HRIS versus HRMS versus HCM — wat is het verschil?

HRIS is synoniem voor verbonden gegevensbeheer van verschillende HR-processen zoals secundaire arbeidsvoorwaarden, personeelsbeheer, salarisadministratie en kern-HR. Toen HR-teams extra verantwoordelijkheden op zich begonnen te nemen, zoals talentacquisitie en werving, hielp HRIS hen bij het onderhouden, beheren en verwerken van gedetailleerde werknemersgegevens en HR-beleid en -procedures. De meest geavanceerde HRIS'en zijn interactieve systemen voor informatiebeheer, het standaardiseren van HR-taken en -processen en het faciliteren van nauwkeurige registratie en rapportage. HRIS biedt efficiëntere interacties tussen werknemers en de bedrijven waarvoor ze werken en maakt HR-professionals vrij om strategischer en waardevoller werk uit te voeren. Veel mensen gebruiken de term HRIS tegenwoordig nog steeds.

HRMS bouwde voort op HRIS met een completer softwarepakket dat organisaties kunnen gebruiken voor het beheer van interne HR-functies. HRMS werd door analisten gebruikt ter aanduiding van HR-software-suites in de vroege jaren 2000, toen vooral lokale softwaresystemen werden gebruikt. Van werknemersgegevensbeheer tot salarisadministratie, werving, secundaire arbeidsvoorwaarden, training, talentbeheer, werknemersbetrokkenheid en aanwezigheid van werknemers helpt een HRMS HR-professionals een moderner personeelsbestand te beheren en informatie over de meest waardevolle assets van een bedrijf te publiceren voor de mensen die er behoefte aan hebben. De term HRMS wordt nog steeds gebruikt voor systemen die nu in de cloud worden gehost, maar niet zo veel voor native gebouwde cloudapplicaties. De termen HRMS en HCM worden nog steeds uitwisselbaar gebruikt en u vindt over beide informatie als u ze opzoekt op internet.

HCM wordt nu vaak gebruikt ter aanduiding van een complete suite van HR-applicaties die zijn gebouwd in de cloud en ontworpen zijn om de werknemerservaring te verbeteren. De term werd ook in het pre-cloudtijdperk gebruikt, maar doordat analisten steeds meer naar het concept gaan verwijzen als HCM, wint deze term terrein bij klanten en leveranciers. Een HCM-oplossing omvat vaak digitale assistenten, kunstmatige intelligentie en andere tools waarmee gebruikers kunnen samenwerken en informatie kunnen delen tussen teams. Andere functies omvatten geavanceerde taken voor talentbeheer, zoals prestatiebeheer, training, opvolgingsplanning en beloningsplanning. Ook zijn er functies voor bedrijfsplanning, zoals strategische personeelsplanning en -modellering. HCM bestrijkt het hele scala aan HR-functies, of het nu gaat om op gegevens gebaseerde, transactionele of strategische functies. HCM transformeert de traditionele administratieve functies van HR-afdelingen (werving, training, salarisadministratie, beloning en prestatiebeheer) tot kansen om betrokkenheid, productiviteit en bedrijfswaarde te stimuleren. HCM beschouwt de workforce als meer dan alleen een kostenpost van bedrijfsvoering; het is een kernbedrijfsmiddel waarvan de waarde kan worden gemaximaliseerd door strategische investeringen en beheer, net als elk ander middel.

HR-uitdagingen in het tijdperk van digitale transformatie

Nieuwe technologische innovaties veranderen elk aspect van hoe we leven en werken, waardoor het personeel mobieler, internationaler en diverser wordt dan ooit. Om gelijke tred te houden met veranderingen en uiteindelijk te gedijen in het digitale tijdperk, is het voor bedrijven noodzakelijk dat HR een belangrijke rol speelt in hun organisatie.

Tegenwoordig wordt van HR-teams verwacht dat ze een meer strategische rol spelen in het bedrijf. Ze moeten manieren vinden om het personeel te optimaliseren en toekomstige organisatorische veranderingen te plannen zoals fusies en overnames, bedrijfsuitbreidingen en reorganisaties. Er wordt ook van ze verwacht dat ze de werknemerservaring prettig en interessant maken, leidinggevenden en individuele werknemers helpen sneller en slimmer beslissingen te nemen en de betrokkenheid van werknemers en de bedrijfsprestaties verbeteren.

