Zeven strategieën voor een beter personeelsbehoud in de gezondheidszorg
Rob Preston | Content Director | 17 maart 2023
Zorgaanbieders hebben op elk professioneel niveau moeite om werknemers te behouden en hebben te kampen met het grootste verloop onder verpleegkundigen, assistent-verpleegkundigen en thuiszorgmedewerkers. De belangrijkste redenen voor het grote personeelsverloop onder artsen, arts-assistenten, therapeuten en andere eerstelijnsmedewerkers zijn pandemiegerelateerde burn-outs, een vergrijzende beroepsbevolking en een hevige concurrentie om gekwalificeerde mensen aan te trekken in een sector die te kampen heeft met een tekort aan arbeidskrachten.
Zorgaanbieders moeten meer doordachte, creatieve strategieën inzetten om hun personeel te behouden in deze zeer concurrerende arbeidsmarkt. Doen ze dat niet, dan kunnen de gevolgen rampzalig zijn: sommige ziekenhuizen, vooral in afgelegen gebieden, zijn gedwongen hele afdelingen te sluiten of zijn zelfs failliet gegaan bij gebrek aan gekwalificeerd medisch personeel.
Er is echter hoop. Zorgaanbieders kunnen beginnen met het implementeren of uitbreiden van de zeven hier genoemde strategieën om hun personeelsbehoud te verbeteren.
Wat is personeelsbehoud?
Over het algemeen verwijst personeelsbehoud – het tegenovergestelde van personeelsverloop – naar het vermogen van een organisatie om haar werknemers te behouden. Werkgevers berekenen het percentage van personeelsbehoud meestal jaarlijks door het aantal werknemers met een of meer dienstjaren te delen door het totale aantal werknemers aan het begin van het jaar en dat aantal vervolgens te vermenigvuldigen met 100. Werknemers die in de loop van het jaar zijn aangenomen, worden niet meegerekend.
Organisaties proberen hun mensen op verschillende manieren te behouden. Het bieden van een aantrekkelijk salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden is essentieel, maar dat is slechts een begin. Andere belangrijke behoudstrategieën zijn het bevorderen van een op samenwerking gerichte en stimulerende werkcultuur, het aanbieden van trainingen en persoonlijke loopbaanbegeleiding, het aanmoedigen van feedback, het aanpakken van de zorgen en behoeften van werknemers, het bieden van flexibele werkroosters en voorwaarden, ervoor zorgen dat werknemers zich gewaardeerd voelen en het werven van de juiste mensen.
Voornaamste conclusies
- Het grote verloop onder verpleegkundigen, artsen en andere medisch personeel is het gevolg van het tekort aan zorgpersoneel in de hele sector.
- Het tekort aan artsen, verpleegkundigen en ander medisch personeel leidt tot overwerk, stress en burn-outs, waardoor mensen stoppen met hun vak en het personeelstekort nog groter wordt.
- Zorgaanbieders moeten creatievere strategieën inzetten om hun mensen te behouden op deze zeer concurrerende arbeidsmarkt. Met deze strategieën moeten de werving, onboarding, inroostering, betrokkenheid en vergoeding van werknemers worden verbeterd en de administratieve lasten worden verlicht die een burn-out in de hand werken.
Waarom is personeelsbehoud een probleem in de gezondheidszorg?
Schaarste ligt ten grondslag aan de uitdaging om werknemers in de gezondheidszorg te behouden. Er zijn te weinig artsen en ondersteunend personeel om aan de bestaande en verwachte behoeften van aanbieders en patiënten te voldoen. Dit personeelstekort, dat al vóór de COVID-19-pandemie speelde, is te wijten aan tal van factoren, waaronder de bevolkingsgroei, veranderende demografie en ziektepatronen, onvoldoende toegang tot hoogwaardige medische opleidingsprogramma's en trainingsfaciliteiten, en artsen die sneller met pensioen gaan dan dat HR-teams hen kunnen vervangen.
