Een trackingsysteem voor sollicitanten (ATS) is software waarmee recruiters en werkgevers kandidaten kunnen volgen tijdens het wervings- en aanstellingsproces. Deze software kan worden geleverd met mogelijkheden variërend van eenvoudige databasefunctionaliteit tot een compleet servicepakket met tools waarmee bedrijven van elke omvang eenvoudig kandidaten kunnen filteren, beheren en analyseren.
Elke organisatie is uniek, maar een organisatie kan alleen succesvol zijn als ze toptalent kunnen aantrekken, aanstellen en maximaliseren. Veel bedrijven staan op een bepaald moment in het wervings- of onboardingproces voor grote uitdagingen. Een trackingsysteem voor sollicitanten (ATS) kan verschillende mogelijkheden bieden zodat de organisatie de beste kandidaten kan vinden, aanstellen en behouden. Een ATS biedt onder meer de volgende voordelen:
Sommige organisaties hebben niet voldoende bereik om in contact te komen met werkzoekenden of om breed te zoeken in de markt. Andere organisaties missen cruciale gegevens via de juiste kanalen om specifieke kandidaten te vinden, of hebben niet de juiste middelen hiervoor. Een ATS kan helpen bij het aanpakken van deze kritieke kandidaatuitdagingen. Sommige systemen kunnen worden verrijkt met kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om een profiel van de ideale kandidaat te maken, vaardigheden te beoordelen en identificeren en succesfactoren te voorspellen zodat het maximale uit elke aanstelling kan worden gehaald. Hierdoor zijn organisaties beter in staat het gedrag van kandidaten te begrijpen, merkherkenning te versterken en specifieke werkzoekenden te vinden via de platforms en kanalen die ze het meest gebruiken.
Het proces van het eerste contact met de kandidaat tot zijn of haar eerste werkdag kan een proces met veel interactie zijn. Een organisatie kan een topkandidaat heel gemakkelijk verliezen vanwege een trage reactietijd of een slechte planning van sollicitatiegesprekken. Een ATS biedt meer inzicht in de levenscyclus van de sollicitant, zodat geen enkel contactpunt onbenut blijft.
Het gebruik van inefficiënte handmatige processen, een slechte samenwerking binnen het wervingsteam en een gebrek aan communicatie met de belangrijkste belanghebbenden bij het aanstellen van nieuw personeel kunnen allemaal leiden tot een zeer traag wervingsproces. Dit heeft weer hoge kosten en een lange aanwervingstermijn tot gevolg. Een ATS biedt mogelijkheden voor automatisering van handmatige processen, vergroting van het inzicht in de wervingscyclus voor het hele wervingsteam en verbetering van de communicatiemogelijkheden gedurende het volledige kandidaattraject.
78% van de recruiters die een ATS gebruikt, geeft aan dat het de kwaliteit van de aangenomen kandidaten heeft verbeterd.2
Sinds 2019 gebruikte 99% van de Fortune 500-bedrijven een ATS tijdens hun wervingsproces.1 Deze bedrijven beschikken al over de merkherkenning en middelen om concurrerend te blijven op het gebied van toptalent. Een ATS kan het speelveld effenen door betere en snellere toegang tot kandidaten mogelijk te maken.
Het juiste ATS kan ook helpen bij het onboardingproces en ervoor zorgen dat kandidaten die een baan accepteren, over alle informatie beschikken die ze nodig hebben om meteen vanaf de eerste werkdag impact te maken. Dit leidt weer tot een hogere algehele productiviteit en langer behoud van medewerkers.
In een concurrerende arbeidsmarkt willen recruiters en wervingsmanagers optimaal profiteren van elk voordeel in de strijd om het beste talent. Nu veel organisaties steeds meer gaan telewerken, is deze behoefte nog belangrijker geworden. Het concurrentiegebied is groter geworden: de geografische barrière is verdwenen, waardoor de beste sollicitanten nog meer keuze hebben. Een ATS kan een belangrijke factor zijn voor het maken van onderscheid tussen kandidaten. Hier volgen enkele voordelen:
Werkzoekenden verwachten een perfecte digitale ervaring tijdens hun zoektocht. Met een goed ATS worden veel van de meest omslachtige procedures tijdens het zoeken naar een baan geautomatiseerd, zoals het automatisch invullen van online sollicitaties, selfserviceplanning van sollicitatiegesprekken en een directe en consistente communicatie tussen wervingsteams.
