Kapitaalplanning: de ultieme gids

1. Financiële modellering en analyse

Met financiële modellering en analyse kunt u verschillende financiële scenario's en modellen doorrekenen en/of risico's bekijken en een risicoscore bepalen, zowel kwalitatief als kwantitatief. Met behulp van financiële modellen kan de impact van kapitaalinvesteringen worden gekwantificeerd. Vergelijk de cijfers met eerdere prestaties en lever besluitvormers eenvoudig te lezen financiële rapporten met geplande versus werkelijke cijfers. Budgetplanners maken gebruik van verschillende financieringsmethoden en -technieken om weloverwogen beslissingen te nemen, waaronder de netto contante waarde (net present value, NPV), het interne rendement (internal rate of return, IRR) en de verdisconteerde cashflow (discounted cash flow, DCF).

• Verdisconteerde cashflow (DCF): een waarderingsmethode waarmee de waarde van een investering wordt geschat op basis van de verwachte toekomstige cashflows.
  
  DCF = [(cashflow 1) ÷ (1 + r)^1] + [(cashflow 2) ÷ (1 + r)^2] + [(cashflow n) + (1 + r)^n]


• Netto contante waarde (NPV): de waarde van alle toekomstige cashflows, positief en negatief, gedurende de gehele levensduur van een investering die is verdisconteerd tot het heden.
  
  NPV= de huidige waarde van de verwachte cashflows − de huidige waarde van de geïnvesteerde cash


• Intern rendement (IRR): wordt gebruikt in financiële analyses om de winstgevendheid van potentiële investeringen te schatten zonder rekening te houden met externe factoren, zoals de economie. Organisaties gebruiken de IRR-functie vaak om kapitaalprojecten met elkaar te vergelijken en op basis daarvan beslissingen te nemen.
  
  De volledige IRR-formule van het Corporate Finance Institute bekijken

2. Scenarioplanning en gevoeligheidsanalyse

Beslissingen over kapitaalinvesteringen worden gebaseerd op een reeks aannamen en invoerwaarden. Omdat er geen zekerheden zijn, brengt dit investeringsrisico's met zich mee.

• Scenarioanalyse: het proces waarbij de verwachte waarde van een portefeuille wordt geschat nadat een aantal sleutelvariabelen is bewerkt. Deze methode kan zowel voor investeringsstrategieën als voor bedrijfsfinancieringen worden gebruikt.
• Gevoeligheidsanalyse: een methode om te bepalen hoeveel variaties in de invoerwaarden voor een bepaalde variabele van invloed zijn op de resultaten van een wiskundig model. Er is niet echt één formule voor de gevoeligheidsanalyse, maar de algemene werkwijze is het selecteren van een invoerwaarde, deze met een opgegeven hoeveelheid wijzigen en vervolgens bepalen welke invloed die wijziging heeft op de uitvoer. Analisten variëren de invoerwaarden doorgaans met een vast percentage, zoals 10%, om de gevoeligheid te beoordelen. In een eenvoudige formulevorm geeft dit:
  
  Nieuwe uitvoerwaarde = basisuitvoerwaarde x (1 + wijziging in invoerwaarde)

3. Risicobeoordelingsmodellen

Met behulp van risicobeoordelingen kunnen onzekerheden in de kapitaalplanning worden gekwantificeerd. Een kwalitatieve risicobeoordeling is subjectief (een basisscore), terwijl met een kwantitatieve risicobeoordeling mogelijke resultaten worden berekend. Het doel van een risicosimulatie is het evalueren van het vertrouwen dat u hebt in het projectplan, beoordelen in welke delen van dat plan het project aan de grootste risico's wordt blootgesteld en bepalen welke maatregelen u moet nemen om die risico's te beperken.

• Monte Carlo-simulatie: een type rekenkundig algoritme dat een cruciale rol speelt bij de analyse van risico's. Monte Carlo-simulaties worden steeds vaker gebruikt in combinatie met AI-modellen. Het kernconcept achter de Monte Carlo-simulatie is een meervoudige willekeurige steekproef uit een bepaalde reeks waarschijnlijkheidsverdelingen.
• Value at risk (VaR): een statistiek die wordt gebruikt bij risicobeheer om de grootst mogelijke verliezen over een specifiek tijdsbestek te voorspellen. Hoewel er verschillende methoden zijn voor het berekenen van de VaR, is de historische methode de eenvoudigste:
  
  Value at risk = = v_m (v_i / v_{(i - 1)})

4. Technieken voor portefeuillebeheer

Met betrouwbaar portefeuillebeheer kunt u de kapitaalplanning sturen en eventueel aanpassen om een maximaal rendement te behalen, of een project nu wordt overwogen, wordt uitgevoerd of bijna is afgesloten en opgeleverd. Als een door gegevens ondersteunde strategie voor portefeuillebeheer goed wordt uitgevoerd, kan dit voor organisaties een effectief hulpmiddel zijn om hun huidige en toekomstige doelstellingen voor kapitaalplanning te behalen.

