¿Qué es la gestión de pedidos?
La gestión de pedidos es el proceso que incluye la captación, el seguimiento y la ejecución de pedidos de clientes. El proceso de gestión de pedidos comienza cuando se formaliza una compra y finaliza cuando el cliente recibe su paquete.
Un sistema de gestión de pedidos (OMS) es un sistema de software informático utilizado en varios sectores para la introducción y el procesamiento de pedidos. Se hace de forma adecuada cuando se ejecuta un pedido según las especificaciones del cliente, entregando productos según lo prometido en el momento de la venta.
¿Qué es un sistema de gestión de pedidos?
Un sistema de gestión de pedidos es una aplicación de software que automatiza todo el proceso de gestión de pedidos. Permite gestionar la información de inventario, ventas y clientes en un solo lugar, para que puedas acceder fácilmente a todos estos datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Un sistema OMS también ayuda a automatizar procesos como el procesamiento de órdenes, el envío, la facturación, el cobro de pagos, etc.
Funciones del Order Management System (OMS)
Un sistema OMS le permite a las empresas gestionar todo el proceso de cumplimiento, desde la recogida de pedidos, el inventario y la visibilidad de la entrega hasta la disponibilidad del servicio y la elaboración de informes. Estos procesos detallados de gestión de pedidos incluyen:
Procesos de ventas automatizados
Automatiza todo el proceso de venta haciendo un seguimiento de todos los aspectos de cada venta, incluyendo los productos solicitados, los pagos realizados y el estado de la entrega.
Control de inventario
Controla tus niveles de inventario pidiendo automáticamente una nueva orden cuando los artículos se están agotando. Esto garantizará el éxito del cumplimiento de los pedidos, pero también mantendrá los costos bajos.
Gestión de relaciones con los clientes
Gestiona todos los aspectos del proceso de compra de un cliente, desde la generación de clientes potenciales hasta la retención y la venta cruzada.
Automatización de ventas
Reduce tu carga de trabajo facilitando los pedidos de productos, la comunicación con los clientes y la gestión de los pagos.
Envío y recepción
Obtén visibilidad de los envíos y recibos accediendo a actualizaciones en tiempo real sobre el estado de cada envío, y recibe alertas cuando surjan problemas.
Cobros
Recauda fácilmente los pagos con tarjeta de crédito, PayPal, transferencia bancaria, contra entrega, o cualquier otra opción de pago.
Seguimiento de documentos
Realiza un seguimiento de todo lo relacionado con tus documentos a medida que pasan por las diferentes etapas de producción. Desde el seguimiento del progreso de cada documento hasta saber quién ha visto cada archivo, las empresas y los fabricantes estarán actualizados.
Informes avanzados
Analiza el rendimiento e identifique las áreas de mejora. Los informes pueden incluir, entre otros, los siguientes: productos principales, clientes principales, pedidos principales, páginas principales, países principales, marcas principales, categorías principales, vendedores principales, canales principales, días principales, etc.
Aplicaciones móviles
Facilidad de acceso a tus datos desde cualquier lugar. Con las aplicaciones móviles, las empresas pueden consultar su historial de ventas y revisar las listas de clientes, pedir nuevos productos, actualizar su catálogo de productos, enviar correos electrónicos, crear facturas, aceptar pedidos, etc.
¿Qué es la ejecución de pedidos?
La ejecución de pedidos alude a la forma en que las empresas completan una orden de venta, y es un elemento fundamental de todo negocio. Las empresas generan ingresos mediante la venta de productos y servicios a empresas o directamente a los consumidores. Tanto si tu negocio es B2B como si es B2C, la venta no se completa hasta que el cliente recibe los artículos vendidos. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo Cleveland Golf ha registrado un aumento del 81,5 % en los envíos a tiempo con Order Management.
El proceso de ejecución de pedidos se lleva a cabo en centros de distribución, fábricas o tiendas. Normalmente incluye la gestión de inventarios, la gestión de la cadena de suministro, el procesamiento de pedidos, el control de calidad y los sistemas de servicio al cliente que pueden informar de problemas o cambiar productos o realizar devoluciones.
