15 principales beneficios del ERP en la nube y razones para mudarse
Michael Hickins | Estratega de contenidos | 21 de marzo de 2024
A medida que el rol de CFO se hace más estratégico e influyente, las aplicaciones del ERP en la nube les brindan una herramienta vital para centralizar y analizar datos de varios sistemas financieros y operativos. Por ejemplo, las aplicaciones pueden activar respuestas automatizadas a eventos predefinidos (como el reaprovisionamiento de inventario cuando el stock alcanza un nivel predeterminado) y generar informes con datos oportunos para ayudar a los líderes empresariales a tomar decisiones.
Dado el ritmo acelerado del cambio y el tiempo cada vez más corto que tarda un evento en una parte del mundo en afectar a otra, los responsables de las finanzas y otros líderes confían en las aplicaciones de ERP en la nube para ayudarlos a identificar y actuar sobre problemas críticos que afectan a sus empresas.
¿Qué es ERP en la nube?
Cloud ERP es un software como servicio que ayuda a los líderes empresariales a gestionar sus organizaciones mediante la centralización de datos de sistemas operativos y financieros interconectados. Los sistemas de ERP en la nube generalmente abarcan capacidades relacionadas con finanzas y contabilidad, presupuestación y planificación, adquisiciones, inventario, manufactura, cadena de suministro y más. También pueden integrarse con aplicaciones en la nube para recursos humanos, ventas y marketing, y servicio y soporte al cliente, haciendo que los datos sean accesibles a través de un solo tablero de control. Estos datos son accionables a través de una combinación de disparadores automáticos y reacciones a los datos realizadas por personas en sus diferentes roles.
Debido a que las aplicaciones de ERP en la nube se ofrecen a través de internet, son accesibles para los usuarios desde donde se encuentren, en casi cualquier dispositivo que elijan. Además, el proveedor de aplicaciones es responsable de ofrecer actualizaciones de funciones y parches de seguridad regulares, también a través de internet, sin interrupción en el servicio.
Conclusiones clave
- Las aplicaciones de ERP en la nube son los sistemas financieros y operativos que las empresas utilizan para su funcionamiento cotidiano.
- Cloud ERP proporciona una mayor flexibilidad que el ERP on-premises porque permite a las empresas aumentar y reducir el uso en torno a picos estacionales sin preocuparse por la ralentización del rendimiento. Y debido a que se entrega como un servicio de suscripción, libera dinero en efectivo que de otro modo estaría vinculado a los gastos de capital.
- Con el ERP en la nube, la responsabilidad de la aplicación de parches, el mantenimiento y las actualizaciones de seguridad recae en el proveedor y no en el cliente.
- La mayoría de las aplicaciones de ERP en la nube son más fáciles de integrar que las aplicaciones locales con otros sistemas de back-office, especialmente cuando forman parte de una suite unificada. Esa integración hace que sea más fácil para las empresas informar, analizar y actuar sobre los datos que reflejan las condiciones y operaciones actuales del negocio.
ERP en la nube vs. ERP tradicional
Un ERP en la nube es generalmente más fácil de implementar, acceder, mantener, proteger y actualizar con nuevas funciones, con soluciones basadas en la nube que ofrecen un enfoque más ágil y fácil de usar en comparación con sus contrapartes on-premises. Por ejemplo, el ERP en la nube se puede implementar en cuestión de meses en lugar de años, mientras que el mantenimiento, las actualizaciones de funcionalidad, la aplicación de parches de seguridad y la infraestructura son manejados por el proveedor de la nube; con el ERP on-premises, todos estos aspectos son responsabilidad de la empresa. Se puede acceder a los sistemas de ERP en la nube desde fuera del lugar de trabajo a través de un navegador o dispositivo móvil, mientras que esa funcionalidad es difícil —o imposible— de encontrar en los sistemas on-premises.