Investeerders gebruiken zowel de efficient frontier als de kapitaaltoewijzingslijn (capital allocation line, CAL) om verschillende combinaties van risico en rendement te bereiken op basis van hun wensen. Bij CAL wordt de optimale risicoportefeuille gevonden op het punt waar de lijn de efficient frontier raakt. Deze combinatie van gewogen activa geeft de beste risico-batenverhouding, omdat hiervoor de CAL de stijlste helling heeft. Zie de afbeelding hieronder.

• Kapitaaltoewijzingslijn (CAL): een lijn die het risico-batenprofiel van activa grafisch weergeeft en waarmee de optimale portefeuille kan worden gevonden. De lijn E(R_c) = R_f + S_pσ(R_c) is de kapitaaltoewijzingslijn.
• Efficient frontier: dit omvat investeringsportefeuilles die het hoogste verwachte rendement bieden voor een specifiek risiconiveau, en een grafische weergave van de portefeuilles die voor een bepaalde risicoaanname een maximaal rendement opleveren, waarbij het voordeel van diversificatie wordt getoond. Investeerders kunnen hiermee inzicht krijgen in de mogelijke risico's en rendementen van hun portefeuilles en analyseren hoe deze zich verhouden tot de optimale reeks portefeuilles die als efficiënt worden beschouwd. Met de efficient frontier worden portefeuilles (investeringen) beoordeeld op een schaal van rendement (y-as) versus risico (x-as).

5. Tools voor projectmanagement en governance

Deze tools worden gebruikt tijdens de overgangsfase tussen het identificeren van de juiste projecten en de overdracht aan een team voor het uitvoeren van het projectmanagement. Een uitgebreide applicatie voor projectmanagement is waardevol voor het beheren van planningen, contracten en documenten en biedt een governancekader voor toezicht op de naleving. Bij veel projecten gebruiken de financiële afdeling voor kapitaalplanning en het projectmanagementkantoor echter verschillende systemen. En dat is niet ideaal, omdat de uitvoerende kant tools voor projectmanagement gebruikt om de details te begrijpen van wat echt nodig is voor het plan, werkelijke gegevens te verzamelen en prognoses op te stellen die moeten worden teruggekoppeld naar de leden van de kapitaalplanningsgroep om hen te informeren over de stand van zaken. Bovendien kan de kapitaalplanning niet wachten op trage, via spreadsheets aangestuurde processen om de status van een project te evalueren. Met onmiddellijke, gegevensgestuurde zichtbaarheid kan dat team snel en nauwkeurig het budget beheren.

• Software voor projectmanagement: een geautomatiseerde oplossing waarmee gebruikers de volledige controle hebben over alle workflows. Hiermee worden de juiste mensen aan de juiste projecten gekoppeld en de doelen van de organisatie ondersteund met een duidelijk beeld van de financiële prestaties voor de gehele projectportefeuille.
• Governancekaders: essentieel voor het beheren en standaardiseren van de manier waarop projecten worden opgeleverd. Dergelijke kaders verhogen ook de efficiëntie, bevorderen de verantwoording van de besluitvorming en verminderen de risico's via gestroomlijnde en gestandaardiseerde processen die zichtbaarheid bieden en de naleving ondersteunen.

6. Prestatiemeting en KPI's

In het ideale geval meten eigenaren de prestaties gedurende de gehele cyclus van planning, ontwerp en uitvoering, terwijl de activa de fasen concept, uitvoering en onderhoud doorlopen. Eigenaren moeten maatstaven en KPI's ontwikkelen waarmee duidelijk wordt hoe succes eruitziet en hoe het verwachte resultaat kan worden bereikt. Om te beginnen moet de focus liggen op hoogwaardige resultaten/de belangrijkste doelstellingen: kwaliteitsactiva binnen budget en volgens planning in productie brengen, terwijl de risico's tot een minimum worden beperkt. Maatstaven en KPI's vormen meestal een mix van kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren. Financiële teams geven waarschijnlijk de voorkeur aan kwantitatieve maatstaven zoals rendement, werkkapitaal, cashflow en winstmarge, terwijl projectteams vaak ook zachtere maatstaven hanteren voor communicatie binnen het team, oplossing van conflicten, gezondheid en welzijn en het moreel van het team.

