Wat is onboarding?

Misschien bent u al bekend met werving en werknemersoriëntatie, maar hoe zit het met het onboardingproces voor werknemers? Vaak hebben organisaties het gevoel dat als hun oriëntatie goed genoeg lijkt, er geen noodzaak is om te werken aan het verbeteren van hun onboardingproces voor werknemersbetrokkenheid. Het is echter de moeite waard, vooral om uw werknemers te behouden, ervoor te zorgen dat zij de waarden van uw bedrijf delen en om uw organisatie productief te maken.

Er is al veel geschreven over de voordelen van onboarding – de vermindering van handmatige inspanningen, de kortere tijd die nodig is om productief te worden, en de grotere retentie van werknemers. Ook gepubliceerde gegevens laten zien dat het rendement hoog zou zijn: UrbanBound schat dat Britse en Amerikaanse bedrijven jaarlijks 37 miljard dollar uitgeven om onproductieve werknemers vast te houden die hun baan niet begrijpen, terwijl verbazingwekkend genoeg 35% van die bedrijven geen geld uitgeven aan onboarding.

Deze statistieken laten zien hoeveel er wordt verspild door slechte onboarding of het gebrek daaraan. Maar wat zijn de redenen om te investeren in meer geavanceerde onboardingprocessen? Door een betere onboarding zien werknemers eerder het voordeel van werken voor uw bedrijf. Dit leidt er uiteindelijk toe dat werknemers zich willen inzetten en meer willen bijdragen aan hun werk.

Wat is het verschil tussen oriëntatie en onboarding?

De verschillen tussen werknemersoriëntatie en onboarding lijken misschien klein, maar dat is niet het geval. De meeste werkgevers bieden standaard een basisoriëntatie voor nieuwe werknemers, maar dit alleen is niet genoeg om de dalende retentiepercentages te verbeteren.

Oriëntatie houdt in dat de nieuwe werknemer duidelijkheid krijgt over de startdata en -tijden, een werkplek krijgt toegewezen, het personeelsbeleid (HR) doorneemt en het nodige papierwerk doet. Een oriëntatiesessie duurt meestal niet langer dan een paar uur, of soms een paar dagen. Een oriëntatie is minimaal en gaat alleen in op wat een nieuwe werknemer nodig heeft om te ontdekken wat hij of zij moet doen.

Hoe lang duurt het onboardingproces van een werknemer?

De onboarding van werknemers is een veel uitgebreider proces dat wel 12 maanden kan duren. Hoewel dit misschien overdreven veel tijd lijkt om aan nieuwe werknemers te besteden, kan het op lange termijn waardevol blijken. In zo'n lange periode kunnen nieuwe werknemers zich onderdompelen in de manier waarop het bedrijf werkt. Door training en blootstelling aan middelen krijgen werknemers inzicht in welke rol zij spelen binnen het bedrijf, en niet alleen bij het HR-beleid.

Door uitgebreide training worden werknemers beter in hun rol, wat weer bijdraagt aan een beter behoud van werknemers en werknemerstevredenheid. Dus hoe kan de overgang van oriëntatie naar onboarding zo'n verschil maken? Laten we het onboardingproces van werknemers eens nader bekijken.

Het beste onboardingproces dompelt werknemers onder in de bedrijfscultuur

Veel werknemers verlaten hun baan vanwege ontevredenheid en het gevoel ondergewaardeerd te worden door hun leidinggevenden. Als het vinden van het beste talent, het behoud van werknemers en betrokkenheid belangrijk zijn voor uw organisatie, is een effectief onboardingproces waarschijnlijk de juiste keuze.

Bij onboardingoplossingen voor werknemers is het belangrijk dat werkgevers werknemers niet alleen als werknemers, maar ook als mensen zien. Dit houdt in dat u luistert naar uw nieuwe werknemers, naar hun aandachtspunten luistert en hen het gevoel geeft dat ze gewaardeerd worden.

Door aandacht te besteden aan de verhalen van uw werknemers, zullen deze werknemers zich eerder interesseren voor het verhaal en de doelstellingen van uw bedrijf. Dit inspireert werknemers om zich meer betrokken te voelen bij het bedrijf waarvoor ze werken.

Het onboardingproces is ook een goed moment om het vertrouwen van werknemers te winnen en duidelijk te maken wat er van hen wordt verwacht. Werknemers informeren over wat het bedrijf voor ze kan doen, is ook nuttig. Hierbij kan het gaan om kansen op promotie, bonussen, bedrijfsevenementen of secundaire arbeidsvoorwaarden.