HR-organisaties hebben een flexibele, uiterst veilige en schaalbare HCM-oplossing nodig om met succes de uitdagingen aan te gaan waarmee ze worden geconfronteerd. Toch zijn veel organisaties nog steeds afhankelijk van lokale systemen die flexibiliteit missen en die tijdrovend en duur zijn.

De voordelen van een HCM-systeem in de cloud

Het implementeren van een HRIS in de cloud heeft talloze voordelen ten opzichte van een lokale HRIS, zoals:

• Eenvoudige schaalbaarheid. In de cloud kunt u gemakkelijk op- en neerschalen wanneer de bedrijfsbehoeften veranderen. U kunt uw activiteiten naar wens uitbreiden of ze afschalen met HCM in de cloud, zodat u snel een moderne oplossing kunt implementeren met behoud van financiële flexibiliteit en kostenbeheersing.
• Betere controle over operationele uitgaven versus kapitaaluitgaven. In de cloud betaalt u alleen voor wat u gebruikt en hoeft u niet in dure infrastructuur te investeren. U hebt meer OpEx dan CapEx.
• Snelle en eenvoudige toegang tot innovatie. Omdat ontwikkeling en implementatie zeer snel plaatsvinden in de cloud, hebt u veel sneller toegang tot upgrades en innovaties. Updates worden automatisch uitgevoerd, zonder dat er menselijke arbeid voor nodig is.
• Verbeterde databeveiliging. De cloud heeft strenge ingebouwde beveiligingsstandaarden en beschikt over op AI gebaseerde controles om te garanderen dat uw beveiliging toekomstige bedreigingen vóór blijft.
• Betere bruikbaarheid. Het kan een uitdaging zijn om HR-personeel en werknemers uw HR-systeem te laten toepassen en gebruiken. Systemen in de cloud zijn gebruiksvriendelijker, toegankelijk op elk apparaat en bevatten vaak een digitale assistent en spraakbediening om een eenvoudige, consistente ervaring te bieden.
• Verbeterde configureerbaarheid. In een HRMS moest voor een aanpassing een technicus of IT-team gevraagd worden om de broncode te wijzigen. Met HCM in de cloud kunt u het systeem zelf configureren met behulp van hulpprogramma's voor eindgebruikers.
• Flexibiliteit. De overstap naar een extern personeelsbestand is een groot voorbeeld van de behoefte aan flexibiliteit. Met een HCM-systeem in de cloud kunt u zich direct aanpassen aan de behoeften van een extern of hybride personeelsbestand, zonder dat de hulp van een systeemintegrator of IT-afdeling nodig is.
• Mobiliteit. Een cloudgebaseerd systeem betekent dat u en uw werknemers op elk apparaat en overal toegang hebben tot de HR-informatie die u nodig hebt.

Wat kunt u bereiken met een HCM-systeem in de cloud?

Onderzoek onder bedrijven die langer dan zes maanden een HCM-systeem in de cloud hebben gebruikt, heeft aanzienlijke voordelen aangetoond, zoals:

• Bedrijfsactiviteiten transformeren. Naarmate een bedrijf zich ontwikkelt, ontwikkelt HR ook. Moderne HR-teams worden zakenpartners in hun organisatie, door hun rol uit te breiden van het identificeren, aantrekken en behouden van talenten naar het leveren van inhoudelijke input om de omzet te vergroten en de kosten te verlagen. HCM-gebruikers in de cloud hebben kostenbesparingen en productiviteitsverbeteringen gemeld vanwege kortere rapportagetijd, snellere implementaties, naadloze upgrades, minder onderhoud en minder aanpassingen. Door deze verbeterde productiviteit hebben werknemers meer tijd voor strategische taken die tot bedrijfstransformatie kunnen leiden.
• Bedrijfsflexibiliteit verbeteren. Het bedrijfsleven verandert steeds sneller vanwege de recordaantallen fusies, overnames en splitsingen. Het vermogen om snel veranderingen in de markt te zien aankomen en daarop te reageren, wordt steeds belangrijker. HR-teams met HCM-systemen in de cloud vertoonden een beter prestatiebeheer en een betere administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en salarissen. Dankzij deze voordelen konden hun organisaties de flexibiliteit van hun bedrijf verbeteren en tegelijkertijd aan zowel huidige als toekomstige bedrijfsbehoeften voldoen.
• De werknemerservaring verbeteren. Van HR-teams wordt tegenwoordig verwacht dat ze niet alleen de productiviteit van het personeel verhogen, maar ook bijdragen aan de veranderende bedrijfsbehoeften rond talentmanagement en -acquisitie. De HR-teams met HCM-systemen in de cloud konden gebruikmaken van digitale technologieën om werknemers de beste ervaringen te bieden. De teams vereenvoudigden routinematige processen en transacties, zorgden voor zelfgestuurde processen met relevante inhoud en verkortten de aanstellingstijd. Hierdoor verbeterden ze de tevredenheid van werknemers en werd de innovatie op de werkplek versneld.