Maatstaven en KPI's moeten ook worden afgestemd op de doelgroepen die deze waarden beoordelen. Projectteams houden de prestaties meestal op een gedetailleerder niveau bij dan wordt doorgegeven aan leidinggevenden of publieke belanghebbenden.

• Investeringsrendement (return on investment, ROI): een eenvoudige en intuïtieve maatstaf voor de winstgevendheid van een investering. ROI is een belangrijke metric die door bedrijfsanalisten wordt gebruikt om investeringsalternatieven te evalueren en te rangschikken. Er zijn verschillende versies van de ROI-formule. De twee meest gebruikte zijn:
  
  ROI = netto-inkomsten/investeringskosten
  or
  ROI = investeringswinst/investeringsbasis


• Economische toegevoegde waarde (economic value added, EVA): een manier om de economische winst van een bedrijf of project te meten. EVA wordt berekend door financieringskosten af te trekken van het netto bedrijfsresultaat. Met deze financieringskosten wordt het vereiste rendement op het door het bedrijf geïnvesteerde kapitaal vastgelegd.
  
  De EVA-formule kan worden uitgedrukt als:
  
  EVA = NOPAT - (geïnvesteerd kapitaal WACC)
  
  Hierin is NOPAT de netto bedrijfswinst na belasting, WACC de gewogen gemiddelde kapitaalkosten en het geïnvesteerde kapitaal het eigen vermogen van de aandeelhouders plus de nettoschuld aan het begin van de periode. (Het geïnvesteerde kapitaal kan ook worden berekend door de totale activa te verminderen met de contanten en de niet-rentedragende passiva.)

7. Geavanceerde analytics en big data

Gegevens uit eerdere bouwprojecten bieden organisaties waardevolle inzichten in hoe ze nieuwe projecten efficiënter kunnen uitvoeren. Een energiebedrijf heeft bijvoorbeeld tal van raffinaderijen gebouwd en algemene kennis in huis van wat er nodig is om er nog een te bouwen. Met behulp van geavanceerde analytics kan dat bedrijf grote hoeveelheden gegevens van de laatste 20 raffinaderijprojecten analyseren om beter onderbouwde beslissingen te nemen over welke projecten geschikt zijn om uit te voeren, hoe de beschikbare fondsen voor een bepaald project moeten worden toegewezen en hoe het geld over verschillende projecten moet worden verdeeld.

• Voorspellende analytics: het gebruik van statistieken en modelleringstechnieken om toekomstige resultaten te voorspellen. Met behulp van voorspellende analytics wordt een waarschijnlijke uitkomst bepaald op basis van een onderzoek van actuele en historische gegevens. Er zijn drie veelvoorkomende technieken die worden gebruikt bij voorspellende analytics: beslissingsbomen, neurale netwerken en regressie.
• Analyse van big data: het proces van het verzamelen, onderzoeken en analyseren van grote hoeveelheden gegevens om markttrends, inzichten en patronen te ontdekken waarmee bedrijven betere zakelijke beslissingen kunnen nemen.

1. Stem kapitaalplanning af op strategische doelen

Het is een unieke uitdaging voor kapitaalplanners om alle projecten die financiering krijgen, op de juiste manier af te stemmen op de strategische doelstellingen van de eigenaar. Het belang van deze formele afstemming mag niet worden onderschat. Planners moeten rekening houden met de externe en interne factoren die van invloed kunnen zijn op het vermogen van een organisatie om strategische doelen na te streven zonder angst of gunst, in te schatten hoeveel kapitaal er nodig is voor elk project en de projecten die financiering krijgen, te evalueren en rangschikken.

2. Implementeer een rigoureus projectevaluatieproces

Met een gestandaardiseerd proces waarin elk project wordt geëvalueerd en aan elk project een score en prioriteit worden toegekend, kunnen voorkeursprojecten en bevoordeling worden vermeden. Projecten kunnen worden gerangschikt op urgentie, haalbaarheid, risico en strategische afstemming. De projecten met de hoogste positieve impact en de laagste opportuniteitskosten krijgen over het algemeen goedkeuring.

