Wat is software voor buitendienstbeheer?
Met software voor buitendienstbeheer wordt de inzet en het volgen van buitendienstpersoneel geautomatiseerd, wordt garantie- of servicecontract-/SLA-beheer ondersteund en wordt ondersteuning geboden voor analyse of besluitvorming voor buitendiensttechnici. Sommige oplossingen zijn afgestemd op de behoeften van bedrijven die zijn gericht op buitendienstactiviteiten in branches als HVAC (verwarming, ventilatie, airconditioning), loodgieterswerk, telecommunicatie, enzovoort.
Softwareoplossingen voor buitendienst bieden verschillende functies en mogelijkheden, waaronder apps en dashboards, voor technici, managers en ondersteuningsmedewerkers van de klantenservice. Met mobiele apps en hulpprogramma's kunnen buitendienstmedewerkers, doorgaans via een portal die toegankelijk is via de app, de voortgang van hun opdrachten rapporteren aan hun managers, onderdelen bestellen terwijl ze nog op locatie zijn of servicerapporten en facturen opstellen en aanbieden aan klanten. Functies voor managers moeten geavanceerde plannings- en resourcetoewijzingsopties, functies voor inzet van medewerkers en mogelijkheden voor personeelsoptimalisatie omvatten, zoals het afstemmen van opdrachtbehoefte of complexiteit met het vaardigheidsniveau of de certificatie van de technicus.
Wat zijn essentiële mogelijkheden voor buitendienstbeheer?
1. Beheerdersdashboard
Een centrale hub die wordt gebruikt om de voortgang van resources, opdrachten of taken te bewaken, het voorraadgebruik te beheren en orders goed te keuren, met gegevensfeeds en visualisatie voor personeelsoptimalisatie.
2. Geolocatie
Mogelijkheid om buitendiensttechnici, voertuigen en andere resources te volgen en te vinden.
3. Opdrachtprioritering
Het rangschikken van opdrachten op basis van hun belang, urgentie of de noodzaak om te voldoen aan serviceniveau-overeenkomsten.
4. Matchen van vaardigheden
De mogelijkheid om technici en resources toe te wijzen op basis van hun geschiktheid voor de taak, bijvoorbeeld certificatie, bevoegdheid, kwalificaties, enzovoort.
5. Portaal voor technici
Met het dashboard voor technici kunnen de buitendiensttechnici klantgegevens bekijken of bewerken die relevant zijn voor de opdracht.
6. Toegang via mobiele apparaten
Ondersteunt toegang tot een dashboard voor technici via een mobiel apparaat of tablet waarin de technicus (een werknemer of flexwerker) supervisors op de hoogte kan stellen van de voortgang van de opdracht.
7. Bestellen van voorraad/onderdelen
Hiermee hebben buitendiensttechnici de juiste toegang (via hun portal) tot voorraadcontroles en bestelaanvragen.
8. Communicatie met klant en manager
Hiermee kan de buitendiensttechnicus de aankomsttijd doorgeven, doorgeven dat een opdracht is gestart, dat een opdracht is voltooid en feedback vragen.
9. Bijhouden van gereden kilometers
Gereden kilometers vastleggen en rapporteren
10. Veiligheids- en beleidsrichtlijnen via mobiel apparaat
Mobiele apps kunnen ook beleids- en veiligheidsinstructies tonen voor buitendiensttechnici of begeleide uitleg voor standaardonderhoud.
11. Opdrachtspecifieke meting en analyse
Sommige apps bieden ondersteuning voor het uitlezen van meterstanden en trends (en andere opdrachtspecifieke meethulpmiddelen) en besluitvormingsondersteuning om buitendienstmedewerkers te helpen.
Voordelen van software voor buitendienstbeheer
Voor het aansturen van uw buitendienstmedewerkers zijn unieke processen, hulpprogramma's en overwegingen vereist. Maar het investeren in software voor buitendienstbeheer kan aanzienlijke voordelen opleveren.
- Coördineer en bewaak werknemerschema's, klantafspraken en tijdlijnen.
- Bespaar tijd en benzine met functies voor afspraakoptimalisatie.
- Automatiseer inzet van medewerkers, planning en facturering waardoor er minder fouten worden gemaakt.
- Bewaak de voorraad proactief.
- Verbeter de communicatie en transparantie tussen buitendienstmedewerkers, het management en klanten.
