Qu'est-ce qu'un système de gestion financière ?
Conçu pour créer, connecter et stocker différents types de transactions financières, de même que pour créer des rapports sur celles-ci. Enfin, la finalité première d’un système de gestion financière est de compter l'argent.
En somme, sans logiciels de comptabilité, les organisations ne pourraient pas survivre. Au niveau le plus élémentaire, toutes les organisations ont besoin de systèmes pour gérer les flux monétaires qui entrent et sortent de l’entreprise. Mais un système de gestion financière réellement performant peut aller encore plus loin. Il peut optimiser la rentabilité, compter la trésorerie, déterminer les obligations fiscales, garantir la conformité et assurer la viabilité sur le long terme de l'entreprise.
Les principaux avantages des logiciels de comptabilité
Les logiciels de gestion financière incluent des outils et des processus permettant de gérer et régir les recettes, les dépenses et les actifs. L'un des objectifs principaux de toute solution de gestion financière est non seulement de gérer les activités courantes, mais aussi d’optimiser les bénéfices et de protéger en permanence les données financières contre la fraude et le vol. Au niveau le plus élémentaire, les systèmes de comptabilité offrent les avantages suivants :
Gestion financière infaillible |
Les organisations actuelles ont besoin d’un système plus élaboré que la version numérique d’une comptabilité stratégique effectuée à l’aide de feuilles de calcul. Au-delà du simple enregistrement des transactions, les logiciels de gestion financière doivent aider les services financiers à gérer leurs obligations fiduciaires, à réduire les erreurs de comptabilité, à raccourcir les cycles de facturation, à respecter les exigences réglementaires et fiscales et à optimiser les flux de trésorerie quotidiens, mensuels et annuels. |
Conformité aux normes comptables actuelles et futures |
Les normes comptables nationales et internationales fixent des règles pour les entreprises publiques et privées. L’établissement de ces règles, définitions et processus permet de normaliser les informations financières. Toutefois, ces normes changent fréquemment. Au cours des dernières années, de nouvelles normes sont apparues, notamment les normes IFRS 15 et ASC 606. Les systèmes de gestion financière doivent pouvoir prendre en charge les normes comptables les plus récentes et offrir suffisamment de flexibilité pour pouvoir s’adapter aux différents changements à mesure qu’ils sont adoptés. |
Précision des données financières |
Les logiciels de gestion financière doivent proposer plus que de la simple comptabilité. Ils doivent être en mesure d’aider les entreprises à réduire les enregistrements doubles, à améliorer la budgétisation, les prévisions et la planification, à permettre une gestion approfondie des dépenses classées par catégories, à assurer une intégration transparente dans les systèmes bancaires, permettre des audits plus précis et à conserver des enregistrements de suivi détaillés de tous les actifs et passifs. |
Sécurité des données et des systèmes |
Les activités comptables, financières et d’audit doivent également bénéficier d’une sécurité complète garantissant l’intégrité absolue des données intégrée à l’ensemble de la solution de gestion financière. |
Fonctionnement connecté de l'entreprise |
Pour les grandes entreprises, les logiciels de gestion financière font partie du système de planification des ressources d’entreprise (ERP, Enterprise Resource Planning) qui relie les données financières et autres de l’ensemble de l’entreprise, de l’usine ou du service. La consolidation des données financières permet d’harmoniser les processus de l’entreprise et d’en réduire la complexité. |
Évolutivité applicable à la croissance |
Le nombre de systèmes et processus d’une entreprise augmente à mesure que celle-ci se développe. Ce qui signifie que ses logiciels de gestion financière doivent être en mesure de faire face à la croissance rapidement et facilement pour l’ensemble des marchés, des zones géographiques et des produits. |
Sécurité des données et des systèmes |
L’argent faisant l’objet d’un suivi et d’une gestion dans l’ensemble de l’entreprise, les systèmes de gestion financière doivent aider à protéger les données stratégiques contre le vol, la fraude et tout autre délit. Lorsque les solutions de gestion financière intègrent la gestion des risques et de la conformité, en plus des pistes d’audit et des recherches d’erreurs, les entreprises peuvent exploiter ces fonctionnalités pour effectuer une séparation des tâches et mettre en correspondance les postes et les responsabilités dans l’ensemble de l’entreprise. |
Les fonctionnalités fondamentales d’un système de comptabilité complet
Les systèmes de gestion financière fournissent des informations financières précises pour l’ensemble de l’organisation. En exploitant ces données, les logiciels de gestion financière peuvent également aider les organisations dans les domaines fonctionnels suivants :
