Gids voor software voor kapitaalprogrammabeheer

Software voor kapitaalprogrammabeheer helpt bouwbedrijven om kapitaalprojecten effectiever te prioriteren, plannen en leveren - steeds belangrijker vanwege de toenemende concurrentiedruk en de aanzienlijke kapitaaluitgaven in de publieke en private sector.

Om de besluitvorming, controle en nauwkeurigheid van projecten te verbeteren, moeten bouwbedrijven hun processen voor kapitaalprogrammabeheer standaardiseren en coördineren, en afstappen van foutgevoelige handmatige processen, losse spreadsheets en losgekoppelde applicaties.

In dit artikel wordt een koers uitgezet voor organisaties om de prestaties van kapitaalprojecten en -programma's te verbeteren door processen, systemen en teams met elkaar te verbinden en gegevens samen te brengen. Het beschrijft de voordelen van enterprise-class software voor het beheer van kapitaalprogramma's en hoe u het juiste platform kiest voor uw behoeften.

Wat is Capital Program Management Software (CPMS)?

Softwaresuites voor kapitaalprogrammabeheer bieden een samenhangende oplossing voor het verbinden en beheren van processen op kapitaalproject- en portefeuilleniveau. De beste cloudgebaseerde suites integreren ook met gerelateerde ERP- en andere bedrijfsapplicaties, waardoor alle relevante gebruikers direct toegang hebben tot dezelfde consistente gegevens.

De meeste eigenaarsorganisaties hebben mensen in huis die hun volledige kapitaalprogramma analyseren en vragen stellen zoals: hoe maken we het beste gebruik van dat budget? Wat hebben we nodig om te bouwen? Wat moeten we onderhouden? Wat moeten we aanpassen?

Financiële bedrijfsteams gebruiken doorgaans een ERP-applicatie. Maar zonder geautomatiseerd systeem om consequent projectcontroles te beheren, inclusief kosten, prognoses, contracten, wijzigingen en planning op project- en projectoverstijgend niveau, dan geeft de ERP-applicatie mogelijk niet de meest recente projectgegevens weer. Door een project- en portefeuillebeheertool in uw ERP-systeem te integreren, zorgt u ervoor dat de ERP altijd up-to-date blijft.

Voornaamste conclusies

• Capital Program Management Software kan helpen bij het standaardiseren en automatiseren van processen en het centraliseren van informatie, zodat organisaties projecten op koers kunnen houden en snelle, consistente en weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
• Het implementeren van CPMS kan helpen de zichtbaarheid en controle van projecten te verbeteren, evenals de samenwerking tussen teams.
• De software ondersteunt vergelijkingen tussen projecten en geleerde lessen.
• Kies een CPMS-oplossing die voldoende flexibel is om zich aan te passen en mee te schalen met de behoeften van uw organisatie op de lange termijn.

Capital Program Management Software uitgelegd

Een bedrijfsbreed software-systeem voor kapitaalproject- en programmabeheer kan processen en informatie standaardiseren om de controle en besluitvorming te verbeteren en geprioriteerde projecten en organisatiedoelen op elkaar af te stemmen. Hij helpt organisaties ook bij het toewijzen van materialen, apparatuur en personeel. Zodra bijvoorbeeld een wijzigingsverzoek is goedgekeurd in een geautomatiseerde workflow, verschijnt alle bijbehorende kostenimpact onmiddellijk in het kostenblad en bijbehorende contract, gekoppeld aan het betalingsverzoek, zodat kan worden gezegd: Ja, deze extra kosten zijn goedgekeurd en het betalingsverzoek kan worden goedgekeurd.

Waarom u Capital Program Management Software nodig hebt

Elk bouw- en engineeringproject is anders en bestaat uit verschillende teamleden, voorschriften voor specifieke locaties en verschillende scope. Dit zorgt ervoor dat standaardisatie een van de grootste uitdagingen van deze sector is. Voor projecteigenaren uit deze uitdaging zich vaak in de vorm van ongelijksoortige gegevensbronnen en -indelingen, inconsistente processen en losgekoppelde systemen.

