¿Qué es la gestión de adquisiciones?

La gestión de adquisiciones también se conoce como el proceso desde el origen hasta la liquidación. Abarca la evaluación, la selección y la creación de acuerdos contractuales formales, así como la gestión de las relaciones continuas con los proveedores de la empresa.

Las adquisiciones son un factor complejo que abarca muchas actividades interrelacionadas. El proceso de gestión de adquisiciones incluye la compra transaccional de bienes y servicios, y se integra con las cuentas por pagar para completar el ciclo de origen-liquidación, ya que proporciona documentos justificativos para colaborar con el procesamiento de las facturas que se deben pagar a los proveedores.

Función principal de una solución de adquisiciones basada en la nube

El mercado actual es cada vez más complejo y dinámico, así que las empresas necesitan herramientas ágiles que les ayuden a mejorar los procesos de adquisición. Cada vez hay más organizaciones de adquisición estratégica que adoptan conjuntos de software integrados y basados en la nube, y que combinan la gestión de proveedores, las adquisiciones, la gestión de contratos y la gestión proactiva de los riesgos con capacidades transaccionales de la adquisición al pago.

Con una solución completa para las adquisiciones, las empresas pueden aprovechar la información crítica al tomar decisiones y al mismo tiempo administrar de manera proactiva las actividades en curso a lo largo del ciclo de vida desde el origen hasta la liquidación. Una solución integrada de gestión de aprovisionamiento basada en la nube consiste en lo siguiente:

Gestión de proveedores

La contratación estratégica comienza con la identificación y calificación de proveedores antes de iniciar las negociaciones. Implica la recopilación, la evaluación y el control de los datos del proveedor para garantizar que los proveedores cumplen con las políticas de negocio. Con el software de gestión de compras, puedes recopilar información importante sobre la calificación de proveedores mediante cuestionarios internos y externos y perfiles de autoservicio. Selecciona a los mejores proveedores evaluando las calificaciones de los mismos, los factores de riesgo y el cumplimiento de las políticas.

Una solución basada en la nube permite que los equipos de compras gestionen proactivamente las relaciones con los proveedores. Usa las redes sociales integradas para colaborar de manera más efectiva y lograr la alineación comercial al planificar y crear documentos de negociación. Recibe alertas cuando haya nueva información disponible que pueda afectar a la gestión de proveedores, las capacidades o los factores de riesgo. Los proveedores y los equipos de adquisición obtienen visibilidad en tiempo real de las transacciones, así como de las actividades de abastecimiento actuales y futuras.

Abastecimiento

La definición de requisitos, la compilación y la comparación manual de ofertas de proveedores puede llevar mucho tiempo y dejar mucho espacio para detectar errores. Incluso puede retrasar compras importantes.

La creación de documentos más inteligente, las interacciones de negociación y la selección de proveedores aprovecha las mejores prácticas de negociación para lograr resultados finales. La colaboración social integrada facilita la combinación de esfuerzos y la creación de documentos de negación más eficaces. Las herramientas de análisis de adjudicación te permiten evaluar rápidamente las ofertas de los proveedores en función de factores predeterminados (como el precio, la calidad y el valor), lo que te permite llegar a la mejor decisión de adjudicación posible en función de los requisitos de tu empresa.

Gestión de contratos

Una gestión eficaz de los contratos de compra es fundamental. La gestión manual del proceso puede tardar mucho tiempo. Sin embargo, con un sistema de gestión de compras moderno, la creación de contratos se puede optimizar mediante la creación guiada que utiliza bibliotecas de cláusulas preaprobadas, plantillas estandarizadas y colaboración social integrada.

La estandarización y automatización del proceso de gestión de contratos te ayuda a crear contratos de calidad más rápido. Puedes obtener una visibilidad completa de los contratos, a la vez que controlas los costos. La analítica identifica las desviaciones del contrato con respecto a los estándares definidos. Los flujos de trabajo auditables hacen cumplir las aprobaciones de documentos. Un repositorio de contratos seguro y con capacidad de búsqueda con un seguimiento completo y un historial de auditoría permite a los usuarios localizar rápidamente lo que necesitan. Las funciones de gestión automatizada de las renovaciones ofrecen a los equipos de compras una notificación temprana de los contratos que van a expirar para que puedan tomar las medidas necesarias de forma proactiva y evitar posibles riesgos.