Grands livres : grand livre général et livres auxiliaires |
Éliminez le besoin de matériel supplémentaire et de middleware Réduisez les coûts d'installation et d'implémentation |
Comptes fournisseurs et comptes clients |
Les logiciels de gestion financière doivent être capables de faire plus que de la simple comptabilité. Ils doivent être en mesure d’aider les entreprises à réduire les enregistrements doubles, à améliorer la budgétisation, les prévisions et la planification, à permettre une gestion approfondie des dépenses classées par catégories, à assurer une intégration transparente dans les systèmes bancaires, permettre des audits plus précis et à conserver des enregistrements de suivi détaillés de tous les actifs et passifs. |
Asset Management |
Pour permettre d’établir des états financiers complets et pour permettre la gestion des stocks, il est indispensable de connaître la valeur et l’état des actifs. Les logiciels de gestion financière ont besoin de données comptables et opérationnelles, ainsi que de données informatives sur les actifs, de façon à pouvoir fournir des états financiers exacts en matière de valorisation et d’amortissement. |
Gestion des recouvrements |
La gestion des recouvrements fournisseurs et clients est une fonctionnalité importante des logiciels de gestion financière. Avec une gestion complète des collectes des paiements, il est plus facile de classer les clients, d’établir des stratégies de collecte, de gérer les paiements et de lancer des procédures de recouvrement pour les clients en faillite. |
Gestion des notes de frais des employés |
La génération et le traitement des notes de frais des employés est un pré-requis indispensable que tout système de gestion financière doit être en mesure d’effectuer. Les employés doivent notamment pouvoir effectuer des saisies en libre-accès et associer ces frais avec les projets et déplacements correspondants. |
Reporting et analyses |
La collecte, l’organisation et l’analyse des données provenant des solutions de gestion financière permettent d’obtenir des informations pertinentes sur les performances opérationnelles et la situation financière ponctuelle d’une entreprise. Pour une plus grande efficacité, les logiciels de gestion financière doivent comporter des solutions de reporting natif intégrées. Lorsque les solutions de gestion financière offrent également des plates-formes de reporting multidimentionnel comportant des fonctionnalités de reporting en libre-accès et de visualisation des données, les entreprises peuvent optimiser leurs performances financières en permettant à leurs utilisateurs d’accéder à des informations en temps réel. |
Gestion des recettes |
Les applications de gestion des recettes utilisées dans les systèmes de gestion financière permettent d’automatiser et de mener des audits quant au respect des normes et réglementations tels que l’ASC 606 et l’IFRS 15. |
Risk Management |
Afin de surveiller et de protéger les entreprises contre le vol et la fraude tant internes qu’externes, les solutions de gestion financière effectuent des contrôles internes et offrent des outils d’audit permettant de gérer la séparation des tâches et les règles de paiement. |
Logiciel de gestion financière : Rapports et analyses
La plupart des systèmes de gestion financière offrent une visibilité dynamique des données de l’entreprise. Au siècle dernier, les logiciels ERP excellaient en capturant de très grands ensembles de données métier, mais ils avaient des difficultés à produire des rapports. Mais ça, c'était avant.
Aujourd’hui, les entreprises souhaitent que leurs données financières puissent être utilisées pour accroître la rentabilité, simplifier les opérations et améliorer la prise de décisions. Ces dernières années, les capacités de reporting et de surveillance des données ont pris beaucoup d’importance pour les organisations. Les exigences de reporting des systèmes de gestion financière ont rapidement évolué de façon à répondre à cette demande.
Au minimum, toutes les entreprises ont besoin de rapports couvrant les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles, ainsi que des états financiers fondamentaux pour les recettes, les dépenses et les bilans. Bien que ces données aient toujours été disponibles, il était difficile de rectifier les rapports ou d’ajouter des calculs pour d’autres besoins.
Dans notre environnement professionnel en rapide évolution, la capacité à générer des rapports prédéfinis et à fournir facilement des résultats ad hoc est une composante indispensable des logiciels de gestion financière. Ajoutez à cela les exigences en matière d’analyse approfondie des données, de visualisation des informations, d’une plus grande visibilité opérationnelle, ainsi que de rapports narratifs, et c'est ainsi que les entreprises découvrent rapidement que leurs solutions ERP doivent pouvoir fonctionner facilement avec des systèmes de reporting avancés tels que les solutions de gestion de la performance d’entreprise (EPM, Enterprise Performance Management).