Organisaties moeten de mogelijkheid hebben om alle projecten en programma's te controleren, van prioritering en goedkeuring tot uitvoering en doorlopende activiteiten en onderhoud. Software voor het beheer van kapitaalprojecten en -programma's kan die controle bieden, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid toenemen en de resultaten verbeteren.

Voordelen van Capital Program Management Software

De huidige kapitaalprogramma's zijn inherent complex, met meerdere belanghebbenden, gedetailleerde processen en aanzienlijke financiële investeringen. Met software voor programmabeheer in de cloud kunnen bouwteams meerdere complexe projecten uitvoeren, de efficiëntie van projecten vergroten en de algehele projectresultaten verbeteren. Hieronder volgen de belangrijkste potentiële voordelen.

• Verbeterde zichtbaarheid en controle van projecten
  Voor effectief programmabeheer is het essentieel om de status, voortgang en mogelijke hindernissen van elk project te begrijpen en met elkaar te delen. Capital Program Management Software geeft alle belanghebbenden inzicht in projecten en helpt teams bij de communicatie en controle over resources.
• Verbeterde samenwerking tussen belanghebbenden
  Door alle partijen op de hoogte en betrokken te houden, met directe toegang tot dezelfde informatie, kan miscommunicatie worden voorkomen en een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid voor het slagen van het project worden gecreëerd. Het is ook goed voor de relaties op lange termijn en zorgt voor herhaalwerk tussen eigenaars en hun leveringsteams.
• Gestroomlijnde workflows en geautomatiseerde processen
  Tijd is van cruciaal belang in een snelle, complexe bouwprojectomgeving. E-mails en losse spreadsheets belemmeren de voortgang doordat ze de communicatie en het delen van informatie beperken. Cloudgebaseerd programmabeheer kan helpen bij het stroomlijnen van workflows en informatie voor alle belanghebbenden toegankelijk maken, waar ze ook zijn en wanneer ze maar willen.
• Beter risicobeheer en -beperking
  Bouwprojecten kunnen ontsporen door slechte weersomstandigheden, onderbrekingen in de supply chain, personeelstekorten en andere factoren. Effectief risicobeheer helpt projectteams om dergelijke uitdagingen te voorspellen en te plannen en indien nodig resources opnieuw toe te wijzen. Capital Program Management Software kan helpen bij het analyseren van projectdocumentatie uit het verleden om risico's te identificeren en voorspellende informatie te bieden die kan helpen bij het verbeteren van risicobeheer op alle niveaus van een organisatie.
• Realtime toegang tot projectgegevens en -analyses
  De beste applicaties voor kapitaal programmabeheer bouwen geavanceerde datarapportages en analyses in die inzicht geven in de voortgang en prestaties van projecten en teams helpen om snel verbeterpunten te identificeren. Toegang tot realtime informatie betekent ook dat teams in het veld beter geïnformeerd kunnen zijn dan ooit tevoren.
