Wat is boekhoudsoftware?
Boekhoudsoftware beheert en registreert de dagelijkse financiële transacties van een organisatie, waaronder beheer van vaste activa, kostenbeheer, inkomstenbeheer, debiteuren, crediteuren, subgrootboek, rapportage en analyse. Met een compleet boekhoudsysteem kunt u de activa, passiva, inkomsten en uitgaven van een organisatie bijhouden. Deze transacties belanden vervolgens realtime in het grootboek, zodat CFO's, treasurers en controllers direct toegang hebben tot exacte realtime financiële data. Dit geeft ook W&V-verantwoordelijken inzicht in hun prestaties op operationeel niveau.
Door de systematische registratie van deze financiële transacties kunnen driemaandelijkse en jaarlijkse financiële overzichten worden opgesteld, waaronder balansen, winst- en verliesrekeningen en overzichten van de cashflow en het aandelenkapitaal. Boekhoudsoftware is een belangrijk onderdeel van een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem.
ERP-systemen verenigen essentiële bedrijfsfuncties, zoals boekhouding, financiële planning en analyse (FP&A), toeleveringsketen, voorraadbeheer en inkoop. Deze applicaties zijn native geïntegreerd met een gemeenschappelijke gebruikersinterface en datamodel, waardoor u niet tussen systemen hoeft te schakelen of data in silo's moet integreren om verschillende aspecten van uw bedrijf te beheren.
Voordelen van boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware is cruciaal om organisaties te helpen hun dagelijkse bedrijfsprocessen uit te voeren. Hiermee kunnen directies de financiële gezondheid van hun bedrijf beter in de gaten houden.
Grootboek en subgrootboek
Moderne boekhoudsoftware is zo ontworpen dat zowel journaalposten als geautomatiseerde subgrootboekposten vanzelf in het grootboek worden gezet, waardoor CFO's en controllers een realtime overzicht van hun financiële gegevens krijgen.
Crediteuren en debiteuren
Een complete oplossing voor de boekhoudsoftware doet meer dan alleen de basale boekhoudklussen. Hierdoor kunnen organisaties de redundantie van hun documenten verminderen, beter budgetteren en voorspellen, en een grondig en correct gecategoriseerd uitgavenbeheer realiseren. Dit zorgt bovendien voor een naadloze integratie in banksystemen en exactere audits, terwijl tevens een gedetailleerde registratie van alle activa en passiva plaatsvindt.
Kasbeheer
De functies van het kasbeheer in de boekhoudsoftware zorgen voor nauwkeurige kasposities door kastransacties automatisch af te stemmen op bankrekeningoverzichten. Met deze functies kunnen bedrijven ook tijdig investeren, lenen en andere kasbeslissingen nemen met geautomatiseerde kasprognoses op basis van crediteuren, debiteuren, payroll-subgrootboeken en externe transacties.
Activabeheer
Met een moderne boekhoudoplossing kunt u de volledige financiële cyclus van activa beheren, inclusief acquisitie, kapitalisatie, afschrijving en buitengebruikstelling. Dankzij deze volledige zichtbaarheid kunnen bedrijven nauwkeurige financiële overzichten maken van de waardering en afschrijving.
Risicobeheer en naleving
De beste verdediging tegen fraude en toegang door onbevoegden is een boekhoudsoftware met ingebouwde beveiliging, risicobeheer en auditcontroles. Deze interne controles en taakscheiding (SoD) helpen u te voldoen aan de voorschriften van Sarbanes-Oxley (SOX) en bieden uw onderneming een betrouwbare, beveiligde centrale databron.
Vorderingenbeheer
Het vorderingenbeheer voor klanten is een belangrijke functie van de boekhoudsoftware. Met uitgebreid vorderingenbeheer is het eenvoudiger om klanten te rangschikken, vorderingsstrategieën samen te stellen, het betalen van vorderingen te beheren en vorderingspogingen bij failliete klanten te initiëren.
Inkomstenbeheer
Geïntegreerde functies voor het inkomstenbeheer in de boekhoudsoftware automatiseren het gebruik van van analyses om de omzet en winst te maximaliseren.