Gestion financière : sur site ou dans le cloud
Outre les principes de conception mentionnés ci-dessus, trois notions essentielles régissent le passage des logiciels de gestion financière sur site vers le cloud. Celles-ci comprennent :
Un logiciel fonctionnel ; pas un logiciel qui fait le travail |
Les systèmes de gestion financière historiques nécessitaient beaucoup de maintenance de la part des équipes et des consultants. Ces packages ERP et EPM sur site nécessitaient constamment l’application de correctifs et de mises à jour, obligeant souvent les projets consécutifs à rester à jour et sécurisés. Avec les logiciels de gestion financière dans le cloud, le gros du travail de suivi, de diagnostic, d’installation et de test des correctifs passe du client au fournisseur. Ce n’est plus vous qui travaillez en permanence pour corriger le système, c’est le système qui travaille en permanence à votre place. |
Eviter les réaffectations coûteuses |
Les anciens systèmes requièrent beaucoup de temps, d’efforts et d’argent rien que pour continuer à fonctionner. Avec les systèmes financiers dans le cloud, les mises à jour, les reprises après sinistres, les actualisations de matériel, les sauvegardes et la gestion de code personnalisé sont toutes effectuées dans le cadre du service client. |
Précision des données financières |
Les logiciels de gestion financière doivent être capables de faire plus que de la simple comptabilité. Ils doivent être en mesure d’aider les entreprises à réduire les enregistrements doubles, à améliorer la budgétisation, les prévisions et la planification, à permettre une gestion approfondie des dépenses classées par catégories, à assurer une intégration transparente dans les systèmes bancaires, permettre des audits plus précis et à conserver des enregistrements de suivi détaillés de tous les actifs et passifs. |
Finis les logiciels inutilisés |
Les logiciels innovants de gestion financière mettent un terme à l’ancienne pratique consistant à acheter des licences supplémentaires pour les futurs utilisateurs et les projets potentiels. Grâce au modèle d’abonnement SaaS du cloud, les entreprises utilisent les licences dont elles ont besoin et ajoutent des utilisateurs ou des produits à mesure qu’elles se développent. Les dépenses en capital pour des logiciels qui n’étaient jamais utilisés font partie des pratiques informatiques appartenant au passé. |
Le logiciel en tant que service (SaaS) est le moteur de la gestion financière de nouvelle génération
À l’évidence, les solutions de gestion financière ont évolué de manière à répondre aux exigences d’un monde numérique. Et le cloud a joué un rôle capital dans cette transformation. Le cloud a fait passer les solutions financières et ERP d’une comptabilité back-office de base à des solutions intégrées, stratégiques et complètes conçues pour l’innovation. À l’heure où les entreprises doivent faire face à de nouveaux éléments perturbateurs ainsi qu’à des pressions concurrentielles, les systèmes de gestion financière innovants, conçus pour ce nouvel environnement, peuvent leur permettre d’atteindre la solidité financière dont elles ont besoin pour s’assurer le meilleur avenir possible.
L'avenir de la gestion financière
Une solution de gestion financière moderne basée sur le cloud aide les entreprises à rester compétitives dans une économie numérique. Ces solutions complètes offrent les avantages suivants :
Reporting révolutionnaire |
Reporting fiable en temps réel pour des rapports prédéfinis et ad hoc, et intégrations prédéfinies aux applications Cloud EPM. Avec un reporting plus précis et flexible, les entreprises peuvent abandonner les feuilles de calcul incohérentes et les rapports fragmentés de façon à réagir plus rapidement et uniformiser la planification sur l’ensemble de l’organisation. |
Infrastructure globale et sécurisée |
Une sécurité digne d’une ambassade grâce à une infrastructure globale conçue et gérée, utilisant des data centers de pointe construits avec des bases de données performantes. Grâce à cette infrastructure, les solutions de gestion financière prennent entièrement en charge les exigences en matière d’hébergement local des données. |
Évolutivité exceptionnelle |
Nos solutions cloud offrent une évolutivité élevée en termes de volume et de rapidité. Lors des tests, la vitesse de traitement d’ensembles complexes de transactions financières a atteint plus de 360 millions de transactions par heure. |
Gestion financière complète |
Nous proposons les solutions de gestion financière les plus complètes du marché, avec des applications couvrant les principales tâches comptables et financières, la gestion des dépenses, la gestion des risques, la conformité, les achats directs et indirects et la gestion du portefeuille des projets. |
Expérience utilisateur intuitive |
En nous appuyant sur des modèles de conception innovants et des outils sociaux, nous proposons une expérience utilisateur innovante qui optimise la productivité et encourage la collaboration. |
Solutions complètes d’entreprises |
Eliminez les silos de données, bénéficiez d'une meilleure vision de l'activité et créez des workflows cohérents dans toute l'entreprise grâce à des intégrations natives prédéfinies à toutes les fonctions communes de l'entreprise telles que : les ressources humaines (HCM), la gestion de la supply chain (SCM), la production, l'automatisation de la force de vente (CRM) et le support des services. |
Meilleures pratiques financières |
Couvrant plus de 180 processus métier, Modern Best Practice permet d’accroître l’agilité financière. Nos logiciels de gestion financière sont harmonisés avec ces processus qui changent la donne afin d’aider les organisations à augmenter la productivité, réduire les délais de clôture et découvrir des indicateurs en temps réel. |