Solicitudes

Los ahorros negociados se pierden rápidamente cuando la compra no se gestiona correctamente durante el ciclo de compra. Un moderno software de gestión de compras garantiza que los ahorros negociados se apliquen mediante políticas empresariales, controles y aprobaciones.

El gasto fuera de contrato puede reducirse proporcionando a los empleados una experiencia de compra de autoservicio similar a la del consumidor. Con una experiencia fácil de usar, los empleados pueden buscar y comprar productos o servicios de forma fácil y rápida. Se requiere poca o ninguna formación. Las sólidas capacidades de búsqueda, los formularios inteligentes, las listas de compras y las experiencias de compra personalizadas aseguran que los precios y los términos negociados se apliquen automáticamente a través de catálogos de proveedores y flujos de trabajo de aprobación configurables que están diseñados para controlar los gastos y reducir los costos.

Adquisiciones

La automatización de las transacciones rutinarias de ciclo de compra, como la creación de pedidos, te libera para encontrar nuevas oportunidades de ahorro. Con un sistema de gestión de adquisiciones basado en la nube, puedes optimizar el proceso a la vez que aplicas los precios negociados y garantizas el cumplimiento de las políticas. Crea órdenes de compra a partir de solicitudes aprobadas sin intervención manual. Proporciona a tus equipos de compras estadísticas sobre las excepciones, el estado y las acciones necesarias. Comunícate con tus proveedores utilizando herramientas de redes sociales integradas.

Cuentas a pagar

El procesamiento de facturas de proveedores suele ser manual, propenso a errores y laborioso. Una solución completa del abastecimiento a la liquidación optimiza y automatiza esta función crítica. En un sistema de gestión de compras integrado, puedes aprovechar los descuentos por pagos oportunos y reducir los costos de mano de obra. Esto incluye un sólido sistema de gestión de pagos que proporciona la transmisión electrónica de facturas de proveedores y un procesamiento más rápido, gracias al escaneo óptico, el aprendizaje automático y la confrontación automática de órdenes de compra. La validación de facturas de nivel de línea está completamente automatizada para un procesamiento más rápido. Las excepciones se gestionan a través de la colaboración en redes sociales; se comparten documentos para acelerar los tiempos de resolución.

Mejora la gestión de proveedores. Gestiona los costos. Asegura el cumplimiento.

Las empresas invierten en soluciones de gestión de aprovisionamiento para optimizar y automatizar el proceso desde el abastecimiento hasta la liquidación. El software de gestión de las adquisiciones desempeña un papel importante en la gestión de los costos mediante el aumento del ahorro mediante acuerdos de compra negociados con proveedores. Los gastos se gestionan dirigiendo las compras a proveedores aprobados a través de aplicaciones que también aplican políticas de compra. Las soluciones desde el origen hasta la liquidación también mejoran la eficiencia de las adquisiciones al agilizar los procesos internos y reducir el riesgo mediante una gestión más eficaz de los proveedores y los contratos.

Mediante la automatización y la optimización de los procesos de compras, los sistemas de gestión de aprovisionamiento proporcionan las siguientes ventajas:

Mejora en el ahorro de costos

El ahorro de costos comienza con el abastecimiento; el proceso de identificación y evaluación de los proveedores potenciales y la negociación con ellos para comprar bienes y servicios. Estas actividades garantizan que la empresa reciba precios competitivos y el mejor valor. Para la mayoría de las empresas, las negociaciones se llevan a cabo mediante un proceso de licitación en el que varios proveedores compiten por la empresa. Aunque sería una simplificación excesiva decir que el ahorro de costos es el único factor, está en la cabeza de la lista de criterios por los que se miden las organizaciones de compras. Cuando se selecciona un proveedor y se firma un contrato, se convierten en el proveedor aprobado para un determinado producto o servicio. Al hacer cumplir los gastos conforme a las normas, las empresas son capaces de maximizar el ahorro de costos y mejorar la rentabilidad.

Aumenta la influencia sobre el gasto

Muchas organizaciones siguen teniendo problemas con las compras que se producen fuera de los procesos establecidos, con proveedores que no están bajo contrato para proporcionar precios competitivos. Generalmente se conoce como "gastos marginales" o fuera de contrato. Las soluciones de gestión de adquisiciones están diseñadas para controlar esta actividad imponiendo las compras conformes a los proveedores aprobados.