3. Stel een sterk governancekader op

Met een sterk governancekader krijgt u na verloop van tijd waar voor uw geld: deadlines worden gehaald en de risico's worden beheerd en beperkt. Dankzij een duidelijke koppeling tussen de financiële afdeling, die kapitaalbudgetten vrijgeeft, en het PMO, dat die budgetten in ontvangst neemt en maandelijkse prognoses terugkoppelt naar financiën, blijven deze afdelingen continue op elkaar afgestemd voor het geval er een nieuwe autorisatie nodig is. Een sterk governancekader omvat het beleid en de procedures waarvoor elke groep verantwoordelijk is, een referentiesysteemarchitectuur waarin is opgenomen wanneer en hoe specifieke gegevens en informatie de afdelingsgrenzen overschrijden, en het frequentie-interval van de besluitvorming en rapportage door belanghebbenden.

4. Stimuleer functieoverschrijdende samenwerking

Het is belangrijk om een functieoverschrijdende samenwerking tussen bepaalde afdelingen te bevorderen, vooral tussen kapitaalplanning/financiën en de uitvoeringsgroep van het projectmanagementkantoor. Deze afdelingen delen informatie met specifieke intervallen en op specifieke tijdstippen, bij voorkeur minimaal eens per maand.

Maar een dergelijke samenwerking beperkt zich niet alleen tot interne teams. Eigenaren huren vaak opleveringsteams (aannemers/leveranciers) in als onderdeel van het uitvoeringsproces. Het is van essentieel belang dat deze opleveringsteams toegang hebben tot kritieke projectdocumenten, planningen, gegevens over risico's en kosteninformatie en deze kunnen delen met het PMO. Engineerings- en bouwprojecten worden niet in een vacuüm uitgevoerd; iedereen moet bijdragen en samenwerken aan een gedeeld en uniform plan.

5. Omarm flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Eigenaren willen dat hun strategieën voor kapitaalplanning voorspelbaar zijn, zodat deadlines kunnen worden gehaald en de kosten onder controle blijven. Maar ook flexibiliteit is belangrijk. Planners moeten flexibiliteit inbouwen in kapitaalbudgetten, zodat deze kunnen worden aangepast aan steeds veranderende omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer de prijs van materialen plotseling omhoogschiet of bij extreme weersomstandigheden.

6. Maak gebruik van technologie en gegevensanalyse

De technologie die u gaat gebruiken, moet beginnen met het einde in gedachten. Zorgen de technologieën ervoor dat de projectgegevens beschikbaar zijn voor degenen die ze nodig hebben? Maken ze het eenvoudig om besluitvormers en belanghebbenden op alle niveaus op de hoogte te houden?

Planners zouden technologieën voor kapitaalplanning moeten kunnen gebruiken voor het evalueren, prioriteren en selecteren van de projecten die zijn afgestemd op de strategische doelstellingen van de organisatie. Deze technologieën moeten ook interoperabel zijn met de projectmanagementtechnologieën van het PMO en de opleveringsteams die de nodige prognoses bieden waarmee planners aanpassingen kunnen doorvoeren in hun projectportefeuille.

Als alle projecten in de portefeuille samen kunnen worden weergegeven, kunnen eenvoudig nieuwe mogelijkheden worden aangeboord en nieuwe inzichten worden ontdekt. Dashboards voor gegevensanalyse die zijn ingebouwd in geïntegreerde technologieën voor kapitaalplanning en projectmanagement, geven planners en PMO-/opleveringsteams de inzichten die ze nodig hebben om de best onderbouwde beslissingen te nemen.

7. Geef prioriteit aan risicobeheer

Een projectrisico kan tijdens twee fasen optreden: tijdens de fase van voorstellen, prioriteit toekennen en selectie, en tijdens de projectuitvoeringsfase. Kapitaalplanners richten zich op de eerstgenoemde fase, operationele/opleveringsteams op de laatstgenoemde fase. Het is van cruciaal belang om in beide fasen een kader voor risicobeheer in te voeren.

8. Zorg voor transparantie en verantwoording

Naarmate kapitaalprojecten steeds complexer worden, is het belangrijk om duidelijke serviceniveau-overeenkomsten te sluiten en alle belanghebbenden in elke fase regelmatig van updates te voorzien, voor meer transparantie en een betere verantwoording. Deze belanghebbenden zijn niet alleen de eigenaren, planners en opleveringsteams, maar ook de regelgevende instanties.

9. Leg de nadruk op continue verbetering

Continue verbetering houdt in dat de lopende processen worden verfijnd op basis van de lessen die worden getrokken uit eerdere projectfouten en problemen. Het betekent ook dat bestaande projectprocessen voortdurend moeten worden aangepast om aan veranderende eisen te voldoen.