En quoi consiste l'intégration des nouvelles recrues ?

Vous êtes probablement déjà expert en recrutement et en orientation des salariés, mais qu'en est-il du processus d'intégration des recrues ? Souvent, les entreprises estiment que si leur orientation semble suffisante, il n'est pas nécessaire d'en faire davantage pour améliorer le processus d'intégration de leurs recrues. Cependant, une telle amélioration en vaut la peine, en particulier si vous souhaitez conserver vos collaborateurs, les faire adhérer aux valeurs de votre entreprise et préserver la productivité de votre entreprise.

De nombreux essais et études portent sur les avantages de l'intégration : réduction des tâches manuelles, délai plus court pour devenir productif et augmentation du taux de rétention des salariés. Au regard des données publiées, l'intégration s'accompagnerait d'un solide retour sur investissement : UrbanBound estime que les entreprises britanniques et américaines dépensent 37 milliards de dollars par an pour fidéliser des salariés non productifs qui ne comprennent pas leur travail, alors même que 35 % de ces entreprises n'allouent pas un seul dollar à l'intégration.

Ces statistiques mettent en lumière le gaspillage causé par une intégration insuffisante ou inexistante. Il est donc légitime de se demander quelles sont les raisons d'investir dans des processus d'intégration plus sophistiqués. Grâce à de meilleures pratiques d'intégration, les salariés sont plus susceptibles de constater l'avantage de travailler pour votre entreprise. En fin de compte, ils se révèlent plus motivés et désireux de s'investir davantage à leur travail.

Quelle est la différence entre l'orientation et l'intégration ?

Les différences entre l'orientation d'un salarié et son intégration peuvent sembler insignifiantes, mais il n'en est rien. La plupart des employeurs proposent une orientation de base et standardisée à leurs nouveaux salariés, mais ils ne parviennent quand même pas à améliorer leurs taux de rétention en chute libre.

L'orientation consiste à s'assurer que la nouvelle recrue est bien informée de la date et de l'heure de son premier jour, s'est vu affecter un poste de travail, a examiné les politiques des ressources humaines et a rendu les documents nécessaires. Une session d'orientation ne dure généralement pas plus de quelques heures ou tout au plus quelques jours. L'orientation est minimale et ne traite que ce qui est nécessaire pour qu'une nouvelle recrue comprenne ce qu'elle est censée faire.

Combien de temps le processus d'intégration des nouvelles recrues dure-t-il ?

L'intégration des salariés est un processus beaucoup plus complet pouvant durer jusqu'à 12 mois. Bien que cette période puisse sembler excessive, elle peut s'avérer précieuse à long terme. En passant du temps avec vos nouveaux collaborateurs, vous leur permettez de se plonger dans le fonctionnement de votre entreprise. Cette immersion passe par la formation et l'exposition aux ressources, de sorte que les salariés comprennent leur rôle au sein de l'entreprise et pas simplement des politiques RH.

Grâce à une formation approfondie, les salariés s'améliorent dans leurs fonctions, avec à la clé une amélioration de la rétention et de la satisfaction des salariés. Alors, pourquoi y a-t-il une si grande différence entre l'orientation et l'intégration ? Pour comprendre, il faut se pencher sur le processus d'intégration des recrues.

Le meilleur processus d'intégration plonge les nouvelles recrues dans la culture de l'entreprise

Beaucoup de salariés quittent leur emploi, car ils sont mécontents ou ne se sentent pas appréciés à leur juste valeur par leurs supérieurs. Si la recherche des meilleurs talents, le taux de rétention et la motivation des salariés sont importants pour votre entreprise, un processus d'intégration efficace est probablement nécessaire.

Avec les solutions d'intégration des salariés, il est important que les employeurs voient leurs salariés non seulement comme des travailleurs, mais aussi comme des personnes. Ils doivent donc écouter leurs nouveaux collaborateurs, être tout ouïe face à leurs préoccupations et les valoriser.

Si vous prêtez une oreille attentive à ce qu'ils ont à dire, ils seront en retour plus enclins à s'intéresser à l'histoire et aux objectifs de votre entreprise. Ce faisant, vous inciterez votre personnel à se préoccuper davantage de son entreprise et vous parviendrez peut-être à renforcer leur motivation au travail.