Rapportage en analytics
Een compleet boekhoudsysteem registreert niet alleen financiële transacties, maar bevat ook rapportage- en analysefuncties. Deze ingebouwde dashboards helpen finance-managers om de financiële gezondheid van hun organisatie te begrijpen en uitgebreidere informatie te vinden. Deze dashboards meten kritieke financiële KPI's in realtime, waaronder current ratio, quick ratio, verhouding tussen schuld en eigen vermogen, netto werkkapitaal en voorraadomzet, om er maar een paar te noemen.
Boekhoudsoftware—Lokaal of in de cloud
De boekhoudsoftware is sinds de introductie bijna 45 jaar geleden enorm doorontwikkeld van een implementatie op locatie tot een toepassing in de cloud. De eerste generatie boekhoudsoftware werd lokaal geïmplementeerd, waardoor de hardware en servers voor de software zich in het datacenter van een bedrijf bevonden.
Tegenwoordig is er een toenemende vraag naar boekhoudsoftware in de cloud. "In de cloud" betekent simpelweg dat de boekhoudsoftware op een netwerk van externe servers draait en niet op een locatie binnen het bedrijf.
De cloud is een betaalbaar alternatief voor boekhoudsoftware, waarmee zowel de operationele uitgaven (OpEx) als de kapitaalkosten (CapEx) omlaag worden gebracht,doordat bedrijven geen soft- en hardware meer hoeven te kopen of meer IT-personeel moeten aanstellen. Nu er geen dure infrastructuur meer moet worden ondersteund, komen er middelen vrij om te investeren in innovaties, terwijl medewerkers zich kunnen richten op strategische taken in plaats van IT-beheer.
Er zijn vier fundamentele operationele concepten die stimuleren dat de boekhoudsoftware vanuit de vestiging naar de cloud verhuist. Dit zijn onder andere:
| Onderhoudswerk vervalt | Verouderde softwaresystemen vragen veel onderhoud door personeel en consultants. Deze systemen veroorzaken continu kosten voor bugfixes, patches, upgrades en onderhoud. Bij een boekhoudsoftware in de cloud wordt al het bijhouden, evalueren, installeren en testen van correcties overgelaten aan de leverancier om de klant te ontlasten. U hoeft dus niet langer voortdurend te werken aan het corrigeren van het systeem, maar het systeem werkt juist voortdurend voor u. |
| Hoge onderhoudskosten vervallen | Lokale software vereist veel tijd, moeite en geld om het draaiende te houden. Bij een boekhoudsoftware in de cloud worden upgrades, noodherstel, vernieuwing van de hardware en back-ups allemaal afgehandeld als onderdeel van de dienstverlening. |
| Realtime, nauwkeurige financiële data | Boekhoudsoftware werd vroeger vaak ontworpen om transacties vanuit subgrootboeken in batches naar het grootboek over te boeken. Met cloudgebaseerde boekhoudsoftware worden alle transacties automatisch in het grootboek gezet, zodat het grootboek altijd realtime gegevens bevat. |
| Weg met de behoefte aan shelfware | Licenties bijkopen voor nieuwe gebruikers en mogelijke projecten hoeft niet meer dankzij de moderne boekhoudsoftware. Met het SaaS-abonnementsmodel van de cloud gebruiken bedrijven de licenties die ze nodig hebben en kunnen ze meer gebruikers of producten toevoegen naarmate ze doorgroeien. |
De toekomst van boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware werd doorontwikkeld om de eisen van een digitale wereld te vervullen en de cloud was essentieel voor deze transformatie. De cloud heeft de boekhoudsoftware voor de backoffice getransformeerd tot een algehele, kritieke, geïntegreerde oplossing, gericht op innovatie. Deze flexibele, aanpasbare cloudboekhoudsystemen stellen bedrijven in staat om de nodige financiële robuustheid te realiseren nu ze met nieuwe verstorende krachten en concurrentiedruk te maken krijgen.
