Comment suivre les frais professionnels en 6 étapes faciles

Budgétisation

Chaque entreprise doit être consciente de son budget, et le suivi étroit des frais professionnels aide à la fois à établir et à respecter les budgets. Actuellement, la plupart des dirigeants sont tenus responsables du respect de leurs budgets, et avec un suivi régulier des dépenses, ils peuvent empêcher toute dépense excessive. À chaque cycle de budgétisation réussi, les équipes de planification et d'analyse finance (FP&A) peuvent obtenir des informations sur les modèles de dépenses et ajuster les budgets futurs pour les refléter plus précisément. Si, en suivant les dépenses, il devient évident qu'une dépense présente un coût trop important, une entreprise peut enquêter sur les options fournisseurs à moindre coût ou les changements de politique. Par exemple, si les coûts de déplacement des collaborateurs montent en flèche, l'entreprise pourrait mettre en place une politique exigeant l'approbation préalable du manager d'un salarié - ou même du manager de ce dernier - avant de pouvoir réserver un voyage.

Déductions fiscales

Une autre raison essentielle pour laquelle les entreprises doivent surveiller de près leurs frais professionnels nécessaires et ordinaires est que la plupart sont déductibles d'impôt, c'est-à-dire que les entreprises peuvent soustraire ces dépenses de leur revenu brut, réduisant ainsi le montant des impôts locaux, régionaux et fédéraux qu'elles paient sur ce revenu. En règle générale, les déductions fiscales comprennent les salaires, les avantages sociaux standard des collaborateurs, les matières premières et d'autres éléments des produits, les loyers des biens immobiliers, l'amortissement des actifs de l'entreprise, la publicité, les frais de transport, les frais de déplacement, la formation, les fournitures de bureau, les logiciels, les primes d'assurance, les intérêts débiteurs, les créances irrécouvrables et même une variété d'impôts. Cette liste pourrait durer des jours, et elle peut être nuancée en fonction du pays. Aux États-Unis, par exemple, 50 % du coût des repas des salariés en déplacement est déductible.

Flux de trésorerie

Parce que le flux de trésorerie est essentiel à la santé financière d'une entreprise, les équipes finance en charge de la gestion de la trésorerie ont besoin d'un suivi précis et en temps opportun des frais professionnels. Leur travail consiste à surveiller de près les entrées d'argent provenant des biens et services vendus par leur entreprise et, ce qui est plus pertinent dans le cadre de cet article, les sorties d'argent. Les dépenses telles que les déplacements et les divertissements (ou les T&E, Travel & Entertainment) engagées par les collaborateurs pour rencontrer des clients et se réunir avec des collègues peuvent représenter des dépenses importantes et très variables si les politiques et les attentes adéquates ne sont pas mises en place. Tant que ces dépenses sont suivies avec précision, soustraites de flux de trésorerie tout aussi précis, le directeur financier peut être sûr que l'entreprise ne sera pas à court de liquidités nécessaires pour payer ses factures et que ses prévisions de flux de trésorerie reflètent véritablement la situation financière actuelle de l'entreprise. En suivant les frais professionnels lorsqu'elles se produisent, les organisations financières peuvent prendre des mesures immédiates, que ce soit par une réduction des coûts, une augmentation des emprunts ou d'autres mesures, pour améliorer le flux de trésorerie, si nécessaire, plutôt que d'attendre que les chiffres aient été consolidés des semaines ou des mois plus tard lorsqu'il est trop tard.

Des économies de coûts

Dans le même ordre d'idées, si une entreprise sait exactement ce qu'elle dépense en temps quasi réel, elle peut adopter des pratiques financières plus agiles, saisir des opportunités pour rechercher des options à moindre coût, renégocier des contrats pour obtenir des remises sur volume ou retarder les achats lorsque certains prix augmentent. Le suivi précis des frais professionnels au fil de l'eau facilite également la réduction des doublons, à la fois involontaires et frauduleux. Par exemple, des managers de différents services marketing peuvent s'être abonnés à différents services de photos de stock, alors qu'ils obtiendraient de meilleurs résultats en regroupant leur utilisation auprès d'un seul fournisseur.

1. Établir des comptes professionnels et des relations bancaires

Les relations bancaires, y compris avec les fournisseurs de cartes de crédit d'entreprise, fournissent une base pour les actions de suivi des frais professionnels. L'intégration des cartes de crédit professionnelles aux systèmes de gestion des dépenses signifie que les dépenses des salariés imputées sur ces cartes peuvent alimenter automatiquement le système, réduisant ainsi les erreurs et faisant gagner du temps aux collaborateurs et aux équipes finance. Certains systèmes ERP intègrent même des services bancaires dans l'application, afin que les équipes achat puissent accéder directement au financement et aux paiements dans l'application pour les transactions B2B. Ces sociétés bancaires fournissent également les fonds de roulement renouvelables nécessaires à la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients. Étant donné que la trésorerie et les données nécessaires à la gestion des frais professionnels passent toutes par ces fournisseurs de services finance, une collaboration solide et bien intégrée rapporte de gros dividendes. En établissant de telles relations bancaires, les entreprises peuvent également trouver plus facile d'obtenir des prêts pour des achats plus importants pour développer l'entreprise, acheter de l'équipement spécialisé ou financer une campagne marketing.