En general, los sistemas de ERP en la nube proporcionan mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad en comparación con las soluciones on-premises tradicionales. Reducen la demanda de recursos de TI internos, ofrecen ahorros de costos en infraestructura y datos y funciones actualizados que admiten entornos de trabajo modernos y centrados en los dispositivos móviles.
| ERP local | ERP en la nube | |
|---|---|---|
| Velocidad de implementación | Puede tardar un año o más | Medido en meses |
| Acceso desde fuera de la oficina | Difícil o imposible | Accesible con conexión a internet, navegador y contraseña |
| Mantenimiento | Responsabilidad interna | Responsabilidad del proveedor de nube |
| Aplicación de parches de seguridad | Responsabilidad interna | Responsabilidad del proveedor de nube |
| Actualizaciones de funciones | Debe ser priorizado por TI | Automático y regular |
| Requisitos de infraestructura | Necesidad de recibir apoyo interno | Gestionado por un proveedor de nube |
| Adaptación a los factores de forma móvil | Poco probable | Requisitos básicos |
| Relevancia/oportunidad de los datos | Depende del tiempo de procesamiento por lotes | Los datos se actualizan con frecuencia, a menudo en tiempo real. |
15 beneficios de un ERP en la nube
El término "planificación de recursos empresariales" se originó en la década de 1990, pero la categoría de software se remonta a los sistemas de planificación de requisitos de materiales de la década de 1960. Las aplicaciones de un ERP basado en la nube superan a las generaciones anteriores de sistemas de ERP on-premises de varias maneras. Son más fáciles de implementar para las empresas, se actualizan con más frecuencia, son accesibles fuera de la oficina y cuentan con interfaces de usuario que se parecen más a las aplicaciones de consumo.
1. Implementación más rápida
No es inusual que las implementaciones de ERP en la nube tomen entre varias semanas y unos pocos meses, mientras que las implementaciones on-premises tradicionales generalmente tardan al menos un año y, para las más grandes, pueden agregar millones de dólares en tarifas de consultoría. Dado que los sistemas de ERP en la nube son más modulares y fáciles de implementar que los sistemas on-premises, las empresas pueden empezar a utilizar las aplicaciones más rápidamente.
2. Mayor seguridad
Los principales proveedores de nube tienen equipos de seguridad más grandes que muchos de sus clientes tienen empleados de TI totales, y esos equipos se centran únicamente en proteger sus sistemas y los datos de sus clientes. Las empresas que ejecutan sus sistemas de ERP internamente a menudo retrasan la aplicación de parches de seguridad esenciales para vulnerabilidades recién descubiertas, pues carecen de los recursos de TI para probar y luego implementar esas actualizaciones de manera oportuna. Los proveedores de servicios en la nube también suelen facilitar a los clientes la implementación de controles de acceso basados en roles.
3. Más flexibilidad
Con el ERP en la nube, es más fácil para las empresas adoptar un enfoque por fases para implementar nuevas capacidades de TI. Por ejemplo, una organización podría comenzar con las finanzas en la nube, agregando gestión de riesgos, compras, análisis, cadena de suministro y otras funcionalidades en el futuro.
4. Datos en tiempo real
Las aplicaciones de ERP en la nube están diseñadas para integrarse con varios orígenes de datos, lo que permite que estos fluyan a los paneles de control de los usuarios tan pronto como estén disponibles en lugar de mediante actualizaciones diarias por lotes, como es el caso de los sistemas on-premises heredados. Por ejemplo, si un equipo de compras puede obtener actualizaciones más oportunas sobre la necesidad de la empresa de aumentar la producción debido al aumento de la demanda de los clientes, puede solicitar los suministros necesarios antes.
5. Escalabilidad más sencilla
Si el uso de un sistema de ERP en la nube varía en el transcurso del trimestre o del año, por ejemplo, alrededor del cierre trimestral, el proveedor de nube es responsable de gestionar esos altibajos. La organización del área de TI del cliente no necesita preocuparse por asignar capacidad o almacenamiento de servidor adicionales para manejar el pico. Los clientes también pueden agregar o reducir suscripciones de asientos si el número de usuarios cambia con el tiempo. Por el contrario, los despliegues de ERP on-premises requieren recursos de TI dedicados para ampliar o reducir la capacidad de software y hardware, incluso al abrir nuevas oficinas o adquirir empresas.
6. Mejor soporte
La relativa facilidad con la que los clientes pueden cambiar de proveedor de aplicaciones en la nube los fuerza a brindar un sólido soporte 24/7 y un tiempo de actividad del 99,999 %. Y como nadie conoce las aplicaciones mejor que sus proveedores, estos están en mejores condiciones para proporcionar soporte que el personal de TI interno de sus clientes, que deben administrar multitud de aplicaciones y tipos de infraestructura diferentes.