Door de tijd te nemen om te laten zien dat nieuwe werknemers worden gewaardeerd, bestaat er geen risico dat ze het gevoel krijgen dat ze in de steek worden gelaten of niet worden gewaardeerd. Op lange termijn kan dit zeer gunstig zijn voor uw bedrijf.

Voordelen van onboardingsoftware

Het heeft voordelen als werknemers zich betrokken voelen, zoals een hogere kwaliteit en kwantiteit van de werkproductie. Door werknemers via onboarding te motiveren, verbetert u niet alleen het werk van uw werknemers, maar ook de reputatie en de balans van uw bedrijf. Specifieke voordelen van onboarding van werknemers zijn onder meer:

• Er wordt minder tijd besteed aan handmatige taken
  Veel bedrijven besteden nog steeds veel tijd aan het handmatig uitvoeren van onboardingtaken (verzamelen, verzenden en traceren van ingevuld papierwerk, aanmaken van werknemersdossiers, enzovoort). Het automatiseren en stroomlijnen van het onboardingproces met onboardingsoftware in de cloud vermindert deze handmatige inspanning en verlaagt de kosten.

  Bijvoorbeeld: een van onze klanten, een zorginstelling met 60.000 werknemers, heeft gemeten hoeveel tijd haar onboardingteam bespaarde op wat eens handmatige taken waren na het implementeren van de onboardingcomponent van Oracle Human Capital Management. Onboarding met Oracle HCM verminderde de onboardingtijd van elke aangenomen werknemer met meer dan 45 minuten. Na de geschatte tijdsbesparing per "onboarder" te hebben omgerekend in dollars, uitgaande van een gemiddeld salaris van 60.000 dollar per jaar en het gemiddelde van 7.000 werknemers per jaar dat het bedrijf in dienst neemt, bedroegen de besparingen meer dan 150.000 dollar per jaar. Dit droeg niet alleen bij aan het rendement van het bedrijf, maar doordat er minder tijd aan onboarding werd besteed, konden er ook 4.000 uren worden besteed aan meer strategische HR-activiteiten.

• Kortere tijd tot productiviteit
  Deze factor is afhankelijk van vele variabelen, maar wij zullen ons richten op twee ervan. De eerste variabele is wat de zorginstelling beschreef als de "tijd die nodig is om hier te komen". Met andere woorden: hoe snel kan een organisatie een nieuwe werknemer productief maken tussen het moment van aannemen en de eerste werkdag?

  Door de activiteiten tussen het moment van aannemen en de eerste werkdag te stroomlijnen en te automatiseren, was het bedrijf in staat om nieuwe werknemers een hele week sneller aan de slag te krijgen dan zonder Oracle HCM Cloud. Wat zou een extra week productiviteit voor uw organisatie betekenen, en hoe zou dat bijdragen aan uw resultaat?

  De andere variabele in de verhouding tussen tijd en productiviteit is de verschuiving naar "pre-dag 1 activiteiten" of het wegnemen van die niet-werkgerelateerde activiteiten (zoals het invullen van formulieren) van nieuwe werknemers op hun eerste werkdag en in plaats daarvan het afhandelen van deze taken als papierloze onboarding vóór hun eerste dag. Hierdoor kan de nieuwe werknemer zich op de eerste dag concentreren op het werk en andere belangrijkere activiteiten in plaats van formulieren in te vullen. Als we uitgaan van een besparing van slechts een uur per aangenomen werknemer en van meer dan 7.000 nieuwe werknemers per jaar, hebben we nu meer dan 7.000 uur aan minder belangrijke activiteiten omgezet in werk dat bijdraagt aan de winst.

• Minder personeelsverloop
  Personeelsverloop is een voor de hand liggende kostenpost die een negatieve invloed heeft op de winstmarge. Voor onze klant in de gezondheidszorg waren retentiegegevens beschikbaar voor zowel de eerste 90 dagen als het eerste jaar na de implementatie van Oracle HCM Cloud. Bij nieuwe werknemers nam het personeelsverloop in de eerste 90 dagen af van 10,3% tot 8,2% en in het eerste jaar van 26,1% tot 22,5%. Als we de verbeteringen in het eerste jaar in cijfers uitdrukken, op basis van een voorzichtige schatting van $5.000 aan kosten om een werknemer te vervangen (in veel studies is dit cijfer zelfs 1,5 tot 2x het jaarsalaris per werknemer) en we nemen 7.000 mensen per jaar in dienst, dan betekent dit een besparing van meer dan $1.260.000.

