¿Qué es el software de contabilidad?
El software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis. Un sistema de contabilidad completo debe realizar el seguimiento de los activos, los pasivos, los ingresos y los gastos de una organización. Estas transacciones se registran en el libro mayor de manera automática, proporcionando a los CFO, los tesoreros y los controllers acceso inmediato a datos financieros precisos en tiempo real. También permite a los responsables de la cuenta de resultados ver su desempeño a nivel operativo.
Gracias al registro sistemático de las transacciones financieras, se pueden elaborar estados financieros trimestrales y anuales, incluidos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto. El software de contabilidad supone un componente clave del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Los sistemas de ERP unifican funciones de negocio fundamentales, como la contabilidad, la planificación y los análisis financieros (FPA por sus siglas en inglés), la cadena de suministro, la gestión de inventario y las compras. Estas aplicaciones se integran de manera nativa en una interfaz de usuario y un modelo de datos comunes, evitando así la necesidad de pasar de un sistema a otro o de integrar datos aislados para gestionar diferentes aspectos de tu negocio.
Ventajas del software de contabilidad
El software de contabilidad resulta fundamental para que las organizaciones lleven a cabo sus procesos de negocio cotidianos. Permite que la dirección esté siempre al tanto de la salud financiera de su empresa.
Libro mayor y libro auxiliar
El software de contabilidad moderno está diseñado para permitir que tanto las entradas de diario como las del libro auxiliar se registren automáticamente en el libro mayor, de modo que los CFO y los controllers dispongan de visión en tiempo real de sus datos financieros.
Cuentas por pagar y cobrar
Una solución completa de software de contabilidad no se limita únicamente a la contabilidad básica. Ayuda a las organizaciones a reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos y previsiones, y llevar a cabo una gestión de gastos exhaustiva y adecuadamente categorizada. Además, ofrece una integración exenta de sobresaltos con los sistemas bancarios, permite realizar auditorías más precisas y mantiene registros de seguimiento detallados de todos los activos y pasivos.
Gestión de caja
Las funciones de gestión de efectivo del software de contabilidad proporcionan posiciones de tesorería precisas conciliando automáticamente las transacciones en efectivo con los extractos bancarios. Estas capacidades también permiten a las empresas tomar decisiones oportunas sobre inversiones, préstamos y otras decisiones de tesorería con una previsión de efectivo automatizada basada en las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, los libros auxiliares de nóminas y las transacciones externas.
Gestión de activos
Si dispones de una solución de contabilidad moderna, podrás gestionar todo el ciclo financiero de los activos, incluidas la adquisición, la capitalización, la amortización y la baja en cuentas. Tener esta visibilidad completa ayuda a las empresas a ofrecer estados financieros precisos en términos de revalorización y amortización.
Gestión de riesgos y cumplimiento
La mejor defensa que tiene una organización contra el fraude y el acceso de usuarios no autorizados es el software de contabilidad con seguridad integrada, gestión de riesgos y controles de auditoría. Estos controles internos y la separación de funciones te ayudan a cumplir las disposiciones previstas en la ley Sarbanes-Oxley (SOX) y brindan a tu empresa una fuente de datos única y segura de datos.
Gestión de cobros
La gestión de los cobros de los clientes es una capacidad fundamental del software de contabilidad. Con una gestión de cobros integral resulta más fácil clasificar a los clientes, elaborar estrategias de cobro, gestionar el pago de cobros e iniciar procedimientos de cobro terminales para clientes en quiebra.
Gestión de ingresos
Las funciones de gestión de ingresos que integra el software de contabilidad automatizan los análisis para maximizar los ingresos y la rentabilidad.
Informes y analítica
Un sistema de contabilidad completo no solo registra transacciones financieras, sino que también incluye capacidades presentación de información y realización de análisis. Estos paneles de control predefinidos ayudan a los directores financieros a comprender el estado financiero de su organización y a investigar en profundidad para obtener información más detallada. Miden los KPI financieros fundamentales en tiempo real, como la ratio de solvencia, la ratio de tesorería (acid test), la ratio de endeudamiento, el capital circulante neto y la rotación de existencias, entre otros muchos.
Software de contabilidad: local o en la nube
Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. La primera generación de software de contabilidad se implementó en entornos locales, lo que significa que el hardware y los servidores utilizados se ubicaban en el centro de datos de la empresa.
En la actualidad, existe una creciente demanda de software de contabilidad basado en la nube. Cuando un software de contabilidad está “en la nube”, simplemente significa que la aplicación se ejecuta en una red de servidores remotos, en lugar de en una ubicación de una empresa.
La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional. Dado que no es necesario mantener una costosa infraestructura, los recursos se pueden destinar a oportunidades de crecimiento, mientras que los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido en lugar de gestionar la TI.