Waar u op moet letten bij een HCM-systeem

Naarmate de HR-software zich verder ontwikkelde, hebben veel softwareleveranciers hun bestaande toepassingen samengevoegd tot een versnipperde oplossing. Maar deze oplossingen kunnen niet eenvoudig worden geïntegreerd met toekomstige technologische innovaties, zoals op chat gebaseerde interfaces en AI. Zoek naar een oplossing die van de grond af aan is opgebouwd om te profiteren van de nieuwste innovaties en eenvoudig andere oplossingen te integreren naarmate de HR-taken groter worden.

De volgende zaken zijn belangrijk om op te letten bij een HCM-systeem:

• De mogelijkheid om supply chain-, sales- en marketingoplossingen te integreren met de HCM-oplossing. Software-integratie wordt steeds belangrijker op elk gebied, en HR is geen uitzondering. Uw HCM-oplossing moet kunnen worden geïntegreerd met uw branchegerichte technologie om bedrijfsanalyses en -rapportage te stimuleren. De oplossing moet naadloos aansluiten op uw tools voor klantervaring en resourcebehoefteplanning.
• De mogelijkheid om te integreren met andere applicaties buiten het platform van de leverancier. Wanneer uw HR-technologie is geïntegreerd met andere bedrijfsapplicaties, krijgt u inzichten die betere beslissingen over de toekomst van uw bedrijf mogelijk maken. Maar deze integratie hangt af van de mogelijkheid van uw HCM-systeem om toegang te krijgen tot de gegevens en processen die het nodig heeft. Overweegt u een HCM-systeem, vraag dan aan de leverancier hoe en waar de gegevens worden opgeslagen. Sommige leveranciers zijn hier verrassend gesloten over.
• Transparante bekendmaking van de kosten. Zijn er uw hoge verborgen "rip-and-replace"-kosten bij de leverancier? Wanneer een leverancier vertelt dat u geen externe consultant of systeemintegrators nodig hebt, moeten er alarmbellen gaan rinkelen. Vraag, als dit gebeurt, de leverancier om een vergelijking van foutpercentages van de implementatie met en zonder consultants, waardoor u inzicht krijgt in de werkelijke totale kosten.
• Een robuuste routekaart, AI en andere innovaties. Bijeengeraapte oplossingen kunnen geen geavanceerde technologieën in hun producten integreren, en deze innovaties worden essentieel voor een superieure gebruikerservaring. Zie erachter te komen of de leverancier momenteel AI of machine learning gebruikt, of de leverancier actief bezig is de gebruikerservaring van HR meer te laten lijken op de ervaring van consumenten en of Internet of Things (IoT) of blockchain worden ondersteund.
• De mogelijkheid om uw branding in de hele applicatie zichtbaar te maken. Hoewel dit een niet zo belangrijk lijkt, kan een tekortkoming in dit opzicht wijzen op een gebrek aan echte integratie op codeniveau. Deze verborgen complexiteit kan leiden tot problemen bij gegevenskwaliteit, integratie en beveiliging. Als uw merk niet kan worden uitgebreid via de HCM-oplossing, is de kans groot dat de leverancier verschillende systemen heeft gecombineerd.
• Inclusief HR-helpdesk en oplossingen met betrekking tot werk en privé. Leveranciers van talentoplossingen laten de vervulling van HR-helpdesk- en functies voor het werkleven zoals vrijwilligerswerk, welzijn en begeleiding vaak over aan externe partners. Dit kan leiden tot problemen in schaalbaarheid en verdieping en maakt u kwetsbaar als samenwerkingsrelaties veranderen of eindigen.
• Een leverancier wil investeren in R&D. Het succes van een modern HR-team is afhankelijk van nieuwe innovaties die de productiviteit en gebruikerservaring verbeteren. Een leverancier die heeft bezuinigd op R&D om de focus te verleggen van innovatie naar investeerders, zal niet de moderne HCM-oplossing leveren die u nodig hebt.