¿Por qué es importante la gestión de pedidos omnicanal?
En el comercio omnicanal, los clientes disponen de muchas opciones para comprar. Ya sea en línea, en tiendas físicas o a través de vendedores directos, los clientes buscan una experiencia que no implique grandes esfuerzos y les permita realizar pedidos y procesar devoluciones a la mayor brevedad posible. Los clientes están más informados y tienen más poder que nunca. La gestión de pedidos omnicanal es clave para satisfacer al cliente y para los beneficios y la reputación de marca de tu empresa. Para atender a tus clientes de una forma que les empuje a comprar, debes ofrecer una experiencia de cliente fluida y cómoda. Por este motivo, para las empresas B2B y B2C es una prioridad empresarial fundamental simplificar el proceso de captación de pedidos, la configuración de pedidos, la visibilidad del inventario y la ejecución en plazo, así como ofrecer opciones de envío y devolución. El objetivo es que tus clientes reciban sus pedidos, a tiempo y en su totalidad, por el menor costo posible.
Los sistemas tradicionales de gestión de pedidos (OMS), diseñados mucho antes de que existiera el comercio omnicanal, no podían seguir el ritmo y admitir múltiples canales, métodos de ejecución, ubicaciones y puntos de devolución. Por el contrario, operan en silos, conectando solo un canal a una única fuente de inventario. Sin visibilidad del inventario en toda la cadena de suministro, los comerciantes no saben cuántas existencias están disponibles y dónde están ubicadas. De esta forma, resulta complicado cumplir las promesas de entrega o derivar los pedidos a ubicaciones de ejecución óptimas.
¿Cómo pueden las empresas optimizar el proceso de ejecución de pedidos?
Para superar estos desafíos, las empresas pueden integrar sus diversos sistemas y fuentes de datos, lo cual puede resultar caro e ineficiente, o adoptar una solución de gestión de pedidos moderna que pueda:
1. Simplificar los procesos de ejecución y organización de órdenes
Fusion Order Management está diseñado para mejorar la captación y la ejecución de pedidos a lo largo de todo el ciclo de ventas (de pedido a cobro). Funciona como centro neurálgico de los pedidos para entornos multicanal y omnicanal. La aplicación optimiza el proceso de captación, fijación de precios y configuración de pedidos. Los pedidos recibidos desde fuentes externas también se pueden modificar y procesar para su ejecución. Proporciona integraciones predefinidas con otros servicios en la nube, políticas de organización gestionadas de forma centralizada, disponibilidad global y supervisión de la ejecución de pedidos.
2. Integrarse para garantizar un proceso completo de ciclo de ventas (de pedido a cobro)
Fusion Cloud Order Management está preintegrado con otros servicios en la nube, incluidos Product Hub, Logistics, Manufacturing, Procurement, Finance y CPQ, lo que permite establecer un conjunto de procesos avanzados de ejecución de pedidos para la configuración y el envío directo por parte de proveedores y partners, organización de la ejecución del pedido de principio a fin, transferencias internas y proceso integral desde la oferta al cobro. También proporciona un conjunto de capacidades para integrarse con otras aplicaciones en la nube y locales que resultan esenciales para garantizar un completo proceso de ciclo de ventas de pedido a cobro.
3. Centraliza la gestión de precios y las configuraciones de productos
Con Cloud Order Management, podrás captar y revisar pedidos con códigos SKU sencillos, artículos configurados y servicios. La aplicación proporciona reglas de negocio configurables por el usuario que definen los valores por defecto de los pedidos, como las políticas de facturación/envío al cliente, información y fijación de precios. Ofrece información de disponibilidad de productos en tiempo real y valida el pedido antes de su ejecución. La capacidad de precios centralizados ejecuta reglas para la aplicación de descuentos, segmentación de precios, precios por niveles, cálculo de impuestos, precios recurrentes para servicios y ajustes de precios manuales. Configurator integra la función de precios que brinda capacidades para crear, probar y desplegar modelos de configuración, incluidas las definiciones de reglas/restricciones e interfaces de usuario de tiempo de ejecución.
