Cómo mejorar las competencias de los empleados: 11 estrategias

Las empresas obtendrán los beneficios más significativos de la mejora de las competencias de su personal si lo enfocan de forma decidida y metódica.

1. Hacer un inventario de las competencias de los empleados:

Para crear un plan de mejora de las competencias en toda la empresa, Recursos Humanos debe empezar por hacer un inventario de las competencias actuales, utilizando un lenguaje común para describir las competencias en todos los departamentos y facilitar así su seguimiento. Esta información sirve de referencia y debe actualizarse y controlarse continuamente en una plataforma de gestión del capital humano (HCM), lo que permite a los responsables de RR.HH. y de las empresas comparar el inventario de competencias con los requisitos en este ámbito para ayudar a identificar las carencias en un momento dado.

2. Determinar las necesidades de competencias actuales y futuras:

A continuación, los líderes pueden trabajar con Recursos Humanos para determinar qué competencias necesitan ahora sus departamentos y cómo cambiarán esas necesidades con el tiempo, a medida que los avances tecnológicos, los productos y las prácticas del sector modifiquen el panorama. Algunas plataformas de HCM permiten definir ellos mismos los requisitos de las funciones dentro de la solución. Con este conocimiento y visibilidad, los gerentes de RR.HH. pueden detectar las carencias en materia de competencia existentes y previstas.

3. Basar las estrategias de mejora de las competencias en las carencias:

Pueden crear oportunidades de aprendizaje para ayudar al personal a mejorar sus cualificaciones y seguir siendo eficaces. Este planteamiento beneficia tanto a los empleados como a las empresas, ya que les prepara para lo que les espera y les dota de las competencias necesarias para alcanzar los objetivos. En este marco, las organizaciones pueden orientarlos e incentivarlos a asumir un papel activo en su progresión y desarrollo profesionales.

Una estrategia de mejora de las competencias que conecte todas las líneas de negocio y permita a los responsables de RR.HH. y de la empresa conocer la composición de competencias de toda la empresa puede mejorar la movilidad interna y contribuir así a reducir la rotación de empleados. A menudo, los empleados de un área de la empresa tienen habilidades transferibles que pueden trasladarse a otra parte de la empresa. Por eso, los directivos se benefician de tener una visión de las mismas disponibles y un lenguaje común para describirlas. Con esa visión, pueden determinar si un empleado de otro equipo tiene las aptitudes necesarias para determinada función. Esta visibilidad ayuda a implementar sus recursos humanos con sensatez y crea oportunidades de crecimiento para personas con talento que, de otro modo, podrían verse tentadas a buscar su progreso fuera de la empresa.

Ante la creciente brecha de competencias a nivel mundial, la principal prioridad de las empresas en materia de recursos humanos es mejorar la experiencia del empleado y su propuesta de valor para poder atraerlo y retenerlo, según el informe de Mercer "Tendencias Globales de Talento 2024", que se basa en una encuesta realizada a más de 12.000 ejecutivos de alto nivel, líderes de RR. HH, empleados e inversores. ¿Y la mejor manera de retener a los empleados? Mejorando las competencias. Ofrecer oportunidades de aprendizaje y desarrollo es la principal estrategia de retención de empleados, según el "Informe sobre aprendizaje en el lugar de trabajo 2024" de LinkedIn. Los empleados desean aprender para seguir creciendo en sus puestos.

Conclusiones clave

• La actualización y el reciclaje continuos son fundamentales para adaptarse a la rápida evolución de los requisitos laborales y los avances tecnológicos, garantizando que las empresas mantengan una plantilla capaz de implementar su estrategia empresarial.
• El perfeccionamiento en las competencias mejora el desempeño de un empleado en su puesto actual mediante nuevas cualificaciones, mientras que el reciclaje le prepara para puestos totalmente nuevos.
• Las auditorías periódicas en lo que respecta a las competencias ayudan a identificar y subsanar las carencias, integrando estos datos en la planificación estratégica de la plantilla y aprovechando las plataformas mejoradas con IA para agilizar estos procesos.
• El establecimiento de una cultura de aprendizaje y de planes de desarrollo personalizados alinea las aspiraciones profesionales de los empleados con los objetivos de la empresa, impulsando la retención y la satisfacción laboral.
• El futuro de la mejora de las competencias implicará en gran medida a la IA, que ayudará a identificar con mayor precisión las carencias y ofrecerá itinerarios de aprendizaje personalizados, optimizando así el desarrollo del personal y respaldando los resultados.