Existen cuatro conceptos operativos básicos que están impulsando la migración del software de contabilidad pase de un entorno local a la nube. Son los siguientes:
| Eliminación de las tareas de mantenimiento | Los sistemas de software antiguos requieren que los empleados y los consultores lleven a cabo un mantenimiento intensivo. Estos sistemas necesitan constantemente que se corrijan errores y se instalen parches y actualizaciones, además de incurrir en costos de mantenimiento. Con el software de contabilidad basado en la nube, la pesada carga que supone el seguimiento, diagnóstico, instalación y comprobación de correcciones se traslada del cliente al proveedor. En lugar de tener que trabajar continuamente para arreglar el sistema, el sistema trabaja continuamente para ti. |
| Evitar los elevados costos de mantenimiento | Solo para mantenerlo en funcionamiento, el software local requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Con el software de contabilidad basado en la nube, el servicio ya incluye las actualizaciones, la recuperación ante desastres, las renovación del hardware y la función de copia de seguridad. |
| Datos financieros precisos en tiempo real | Las soluciones de software de contabilidad del pasado a menudo se diseñaron para "transferir por lotes" las transacciones desde los libros auxiliares al libro mayor. El software de contabilidad basado en la nube registra automáticamente todas las transacciones en el libro mayor, de forma que siempre contiene datos en tiempo real. |
| Adiós a la compra de licencias | La antigua práctica de adquirir licencias adicionales para usuarios futuros y proyectos potenciales se elimina con el software de contabilidad moderno. Con el modelo de suscripción de SaaS en la nube, las empresas utilizan las licencias que necesitan y añaden usuarios o productos a medida que van creciendo. |
El futuro del software de contabilidad
El software de contabilidad ha evolucionado para satisfacer las demandas de un mundo digital, y la nube ha sido fundamental en esa transformación. La nube ha logrado convertir el software de contabilidad de back-office en una solución integrada, exhaustiva y fundamental para el negocio diseñada para impulsar la innovación. A medida que las empresas van encontrando nuevas fuerzas disruptivas y presiones competitivas, estos sistemas de contabilidad en la nube ágiles y adaptables pueden ser la llave para proporcionarles la fortaleza financiera necesaria para encarar el futuro con garantías.
Tener una solución de software de contabilidad moderna y basada en la nube ayuda a las organizaciones a competir en la actual economía digital. Estas soluciones completas incluyen las siguientes capacidades:
| Informes y análisis avanzados | Obtén una visión completa del rendimiento financiero de tu organización y entiende mejor la rentabilidad, los costos y los ingresos mediante la realización de análisis de tendencias históricas y varianza con parámetros predefinidos. |
| Tecnologías de próxima generación | Las aplicaciones de contabilidad modernas basadas en la nube suelen incorporar tecnología de última generación, como inteligencia artificial (IA), cadena de bloques, aprendizaje automático (AA) y asistentes digitales. |
| Automatización | La función integrada de conciliación de cuentas y correlación de transacciones permite a las organizaciones acelerar drásticamente el proceso de cierre contable. Descubre cómo Oracle ha logrado realizar el cierre contable más rápido del índice S&P 500: de solo nueve días naturales. |
| Costo total de propiedad (TCO) inferior | La nube elimina la necesidad de que las empresas inviertan en hardware, mantenimiento, actualizaciones de software y mejoras. Gracias a la velocidad y la escala que ofrece SaaS, las organizaciones que utilizan software de contabilidad en la nube tienen un costo total de propiedad hasta un 52 % menor (PDF) que los clientes que optan por opciones locales. |
| Escalabilidad extrema | A medida que las empresas crecen, su software de gestión financiera debe ofrecer una escalabilidad rápida y sencilla en los distintos mercados, áreas geográficas y productos. Los centros de datos de los proveedores de software de contabilidad en la nube están diseñados de tal forma que proporciona unos niveles inigualables de velocidad, rendimiento, seguridad y escalabilidad. |
| Trabaja desde cualquier lugar | Gracias al software de contabilidad en la nube, los profesionales de contabilidad, los controllers, los tesoreros y los CFO pueden acceder a la aplicación desde cualquier dispositivo móvil que tenga conexión a Internet, desde PC portátiles a teléfonos inteligentes, lo que permite a los departamentos financieros trabajar de forma segura desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. |
| Ciclo de actualización trimestral | El software de Oracle incluye actualizaciones trimestrales automáticas. De esta manera, los clientes se benefician de una mayor automatización y nuevas funciones cada 90 días. |
| Un conjunto completo de aplicaciones de gestión financiera | Ofrecemos las soluciones financieras más completas del mercado, con aplicaciones de contabilidad y finanzas fundamentales, gestión de gastos, gestión de riesgos, cumplimiento normativo, adquisiciones directas e indirectas y gestión de carteras de proyectos (PPM). |
| Recuperación ante desastres | Los protocolos de seguridad integrados en el software de contabilidad en la nube son mucho más amplios y modernos que los sistemas locales. Los proveedores de servicios en la nube realizan frecuentes copias de seguridad de tus datos en servidores ubicados en múltiples ubicaciones, lo que reduce el riesgo de que un incendio o un desastre natural comprometan tu instancia del sistema y la información. |
| Estándares de cumplimiento | Las organizaciones actuales necesitan algo más que una versión digital de un sistema contable basado en hojas de cálculo. Más allá del registro de transacciones, el software de contabilidad basado en la nube debe ayudar a los equipos de finanzas a mantener su responsabilidad fiduciaria, reducir los errores contables, acortar los ciclos de facturación, cumplir las cambiantes legislaciones fiscales y los requisitos normativos, y optimizar los flujos de efectivo. |
| Gestión de riesgos | Puesto que el seguimiento y la gestión del dinero se realizan en todas las esferas de la empresa, los sistemas de contabilidad deben ayudar a proteger los datos cruciales frente a potenciales robos, fraudes y otros tipos de delitos. Las soluciones de gestión financiera en la nube incluyen la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo, de manera que las empresas pueden aprovechar estas funciones más allá de los registros de auditoría y de las comprobaciones de errores para incluir la división de funciones y la asignación de cargos a determinadas responsabilidades dentro de la empresa. |
La contabilidad en la nube ya no es solo el futuro, sino algo que las empresas deben adoptar ahora para evitar operar lastradas por una desventaja competitiva. Las ventajas del software de contabilidad en la nube son similares a otras aplicaciones en la nube, pero su importancia resulta aún mayor dado que las finanzas constituyen la base sobre la que se erige el funcionamiento de una empresa en su conjunto. Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro ni indicador de combustible. Es por eso que invertir en un sistema de contabilidad basado en la nube resulta tan importante para las empresas actuales.