Antwoorden op de volgende vragen kunnen u ook helpen om de juiste HCM-oplossing voor uw behoeften te vinden:

• Is de leverancier een betrouwbare partner die bekend is op dit gebied en beschikt over ervaring en referenties van klanten?
• Kan ik al mijn HR-processen op één plek beheren met één systeem?
• Krijg ik de beschikking over moderne wervingtools met CRM-mogelijkheden?
• Zijn talent- en HR-mogelijkheden ontworpen om naadloos samen te werken met integraties of zijn ze het resultaat van ongelijksoortige, opgekochte producten die niet in staat zijn om gegevens te delen?
• Zijn de analyses eenvoudig te configureren? Staat het systeem gegevens van derden toe?
• Hoe gaan ze om met bedreigingsdetectie en bescherming van werknemersgegevens?
• Wat is hun innovatietempo en hoe vaak worden er nieuwe functies uitgegeven?
• Is er een gebruikerscommunity waar ik terechtkan als ik vragen heb of hulp nodig heb?

Bedreigingsdetectie en bescherming van werknemersgegevens

Het waarborgen van de bescherming van werknemersgegevens is voor elk HCM-systeem van cruciaal belang. Zorg ervoor dat het systeem dat u kiest gebaseerd is op ontwerpprincipes waarin de beveiliging voorop staat, waaronder geïsoleerde netwerkvirtualisatie en de inzet van fysieke hosts. Deze zorgen voor superieure klantisolatie en minder risico op geavanceerde, aanhoudende bedreigingen. Zoek naar een oplossing met gelaagde verdedigingsmiddelen in alle fysieke hardware in de datacentra naar de weblaag, naast de beveiliging en controlemechanismen die beschikbaar zijn in de cloud. Zorg ervoor dat deze bescherming ook werkt met externe clouds en lokale oplossingen om moderne, zakelijke workloads en gegevens te helpen beveiligen waar ze zich bevinden.

Bij de evaluatie van oplossingen moet u controleren of het systeem al dan niet een bedreiging kan herkennen, zoals een werknemer die het verkeerde geldbedrag ontvangt of een niet-geautoriseerde systeemtoegang. Het gebruik van AI kan organisaties helpen onmiddellijk dergelijke scenario's te signaleren en bedreigingen en afwijkingen te detecteren voordat ze een beveiligingsprobleem vormen.

Wat is de toekomst van HCM?

Personeelsleden gaan steeds meer opereren in horizontale, flexibele netwerken en worden steeds mobieler, internationaler en diverser. HCM ontwikkelt zich snel in het licht van deze verandering. Houd rekening met een versnelde invoering van en focus op de volgende technologieën en gebieden:

• Mobiele technologieën. De HR-teams van de toekomst zullen in staat zijn de betrokkenheid en productiviteit te vergroten door HR, werknemers en managers te ondersteunen met mobiele selfservice-apps van consumentenkwaliteit die ontworpen zijn om op elk apparaat op conversationele wijze te werken.
• Chatbots. Met digitale chatbots kunnen HR-programma's deelnemers sneller en efficiënter van dienst zijn. Gebruikers praten simpelweg tegen de bot om eenvoudige transacties uit te voeren, waardoor HCM een naadloos en soepel onderdeel van de werkervaring wordt.
• AI. Machine learning en AI bieden mogelijkheden die buiten het menselijk bereik liggen, zoals het snel doornemen van duizenden cv's en gegevenspunten om de meest geschikte kandidaten te vinden of de juiste trainingscursussen voor werknemers aan te bevelen op basis van hun profielen.
• Een groeiende focus op de werknemerservaring. Hebben werknemers het naar hun zin op de werkplek? Hebben ze een gevoel van zeggenschap? Hoe beter de werknemerservaring, hoe succesvoller het bedrijf.
• Ontwikkelen van vaardigheden. Succesvolle bedrijven zullen hun werknemers steeds meer helpen om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Technologieën zoals vaardigheidsassistenten kunnen werknemers helpen hiaten in kennis te identificeren en hen doorverwijzen naar bronnen waarmee ze deze hiaten kunnen vullen.
• Diversiteit en inclusie. Om succesvol te zijn, hebben bedrijven mensen met diverse achtergronden, perspectieven en vaardigheden nodig. Tegenwoordig zijn er bijvoorbeeld vijf generaties werknemers in het personeelsbestand en bedrijven moeten aan de behoeften van elke generatie voldoen. De jongste generatie onder hen (Generatie Z) is opgegroeid met AI en mobiele telefoons. Voor hen zijn die technologieën must-haves bij de keuze van een werkplek.