El Foro Económico Mundial proclamó en 2024 que la década de 2020 será la de la mejora de las competencias, porque la innovación tecnológica está agravando las carencias a las que ya se enfrentan las empresas. Muchas empresas han llegado o llegarán pronto a un punto en el que su capacidad para alcanzar objetivos y forjar nuevos caminos se verá obstaculizada porque no dispondrán de profesionales con las aptitudes adecuadas. Para alcanzar los resultados y ayudar a los empleados a crecer y rendir bien en sus puestos a corto y largo plazo, cada vez más empresas están mejorando las competencias de su plantilla mediante estas 11 estrategias.

1. Auditoría continua de las carencias y las necesidades de la empresa

Es algo que una empresa debe hacer continuamente, no sólo de vez en cuando. Una auditoría de competencias o un análisis de carencias consiste en que RR. HH. identifique las competencias disponibles en la empresa y las compare con las que se necesitan en el presente y en el futuro. Estas auditorías consideran las capacidades individuales de los empleados como parte de un todo. Normalmente, RR.HH. las utiliza para conocer la integridad de los equipos, los departamentos y la empresa en su conjunto desde el punto de vista de las competencias, a medida que éstas evolucionan. Algunas plataformas de HCM permiten a dicho departamento realizar un seguimiento continuo de los cambios en las competencias en tiempo real.

El primer paso para realizar un análisis de las carencias en materia de competencias es hacer un inventario de las mismas en su reserva interna de talentos. El segundo paso consiste en examinar los requisitos de los puestos de trabajo actuales y hacer un inventario de las competencias que se necesitan activamente. Completar estos dos pasos y conectar los resultados es vital para la precisión. La disparidad entre los dos inventarios es la forma en que RR. HH sabe qué carencias de competencias existen en la actualidad. Cuando elabores un inventario de las competencias existentes, recuerda que las personas suelen tener competencias irrelevantes para su puesto y que, por tanto, no aparecen en su lista de funciones. A veces, los profesionales no tienen el 100% de las cualificaciones indicadas para sus funciones.

El tercer paso consiste en trabajar con los jefes de departamento y otros altos directivos para determinar los objetivos de la empresa y las competencias necesarias para llegar a ellos. Esta fase es esencial porque las funciones cambian con el tiempo debido a los avances tecnológicos y a la evolución de las normas y procedimientos del sector. Las empresas también crean nuevos puestos para satisfacer nuevas necesidades y buscar otras oportunidades, como ofrecer nuevos productos o servicios. Comparando la previsión de competencias con las competencias disponibles, RR. HH puede ver qué carencias es probable que surjan y trabajar activamente para subsanarlas. La mejora y el reciclaje de las competencias pueden ser una forma especialmente atractiva de satisfacer las necesidades futuras previstas si la empresa dispone del tiempo necesario para abordar las carencias detectadas mediante una estrategia de desarrollo de las competencias.

La iteración es el último paso vital. El conjunto de competencias colectivas de una empresa cambia constantemente a medida que los empleados aprenden, se incorporan y se marchan. Por eso la auditoría continua de competencias es una herramienta estratégica tan poderosa.

2. Evaluar y catalogar las competencias de los empleados

Las empresas pueden evaluar las competencias de sus empleados de diversas maneras. Deben realizar auditorías de forma continua utilizando una solución HCM que conecte los perfiles de los profesionales con la plataforma de aprendizaje de los empleados, las listas de cualificaciones laborales y otros datos relevantes para capturar y acompañar la matriz de competencias holística de la empresa. Disponer de un vocabulario común sobre la forma en que las personas describen y clasifican sus competencias es un componente fundamental de un catálogo de competencias eficaz. Dicho vocabulario permite a los líderes buscar profesionales en toda la empresa, y también permite a los empleados buscar oportunidades que se ajusten a sus capacidades.

Para disponer de perfiles de competencias actualizados, lo más sencillo es cuestionar periódicamente al personal sobre su experiencia y conocimientos, y ofrecerle la posibilidad de actualizar esa información a medida que se produzcan cambios. Por ejemplo, el departamento de RR. HH puede plantearse crear un formulario electrónico que los empleados puedan rellenar voluntariamente para detallar nuevos logros que, de otro modo, recursos humanos desconocería, como la obtención de un título o certificación avanzados. RR. HH también puede enviar recordatorios trimestrales para incentivar a las personas a compartir sus actualizaciones.