- Grotere efficiëntie met hulpprogramma's en processen die handmatige systemen vervangen, waardoor de operationele efficiëntie en de productiviteit van werknemers worden verbeterd.
- Verbeterd inzicht met software voor het verzamelen, bijhouden en analyseren van essentiële gegevens (zoals tijden waarop opdrachten zijn voltooid, onkosten en buitendienstnotities).
- Geef buitendienstmedewerkers meer tijd bij klanten door terugkerende, handmatige administratieve processen te elimineren, de toegang tot essentiële resources te vereenvoudigen, de communicatie te verbeteren en schema's en updates te organiseren (op één centrale plek).
De voordelen van buitendienstbeheer zijn zeker binnen bereik voor bedrijven die installatie, onderhoud en reparatie van producten willen optimaliseren door middel van solide oplossingen. Het is echter belangrijk om op te merken dat bedrijven die hun klanttraject en planningsproces willen optimaliseren, moeten overwegen om MWM-software (Mobile Workforce Management) te gaan gebruiken. Hoewel de twee situaties nauw verwant zijn, zijn ze verschillend en hiermee moet rekening worden gehouden voordat een oplossing voor uw organisatie wordt gekozen.
Hoe software voor buitendienstbeheer bedrijven helpt
Met software voor buitendienstbeheer kunnen bedrijven alle resources beheren die nodig zijn voor buitendienstactiviteiten en -processen. Omdat buitendiensttechnici verschillende taken moeten uitvoeren, kunnen ze met software voor buitendienstbeheer dagelijks doelen visualiseren en projecten beheren. Met de software kunnen technici contact maken met klanten en hebben klanten de mogelijkheid voor selfservice indien gewenst (bijvoorbeeld kijken waar de technicus is, afspraken/aankomsttijden enzovoorts bevestigen). Dit alles verbetert de klantervaring en vergroot de loyaliteit van klanten.
Waarom software voor buitendienstbeheer gebruiken?
Flexibiliteit (naamwoord): de effectieve (snelle en adaptieve) respons op verandering.
Software voor buitendienstbeheer vergroot de flexibiliteit en efficiëntie. Met de software worden technici gepland en naar de klant gestuurd, wordt hun locatie gevolgd en hebben ze toegang tot hun werkzaamheden via een mobiele app voor beter tijdsbeheer. U kunt ook KPI's (kernprestatie-indicatoren) in de software instellen zodat uw buitendienstteam jaardoelen kan bijhouden en beheren.
Wie zou software voor buitendienstbeheer moeten gebruiken?
Software voor buitendienstbeheer wordt gebruikt door iedereen die werkzaam is in de buitendienst, waaronder bouwvakkers, elektriciens, loodgieters, tuinarchitecten, medewerkers van energiebedrijven, beveiligingsbeheerders, technici en hybride werknemers die wisselen tussen werken op kantoor en op locatie. Met software voor buitendienstbeheer worden de dagelijkse activiteiten gestroomlijnd door de communicatie tussen buitendienstmedewerkers, de planningsafdeling, het management en klanten te verbeteren. In een branche met veel buitendienstactiviteiten, zoals de bouw, kan een manager zijn buitendienstmedewerkers op locatie inzetten en zijn medewerkers volgen en aansturen met behulp van de software.
Soorten software voor buitendienstbeheer
Buitendienstcloud
Met buitendienstproducten in de cloud worden gegevens op afstand opgeslagen, waardoor meerdere gebruikers op elk moment toegang hebben. Cloudopslag voorkomt ook dat gegevens verloren gaan door een storing in een computer of apparaat, wat handig is voor bedrijven met veel buitendiensttechnici. De meeste producten in de cloud worden aangeboden volgens een maandelijks abonnementsmodel.
On-premises oplossingen voor buitendienst
On-premises oplossingen voor de buitendienst zijn beter aan te passen en bieden soms eenvoudigere integraties met al bestaande systemen. Deze producten kunnen tijdens hun gebruiksduur minder duur zijn omdat het eenmalige aankopen zijn. Ze kunnen een goede keuze zijn als aanpassingen nodig zijn om aan bedrijfsprocessen te voldoen.
Wat zijn mogelijke problemen met software voor buitendienstbeheer?
Dubbele invoer: stel dat buitendienstmedewerkers hun rapporten handmatig schrijven. Dat kan vervelend zijn als ze de rapporten moeten overbrengen naar de software voor buitendienstbeheer. En het is natuurlijk zonde van de tijd en van het extra papierwerk.