Le processus d'intégration constitue également le moment idéal pour renforcer la confiance avec vos salariés et clarifier ce que vous attendez d'eux. Il est également bénéfique d'exposer aux salariés ce que votre entreprise peut faire pour eux. Il peut s'agir de possibilités d'évolutions de carrière, de primes, d'événements ou d'avantages d'entreprise.

En prenant le temps de montrer que les nouveaux salariés sont valorisés, vous ne courrez pas le risque qu'un salarié se sente laissé pour compte ou ait l'impression de ne pas être apprécié. À long terme, cette approche peut se révéler très bénéfique pour votre entreprise.

Les avantages d'un logiciel d'intégration

Votre entreprise bénéficiera d'un personnel motivé, notamment au travers d'une qualité et d'une quantité supérieures de production. La motivation des salariés grâce à l'intégration améliore non seulement leur travail, mais elle renforce également la réputation et le bilan de votre entreprise. Plus particulièrement, les avantages des logiciels l'intégration des salariés sont les suivants :

• Réduction du temps consacré aux tâches manuelles
  De nombreuses entreprises passent encore beaucoup de temps à effectuer manuellement des tâches d'intégration (collecte, envoi, suivi du travail effectué, création des dossiers, etc.). L'automatisation et la simplification du processus d'intégration grâce à un logiciel cloud dédié réduisent ces tâches manuelles et les coûts.

  Par exemple, l'un de nos clients, un système de santé employant 60 000 salariés, a mesuré le temps gagné par leur équipe d'intégration sur les tâches autrefois effectuées manuellement après l'implémentation du composant d'intégration d'Oracle Human Capital Management. L'intégration avec Oracle HCM leur a permis de réduire la durée de l'intégration de chaque recrue de plus de 45 minutes. Après avoir décomposé cette estimation du temps économisée par membre de l'équipe d'intégration en dollars en utilisant un salaire moyen de 60 000 $ par an, ainsi qu'une moyenne de 7 000 embauches par an, les économies atteignent plus de 150 000 $ par an. En plus de contribuer au retour sur investissement de l'entreprise, la réduction du temps consacré à l'intégration permet de consacrer 4 000 heures à des activités RH plus stratégiques.

• Réduction du temps nécessaire pour devenir productif
  Bien que de nombreuses variables influent sur cet indicateur, nous allons nous pencher sur deux d'entre elles. L'un est ce que notre client des soins de santé a appelé « le temps pour arriver entre nos murs ». En d'autres termes, la question est de savoir quel est le délai entre l'acceptation de l'offre par le candidat et son premier jour de formation, la première étape pour qu'il devienne productif.

  En simplifiant et en automatisant les activités des nouvelles recrues, depuis l'acceptation de l'offre jusqu'à leur premier jour, l'entreprise a pu les rendre productifs une semaine plus rapidement avec Oracle HCM Cloud. Que feriez-vous si chacun de vos salariés était productif une semaine de plus ? Quel serait l'influence sur vos résultats ?

  L'autre variable dans le délai de productivité est l'approche adoptée pour les décharger des activités non liées au travail (telles que les formulaires) des nouvelles recrues lors de leur premier jour et traiter ces tâches sous une forme dématérialisée avant leur premier jour. Ce faisant, le nouveau salarié peut se concentrer sur sa formation professionnelle et d'autres activités plus importantes quand il commence, au lieu de devoir gérer de l'administratif. En partant du postulat qu'une heure seulement est économisée par embauche et que l'entreprise accueille plus de 7 000 nouveaux salariés chaque année, nous transformons plus de 7 000 heures d'activités moins importantes en un travail qui contribue au résultat net.