4. Optimización de el compromiso de pedidos
Con la capacidad de Global Order Promising (PDF) (compromiso de pedido global), los usuarios pueden asumir compromisos óptimos de disponibilidad de productos, aprovechando las fuentes de suministro disponibles para aumentar los ingresos, a la vez que fortalecen la satisfacción del cliente y reducen los costos de ejecución de pedidos. Cloud Global Order Promising selecciona las mejores opciones de inventario disponibles para clientes y comerciantes mediante la recopilación de información de suministro y la aplicación de reglas de abastecimiento y compromiso definibles por el usuario. Los usuarios pueden configurar reglas de compromiso basadas en el plazo de entrega, disponibles para comprometer, capaces de comprometer y rentables para el compromiso. Los usuarios también pueden configurar reglas de asignación por clase de demanda para garantizar que se priorice una oferta escasa a cuentas importantes.
Otra capacidad de compromiso de pedidos es ayudar a gestionar las condiciones complicadas de la oferta y la demanda durante el procesamiento de pedidos. Permite a los usuarios ver excepciones, detalles de pedidos, opciones de abastecimiento alternativas y realizar simulaciones basadas en hipótesis mediante análisis incorporados. Permite a los usuarios tomar decisiones equilibradas entre los niveles de servicio y los costos, o entre pedidos de clientes que compitan entre sí. La arquitectura avanzada y en memoria de Global Order Promising garantiza que la capacidad de compromiso de órdenes tenga alta capacidad de respuesta y esté disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso cuando se actualicen sus datos de transacciones y referencia.
Las ventajas de un sistema de gestión de pedidos distribuido.
Distributed Order Management es una aplicación que permite a las organizaciones gestionar de forma precisa y eficaz los pedidos de los clientes en múltiples sistemas de captación y ejecución. Está diseñado para organizar los pedidos en un entorno omnicanal distribuido, incluidos muchos sistemas heredados de aislados. Te permite gestionar de forma precisa y eficiente los pedidos de los clientes en múltiples canales y determinar la mejor ubicación de almacenamiento de inventario donde se obtendrá el producto o la instalación de producción más adecuada para el envío.
Cloud Order Management funciona como repositorio único de información. Consolida la información de los clientes y actúa como punto central para la información de pedidos de todos los puntos de contacto, incluida el comercio en línea, los puntos de venta y el personal de venta sobre el terreno. También aprovecha la visibilidad en tiempo real de la disponibilidad del inventario, agrega automáticamente artículos de distintas ubicaciones y los envía al punto de envío óptimo para completar el pedido y entregarlo a tiempo.
Cuando aumenta la demanda, Cloud Order Management capta fácilmente grandes volúmenes de pedidos de diferentes canales (en línea, tiendas minoristas, centro de llamadas, etc.), gestiona configuraciones de productos y precios, ejecuta pedidos desde las mejores fuentes y garantiza la entrega puntual.
La capacidad de captación de pedidos de Cloud Order Management permite introducir pedidos directamente, importarlos desde sistemas externos y, a continuación, modificarlos. Valida la información de los pedidos para garantizar que se disponga de la totalidad de los datos y se cumplan las reglas de negocio, incluidas las comprobaciones del cumplimiento de las condiciones comerciales. A continuación, la capacidad de ejecución de pedidos permite organizar los pedidos en múltiples sistemas de captación, recibe actualizaciones sobre el estado de ejecución de cada pedido y comunica las actualizaciones de estado en los sistemas de captación. Cloud Order Management organiza los pedidos basándose en una combinación de sistemas y aplicaciones de ejecución y captación de pedidos tanto en la nube como en entornos locales. Funciona como centro de pedidos para todos los procesos de ciclo de ventas de pedido a cobro para centralizar la gestión de pedidos, su tramitación, las políticas y las excepciones.