• Nauwkeurigere budgettering en prognoses
  De mogelijkheid om de voortgang van projecten voortdurend bij te houden, levert de gegevens op om nauwkeurigere, beter onderbouwde budgetbeslissingen te nemen en projecttijdlijnen te voorspellen. Historische gegevens, gearchiveerd in een bouwbeheeroplossing, kunnen ook helpen de nauwkeurigheid van voorspellingen te verbeteren.
• Efficiënt beheer en controle van documenten
  De bouwsector wordt overspoeld met documenten: blauwdrukken, projectgoedkeuringen, wijzigingsopdrachten, u kunt het zo gek niet bedenken. Gecentraliseerd beheer van digitale documenten geeft projectteams inzicht in de volledige geschiedenis van hun werk - welke wijzigingen onderweg zijn gemaakt, wie ze heeft gemaakt en wanneer. Alle artefacten zijn toegankelijk binnen hetzelfde systeem, waardoor de volledige beslissingsboom en de voortgang van het werk van begin tot eind zichtbaar zijn.
• Geoptimaliseerde toewijzing van resources en personeelsbeheer
  Het succes van een project hangt vaak af van een efficiënte toewijzing van kapitaal, materialen en andere resources. Bouwbeheersoftware kan de projectvereisten identificeren, rekening houden met de beschikbaarheid van resources, de inzet van mensen beheren en vervolgens helpen deze resources toe te wijzen.
• Vereenvoudigde taken voor naleving van regelgeving
  De wetten en voorschriften voor de bouw op lokaal, reginaal en nationaal niveau veranderen voortdurend. Met een cloudoplossing voor programmabeheer kunnen teams de nieuwste ontwikkelingen volgen en nalevingstaken vereenvoudigen.
• Minder projectvertragingen en kostenoverschrijdingen
  Omdat bouwprojecten maanden of jaren duren, kunnen dramatische weersveranderingen of pieken in de kosten van arbeid, apparatuur en materialen tot dure projectvertragingen leiden. Kostenoverschrijdingen zijn ook een indicatie van onbekwaam projectbeheer en van plannen en budgetten die vanaf het begin van het project niet nauwkeurig zijn vastgesteld. Organisaties kunnen met programmabeheersoftware proactief potentiële risico's in projecten identificeren, kwantificeren en beoordelen, beter onderbouwde beslissingen nemen en projecten op tijd en uit de rode cijfers te houden.
• Schaalbaarheid voor groei en toegenomen complexiteit
  Met cloudgebaseerde, uitgebreide softwarepakketten voor kapitaalprogrammabeheer kunnen organisaties extra mogelijkheden, zoals bedrijfsprocessen, rapporten en dashboards implementeren wanneer ze die nodig hebben, met functies die gemakkelijk toegankelijk zijn voor zowel nieuwe gebruikers als ervaren gebruikers. Ook worden suites in de cloud regelmatig bijgewerkt met nieuwe functies en betere, eenvoudigere integraties. De beste oplossingen zijn geschikt voor projecten van elke omvang.

