Wat is een contentmanagementsysteem (cms)?
Met een contentmanagementsysteem (cms) kunnen bedrijven digitale content beheren. Deze systemen kunnen door hele teams worden gebruikt om content te maken, bewerken, organiseren en publiceren. Een cms fungeert als één plek voor het opslaan van content en biedt geautomatiseerde processen om samen met anderen digitale content te maken en te beheren met behulp van ingebouwde (of ontworpen) workflows. Er worden verschillende rechten en verantwoordelijkheden aan personen verstrekt op basis van rollen. Een auteur kan bijvoorbeeld werk posten en opslaan, en een editor kan werk aanpassen en publiceren. Beheerders kunnen al deze dingen doen en daarnaast andere personen in de organisatie toestemming geven om content bij te werken of te corrigeren.
Met behulp van een cms kunnen websites en content voor websites worden gemaakt en beheerd met een minimale technische overhead, zodat u tijd overhoudt om betere content te maken in plaats van als project- of verkeersmanager op te treden. Een cms is een eenvoudige en kosteneffectieve oplossing voor contentmanagement waarmee bedrijven hun content kunnen beheren en distribueren zonder te hoeven investeren in een team dat fulltime content ontwikkelt.
Typen contentmanagementsystemen (cms)
Een cms bestaat bijna altijd uit twee delen: een frontend en een backend. De frontend is het gedeelte dat een interface vormt voor de gebruiker. Dit is hoe de websites eruitzien wat betreft structuur en stijl. In de frontend worden HTML, CSS en JavaScript gecombineerd om een rijke, interactieve content te leveren die is afgestemd op de brandingstijl van uw bedrijf.
De backend van een cms is de applicatie die wordt gebruikt om nieuwe content op een website te plaatsen. Het proces begint met het openen van een webinterface om eenvoudig content te maken, toe te voegen en te publiceren via de frontend van het cms. Kennis van HTML, CSS en JavaScript is niet nodig, u kunt content maken via een interface die lijkt op Microsoft Word. Vervolgens wordt de content door de backend opgeslagen in de database en in de frontend van de website gepubliceerd.
Samen vormen deze twee systemen het cms. Hiermee kunt u content publiceren, ook al hebt u geen verstand van webtechnologieën en weet u niet hoe u websites moet bouwen.
Hieronder worden enkele verschillende typen contentmanagementsystemen beschreven die op dit moment beschikbaar zijn.
Coupled cms
Een coupled cms wordt vaak ook wel een traditioneel cms genoemd. Het bevat een volledig toegankelijke backend die gekoppeld is aan en bewerkingen kan uitvoeren in de database van een website en content publiceert via een vormgegeven frontend.
Een coupled cms is een alles-in-éénoplossing, waarbij het grootste verschil met een SaaS-cms (software-as-a-service) is dat voor een coupled cms speciale webhosting nodig is. Hoewel webhosting relatief goedkoop is, moet u er wel rekening mee houden dat er voor een cms specifieke technologieën moet worden geïnstalleerd en onderhouden om de software functioneel te maken.
Bovendien moet een coupled cms waarschijnlijk door een beheerder worden geïnstalleerd en voor doorlopend gebruik worden geconfigureerd. WordPress is een voorbeeld van een coupled cms. Dit is een compleet pakket dat gebruikers kunnen installeren en waarmee een website kan worden gelanceerd en content kan worden gepubliceerd.
SaaS-cms
Een SaaS-cms is eveneens een volledige end-to-endoplossing, maar wordt in tegenstelling tot een coupled cms gehost in de cloud. Dit betekent dat er geen daadwerkelijke installatie, instelling of vooraf geconfigureerde webhosting voor nodig is.
Een cms op basis van SaaS is een uitstekende oplossing voor bedrijven die zich eenvoudig willen presenteren op het web, omdat het alle mogelijkheden biedt zonder de overhead voor een server of webhosting. Verschillende gebruikers kunnen hiermee snel een website maken, de content beheren en deze distribueren via digitale kanalen.
Decoupled cms
In een decoupled cms is het presentatiegedeelte van de website losgekoppeld ('decoupled') van de backend. Het beheersysteem bevindt zich tussen de presentatie van de website en heeft toegang tot de backend via een API (Application Programming Interface).