86% van de recruiters geeft aan dat het gebruik van een ATS hen heeft geholpen sneller mensen in dienst te nemen.3
Ontdek de voordelen van een betere kandidaatervaring via het ATS-traject (12:19)
Een lage betrokkenheid van kandidaten is vaak het resultaat van niet-verbonden wervingsteams die niet effectief kunnen samenwerken, die onvoldoende inzicht hebben in de status van de kandidaat in het aanstellingsproces of die geen kritieke informatie kunnen verstrekken aan een kandidaat. Dit is een van de grootste frustraties voor sollicitanten die moeten beslissen of ze een baan al dan niet gaan accepteren. Een ATS kan helpen om eventuele negatieve problemen te voorkomen, sollicitanten sneller aan te nemen en meer positieve mond-tot-mondreclame te creëren voor het merk.
De beste mensen willen meteen impact maken. Een ATS helpt niet alleen bij het werven en aannemen van personeel, maar biedt ook tientallen tools om het onboardingproces te stroomlijnen. Hierdoor verloopt de overgang van kandidaat naar fulltime medewerker soepel.
Het juiste ATS kan een enorme impact hebben op de effectiviteit van recruiters en kan hen helpen bij het volgende:
Organisaties maken een vacature omdat ze een kritieke bedrijfsbehoefte hebben geïdentificeerd waarvoor ze momenteel niet het personeel hebben. De functieomschrijving moet deze bedrijfsbehoefte vertalen in kernverantwoordelijkheden. Maar de omschrijving moet ook de aandacht van de meest geschikte kandidaat trekken. Een ATS bevat sjablonen met veel sleutelwoorden voor functieomschrijvingen die de juiste aandacht trekken, op het juiste moment en op de platformen waar topkandidaten op zoek zijn.
Met een ATS kunnen recruiters vacatures matchen met de vacaturesites en socialemediakanalen die het meest geschikt zijn voor specifieke kandidaten. Een ATS maximaliseert ook de zichtbaarheid voor interne vacaturesites, vereist minder klikken en neemt barrières weg voor potentiële medewerkers.
Een ATS kan handmatige processen in de aanstellingscyclus transformeren en automatiseren met tools, zoals geautomatiseerde vacatureplaatsing en communicatie en gedigitaliseerde, flexibele planning van sollicitatiegesprekken. Werkgevers kunnen hun afhankelijkheid van gedecentraliseerde processen, papierwerk en e-mailprocessen verminderen. Zo wordt voorkomen dat gekwalificeerde kandidaten over het hoofd worden gezien. Ook worden fouten en vertragingen voorkomen en kunnen sollicitanten de aanstellingsprocedure sneller doorlopen. Dit leidt weer tot lagere kosten tot het moment van aanstelling. Door gevoelige gegevens te digitaliseren en centraliseren, wordt ook de veiligheid van die gegevens verbeterd.
Niet alleen kandidaten, maar ook wervingsteams zijn steeds meer verspreid. Veel organisaties zijn niet efficiënt omdat er slecht wordt samengewerkt als gevolg van inconsistente processen en ineffectieve tools. Met een ATS kunnen wervingsteams zien waar een kandidaat zich bevindt in het proces, welke contactpunten er zijn geweest en wat de volgende stappen zijn. Er kunnen waarschuwingen worden ingesteld zodat geen enkele kritieke verantwoordelijkheid over het hoofd wordt gezien en zodat goede kandidaten niet verloren gaan.
Er is een groot aantal verschillende ATS-opties beschikbaar. Om die reden moeten organisaties diverse factoren evalueren voordat ze een beslissing nemen over het beste systeem waarmee ze hun investering kunnen maximaliseren.
Met zo veel ATS-opties is het van cruciaal belang de werkelijke knelpunten te isoleren waarvoor de oplossing moet worden gebruikt. Bijvoorbeeld:
Net als bij elke investering in software of technologie moet u beginnen met een duidelijk inzicht in de mogelijkheden van de organisatie. Werkgevers moeten zich realiseren dat hun bedrijf op zoek is naar verandering en dat medewerkers bereid zijn om nieuwe tools te gebruiken. Ze moeten ook vastberaden zijn op het gebied van budgettaire beperkingen en ze moeten een idee hebben van het verwachte investeringsrendement wat betreft tijd en geld.