Gebrek aan persoonlijke communicatie: het aansturen van uw buitendienstmedewerkers via software voor buitendienstbeheer kan ervoor zorgen dat er geen tijd is voor echte persoonlijke communicatie. Terwijl buitendienstmanagers mogelijk het gevoel hebben dat ze hun medewerkers effectief aansturen via de software, kunnen communicatieproblemen ontstaan als gevolg van het gebrek aan persoonlijke communicatie. Als u software voor buitendienstbeheer implementeert, moet u voldoende tijd inruimen om kritieke problemen persoonlijk aan te pakken.
Wat zijn belangrijke integraties voor buitendienstsoftware?
Voor ondernemingen kunnen platforms en applicatiesuites voor buitendienstbeheer worden geïntegreerd met HR-systemen (software voor personeelsbeheer of voor tijdregistratie en onkostenbeheer), voorraadsystemen (voor het bestellen van reserveonderdelen) en systemen voor kennisbeheer en selfserviceklantenportalen en ondersteuningssystemen om overbodige inzet, en de kosten hiervan, te verminderen of te elimineren.
Andere softwareoplossingen die worden gebruikt met software voor buitendienstbeheer
Boekhoudsoftware
Software voor buitendienstbeheer wordt vaak geïntegreerd met boekhoudsoftware om betalingscycli te stroomlijnen. Dit omvat doorgaans factuurbetalingen, het automatiseren van crediteuren en het maken van offertes.
CRM-software
Software voor buitendienstbeheer kan worden geïntegreerd met CRM-software voor buitendienstmanagers om klantrelaties te beheren. Op deze manier kunnen buitendienstmanagers relaties onderhouden met terugkerende klanten, en potentiële klanten vinden die behoefte hebben aan buitendienstwerkzaamheden.
PLM-software
Met software voor productlevensduurbeheer kunnen buitendienstmanagers gegevens beheren tijdens de ontwikkeling van een product, van aanvang tot en met de processen voor productie, onderhoud en verwijdering. Door PLM-software te integreren met uw software voor buitendienstbeheer kan de ontwikkeling en het onderhoud van uw apparatuur worden verbeterd.
GIS-software
Met een geografisch informatiesysteem (GIS) worden geografische gegevens verzameld, geanalyseerd en weergegeven voor het beheren van bedrijfsactiviteiten. Met GIS kunnen buitendienstmanagers de locatie van vloten volgen en in realtime zien waar buitendiensttechnici zich bevinden. Managers kunnen hiermee ook de volgende locatie vinden waar de medewerkers naartoe moeten gaan. Als een projectlocatie wordt gewijzigd, worden medewerkers onmiddellijk op de hoogte gesteld zodat ze de noodzakelijke wijzigingen kunnen aanbrengen.
Internet of Things (IoT)
Bedrijven kunnen hun activa beheren en de onderhoudskosten verlagen. Met IoT-sensoren kunnen ze in realtime de locatie, toestand en gebruikspercentages van hun activa volgen op een dashboard. In geval van een probleem kunnen ze correctieacties automatiseren, waaronder contact opnemen met de klantenservice en/of een buitendienstmedewerker sturen.
Voor de meeste organisaties is het efficiënt aansturen van een team met onderhoudstechnici of buitendienstmedewerkers een van de meest complexe taken in operationeel opzicht. Omdat er zoveel variabelen bij betrokken zijn, die tot voor kort moesten worden gelogd, bewaakt en gecontroleerd door mensen, was er veel tijd en nauwkeurigheid nodig om alle onvoorspelbare wijzigingen bij te houden die op elk moment konden optreden. Veel bedrijven hadden in deze situaties te lijden onder miscommunicatie, vertragingen en onjuiste of onvolledige informatie. In veel gevallen hielpen elektronische databases, maar die waren nog altijd vatbaar voor menselijke fouten.
Toen het gebruik van mobiele apparaten toenam en systemen eenvoudiger met elkaar konden te communiceren, werkten veel softwareontwikkelaars aan oplossingen voor het beheer van digitaal verbonden, mobiele buitendienstteams. Hierdoor waren managers verlost van veel frustrerende inefficiënties van het traditionele proces. Het resultaat was een geavanceerde technologie voor buitendienstbeheer.
Meer informatie over Oracle Field Service