• Réduction de la rotation du personnel
  La rotation du personnel s'accompagne évidemment d'un coût négatif sur les résultats. En ce qui concerne notre client des soins de santé, il dispose désormais de leurs taux de rétention pour les 90 premiers jours et la première année grâce à Oracle HCM Cloud, et ce, même pour la période précédant son implémentation. La rotation des nouvelles recrues au cours des 90 premiers jours est passée de 10,3 à 8,2 % et, pour la première année, de 26,1 à 22,5 %. Si nous quantifions les améliorations de première année en utilisant une estimation prudente du coût de remplacement d'un salarié de 5 000 $ (de nombreuses études font état d'une valeur de l'ordre de 1,5 à 2 fois le salaire annuel du salarié) et que nous embauchons 7 000 personnes par an, nous en déduisons que les économies dépassent 1 260 000 $.

• Amélioration de l'expérience des nouvelles recrues
  Enfin, lorsque l'intégration est effectuée correctement, elle peut être dynamique et attrayante, et offrir une expérience positive aux nouvelles recrues. Parmi les raisons les plus évidentes d'intégrer Oracle HCM Cloud, citons la possibilité de remplir des formulaires chronophages électroniquement avant le premier jour de travail, une transition plus fluide vers les activités d'intégration, l'élimination des redondances dans la saisie des données et la présentation de contenu qui promeut la culture de votre organisation. Comme le montrent les chiffres exposés ci-dessus, ces avantages influencent le retour sur investissement à long terme.

Les conséquences d'un taux de rotation élevé

Un taux de rotation élevé au sein d'une entreprise est mauvais signe. Il s'accompagne souvent de coûts considérables pour les entreprises en raison du temps et de l'argent nécessaires pour trouver de nouveaux candidats. Le départ de responsables et de salariés expérimentés peut coûter des centaines de milliers de dollars, une dépense dont les entreprises se passeraient bien.

Au fil du temps, ces dépenses nuisent progressivement au travail de l'entreprise en raison du défilé incessant de nouvelles recrues à former. Si, peu après sa formation, un salarié n'est pas satisfait, il peut déjà penser à quitter l'entreprise. La réputation d'une entreprise peut être ternie et sa qualité, affectée si son personnel est majoritairement composé de nouveaux salariés désintéressés.

Un processus d'intégration digne de ce nom peut résoudre ce problème.

Au lieu de dépenser constamment de l'argent pour embaucher à tour de bras, une entreprise peut investir ses fonds dans l'intégration. L'intégration est moins coûteuse et, à long terme, permet à l'entreprise de réaliser des économies.

Les bonnes pratiques en matière d'intégration

Il est important de se rendre compte que chaque nouveau salarié renferme un grand potentiel. En ignorant ce dernier, votre entreprise pourrait subir des pertes coûteuses et inutiles. Par contre, en le valorisant, votre entreprise se donne la chance de réussir.

Tout commence par l'accueil de votre nouveau salarié. En souhaitant la bienvenue à un nouveau salarié dans son équipe, vous lui évitez une situation stressante et embarrassante. Il sera donc plus enclin à discuter et à poser des questions.

Après quelque temps de formation, il est important que le superviseur organise un entretien individuel avec le nouveau collaborateur. Le superviseur peut ainsi examiner le travail déjà accompli par le salarié et fournir des retours constructifs.

Les retours sont importants pour les nouveaux salariés, car ils les aident à comprendre ce qu'ils font correctement et ce qu'ils doivent améliorer. Ils leur donnent aussi un objectif.

Il est important que ces réunions aient lieu à intervalles réguliers, par exemple une fois par mois. Le salarié voit ainsi qu'il est pris en charge et qu'il n'est pas livré à lui-même. Ces réunions sont également importantes pour l'entreprise, car elles permettent d'évaluer l'efficacité des nouvelles recrues.

Intégration : évolution de carrière et opportunités

Même si vous suivez toutes les bonnes pratiques d'intégration mentionnées jusqu'à présent, vos salariés pourraient encore se révéler mécontents après quelques mois de travail. Pourquoi ? Souvent, l'explication est que le collaborateur a le sentiment de stagner dans son travail et de ne pas pouvoir évoluer.

En discutant d'éventuelles opportunités de carrière avec les nouveaux salariés, vous leur donnez des perspectives. Lorsque les salariés peuvent anticiper, ils travaillent souvent plus dur pour atteindre leurs objectifs. Globalement, cette approche se révèle bénéfique pour les performances et la motivation des salariés.