Elke ATS-optie heeft een ander bereik. Uitgebreidere oplossingen die volledige service bieden, kunnen vrij complex zijn. De meeste geavanceerde ATS-opties zijn geen kant-en-klare oplossingen. Het is dus van cruciaal belang dat het bedrijf over voldoende tijd en IT-resources beschikt om zich te wijden aan een proces dat maanden of zelfs jaren kan duren. De implementatie en integratie van processen kan ook verder reiken dan de bestaande IT-infrastructuur. Het ATS moet mogelijk worden gekoppeld aan externe software die vaak essentieel is voor het aanstellingsproces, maar die niet is opgenomen in trackingsystemen. Dit omvat zaken zoals drugstests en achtergrondcontroles bij kandidaten. Werkgevers moeten hun omgeving kennen om de juiste oplossing te vinden.
Trackingsystemen voor sollicitanten zijn krachtige tools die voortdurend worden aangepast aan nieuwe ontwikkelingen op de markt en de vraag naar personeel. De beste systemen voldoen aan deze eisen en zullen in de toekomst de volgende gemeenschappelijke functies delen:
De behoeften van een personeelsbestand dat meerdere generaties omvat, veranderen voortdurend en uw ATS moet dus flexibel en aanpasbaar zijn om aan die verwachtingen te voldoen. Topkandidaten eisen probleemloze, volledig mobiele interactie en aanbieders van ATS-oplossingen zorgen ervoor dat hun tools onderweg en op elke mobiele telefoon kunnen worden gebruikt. Werkzoekenden verwachten bovendien gedetailleerde antwoorden op al hun vragen. Een ATS moet dus goed doorzoekbaar zijn, moet live ondersteuning bieden of moet bots gebruiken om veelgestelde vragen te beantwoorden. Ook moet het systeem kunnen worden aangepast om in realtime aan nieuwe behoeften te voldoen.
ATS-oplossingen zullen het kandidaattraject blijven verfijnen en optimaliseren. Een meer intuïtieve en eenvoudige interface; de mogelijkheid om informatie automatisch op te halen uit cv's en selfservice voor het plannen van sollicitatiegesprekken zijn en blijven belangrijke functies voor potentiële medewerkers. Ook recruiters profiteren van een probleemloze ervaring bij alles wat ze doen, van het plaatsen van vacatures tot het beheren van taken.
Sociale netwerken zijn essentieel voor het wervingsproces. ATS-oplossingen zullen dus steeds beter worden geïntegreerd met sociale media om passieve en actieve topkandidaten te identificeren en tegelijkertijd organisaties te helpen een sterk sociaal merk op te bouwen.
AI is essentieel voor een grotere efficiëntie. Een ATS waarin AI is geïntegreerd, kan complexe gegevenssets verwerken. Hierdoor kan er gemakkelijker worden vastgesteld welke vaardigheden onderscheidend zijn voor toptalent binnen een organisatie. Door de factoren voor het bepalen van succes te isoleren, kunnen werkgevers en recruiters meer gerichte vacatures maken, vaardigheden beter screenen en beoordelen en de zwakke punten in het wervingsproces verhelpen. Verfijnde algoritmen bieden een genuanceerder, gedetailleerd beeld van een ideale kandidaat en zorgen voor een persoonlijkere en probleemloze ervaring voor werkzoekenden.
De toekomst van ATS bevindt zich in de cloud. Dit maakt on-premises onderhoud en beheer overbodig en biedt mogelijkheden voor een infrastructuur, schaalbaarheid en beveiligingsmogelijkheden van derden. Toonaangevende ATS-oplossingen worden ook geïntegreerd met de bredere technologiestack, waardoor werkgevers meer inzicht krijgen in de manieren waarop wervingsprocessen van invloed zijn op het bedrijf.
Een organisatie wordt versterkt door een divers personeelsbestand en een inclusieve cultuur. Dit is ook wat werkgevers en kandidaten verwachten. Een ATS zal gegevens en wervingspatronen gebruiken om intrinsieke vooroordelen tijdens het wervingsproces te identificeren en te elimineren, waardoor bedrijven een meer divers aanbod aan geschikte sollicitanten krijgen.
1 Linda Qu, "99% van de Fortune 500-bedrijven gebruikt een trackingsysteem voor sollicitanten (ATS)", Jobscan, 7 november 2019
2 Karen McCandless, “Recruitment Strategies Report: Invest in Employee Referrals and Promote Your Brand Better,” GetApp, 3 oktober 2017.
3 McCandless, “Recruitment Strategies Report”