7. Menores costos de explotación
La computación en la nube permite a las empresas pagar solo por el número de empleados que utilizan realmente las aplicaciones de ERP, y pueden ajustar ese número según sea necesario. Además, los servicios en la nube transfieren a los proveedores la carga de instalar y mantener las aplicaciones y el hardware subyacente. Y como se mencionó anteriormente, los servicios de ERP en la nube reducen la necesidad de consultores e integradores, así como la necesidad de centros de datos internos y personal de TI para gestionar el mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones del sistema.
8. Visibilidad mejorada
A diferencia de los sistemas on-premises que tienden a almacenar datos en silos, inaccesibles para muchos usuarios y analistas, las aplicaciones de ERP en la nube facilitan a los clientes agregar, generar informes y analizar datos de diferentes sistemas, como los de marketing, gestión de capital humano, gestión de la cadena de suministro y gestión de inventario. Por ejemplo, la integración de datos de aplicaciones de inventario, gestión de campañas de marketing y planificación de ventas puede ayudar a los equipos financieros a mejorar la precisión de las previsiones de ingresos y a gestionar el efectivo de forma más eficaz. Los sistemas de ERP en la nube también mejoran la visibilidad al ofrecer a los usuarios acceso, a través de cualquier dispositivo móvil, cuando están fuera de la oficina.
9. Colaboración más sencilla
En relación con lo anterior, los sistemas de ERP en la nube permiten a las partes interesadas iniciar sesión en el sistema desde cualquier ubicación, así como informar y analizar datos de un solo conjunto de datos. Esto no solo permite a las personas de diferentes departamentos ver los mismos datos en los mismos formatos, sino que también permite introducir actualizaciones que se pueden compartir y reflejar en los paneles de control operativos en tiempo real. Por ejemplo, los datos de un sistema o módulo de gestión de almacenes se pueden reflejar en el mismo panel de control que los datos de un sistema de gestión de órdenes, lo que facilita la visualización de si hay suficiente stock en el inventario para satisfacer nuevas órdenes. Además, las aplicaciones en la nube se desarrollaron con interfaces de apuntar y hacer clic fáciles de usar, que son más adecuadas para los millennials y personal entrante que las aplicaciones basadas en comandos las on-premises heredadas.
10. Actualización más rápida
A diferencia de las aplicaciones on-premises heredadas, que suelen obtener una actualización importante una vez cada tres años, las aplicaciones de ERP en la nube se actualizan con las últimas funciones con frecuencia, generalmente cada trimestre, sin necesidad de eliminar sistemas. Por ejemplo, los sistemas de ERP en la nube se actualizan regularmente para alinearse con GAAP, Sarbanes-Oxley y otros estándares financieros, lo que ayuda al cumplimiento.
11. Accesibilidad móvil
Un ERP y otras aplicaciones en la nube no solo están disponibles en cualquier navegador web en cualquier dispositivo móvil, sino que cada vez tienen más aplicaciones móviles asociadas que facilitan la realización de tareas básicas y la generación de informes. Por ejemplo, los mánager pueden aprobar rápidamente los gastos de los empleados desde la aplicación de gastos de un sistema ERP en la nube en un dispositivo móvil. La funcionalidad móvil es fundamental para las empresas cuyos empleados viajan con frecuencia, trabajan sobre el terreno o necesitan información actualizada desde la planta.
12. Reducción de la huella de carbono
Los centros de datos que utilizan los proveedores de servicios en la nube para ofrecer servicios de ERP utilizan menos potencia para la refrigeración, los recursos informáticos y el almacenamiento que la suma de las miles de empresas individuales que realizan las mismas acciones en sus centros de datos independientes. Los proveedores de servicios en la nube tienen un incentivo financiero para reducir sus costos de energía mediante el uso del equilibrio de carga de última generación y otras técnicas de ahorro de energía, que reducen la huella de carbono de estas aplicaciones. También pueden reducir la potencia general utilizada para ejecutar estas aplicaciones, ya que se comparten entre todos sus usuarios.