Een decoupled cms is een geavanceerde oplossing die meer flexibiliteit biedt voor interactie met de content die in de backend wordt gemaakt. Stel bijvoorbeeld dat een organisatie de contentbibliotheek voor een nieuw doel wil gebruiken, zoals mobiele applicaties. In dat geval is een decoupled cms een aantrekkelijke oplossing omdat dit ondersteuning biedt voor meerdere, aanpasbare toepassingen in de frontend, terwijl de content en informatie consistent in de backend blijven.
Headless CMS
Een headless cms heeft alleen een backendsysteem dat toegang heeft tot een database en content opslaat met een op maat gemaakte frontendwebapplicatie. Het biedt meer flexibiliteit dan een decoupled cms, maar vereist ook aanzienlijk meer werk dan de andere opties. Bij een headless cms moet gewoonlijk ook een frontendapplicatie door een ontwikkelaar worden ontworpen, worden gebouwd en aan het systeem worden gekoppeld.
Een headless cms is een goede oplossing voor organisaties die volledige controle en flexibiliteit willen wat betreft de benadering van hun content. Het biedt opslag- en organisatiemogelijkheden voor content terwijl tegelijkertijd een aangepaste applicatie kan worden gemaakt voor de frontend, of dat nu een website, een mobiele app of een andere frontend is.
Kernfuncties van een contentmanagementsysteem
Als u wilt uitzoeken welke functies van een cms essentieel zijn voor uw bedrijf, kunt u beginnen met bepalen wat de kernfuncties zijn van een contentmanagementsysteem. Het kan handig zijn voor het besluitvormingsproces om de verschillende oplossingen en producten voor contentmanagement naast elkaar te zetten en te vergelijken. De belangrijkste vraag blijft echter wat de belangrijkste functies zijn voor elke oplossing.
Gebruikersrollen en op rollen gebaseerd contentmanagement
Elk contentmanagementsysteem omvat verschillen typen rollen. Het is van essentieel belang om te begrijpen hoe deze rollen werken, zodat u uw gebruikers toegang kunt geven om hun taken uit te voeren en de benodigde digitale content te openen. De rollen variëren van typische organisatierollen tot rollen voor applicatiebeheer, taak- en functievergelijking door applicatierollen, en rollen van het type resource (rechten) die bepalen wat gebruikers kunnen zien en doen met de content, zoals documenten, sites en sjablonen.
Beheer van digitale assets
Contentmanagementsystemen zoals Oracle bieden krachtige mogelijkheden om al uw digitale activa te beheren voor gebruik in verschillende marketingkanalen, zoals websites, marketingmaterialen, e-mailcampagnes, online winkels, betaalde zoekopdrachten en blogs. Ze vormen een centrale contenthub voor al uw activa, waar u deze kunt indelen in repository's en verzamelingen, en regels en workflows kunt maken om te definiëren hoe en waar de content kan worden gebruikt.
Voor elk cms is het van cruciaal belang om activatypen te maken om te definiëren welke gegevens u moet verzamelen wanneer gebruikers bepaalde activa aanmaken. Aan de hand van digitale activatypen worden de aangepaste attributen gedefinieerd die nodig zijn voor uw digitale activa (bestanden, afbeeldingen en video's).
Content beheren in de cloud
Zowel voor ons als voor u is het uitermate belangrijk om uw contentbeheer naar de cloud te verplaatsen, zodat uw content centraal op één plaats wordt bewaren en overal toegankelijk is.
U kunt bestanden in mappen groeperen voor het uitvoeren van dagelijkse bestandsbeheerbewerkingen, zoals kopiëren, verplaatsen en verwijderen, veelal op dezelfde manier als op uw lokale systeem en architectuur. Omdat alle contentbestanden zich in de cloud bevinden, hebben gebruikers overal toegang tot deze bestanden, ook vanaf mobiele apparaten.
Samenwerken aan content
Als alle content van uw organisatie in de cloud staat, kunt u eenvoudig activa en mappen delen om met anderen samen te werken, zowel binnen als buiten uw organisatie. Iedereen met wie u de content deelt, heeft overal en altijd toegang tot de meest recente gegevens. Door contentsamenwerking te delen en vast te leggen, kan de gebruiker controleren hoe en wanneer de gedeelde items werden geopend.
Websites bouwen
Met oplossingen voor contentmanagement kunt u snel marketing-, helpdesk- en communitywebsites maken en publiceren, vanaf het concept tot en met de lancering, met aantrekkelijke online ervaringen. Het proces voor het bouwen van websites is volledig geïntegreerd wat betreft content, samenwerking en ontwerp via één omgeving voor het schrijven en publiceren van content.