Belangrijkste kenmerken van Capital Program Management Software

Sommige kapitaalprojecten en -programma's - denk aan de modernisering van een luchthaven of een nieuwe productiefabriek - kunnen investeringen van miljarden dollars vereisen, waarvoor geavanceerde software voor kapitaalprogrammabeheer nodig is om de projecten op tijd en binnen het budget te laten verlopen en tegelijkertijd de risico's te beperken. Hier zijn enkele van de belangrijkste kenmerken van de beste softwarepakketten.

• Projectplanning en tijdlijnbeheer. Elk bouwproject heeft een planning, maar niet elke planning maakt belangrijke gegevens gemakkelijk toegankelijk voor alle teamleden die ze nodig hebben. Het automatiseren van de bouwplanning met de juiste software kan het kritieke pad en de taakschema's samenbrengen om zo de teams op kantoor en in het veld op één lijn te houden en gegevensachterstand, fouten, herstelwerk en inactieve ploegen te verminderen. Parallelle toegang kan het planningsproces versnellen en scenarioplanning kan inzicht geven in de mogelijke gevolgen van verschillende trajecten, waardoor planningen en de bijbehorende resources geoptimaliseerd kunnen worden.
• Budgettering en financieel beheer. Projectmanagers hebben de juiste informatie nodig om betrouwbare, nauwkeurige budgetprognoses te ontwikkelen op basis van projectinformatie uit het verleden en het heden. Het is van essentieel belang om over software te beschikken die toegang biedt tot de benodigde informatie en om de planning te beheren en te rapporteren ten opzichte van de feitelijke situatie, terwijl die informatie ook wordt bijgehouden om toekomstige projectplanning en -uitvoering van informatie te voorzien. Door budgetten op te splitsen in kostenplaatsen en disciplines, kan de software in bijna realtime helpen bij het bijhouden van het budget, het beheren van de cashflow, het voorspellen van budgetwijzigingen en het beheren van contractwijzigingen.
• Documentbeheer en -controle. De belangrijkste kenmerken van dit soort software zijn documentversiebeheer, de mogelijkheid om documenten in verschillende projecten consistent te benoemen met toegangsrechten voor geautoriseerde gebruikers en een volledige audittrail. Zorg ervoor dat u weet wie de eigenaar is van de projectgegevens in het systeem.
• Toewijzing van resources en personeelsbeheer. Meerdere partijen hebben vaak onmiddellijke en gelijktijdige toegang nodig tot software voor kapitaalprogrammabeheer om arbeid, materialen en apparatuur opnieuw toe te wijzen. Gebruik een systeem dat tijdig waarschuwingen geeft over afwijkingen tussen planning en werkelijkheid, zodat u tijdig actie kunt ondernemen en niet hoeft te wachten op wekelijkse of maandelijkse rapporten.
• Tools voor nalevings- en risicobeheer. Organisaties moeten activiteiten kunnen beheren, traceren, erover rapporteren en een audittrail ontwikkelen om de naleving van relevante wet- en regelgeving te ondersteunen. Een hogesnelheidsspoorwegproject moet bijvoorbeeld voldoen aan eisen op het gebied van duurzaamheid, arbeid, techniek en lokale, regional een nationale vereisten, en aantonen dat bepaalde financieringen naar aangewezen activiteiten zijn gegaan. Kapitaalprogrammabeheersystemen kunnen organisaties helpen om aan deze vereisten te voldoen en daarover te rapporteren. Risico's liggen op portefeuille-, programma- en projectniveau, en ongunstige weersomstandigheden of problemen met de supply chain kunnen elke fase verstoren. Hoewel een kader voor risicobeheer niet alle risico's wegneemt, is het een essentieel onderdeel van software voor het beheer van kapitaalprogramma's. Geef alle relevante teamleden van verschillende organisaties toegang tot een centraal projectoverstijgend risicoregister om zoveel mogelijk risico's te identificeren, vast te leggen en te kwantificeren. Risico's die in één project zijn geïdentificeerd, kunnen in vergelijkbare projecten worden opgenomen.
• Rapportage- en analysemogelijkheden. De beste tools voor kapitaalprogrammabeheer helpen managers bij het rapporteren en analyseren van een breed scala aan financiële, plannings-, operationele, KPI- en andere gegevens, waardoor belanghebbenden up-to-date blijven en gedetailleerde inzichten krijgen op project- of breed portefeuilleniveau. Voorbeelden zijn de cashflow ten opzichte van de planning, het volgen van planningen, de impact op milieuduurzaamheid en KPI's op de efficiëntie van de resources die aan taken en projecten worden toegewezen. Zoek naar software met vooraf geconfigureerde rapporten en dashboards die kunnen worden aangepast of toegevoegd om aan uw vereisten te voldoen.
• Integratie met andere software en systemen. Om maximale waarde uit CPMS-suites te halen, moet u op zoek gaan naar native integraties, volwassen API's, ingebouwde adapters en eigen middleware- en adviesdiensten van een leverancier. De systemen moeten waar nodig naadloos integreren met ERP, de supply chain en andere back-office-applicaties. Het doel is om processen en gegevens samen te brengen om betere, tijdige beslissingen te nemen. Een leverancier kan beweren dat zijn API's voldoende zijn, maar wat voor API's zijn dat en wat maken ze mogelijk? Wie is verantwoordelijk voor het laten werken van deze integraties? Welke middleware wordt ondersteund? Zijn er extra kosten? Wat is de staat van dienst van de leverancier op het gebied van integratie? Doe-het-zelf integraties kunnen tijd en geld kosten en risico's met zich meebrengen.