Moderne cloudgebaseerde boekhoudsoftware helpt organisaties te concurreren in een digitale economie. Deze uitgebreide oplossingen bieden de volgende mogelijkheden:
| Geavanceerde rapportage en analyse | Krijg een uitgebreid overzicht van de financiële prestaties van uw organisatie en meer inzicht in de winstgevendheid, uitgaven en inkomsten door historische trend- en variantie-analyses uit te voeren op de al aanwezige cijfers. |
| Volgende generatie technologieën | Moderne cloudgebaseerde boekhoudapplicaties zijn vaak geïntegreerd met geavanceerde technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI), blockchain, machine learning (ML) en digitale assistenten. |
| Automatisering | Met ingebouwde rekeningafstemming en transactiematching kunnen organisaties het financiële afsluitingsproces drastisch versnellen. Ontdek hoe Oracle de snelste afsluiting op de S&P 500 realiseerde—in slechts negen kalenderdagen. |
| Lagere totale eigendomskosten (TCO) | De cloud maakt het voor bedrijven overbodig om te investeren in hardware, onderhoud, shelfware en upgrades. Door de snelheid en schaal van SaaS hebben organisaties die cloudboekhoudsoftware gebruiken lagere totale eigendomskosten: tot 52% lager (pdf) dan bij lokale klanten. |
| Extreme schaalbaarheid | Naarmate bedrijven groeien, moet de software voor het financieel beheer snel en eenvoudig kunnen worden opgeschaald - voor markten, regio's en producten. De datacenters van bedrijven die cloudboekhoudsoftware aanbieden zijn zodanig ontworpen dat ze een ongekende snelheid, prestaties, beveiliging en schaal kunnen bieden. |
| Werken waar u maar wilt | Met cloudboekhoudsoftware kunnen accountants, controllers, treasurers en CFO's de applicatie openen op elk mobiel apparaat met een internetverbinding, van laptops tot smartphones, zodat financiële afdelingen overal en altijd op elk apparaat veilig kunnen werken |
| Driemaandelijkse updatecyclus | Oracle's software kent automatische driemaandelijkse updates, waardoor klanten van een versterkte automatisering en meer functies profiteren - elke 90 dagen. |
| Een volledige suite voor financieel beheer | We bieden de meest complete financiële oplossingen op de markt met applicaties voor kerntaken in de boekhouding en finance, onkostenbeheer, risicobeheer, compliance, directe en indirecte inkoop en projectportfolio-management (PPM). |
| Herstel na calamiteiten | De geïntegreerde beveiligingsprotocollen van de cloudboekhoudsoftware zijn veel uitgebreider en moderner dan lokale systemen. Cloudproviders maken regelmatig back-ups van uw data, die worden bewaard op diverse serverlocaties. Zo is er minder risico dat uw systemen en data door brand of natuurrampen verloren gaan. |
| Nalevingsstandaarden | Moderne organisaties verlangen veel meer dan een digitale versie van hun boekhouding met spreadsheets. Naast het vastleggen van transacties moet de cloudgebaseerde boekhoudsoftware de financiële teams helpen bij de instandhouding van het fiduciaire beheer, het verminderen van boekhoudkundige fouten, het verkorten van factuurcycli, het naleven van de veranderlijke fiscale regels, het respecteren van wetten en het optimaliseren van de cashflow. |
| Risicobeheer | Bij het bewaken en beheren van geldstromen in de organisatie moeten de systemen van het financieel beheer de kritieke data beveiligen tegen diefstal, fraude en andere criminaliteit. Cloudgebaseerde oplossingen voor financieel management omvatten een risico- en nalevingsbeheer, zodat bedrijven deze mogelijkheden niet alleen kunnen inzetten voor audittrajecten en foutcontroles, maar ook voor het scheiden van taken (SoD) en het toewijzen van verantwoordelijkheden in de hele onderneming. |
Cloudboekhouding is niet alleen voor de toekomst, maar iets wat bedrijven nu moeten invoeren om qua activiteiten en en concurrentie niet achterop te raken. Cloudboekhoudsoftware biedt vergelijkbare voordelen als andere cloudapplicaties, maar is nog belangrijker, want financiën vormen de basis van alle bedrijfsactiviteiten. Een bedrijf zonder nauwkeurige en realtime financiële informatie runnen is als het besturen van een auto zonder snelheids- of brandstofmeter. Daarom is een cloudgebaseerd boekhoudsysteem tegenwoordig zo'n cruciale investering voor bedrijven.