2. Assurer le suivi des réceptions et des factures

Les entreprises doivent suivre les reçus et les factures au fur et à mesure de leur apparition. En surveillant les reçus et les factures, ils peuvent prévoir les besoins de trésorerie et ajuster leurs dépenses selon les besoins, surveiller la conformité aux politiques en matière de dépenses, répondre aux audits, se conformer aux réglementations en matière de reporting financier et, par ailleurs, simplifier les choses lorsque la saison fiscale se déroule.

3. Choisir un système comptable

Les systèmes logiciels de comptabilité varient en taille et en portée, allant des feuilles de calcul et des logiciels de comptabilité et de fiscalité rudimentaires aux suites d'applications d'entreprise sophistiquées. En général, les grandes entreprises multinationales et à croissance rapide auront besoin d'applications financières intégrées avec des fonctionnalités avancées de reporting et d'analyse des données couvrant un ou plusieurs des domaines suivants : gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients, intégration de la planification et de la budgétisation financières, contrôle des sorties de fonds, automatisation des tâches financières de routine et prise en charge des prévisions de trésorerie, le tout en gérant plusieurs devises, en éliminant les doublons et les fraudes, et en aidant les entreprises à gérer les risques financiers. De plus en plus, ces systèmes de gestion des dépenses intégreront l'intelligence artificielle dans l'application, prenant en charge des tâches telles que la saisie et le rapprochement des factures et des paiements pour améliorer la précision. Un système financier cloud est généralement plus évolutif qu'un système on-premises, ce qui signifie qu'il peut répondre à des pics de demande tels que la clôture trimestrielle ou les déclarations fiscales. Il est également généralement plus facile à implémenter, à mettre à jour avec de nouvelles fonctionnalités et à intégrer aux applications de gestion des stocks, de chaîne logistique, d'achats et autres (en particulier lorsqu'elles font partie d'une suite).

4. Intégrer un logiciel aux comptes

Utiliser un logiciel de comptabilité sans le connecter aux comptes bancaires de l'entreprise, c'est comme posséder une voiture de sport, mais ne jamais rouler avec. Bien sûr, votre vie quotidienne sera meilleure, mais vous n'obtiendrez pas tout le potentiel de l'investissement. Plus il y aura de systèmes et d'institutions liés, plus le logiciel sera puissant. La plupart des applications financières comprennent des mesures de protection pour prévenir une utilisation néfaste. Pourquoi entrer manuellement des données lorsqu'elles peuvent être chargées automatiquement à des intervalles définis ? Pourquoi se connecter séparément à un compte bancaire professionnel lorsque le système peut effectuer des transactions ?

5. Décider entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Ce n'est pas vraiment un choix, car les grandes entreprises, y compris toutes les sociétés cotées en bourse, doivent utiliser la comptabilité d'exercice pour les dépenses (et les revenus). Mais il vaut la peine d'avoir une compréhension claire des deux approches comptables en ce qui concerne les dépenses. Elles peuvent être enregistrées lorsqu'elles se produisent (méthode de comptabilité d'exercice) ou lorsqu'elles ont été payées (méthode de comptabilité de caisse). Ces enregistrements peuvent se produire en même temps, par exemple lorsqu'une entreprise paie du matériel de production à un grossiste. Mais lorsque les cartes de crédit, les factures et les bons de commande sont impliqués, il y a un écart entre le moment où les biens et les services sont rendus et le moment où ils sont payés.

La comptabilité de caisse est la plus simple. Les frais professionnels ne sont inscrites dans les livres que lorsque le fournisseur a été payé. Ce type de système comptable est facile à maintenir et donne une indication très claire du montant des fonds disponibles à tout moment, c'est pourquoi les start-ups et les petites entreprises y ont parfois recours. Cependant, il peut ne pas offrir une image fidèle de la situation financière de l'entreprise. Une entreprise peut accumuler de nombreuses dépenses à crédit tout en étant payée au comptant pour ses ventes, de sorte qu'elle semble être à flot alors qu'elle ne l'est pas. C'est pourquoi les principes comptables généralement reconnus (PCGR) utilisent la comptabilité d'exercice.

La comptabilité d'exercice enregistre les transactions lorsqu'elles ont lieu mais avant que l'argent n'ait changé de mains. Ainsi, un restaurant enregistrerait immédiatement le coût d'achat des ingrédients (comptes à payer), même s'ils étaient achetés à crédit. Cette méthode comptable permet d'éviter les pics et les creux financiers soudains, ce qui permet d'avoir une vue plus précise de la santé financière de l'entreprise. Aux États-Unis, les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 25 millions de dollars peuvent choisir la façon dont elles enregistrent les dépenses, mais elles doivent être cohérentes et précises. Les entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur ou égal à 25 millions de dollars doivent utiliser la comptabilité d'exercice. Les règles varient selon les pays.

6. Examiner régulièrement les frais professionnels

Les logiciels de comptabilité peuvent produire des rapports mensuels et trimestriels qui donnent un aperçu de ce qui est dépensé et où, mais ils peuvent également offrir plus d'informations en temps réel sur les dépenses. Chacun de ces ensembles d'analyses offre la possibilité de surveiller les dépenses au fur et à mesure qu'elles se produisent et de commencer à élaborer le plan budgétaire pour l'année suivante. Par exemple, un directeur financier d'une société pharmaceutique remarque que le montant qu'il dépense pour les déplacements et le divertissement de ses équipes augmente depuis plusieurs mois. La société peut répondre en renégociant des accords avec ses compagnies aériennes et les hôtels préférés, en organisant davantage de réunions commerciales en vidéoconférence ou en créant de nouveaux processus de pré-approbation pour les dépenses de divertissement importantes.