responsable de la gestion d'un patchwork de différents types d'applications et d'infrastructures.
7. Coûts d'exploitation plus bas
Le cloud permet aux entreprises de ne payer que pour le nombre des collaborateurs qui utilisent réellement les applications d'ERP, et elles peuvent ajuster ce nombre en fonction des besoins. En outre, avec les services cloud, ce sont les fournisseurs qui installent et gèrent les applications et le matériel sous-jacent. Comme mentionné précédemment, les services ERP dans le cloud réduisent le besoin de recourir à des consultants et des intégrateurs, ainsi que le besoin de data centers internes et de personnel informatique pour gérer la maintenance, la sécurité et les mises à jour du système.
8. Visibilité accrue
Contrairement aux systèmes on-premises qui ont tendance à cloisonner les données et donc à en compliquer l'accès pour les utilisateurs et analystes, les applications d'ERP dans le cloud facilitent l'agrégation, le reporting et l'analyse des données provenant de différents systèmes, tels que le marketing, la gestion du capital humain, la gestion de la supply chain et la gestion des stocks. Par exemple, avec les données intégrées issues des applications de planification des ventes, de gestion des campagnes marketing et de gestion des stocks, les équipes finance peuvent plus facilement améliorer la précision des prévisions de revenus et gérer la trésorerie plus efficacement. Les systèmes d'ERP dans le cloud améliorent également la visibilité en permettant aux utilisateurs d'y accéder, via leur appareil mobile, lorsqu'ils sont en déplacement.
9. Collaboration simplifiée
En relation avec ce qui précède, les systèmes d'ERP dans le cloud permettent aux parties prenantes de se connecter au système, même lorsqu'elles sont en déplacement, ainsi que de générer des rapports et d'analyser des données à partir d'un seul jeu de données. Cela permet non seulement aux collaborateurs de différents services de voir les mêmes données dans les mêmes formats, mais permet également de saisir des mises à jour qui peuvent être partagées et reflétées dans les tableaux de bord opérationnels en temps réel. Par exemple, les données provenant d'un système ou d'un module de gestion d'entrepôt peuvent être affichées dans le même tableau de bord que les données provenant d'un système de gestion des commandes, ce qui permet de voir plus facilement s'il y a suffisamment de stock pour honorer de nouvelles commandes. De plus, les applications cloud ont été développées avec des interfaces conviviales en pointer-cliquer, qui sont plus adaptées à la génération Y et à d'autres nouveaux entrants sur le marché du travail que les applications en ligne de commandes des anciennes applications on-premises.
10. Mise à jour plus rapide
Contrairement aux anciennes applications on-premises, qui bénéficient habituellement d'une mise à niveau majeure tous les trois ans, les applications d'ERP dans le cloud sont fréquemment mises à jour avec les dernières fonctionnalités, généralement tous les trimestres, sans qu'il soit nécessaire d'arrêter les systèmes. Par exemple, les systèmes d'ERP dans le cloud sont régulièrement mis à jour pour s'aligner sur les PCGR, Sarbanes-Oxley et d'autres normes financières, ce qui facilite la conformité.
11. Accès mobile
Les applications d'ERP et autres applications cloud sont non seulement disponibles avec un navigateur Web sur smartphone, mais elles sont de plus en plus associées à des applications mobiles qui facilitent l'accomplissement de tâches de base et la génération de rapports. Par exemple, les responsables peuvent approuver rapidement les dépenses des collaborateurs à partir de l'application de gestion des dépenses d'un système d'ERP dans le cloud sur un appareil mobile. La fonctionnalité mobile est essentielle pour les entreprises dont les collaborateurs voyagent fréquemment, travaillent sur le terrain ou ont besoin d'informations à jour de la part d'un atelier.
12. Réduction de l'empreinte carbone
Les data centers utilisés par les fournisseurs de cloud pour fournir des services ERP utilisent moins d'énergie pour le refroidissement, le calcul et le stockage que les milliers de data centers opérés individuellement par les entreprises. Les fournisseurs de cloud sont incités financièrement à réduire leurs factures d'énergie en utilisant l'équilibrage de charge de pointe et d'autres techniques d'économie d'énergie, qui réduisent l'empreinte carbone de ces applications. Ils sont également en mesure de réduire la puissance globale utilisée pour exécuter ces applications, car elles sont partagées entre tous leurs utilisateurs.