El hecho de que los empleados registren sus competencias puede ser un desafío, una forma habitual de garantizar de que los catálogos sean precisos es verificar si los perfiles están actualizados durante las evaluaciones anuales. Es posible que las empresas soliciten a sus empleados que evalúen sus competencias en el marco de las revisiones anuales de desempeño, cuando también recopilan opiniones de jefes y compañeros. RR. HH puede utilizar esta información para actualizar la matriz de competencias de la empresa, así como para respaldar las revisiones de aumentos y ascensos. Otra oportunidad para evaluar las competencias es durante la fase de postulación. Además de que los recién contratados hagan una lista de las competencias que aportan al puesto, algunas empresas exigen a los candidatos que realicen pruebas como parte del proceso de contratación para validar que tienen las competencias necesarias.

3. Capacitar a los empleados

Es esencial crear un entorno de trabajo en el que se fomente el aprendizaje y se trate como una parte normal del ciclo del empleado. Una empresa puede tener un excelente programa de mejora de las competencias, pero no se beneficiará de él a menos que su personal lo utilice. Las empresas con cultura de aprendizaje capacitan al personal y les ayudan a adquirir las habilidades necesarias para alcanzar esa visión y satisfacer las necesidades de la empresa.

Los empleados pueden ser incapaces de prever cómo cambiarán sus funciones en los próximos cinco a diez años. Sin embargo, los líderes que estén conectados al sector tienen un panorama mucho mejor. Sus puntos de vista son vitales para la mejora de las competencias. Estos profesionales también desempeñan un papel importante. Comprenden los desafíos diarios de sus equipos y ayudan a identificar las competencias que beneficiarían a los individuos y al departamento. Con esta información, las empresas pueden sugerir las competencias que necesitarán los empleados en funciones específicas a fin de tener un buen desempeño en el futuro. Estas ideas de los líderes y directivos empresariales también se aplican a la recapacitación profesional.

4. Conectar los datos sobre competencias con las oportunidades de movilidad profesional

Algunas empresas tienen una cultura que incentiva a los empleados a moverse vertical y lateralmente dentro de la misma, a veces uniéndose a otros departamentos para buscar una oportunidad que requiera nuevas habilidades o aplicando las existentes en un área diferente. Algunas pueden cuestionar a los empleados sobre sus objetivos profesionales, ayudarles a identificar las competencias que necesitan para llegar a donde desean estar y proporcionarles la capacitación necesaria para que alcancen sus aspiraciones profesionales. La movilidad interna contribuye a aumentar la retención de los empleados y mantiene las competencias vitales dentro de la empresa.

5. Implementar la tecnología, incluida la IA

La matriz de competencias de una empresa cambia constantemente, lo que dificulta la realización manual de inventarios en este ámbito. Sin embargo, los mejores sistemas de HCM, con tecnología de IA, son capaces de detectar y catalogar continuamente estos cambios porque conectan numerosas áreas de RR. HH, como los perfiles de competencias de los empleados, los requisitos de los puestos de trabajo y las plataformas de aprendizaje. Por ejemplo, el análisis de IA podría reconocer que los responsables de contratación incluyen con más frecuencia nuevas habilidades en las solicitudes de empleo y sugerir oportunidades para capacitarse en estas competencias a los empleados actuales que se beneficiarían de ello. Además, con esta conectividad, estas soluciones de HCM pueden sugerir otras oportunidades de crecimiento relevantes y crear trayectorias profesionales personalizadas para cada empleado que les ayuden a mejorar y reciclarse en función de su rol y aspiraciones actuales.

Dado que la IA puede ayudar a las empresas a catalogar y supervisar las competencias de su personal en tiempo real, ofrece al departamento de RR. HH una visibilidad mejor de la que ha tenido tradicionalmente. Gracias a este inventario confiable de datos sobre competencias, pueden descubrir información valiosa, como carencia de competencias en áreas clave y recomendaciones de capacitación, contratación, etc. Y lo que es más importante, una plataforma de HCM unificada que conecte los datos de la empresa también facilita la elaboración de informes, la comprensión de las competencias disponibles y la visualización de los progresos realizados para colmar las brechas.

6. Desarrollar programas de mentoría

Otra forma valiosa de que los empleados aprendan nuevas habilidades es a través de la mentoría. Aunque las relaciones entre mentores y mentorados pueden formarse orgánicamente, los programas ayudan a poner en contacto a mentores interesados en ayudar a otros a crecer con empleados que buscan consejo y orientación. Algunos sistemas de HCM pueden incluso ayudar a los mentorados a encontrar mentores ideales para fomentar su crecimiento en función de sus trabajos, objetivos profesionales y otros factores contextuales, resolviendo así un desafío común.