Met cloudgebaseerde oplossingen kunt u snel aan de slag en kant-en-klare sjablonen, componenten voor slepen en neerzetten (wysiwyg), voorbeeldpaginalay-outs en thema's gebruiken om een website samen te stellen uit vooraf gedefinieerde bouwstenen. Of uw ontwikkelaars kunnen aangepaste ontwerpen maken, inclusief sjablonen, thema's en componenten, om unieke online ervaringen te creëren.
Waar moet u rekening mee houden bij het bepalen of een cms geschikt is voor uw bedrijf?
Een cms zorgt ervoor dat content beter te vinden is door zes belangrijke gebieden in contentmanagement aan te pakken.
Governance van content
Zijn er beleidsregels en procedures van kracht voor het maken en beheren van content?
Informatiearchitectuur voor tagging
Wordt de huidige en nieuwe content gecategoriseerd en getagd op een manier die iedereen begrijpt?
Bedrijfsproces voor contentmanagement
Zijn de workflows gestandaardiseerd en geautomatiseerd?
Gebruikerservaring voor content
Hoe kunnen belangrijke belanghebbenden, van werknemers tot klanten, de informatie vinden die ze nodig hebben?
Technologie en applicaties
Wordt de bestaande technologie goed gebruikt? Met welke verbeteringen of nieuwe systemen kan de informatiestroom met een optimale beveiliging worden gestroomlijnd? Hebt u een cloudsysteem voor contentmanagement?
Bedrijfswaarde van een cms
Kunnen uw data en content efficiënter en veiliger worden beheerd? Worden de toepasselijke wettelijke richtlijnen nageleefd?
Een contentmanagementsysteem gebruiken voor uw website
Met een contentmanagementsysteem kunt u content maken, beheren en publiceren op het web. Ook kan content georganiseerd en toegankelijk worden gehouden, zodat deze effectief kan worden gebruikt en herbruikt. Er zijn verschillende soorten contentmanagementsystemen beschikbaar, variërend van cloudgebaseerde systemen tot een headless cms, waarmee aan de behoeften van verschillende doelgroepen kan worden voldaan.
Met een contentmanagementsysteem kunt u al uw informatie opslaan en beheren in één gemakkelijk toegankelijke database. Daarnaast zorgt een cms voor het volgende:
- Ondersteuning voor samenwerking binnen en tussen teams
- Een eenvoudige en toegankelijke manier om content bij te werken
- Betere zichtbaarheid van content
- Verhoogde productiviteit
- Verlaging van kosten
- Content die consistent kan worden gehouden
- Opschaling naarmate uw behoeften groeien
Een website bouwen met behulp van een cms
In principe zorgt een cms-platform voor alle technische details rond het bouwen en beheren van een website. Als u bijvoorbeeld content op het web wilt plaatsen, zoals een blogpost, moet u beginnen met een HTML-bestand. Met HTML kunt u uw geschreven content zo structureren dat een webbrowser deze kan lezen. U kunt ook afbeeldingen en video's opnemen in de content en een koppeling naar andere HTML-documenten maken.
Nadat de content is gemaakt en gestructureerd, kunt u met behulp van stijlbladen (cascading style sheet, CSS) bepalen hoe de content eruitziet. Met CSS kunt u het lettertype, de kleur en de grootte van alle elementen op de pagina veranderen en omzetten naar de gewenste stijl. Als de content klaar is, uploadt u de HTML- en CSS-bestanden naar een webserver, samen met alle afbeeldings- en videobestanden. Vanaf dat moment is uw nieuwe website voor iedereen toegankelijk.
Dit proces lijkt misschien niet erg moeilijk, maar het is niet echt een efficiënte manier om documenten te maken en online te delen. En de meeste organisaties beschikken niet over voldoende IT-middelen om deze taak uit te voeren.
Geavanceerde cms-technologieën
HTML en CSS zijn prima voor het maken van eenvoudige, leesbare documenten, maar te beperkt voor het bouwen van websites met uitgebreide mogelijkheden en functionaliteit, het type moderne website dat de meeste bedrijven nodig hebben om succesvol te kunnen zijn.