De Wereldgezondheidsorganisatie (pdf) voorspelt een wereldwijd tekort van 18 miljoen artsen, verpleegkundigen en andere eerstelijns zorgprofessionals tegen 2030. En die prognose werd gemaakt vóór de pandemie, die het tekort heeft verergerd doordat overwerkte zorgverleners de zorg hebben verlaten vanwege een burn-out. Volgens een onderzoek van Definitive Healthcare, een commercieel informatieplatform voor de gezondheidszorg, hebben in 2021 bijna 340.000 gezondheidswerkers in de VS hun baan opgezegd. Sinds 2020 is volgens schattingen van dit platform al een op de vijf zorgverleners gestopt. In het onderzoek worden enquêtes aangehaald waaruit blijkt dat bijna de helft van de werknemers in de gezondheidszorg van plan is zijn of haar baan in 2025 op te zeggen.
De data wijzen erop dat het probleem van het personeelsverloop voor zorgaanbieders steeds erger is geworden. Een enquête van Advisory Board uit 2021 onder 224 Amerikaanse ziekenhuizen wees uit dat het verloop van fulltime- en parttimewerknemers in 16 jaar benchmarking nog nooit zo groot was geweest. Het mediane verloop steeg in 2021 tot 18,8%, tegen 15,5% in 2020. En volgens het NSI National Healthcare Retention & RN Staffing Report uit 2022 (pdf), dat is gebaseerd op een enquête onder 272 Amerikaanse ziekenhuizen, was het gemiddelde personeelsverloop in die ziekenhuizen in 2021 25,9%, 6,4 procentpunten hoger dan het jaar daarvoor.
Zeven manieren om personeelsbehoud in de gezondheidszorg te verbeteren
Het siert zorgaanbieders dat zij – met behulp van de nieuwste technologieën en als onderdeel van hun inspanningen in bredere zin – diverse programma's, beleidsmaatregelen en processen implementeren en bijschaven om een werkomgeving en bedrijfscultuur te creëren waarin mensen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen. Hieronder noemen we zeven behoudstrategieën die het verschil maken.
1. Neem allereerst de juiste mensen aan
Personeelsbehoud begint met werving en het vermogen om bekwame en getalenteerde mensen te vinden die goed in de cultuur van de organisatie passen. Afhankelijk van de functie kan dit zorgaanbieders tussen de 3000 en 7000 dollar kosten en kan het enkele maanden tot bijna een jaar duren om een vacature in te vullen. Deze kosten omvatten nog niet eens het beroep dat op het bestaande personeel wordt gedaan om tijdelijke ondersteuning te bieden. Het loont om mensen te vinden die op hoog niveau presteren en voor langere tijd blijven. AI-gebaseerde HR-systemen kunnen organisaties helpen die mensen te vinden.
2. Zorg voor een doelgerichte onboarding
In alle sectoren neemt bijna een derde van de nieuwe werknemers in de eerste zes maanden ontslag. De belangrijkste redenen zijn onder meer dat ze zich niet gehoord, overspoeld en onvoldoende gewaardeerd voelen. Werkgevers kunnen deze gevoelens voorkomen met gestructureerde onboardingprogramma's die nieuwe werknemers vanaf het begin het vertrouwen geven dat ze succesvol kunnen zijn.
Bij onboarding moet het voor nieuwe werknemers in ieder geval eenvoudig zijn om formulieren in te vullen en vertrouwd te raken met systemen, beleidsmaatregelen en procedures. In de sterk gereguleerde gezondheidszorg is dat zelfs van nog groter belang. De interactieve digitale assistent van een modern HCM-systeem (Human Capital Management) kan nieuwe werknemers wegwijs maken.