13. Indépendance
De nombreux systèmes d'ERP dans le cloud sont développés pour des secteurs spécifiques, tels que la construction et la vente au détail. Toutefois, en ce qui concerne les processus métier, la plupart des secteurs ont plus de similitudes que de différences. Les applications d'ERP dans le cloud les plus utiles sont celles qui exploitent les bonnes pratiques de tous les secteurs, offrant des modules ou des extensions pour répondre aux besoins spécifiques, tels que les modules de gestion des chambres dans le secteur de l'hôtellerie. Cette approche donne aux utilisateurs le meilleur des deux mondes : des fonctionnalités qui reflètent les bonnes pratiques de tous les secteurs et du code fiable qui n'est pas pollué par une myriade de personnalisations, qui sont coûteuses à gérer et à corriger. Certaines suites cloud ERP incluent des modules qui gèrent les exigences et les pratiques de reporting propres à différents secteurs.
14. Efficacité accrue
En migrant leur application d'ERP vers le cloud, les entreprises peuvent affecter leurs ressources informatiques à d'autres domaines de plus grande valeur. Elles gagnent également en efficacité, car elle dispose ainsi d'une source unique de données pour tous les rapports internes et externes, et toutes les parties prenantes ont accès aux données et aux rapports où qu'elles travaillent. Une automatisation accrue et des données largement partagées réduisent le temps consacré aux processus manuels, tout en connectant et en quantifiant les processus.
15. Intégration simplifiée
Les applications modernes d'ERP dans le cloud sont conçues pour intégrer des données provenant de différentes sources tout en maintenant des niveaux appropriés de sécurité et de restrictions d'accès. L'intégration d'une application d'ERP à une application RH, par exemple, pourrait permettre au service financier de déterminer le ratio entre le nombre de collaborateurs et les ventes prévues.
Comment plaider la cause d'un ERP dans le cloud ?
Comme indiqué précédemment dans cet article, un ERP dans le cloud aide les entreprises de plusieurs manières, notamment en facilitant la mise en œuvre, l'accès, la maintenance, la sécurité, l'évolutivité et la mise à jour de ces applications critiques, tout en réduisant les dépenses d'investissement et l'empreinte carbone. Les équipes et les personnes chargées d'élaborer une analyse de rentabilisation pour un ERP dans le cloud devront toujours fournir aux décideurs de l'entreprise une présentation détaillée de ses avantages et démontrer la rentabilité de l'investissement en temps et en ressources. Une telle présentation devrait lier le système d'ERP dans le cloud à la stratégie commerciale de l'entreprise, présenter les coûts et les délais de mise en œuvre et quantifier la valeur des nouvelles fonctionnalités telles que l'IA (amélioration des revenus et d'autres fonctions métier).
Migrez vers le cloud avec Oracle Fusion Cloud ERP
Les entreprises qui utilisent Oracle Fusion Cloud ERP bénéficient de fonctionnalités de pointe en matière de finance, de fabrication, d'approvisionnement et autres, dans des applications exécutées sur l'infrastructure cloud ultra performante d'Oracle. Oracle Cloud ERP est une suite intégrée d'applications qui rassemble les données de la finance, de la supply chain, de la gestion des risques, de la gestion de la performance et d'autres données métier dans un modèle commun. Elle a été développée pour faciliter l'intégration avec d'autres applications, d'Oracle et de fournisseurs tiers.
FAQ sur les avantages d'un ERP dans le cloud
Combien de temps faut-il pour implémenter un ERP dans le cloud ?
Selon les intégrations requises, la taille de l'ancien ERP et la quantité de données à migrer, la mise en œuvre d'un système d'ERP dans le cloud peut prendre de quelques semaines à quelques mois.
Pourquoi un ERP dans le cloud est-il plus sécurisé ?
Les fournisseurs de cloud disposent de grandes équipes d'experts dédiées à la sécurité des applications et des données client, en appliquant les dernières technologies et pratiques. Les entreprises qui exécutent des applications dans leurs data centers n'ont généralement pas les mêmes moyens.
En quoi un ERP dans le cloud permet-il de gagner du temps ?
Les systèmes d'ERP dans le cloud offrent un retour sur investissement plus rapide, car ils sont fournis en tant que service, ce qui permet aux clients de commencer à bénéficier d'avantages plus rapidement que s'ils déployaient eux-mêmes des systèmes d'ERP (avec l'aide de consultants) dans leurs propres data centers.