Los programas de mentoría benefician a todos. Los mentorados reciben ayuda para orientar su carrera y desarrollar sus capacidades, beneficiándose de la experiencia de sus mentores. Muchos mentores encuentran la mentoría satisfactoria y a menudo aprenden también de sus mentorados. Las empresas se benefician porque estas mentorías tienden a aumentar la satisfacción y el compromiso de los empleados, lo que puede traducirse en una plantilla más productiva. Los empleados comprometidos y satisfechos suelen quedarse más tiempo, lo que reduce los costos de contratación. Además, las oportunidades de mentoría y aprendizaje entre iguales ayuda a conservar valiosos conocimientos institucionales.

Estos programas también podrían tener un efecto positivo en la planificación de sucesiones. Los empleados con mayor conocimiento institucional y del sector que reciben orientación personalizada se convierten en candidatos de mayor calidad para ocupar puestos clave más adelante en sus carreras. Además, los mentores pueden identificar candidatos prometedores a través del proceso de mentoría.

7. Establecer objetivos de mejora de las competencias

El estudio del "Informe sobre el aprendizaje en el lugar de trabajo 2024" de LinkedIn descubrió que las personas que establecen objetivos profesionales utilizan los contenidos cuatro veces más que las que no los tienen. Las empresas ayudan a mejorar la cualificación de la mano de obra utilizando objetivos en estas dos categorías.

• Organizativa: Cuando se crean objetivos de mejora de las competencias que afectan a la empresa, la alta dirección, los líderes empresariales y el equipo de RR.HH. se reúnen para identificar las competencias necesarias para cumplir la visión estratégica de la empresa. Es fundamental disponer de una matriz de competencias precisa que proporcione un punto de referencia para comparar las competencias existentes con las necesarias en el futuro, lo que le permitirá identificar y subsanar las carencias actuales y las que puedan surgir en los próximos años. La empresa puede crear políticas e implementar herramientas para establecer puntos de contacto regulares entre directivos y empleados a fin de discutir los requisitos de cualificación y las vías de desarrollo de los empleados.
• Personal: A la hora de establecer sus propios objetivos personales en materia de competencias, los empleados suelen tener en cuenta cómo influye su trabajo en los objetivos anuales de su departamento y en la visión de futuro de la empresa. A continuación, crean objetivos realistas y de gran impacto que les ayudarán a contribuir al éxito, y planifican la capacitación u otras oportunidades de desarrollo que necesitan para alcanzar esos objetivos. Los directivos pueden reunirse periódicamente con los empleados para ofrecerles orientación y apoyo.

8. Crear planes de desarrollo personal

El 95% de los profesionales de RR. HH cree que los puestos de trabajo "se verán sustancialmente alterados por las tendencias tecnológicas y del mercado en los próximos dos años", según el informe de HR.com Future of Upskilling and Employee Learning 2024. Esta incertidumbre ilustra por qué es importante que las empresas ofrezcan planes de desarrollo personalizados a los miembros de sus equipos. La IA es uno de los principales motores de esta perturbación e incertidumbre. Una encuesta realizada en 2023 por la Universidad de Pensilvania, OpenResearch y OpenAI predice que IA generativa (GenAI) afectará al 80 % de los puestos de trabajo. El estudio estima que en casi una quinta parte de los puestos de trabajo cambiará la mitad de sus responsabilidades básicas, lo que podría requerir una mejora de las competencias. Sin embargo, el grado en que cada empleado se verá afectado por estas tendencias depende en gran medida de sus funciones, responsabilidades y aspiraciones profesionales actuales.

Por ejemplo, los médicos que utilizan GenAI para crear notas de pacientes o sugerir acciones, como programar una cita de seguimiento o enviar una receta a una farmacia, probablemente utilizarán el tiempo que ahorran para centrarse en sus pacientes y aumentar la calidad de la atención en lugar de aprender una nueva habilidad. Sin embargo, es posible que alguien que desempeñe un papel administrativo tenga que mejorar su cualificación a medida que se automatizan las tareas repetitivas y la IA agiliza y facilita muchos aspectos de su trabajo. Y es probable que un administrativo de marketing y otro de finanzas necesiten cada uno aprender nuevas habilidades diferentes, aunque ambos puestos impliquen muchas tareas administrativas.

Un planteamiento único no funciona. A través del uso de plataformas de HCM integradas con herramientas de IA que tienen en cuenta las opiniones de los líderes sobre cómo esperan que cambien los puestos de trabajo, el conjunto de habilidades actuales de una persona y sus objetivos profesionales, las empresas pueden ofrecer a los empleados trayectorias profesionales personalizadas. Tanto a la empresa como a sus empleados les interesa que se dedique el tiempo de aprendizaje a desarrollar las competencias pertinentes para las necesidades específicas.