Daarnaast is het van belang dat zorgorganisaties een persoonlijke aanpak toepassen, zodat nieuwe werknemers snel duurzame relaties kunnen opbouwen. Dit omvat het tijdig toewijzen van een mentor aan elke nieuwe werknemer, het organiseren van een rondleiding door het pand, een teamlunch op hun eerste werkdag, het voorstellen van nieuwe werknemers aan collega's en senior managers, het formeel introduceren van elke nieuwe werknemer, het verstrekken van leuke achtergrondinformatie in een e-mail voor de hele organisatie, het regelmatig vragen van feedback aan nieuwe werknemers over de eerste uitdagingen en het vieren van successen.
3. Bied wat flexibiliteit in de planning
Wanneer zorgverleners lange dagen moeten maken en onvoldoende hulp krijgen, zullen ze sneller een burn-out krijgen en vertrekken naar een concurrent of een ander beroep kiezen. Sommige artsen, verpleegkundigen en ondersteunend personeel houden van vaste, voorspelbare roosters, maar anderen vinden een beetje flexibiliteit en afwisseling in hun werktijden en werkplekken helemaal niet erg. Maar een gezond evenwicht tussen werk en privéleven is voor iedereen belangrijk.
Sommige ziekenhuisgroepen bieden hun artsen en ondersteunend personeel onconventionele roosters, waaronder gespreide starttijden en overlappende diensten om tekorten te helpen compenseren. Sommige werknemers mogen zelfs hun eigen roosters inrichten. Deze optie is aantrekkelijk voor jongere professionals, mensen met gezinsverantwoordelijkheden en werknemers die graag extra geld willen verdienen door over te werken.
Sommige groepen hebben interne uitzendbureaus opgezet om zorgverleners over verschillende locaties te verdelen. Zo heeft Novant Health een pool met een paar honderd verpleegkundigen die op oproepbasis werken en tussen de 15 ziekenhuizen en 360 dokterspraktijken van de groep in North Carolina en South Carolina heen en weer reizen. Een grote ziekenhuisgroep in India laat radiologen, laboranten en andere specialisten op afstand werken en ontwikkelt een hybride model voor anderen. Dit model is ook aantrekkelijk voor jonge artsen en werknemers met een gezin.
Ook hierbij kan technologie een grote rol spelen. De populariteit van Zoom en andere videoconferentiesoftware maakt het voor zowel zorgverleners als patiënten gemakkelijker om bepaalde gezondheidskwesties online te bespreken. Bovendien is dit kosteneffectiever voor ziekenhuizen en praktijken en veiliger voor zorgverleners en patiënten in geval van besmettelijke ziekten.
Sommige ziekenhuizen onderzoeken de mogelijkheid om 'digitale verpleging' in te voeren, zodat personeel op afstand meer werk kan verzetten bij de opname van patiënten. In dit model kan een verpleegkundige op de werkvloer een fysieke beoordeling van de patiënt uitvoeren en kan een verpleegkundige op afstand gegevens over allergieën en medicatie en de medische geschiedenis bijwerken. Bij ontslag van de patiënt kan de verpleegkundige op afstand bestellingen en documentatie controleren, instructies geven en nagaan of er een apotheek vermeld staat.
Inmiddels kunnen managers met behulp van op AI gebaseerde toepassingen voor personeelsplanning pieken in de vraag naar patiënten voorspellen en de roosters van zorgverleners dienovereenkomstig aanpassen. Northwell Health, een van de grotere zorginstellingen in de staat New York, maakte tijdens de COVID-19-pandemie gebruik van een dashboard in hun cloud HCM-systeem om hun hoofdverpleegkundigen op de hoogte te houden van de instroom van patiënten, de werving van personeel en de benodigde middelen.
4. Zorg voor meer betrokkenheid onder werknemers
Wanneer HR-managers het hebben over het verbeteren van de betrokkenheid van werknemers, richten ze zich meestal op stappen die werkgevers kunnen zetten om een persoonlijkere band met hun personeel op te bouwen en een gevoel van loyaliteit te creëren. Soms wordt ook wel gesproken over het verbeteren van de werknemerservaring.