Het kiezen van de juiste Capital Project en Program Management Software

Bent u op zoek naar software voor kapitaalproject- en programmabeheer, doe dan uw huiswerk en stel (onder andere) deze belangrijke vragen. Heeft de leverancier bewezen expertise in de bouw en techniek? Krijgen we alle functies die we nodig hebben, inclusief functies die door AI worden verbeterd? Is de oplossing flexibel genoeg om vandaag aan onze behoeften te voldoen en te veranderen als onze behoeften veranderen? Zal het product integreren met onze ERP en andere kernapplicaties? Is het systeem gemakkelijk te leren en te gebruiken? Zijn naleving van de regelgeving en beveiliging topprioriteiten voor de leverancier? Wordt onze investering beschermd door regelmatige appicatie-updates? Zal de leverancier er voor ons zijn als we verder groeien? Waar en hoe wordt de oplossing gehost?

Lees succesverhalen en gebruiksscenario's van klanten. Er zijn waarschijnlijk overeenkomsten tussen de eerste uitdagingen van anderen en waar u vandaag voor staat. En neem contact op met de huidige klanten van de software om hun feedback te krijgen.

Verenig uw activeerbare project- en programmagegevens met Oracle Capital Project and Program Management

Oracle Primavera Unifier biedt bouw- en techniekbedrijven de functies die ze nodig hebben om hun kapitaalprojectprogramma en portefeuilleprocessen en -gegevens te beheren. Het is een geïntegreerd systeem dat kosten, contracten, wijzigingen, mijlpalen in de planning, risico's, workflows en documentbeheer samenbrengt en voorspellende analyses en andere AI-mogelijkheden ondersteunt. Oracle Primavera Unifier kan ook native worden geïntegreerd met Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) en Oracle Primavera Cloud plannings- en kapitaalplanningapplicaties, onderdeel van Oracle Smart Construction Platform.

Veelgestelde vragen over Capital Program Management-software

Wat is een kapitaalprogrammabeheerder?
Een kapitaalprogrammamanager wordt gewoonlijk aangesteld door eigenaarsorganisaties om de behoeften te beoordelen en budget voor het hele programma aan te vragen, waarbij moeilijke vragen worden gesteld, zoals: Hoe kunnen we het geld dat we hebben het beste uitgeven? Hoe zorgen we ervoor dat we de projecten prioriteren die het beste bij onze organisatiedoelen aansluiten? Hoe kunnen we goedgekeurde projecten nauwkeuriger budgetteren? Hoe voeren we die projecten zo efficiënt mogelijk uit, zodat we de meeste waarde voor ons geld krijgen? Hoe voeren we projecten consequent en voorspelbaar uit om optimale resultaten te behalen?

Wat is software voor kapitaalplanning?
Software voor kapitaalplanning helpt bij het gebruik van gegevens en analyses om op een consistente manier projecten te prioriteren, selecteren en nauwkeurig te budgetteren om de korte- en langetermijndoelen van een organisatie te ondersteunen.

Wat is een kapitaalprojectbeheersysteem?
Een kapitaalprojectbeheersysteem brengt het beheer van kosten, contracten, wijzigingen, risico's, planning, workflows en documenten samen voor een of meer projecten van een organisatie. Het helpt ervoor te zorgen dat alle processen soepel en consistent verlopen en geeft eigenaren de zichtbaarheid en controle die ze nodig hebben om voor voorspelbare resultaten tijdig onderbouwde beslissingen te nemen.

Wat zijn voorbeelden van kapitaalprojecten en -programma's?
Voorbeelden van kapitaalprojecten en -programma's zijn de renovatie van een luchthaventerminal, de uitbreiding van een vleugel van een ziekenhuis, de aanpassing van 100 autodealers en de bouw van een hotel.