Als u bijvoorbeeld interactieve functies en meer genuanceerde functionaliteit aan uw website wilt toevoegen, moet u JavaScript gebruiken, de programmeertaal van het web. HTML en CSS zijn relatief eenvoudige codes die worden gebruikt om eenvoudige documenten te maken. JavaScript is een speciale programmeertaal die niet veel verschilt van de talen die worden gebruikt om smartphone- en desktopapplicaties te ontwikkelen.
Stel dat u van plan bent om uw blog over te zetten naar een mediawebsite die duizenden bezoekers per maand ontvangt en waarop elke dag verschillende stukjes content worden geplaatst. In dat geval moet u beginnen met het implementeren van databasetechnologieën waar u al uw content in kunt plaatsen en uit kunt ophalen. U hebt een database nodig met een eigen programmeertaal en daarnaast een andere programmeertaal om informatie door te geven tussen de database en het deel van de website waar gebruikers toegang tot hebben en in navigeren. En ineens is alles nogal complex geworden. Dat is het moment om een cms te gaan gebruiken.
Voordelen van een contentmanagementsysteem (cms)
De vraag naar digitale marketing neemt toe en er zijn nog geen tekenen dat dit afneemt. De moderne consument wil oplossingen voor alle kanalen en probleemloze ervaringen. Dankzij digitale technologie kunnen bedrijven hun klanten op vele verschillende manieren benaderen en betrokken houden. Het is dan ook niet vreemd dat de cms-markt naar verwachting zal groeien van 36 miljard dollar in 2018 tot 123,5 miljard dollar in 2026.
Bedrijven weten inmiddels hoe ze met behulp van een contentmanagementsysteem de volledige waarde van hun content kunnen benutten door het proces van het maken en distribueren van content te stroomlijnen. Marketing- en verkoopteams die investeren in een cms, mogen vier belangrijke voordelen verwachten als ze hun boodschap op de markt brengen en klantervaringen verbeteren.
Betere samenwerking en organisatie
Met een cms kunnen meerdere teamleden die contentmarketing als taak hebben, een bijdrage leveren en content publiceren. Dankzij het workflowbeheer, de opslag van content en de planningsfuncties die het systeem te bieden heeft, kunnen ze alles georganiseerd houden. Contentmanagementsystemen op browserbasis zijn overal toegankelijk, en teamleden op verschillende locaties kunnen samenwerken aan contentprojecten in hetzelfde systeem en in de meest actuele versie. Teamleden hebben toegang tot dezelfde content omdat deze op één plaats wordt opgeslagen. Het is niet nodig om meerdere bestanden naar meerdere personen te verzenden of om meerdere versies te beheren.
Gebruikersvriendelijk
Met een cms hoeven gebruikers geen HTML of CSS te leren. Gebruikers in de hele organisatie kunnen content maken en publiceren, ongeacht hoe vaardig ze zijn. Met een contentmanagementsysteem kunt u eenvoudig content uploaden naar webpagina's en deze bijwerken via een contenteditor.
SEO en tools en plug-ins voor optimalisatie van content
Wilt u de zoekmachineoptimalisatie (search engine optimization, SEO) voor uw website verbeteren en internetverkeer naar uw site leiden? Met een cms kunt u plug-ins en tools toevoegen om beter zichtbaar te zijn in zoekresultaten. Deze tools kunnen opties zijn in de frontendinterface om titels van webpagina's, metabeschrijvingen en alt tags toe te voegen.
Meer tijd om aan content te besteden
Met een eenvoudig cms-systeem, een betere organisatie en tools en plug-ins om de SEO te verbeteren, kunnen contentmakers zich concentreren op het produceren van hoogwaardige content. Marketingteams hoeven niet met meerdere bestanden of code te werken. Ze kunnen hun werk eenvoudig delen met collega's, zelfs als die collega's zich ver weg bevinden. Ze hebben meer tijd om content te verfijnen, afbeeldingen aan te passen, videocontent te produceren of A/B-tests uit te voeren op verschillende onderwerpregels, aanbiedingen, CTA's en indelingen.
Meer informatie over contentmanagementoplossingen voor CX
Waarom Oracle voor contentmanagement?
Met Oracle Content Management kunt u digitale activa en gestructureerde content beheren om digitale ervaringen te realiseren via elk kanaal en elk contactpunt. Met een centrale activarepository in de kern, CaaS-API's (Content as a Service), een React-websitebouwer en een wysiwyg-editor voor slepen en neerzetten kunt u snel de juiste ervaringen creëren voor elke doelgroep.