• Verbeterde ervaring met nieuwe werknemers
  Ten slotte kan onboarding, als het goed wordt uitgevoerd, dynamisch en interessant zijn en een positieve ervaring opleveren voor nieuwe werknemers. Er zijn meerdere overtuigende redenen om Oracle HCM Cloud Onboarding te overwegen: de mogelijkheid om tijdrovende formulieren elektronisch in te vullen voor de eerste werkdag, een meer naadloze overgang naar onboarding-activiteiten, het voorkomen van overbodige gegevensinvoer en de presentatie van inhoud die de cultuur van uw organisatie bevordert. Zoals blijkt uit de cijfers hierboven, hebben deze voordelen invloed op het rendement op lange termijn.

De gevolgen van een hoog personeelsverloop

Als een bedrijf een hoog personeelsverloop heeft, is dat een slecht teken. Een hoog personeelsverloop is vaak erg duur voor organisaties vanwege de tijd en het geld die moeten worden besteed om nieuwe werknemers te vinden. Wanneer managers en senior-werknemers ontslag nemen, kan dit een bedrijf honderdduizenden dollars kosten - iets wat geen enkele organisatie wil.

Deze uitgaven beginnen na verloop van tijd de bedrijfsresultaten negatief te beïnvloeden als gevolg van een eindeloze cyclus van nieuwe werknemers die moeten worden opgeleid. Als de werknemer echter kort na de training ontevreden is, kan hij al overwegen het bedrijf te verlaten. Een personeelsbestand dat voornamelijk uit nieuwe en ongeïnteresseerde werknemers bestaat, kan de kwaliteit en de reputatie van een bedrijf schaden.

Een goed onboardingproces kan dit probleem oplossen.

In plaats van voortdurend geld uit te geven aan het aanwerven van werknemers, kan een bedrijf zijn geld investeren in onboarding. Onboarding is goedkoper en kan het bedrijf op de lange termijn geld besparen.

Best practices voor onboarding

Het is belangrijk om te beseffen dat elke nieuwe werknemer veel te bieden heeft. Als u dat potentieel negeert, kan uw bedrijf kostbare en onnodige verliezen lijden. Maar door dat potentieel te waarderen, kunnen uw bedrijf en uw werknemers zeer succesvol zijn.

Het begint allemaal met het verwelkomen van uw nieuwe werknemer. Door een nieuwe werknemer welkom te heten in het team, zal hij zich minder nerveus en ongemakkelijk voelen. Hij zal ook eerder geneigd zijn te praten en vragen te stellen.

Nadat de nieuwe werknemer enige tijd is ingewerkt, is het belangrijk dat de supervisor een-op-een met de werknemer spreekt. Dit is een gelegenheid voor de supervisor om het werk dat de werknemer al heeft gedaan te evalueren en opbouwende feedback te geven.

Feedback is belangrijk voor nieuwe werknemers omdat het hen helpt te begrijpen wat ze goed en wat ze fout doen. Het geeft hen ook het doel om iets te verbeteren.

Het is belangrijk deze feedback-gesprekken met regelmatige tussenpozen te hebben, bijvoorbeeld eens per maand. Dit laat de werknemer zien dat hij wordt gesteund en niet aan zijn lot wordt overgelaten. Deze feedback-gesprekken zijn ook belangrijk voor het bedrijf om te peilen hoe goed de nieuwe werknemers het op het werk doen.

Onboarding: loopbaanontwikkeling en -mogelijkheden

Zelfs als u alle tot nu toe genoemde werkwijzen voor onboarding volgt, kunnen uw werknemers na een paar maanden nog steeds ontevreden worden. Hoe komt dat? Vaak komt dit doordat werknemers het gevoel hebben te stagneren in hun werk en niet in staat te zijn hun loopbaan verder te ontwikkelen.

Door eventuele carrièremogelijkheden met nieuwe werknemers te bespreken, geeft u hen iets om naar uit te kijken. Als werknemers iets hebben om naar uit te kijken, werken ze vaak harder om hun doelen te bereiken. Over het algemeen is dit uitstekend voor de prestaties en de betrokkenheid van de werknemers.