9. Establecer programaciones y horarios de aprendizaje

El principal obstáculo a la mejora de las competencias suele ser el tiempo. Los empleados tienen muchas prioridades que compiten entre sí y a menudo restan prioridad al aprendizaje. Si las empresas desean que sus empleados adquieran las nuevas competencias que la empresa necesita y desean aumentar las tasas de retención de empleados creando oportunidades de crecimiento, deberían considerar seriamente la posibilidad de dedicar tiempo a las capacitaciones.

Algunas empresas reservan un día al trimestre para que el personal lo dedique a los cursos de capacitación. Otras incentivan a los empleados a dedicar una hora o más a la semana a desarrollar una habilidad nueva e importante. Considera qué cadencia funciona mejor en tu empresa. Recopilar las opiniones de los empleados también puede ayudarte a decidir qué funcionará mejor.

10. Crear planes post-formación

Una vez que las empresas capacitan a sus empleados para que adquieran nuevas competencias, necesitan planes de post-formación para ponerlas en práctica si desean obtener todos los beneficios de la mejora y la recapacitación. Estos planes suelen detallar lo que una empresa hará con los profesionales cualificados. Las empresas también pueden incentivarlos a crear planes personales.

• Planificación organizativa: Una vez que RR. HH identifique las carencias y los empleados comiencen a mejorar o reciclar sus competencias para cubrirlas, las empresas deben contar con un plan sobre cómo conectar a las personas recién capacitadas con las nuevas oportunidades. Por ejemplo, los empleados capacitados con nuevas competencias podrían ser los más adecuados para un puesto vacante con un impacto más significativo en los resultados. Las frecuentes capacitaciones y la visibilidad en tiempo real de la matriz de competencias de la empresa, así como la capacidad de desglosar e identificar profesionales con competencias específicas, son muy útiles para aprovechar al máximo los recursos humanos.
  Si los directivos acompañan las mejoras de su personal, pueden ayudarle a retener y poner en práctica esas nuevas competencias asignándoles proyectos especiales. Los planes de post-formación también deben incluir la actualización continua de las competencias. Inevitablemente, surgen nuevas carencias, y los empleados seguirán capacitándose. El equipo de capacitación y desarrollo de RR.HH. querrá asegurarse de que el contenido refleja las necesidades cambiantes y recaba la opinión de los empleados sobre el programa de actualización y los formatos de aprendizaje para encontrar áreas de mejora.
• Personal: Las empresas pueden incentivar a los empleados a planificar lo que harán cuando alcancen sus objetivos profesionales. Los planes personales de los empleados pueden incluir la solicitud de puestos concretos a medida que se abren o la asistencia a sus compañeros de trabajo utilizando las competencias que han adquirido.

11. Seguimiento de los progresos (elaboración de informes)

La forma más habitual en que las empresas miden el progreso hacia los objetivos de mejora de las competencias es acompañando las tasas de finalización de la capacitación relacionada con las competencias específicas o las áreas en las que presentan carencias. Algunas plataformas de HCM permiten que el departamento de RR. HH. acompañe el progreso y el desarrollo de competencias en tiempo real con paneles de alto nivel que también les permiten profundizar en los datos para ver cómo lo están haciendo los empleados y equipos individuales. Esta información se comparte con los responsables de las unidades de negocio correspondientes.

Además, los profesionales realizan un seguimiento de métricas como las calificaciones de las revisiones de desempeño, la productividad y retención de los empleados, las competencias por alumno y el impacto empresarial. Las métricas de impacto empresarial podrían incluir el número de acuerdos cerrados o las puntuaciones de satisfacción de los clientes a fin de medir el éxito de las iniciativas de mejora de las competencias.

Los equipos de RR. HH. y los directivos de las empresas deben revisar con frecuencia sus planes de mejora de las competencias, quizá trimestralmente, y hacer los ajustes necesarios. Si la empresa no está progresando lo suficiente, es hora de revisar esta lista y plantearse preguntas esenciales, como:

• ¿Promueve el entorno de trabajo, incluido el plantel directivo, el aprendizaje?
• ¿Disponen los empleados de tiempo suficiente para actualizar y reciclar sus conocimientos?
• ¿Reciben orientación y saben qué competencias son valiosas para desarrollar?
• ¿Están trabajando para alcanzar un objetivo?
• ¿Está evaluando eficazmente el progreso de los empleados?