Gestionar las excepciones de los pedidos de forma eficaz
Cloud Order Management permite a los usuarios buscar pedidos, consultar el estado, ver un resumen de excepciones por cliente, producto o proveedor, y profundizar en detalles adicionales. Las alertas de riesgo identifican de forma proactiva los pedidos que presentan complicaciones en cuanto al cumplimiento de los plazos comprometidos, lo que ayuda a los comerciantes a identificar problemas a tiempo para tomar medidas correctivas. Los análisis incorporados y el análisis de hipótesis proporcionan a los usuarios valiosos conocimientos para tomar la mejor decisión posible.
Operar en función de políticas predecibles de organización de pedidos
Su estructura de aplicación única combina los procesos de múltiples fuentes de pedidos y diversos modos de satisfacción. Gracias a un sólido conjunto de capacidades de aplicación predefinidas, los usuarios profesionales pueden definir, implantar y mantener sus propias políticas de organización de ejecución de pedidos sin necesidad de recurrir a programación técnica. La solución de nube ampliable y flexible permite a las empresas desarrollar, implantar y ajustar sus políticas según las necesidades, con lo que se consigue acelerar los despliegues y reducir los costos. Por ejemplo, cuando un proceso de ejecución de pedidos detalla la programación, envío y facturación, y el cliente cambia las condiciones durante la fase de envío, la lógica del pedido cancelará la solicitud de envío original y retornará al proceso de programación. Los flujos de trabajo de aprobación garantizan que la creación y la modificación de pedidos cumplan las políticas. Y cuando se procesa un pedido, los usuarios pueden definir el tiempo que durará cada paso. Por lo tanto, cuando exista la posibilidad de que se retrasen las fechas de entrega de los pedidos, se crearán alertas proactivas.
Gestión de ingresos por canal
Para aumentar la cuota de mercado y seguir siendo competitivos, los fabricantes y los proveedores suelen ofrecer descuentos a los clientes para promocionar productos específicos e impulsar los ingresos a través de canales de distribución. Estos programas de bonificación gestionados por distribuidores mayoristas suelen ser complejos. Si los distribuidores no gestionan eficazmente sus programas de proveedores y procesan reclamaciones de descuentos con éxito, podrían perder los márgenes de beneficio debido a ingresos de descuentos no reclamados y a la pérdida de venta.
Channel Revenue Management, un componente de Order Management en Supply Chain Management, permite a las empresas mayoristas de distribución definir programas y descuentos promocionales, y gestionar eficazmente el procesamiento y la contabilidad de reclamaciones con respecto a los acuerdos de débito y envío de proveedores. Los distribuidores mayoristas garantizan mejores márgenes de beneficio y dedican menos tiempo a la gestión de programas, ya que Channel Revenue Management optimiza el proceso de gestión de programas de descuentos de proveedores. Los distribuidores que despliegan la gestión de ingresos de canal también reciben mayor nivel de confianza de sus partners de cadena de suministro debido a la fiabilidad de la ejecución del programa comercial y a la reducción de las disputas de reclamaciones de devolución. También valioso es disfrutar de una automatización que permita ahorrar tiempo. De esta forma, se reduce la carga que supone la administración manual de los programas comerciales y proporciona a los gerentes más capacidad para abordar tareas de mayor valor.
Order Management Software: posicionarse para el crecimiento
1. Los clientes son lo primero. Unifica los canales de compra de los clientes para ofrecer una experiencia de cliente óptima. Invierte en una gestión de pedidos integrada en tu logística de principio a fin.
2. Identifica los cuellos de botella y los procesos manuales de tu organización y ejecución de pedidos. Adopta tecnologías y herramientas digitales que refuercen las capacidades de tus empleados.
3. Realiza un estudio de inventario de tus sistemas y aplicaciones actuales. Adapta tus requisitos tecnológicos a tus objetivos empresariales. Considera una solución que te permita sustituir tus sistemas de forma progresiva, en lugar de sustituir todos los sistemas a la vez.