Las compras conformes se gestionan a través de múltiples niveles con sistemas de adquisición que utilizan tanto incentivos como elementos disuasorios. En primer lugar, ofrecen una experiencia de compra similar a la de un consumidor. Esto facilita que los empleados encuentren lo que necesitan y que realicen sus compras exclusivamente a través de proveedores autorizados. Los productos o servicios se muestran en una interfaz de compra fácil de utilizar. Estos sistemas también utilizan políticas, reglas y controles de gestión de gastos configurables que constan de flujos de trabajo y aprobaciones de gestión para garantizar que las compras cumplen las normas y mejoran el ahorro de costos.

Mejora la eficiencia y automatiza los procesos de compras

Los procesos manuales y engorrosos impiden que los equipos de adquisiciones aporten un mayor valor estratégico. Los procesos de compra ineficaces pueden provocar la pérdida de documentos, gastos no controlados y oportunidades de descuento perdidas.

Las soluciones de gestión de compras estandarizan, optimizan y automatizan los procesos que tradicionalmente son manuales basados en papel y reducen la cantidad de mano de obra necesaria para completarlos. Las compañías pueden crear mejores contratos más rápido y pueden maximizar el valor de los acuerdos negociados. La eficiencia mejora a lo largo de todo el proceso de gestión de compras: cualificación de proveedores, agilización de las negociaciones, contratación y supervisión de las actividades de compra. Como resultado, las solicitudes de compra reciben aprobaciones más rápidas y las facturas de proveedores se procesan y pagan más rápidamente. Se liberan recursos valiosos para actividades más estratégicas como la gestión de proveedores, la negociación de precios más favorables y la investigación de nuevas fuentes de suministro.

Mejora la gestión de proveedores

Los proveedores son socios comerciales esenciales que proporcionan los productos o servicios que tu compañía necesita. Calificar la idoneidad de un proveedor potencial como socio comercial es clave. El software de gestión de compras optimiza el proceso de evaluación de factores críticos como la viabilidad financiera, el cumplimiento del código de conducta de la compañía y otros factores que los califican como socio comercial.

Una vez calificados, el sistema ayuda a gestionar las relaciones de proveedores en curso, como pedir a los profesionales de compras que soliciten el vencimiento de las calificaciones de un proveedor. El sistema también notifica a los usuarios cuando hay nueva información disponible que pueda afectar negativamente sus cualificaciones, capacidades y cambiar su perfil de riesgo.

Estandarización y simplificación del ciclo de vida del contrato

Los contratos de compras completan el proceso de abastecimiento. Formalizan la relación comercial entre una compañía y sus proveedores, sus responsabilidades, los precios y definen las condiciones para gestionar disputas. Un sistema de gestión de compras moderno te ayuda a tomar el control del proceso de gestión de contratos para obtener visibilidad de los acuerdos, acortar los tiempos de ciclo y gestionar el cumplimiento.

El proceso de creación de contratos se realiza más rápido, con menos riesgo con idiomas, plantillas y flujos de trabajo predefinidos. Durante las negociaciones, los revisores de contratos pueden identificar rápidamente las desviaciones del lenguaje estándar para resaltar los riesgos, realizar los cambios necesarios y obtener las aprobaciones necesarias antes de la finalización. Una vez se ejecutan los contratos, el sistema proporciona almacenamiento y recuperación electrónicos. Los directivos reciben notificaciones con alertas de eventos, como el vencimiento de contratos, para garantizar acciones oportunas y minimizar los retrasos.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloud moderniza los procesos comerciales de aprovisionamiento para que puedas gestionar de manera proactiva a los proveedores y las actividades a lo largo del ciclo desde el abastecimiento hasta la liquidación. Esta solución completa, integrada y basada en la nube te permite transformar tu organización de aprovisionamiento para proporcionar servicios de aprovisionamiento rápidos y compatibles con todas las áreas de tu organización.

Al aprovechar las capacidades digitales, como la analítica integrada, la colaboración en redes sociales y los dispositivos móviles, Oracle Procurement Cloud te permite reducir el riesgo de los proveedores, rentabilizar el abastecimiento, controlar los gastos y mejorar los márgenes de beneficios de tu organización.