Een belangrijke strategie om de band tussen werkgever en werknemer te versterken en te onderhouden is het bieden van gepersonaliseerde loopbaanbegeleiding aan artsen en ondersteunend personeel op basis van hun unieke achtergrond en omstandigheden. Werkgevers in de gezondheidszorg houden ook regelmatig enquêtes onder hun werknemers en moedigen hen aan feedback te geven over hoe de organisatie kan worden verbeterd. Daarnaast brengen ze zorgverleners in contact met diensten voor geestelijke gezondheidszorg en met collega's voor advies en steun om een burn-out te voorkomen. Het doel is een cultuur te realiseren waarin werknemers vaker contact hebben met hun collega's en met het management, zodat er meer waardering wordt ervaren en er een gevoel van verbondenheid ontstaat.
5. Blijf op de hoogte van salaris en andere vormen van vergoeding
De gezondheidszorg mag dan voor de meeste zorgverleners een hogere roeping zijn, toch wil iedereen betaald worden wat hij of zij waard is, vooral gezien de moeilijke omstandigheden en de concurrerende markt. HR-organisaties van zorgaanbieders moeten externe benchmarkdata gebruiken om hun beloningsregelingen voor zowel medisch personeel als contractanten regelmatig aan te passen.
Wat de gezondheidszorg nog ingewikkelder maakt, is het feit dat allerlei kosten voor systemen, benodigdheden, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, verwarming, elektriciteit en andere goederen en diensten blijven stijgen, terwijl het tekort aan arbeidskrachten zorgt voor steeds meer druk op lonen en salarissen. De prijs van uitzendkrachten in de zorg is in de VS tijdens de pandemie bijvoorbeeld verdrievoudigd en blijft relatief hoog. Het budget is beperkt, dus moeten zorgaanbieders creatief omgaan met de manier waarop ze hun personeel belonen.
Naast aantrekkelijke salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn er ook financiële prikkels, zoals tekengeld en prestatiebonussen, vergoedingen voor collegegeld, subsidies voor kinderopvang en programma's voor de terugbetaling van studieleningen. In de VS winnen de zogeheten 'relative value unit'-regelingen aan populariteit. Deze regeling houdt in dat artsen deels worden beloond op basis van hun productiviteit en de kwaliteit van de dienstverlening.
6. Neem voldoende personeel aan
Uiteindelijk zorgt het tekort aan zorgmedewerkers voor een vicieuze cirkel: een gebrek aan artsen, verpleegkundigen en ander medisch personeel leidt tot overwerk, stress en burn-outs, waardoor mensen stoppen met hun vak en het personeelstekort nog groter wordt. Er is helaas geen eenvoudige oplossing voorhanden.
In ziekenhuizen en medische praktijken moeten werkgevers partnerschappen aangaan met hogescholen, universiteiten, trainingsprogramma's en andere instellingen om werknemers op verschillende beroepsniveaus op te leiden en aan te werven.
Op lange termijn zal een publiek-private Marshallplan-achtige samenwerking in de gezondheidszorg nodig zijn om voldoende gekwalificeerd personeel op te leiden. De American Hospital Association heeft Amerikaanse beleidsmakers opgeroepen om onder meer het plafond voor door Medicare gefinancierde artsenopleidingen te verhogen, meer steun te verlenen aan verpleegopleidingen en de afgifte van visa voor hoogopgeleide buitenlandse zorgmedewerkers te versnellen.
7. Verminder de administratieve rompslomp voor zorgaanbieders
Veel artsen en verpleegkundigen raken burn-out en stoppen met hun werk. De oorzaak hiervan is niet alleen het overwerkt zijn, maar ook frustratie over de hoeveelheid administratieve taken die ze dagelijks moeten verrichten. Binnen de sector is de administratieve rompslomp de afgelopen jaren steeds groter geworden. In 2018 gaf 70% van de artsen aan meer dan 10 uur per week te besteden aan papierwerk en administratieve taken, tegenover 57% in 2017. In 2014 besteedde slechts een derde van de artsen 10 uur per week aan dergelijke taken.