13. Independiente de la industria
Muchos sistemas de ERP en la nube se desarrollan para sectores industriales específicos, como la construcción y el sector retail. Pero cuando se trata de procesos de negocio, la mayoría de los sectores tienen más similitudes que diferencias. Las aplicaciones de ERP en la nube más útiles son aquellas que aprovechan las mejores prácticas de todas las industrias, ofreciendo módulos o extensiones para adaptarse a las necesidades específicas de los sectores, como los módulos de gestión de habitaciones en el caso del sector hotelero. Esto ofrece a los usuarios lo mejor de ambos mundos: funcionalidad que refleja las mejores prácticas en todos los sectores y una base de código fiable que no está plagada de personalizaciones (que son costosas de mantener y aplicar parches). Algunos conjuntos de ERP en la nube incluyen módulos que gestionan los requisitos y prácticas de generación de informes específicos según el sector.
14. Mayor eficacia
La migración de las aplicaciones de un ERP a la nube permite a las empresas desplegar recursos de TI en otras áreas de mayor valor de la organización. También mejora la eficiencia, al proporcionar una única fuente de datos para todos los informes internos y externos, y permite a todas las partes interesadas acceder a datos y reportes desde cualquier lugar en el que trabajen. El aumento de la automatización y los datos ampliamente compartidos minimizan el tiempo dedicado a los procesos manuales, al tiempo que conectan y cuantifican los procesos.
15. Integración sencilla
Las aplicaciones de ERP en la nube modernas están diseñadas para integrar datos de diferentes fuentes, manteniendo al tiempo los niveles adecuados de seguridad y restricciones de acceso. La integración de una aplicación de un ERP con una de RR. HH., por ejemplo, podría permitir al departamento de finanzas ver la proporción de empleados con respecto a las ventas esperadas.
Fundamentos de un ERP en la nube
Como se explicó anteriormente en este artículo, un ERP en la nube ayuda a las empresas de varias maneras, incluso al facilitar la implementación, el acceso, el mantenimiento, la seguridad, la escala y la actualización de estas aplicaciones esenciales, al tiempo que reduce los gastos de capital y las huellas de carbono. Los equipos y las personas encargadas de crear un argumento empresarial para adoptar un ERP en la nube aún tendrán que proporcionar a los responsables de la toma de decisiones de la empresa un contexto detallado sobre esos beneficios y por qué la inversión en tiempo y recursos dará sus frutos. Eso debería incluir vincular el sistema de ERP en la nube a la estrategia empresarial de la empresa; establecer costos y plazos de implementación; y cuantificar el valor de nuevas capacidades como la IA (mostrando cómo puede mejorar la previsión de ingresos y otras funciones comerciales).
Actualización a la nube con Oracle Fusion Cloud ERP
Las empresas que utilizan Oracle Fusion Cloud ERP obtienen el beneficio de una funcionalidad financiera, de fabricación, de compras y de otro tipo de última generación en aplicaciones que se ejecutan en la infraestructura en la nube de alto rendimiento de Oracle. Oracle Cloud ERP es un conjunto integrado de aplicaciones que pone los datos financieros, la cadena de suministro, la gestión de riesgos, la gestión del rendimiento y otros datos empresariales en un modelo común. Se ha desarrollado para facilitar la integración con otras aplicaciones, tanto de Oracle como de proveedores externos.
Preguntas frecuentes sobre los beneficios de un sistema ERP en la nube
¿Cuánto tiempo se tarda en implantar ERP en la nube?
En función de las integraciones necesarias, el alcance de su huella de ERP heredada y la cantidad de datos que se deben migrar, las empresas pueden tardar desde varias semanas hasta muchos meses en implementar un sistema de ERP en la nube.
¿Por qué es más seguro el ERP en la nube?
Los proveedores de servicios en la nube cuentan con equipos grandes y expertos dedicados a proteger las aplicaciones y los datos de los clientes, aplicando las últimas tecnologías y prácticas, mientras que las empresas que ejecutan aplicaciones desde sus propios centros de datos generalmente no lo hacen.
¿Cómo ahorra tiempo el ERP en la nube?
Los sistemas de ERP en la nube proporcionan un tiempo de rentabilidad más rápido porque se entregan como servicio, lo que permite a los clientes comenzar a obtener beneficios más rápido que si estuvieran desplegando los propios sistemas de ERP (con la ayuda de consultores) en sus propios centros de datos.