Een deel van het probleem is dat de meeste elektronische patiëntendossiers en andere administratieve systemen niet met elkaar communiceren. Waar mogelijk moeten zorgaanbieders systemen samenvoegen tot één platform en eisen dat de systemen die ze van verschillende leveranciers kopen met elkaar samenwerken. Daarnaast kan op AI gebaseerde software voor natuurlijke spraakherkenning helpen om de tijd die artsen kwijt zijn aan het invullen van documentatie en ander papierwerk tot een minimum te beperken. "Het switchen tussen verschillende platforms – zowel binnen als buiten de medische workflows – om alledaagse taken uit te voeren of informatie op te vragen, zorgt voor wrijving en heeft een negatieve invloed op de ervaringen van zorgaanbieders", aldus Rebecca Laborde, Master Principal Scientist bij Oracle Health.
Personeelsbehoud in de gezondheidszorg verbeteren met Oracle ME
HR-organisaties van zorgaanbieders hebben de juiste technologie nodig om het personeelsverloop te minimaliseren en het rendement op hun investeringen in personeel te maximaliseren. De kern van die strategie is het verbeteren van de algehele werknemerservaring.
Oracle ME, onderdeel van de applicatiesuite Oracle Fusion Cloud Human Capital Management, is het enige allesomvattende platform voor werknemerservaring dat is ontworpen om professionals in de gezondheidszorg en andere sectoren te helpen relaties op te bouwen met hun collega's en managers, regelmatig te praten over hun uitdagingen en oplossingen te zoeken, hun carrière te laten groeien door middel van persoonlijke begeleiding en uiteindelijk succesvol te zijn in hun functie.
Oracle Cloud HCM kan recruiters ook helpen om de juiste mensen te vinden met behulp van de nieuwste op AI gebaseerde mogelijkheden. Hiermee kan HR de gegevens van sollicitanten of potentiële kandidaten analyseren, zoals hun vaardigheden, referenties, arbeidsverleden en interesses, en deze vervolgens vergelijken met de functie-eisen en data over de cultuur van de organisatie en analyseren hoe onlangs aangenomen werknemers met soortgelijke profielen het doen in hun functie. Zo kan HR kandidaten die een aanbod waarschijnlijk zullen afwijzen, eruit filteren en huidige werknemers opsporen die de topkandidaten kennen en hen kunnen aanmoedigen een aanbod te accepteren.
Veelgestelde vragen over personeelsbehoud in de gezondheidszorg
Hoe kunnen zorgaanbieders helpen het percentage personeelsbehoud te verbeteren?
Er zijn uiteraard geen eenvoudige oplossingen, maar een effectief personeelsbehoud begint met het verbeteren van de processen die werkgevers toepassen voor het werven, inwerken, inroosteren, binden en belonen van hun werknemers, zodat zij zich meer kunnen richten op de zorg voor patiënten en minder druk zijn met administratieve taken.
Wat is het gemiddelde jaarlijkse verloopcijfer onder zorgaanbieders?
De cijfers variëren per onderzoek. In 2021 lag het verloop in ziekenhuizen tussen 19% en 26%, hoger dan het gemiddelde voor alle werkgevers. Het verloop is met name hoog onder verpleegkundigen, assistent-verpleegkundigen en thuiszorgmedewerkers.
Wat is personeelsbehoud in de gezondheidszorg?
Personeelsbehoud in de gezondheidszorg verwijst naar het vermogen van ziekenhuizen, medische praktijken, klinieken, hospices en andere zorgaanbieders om hun bekwame, getalenteerde en productieve artsen, verpleegkundigen en ander medisch en ondersteunend personeel te behouden.