Wat is een verspreid personeelsbestand?

Waarom is een verspreid personeelsbestand van belang?

Hoewel de COVID-19-pandemie heel wat personeelsmodellen op het wereldtoneel heeft gebracht, is het concept van extern personeel al enige tijd in opkomst. Zelfs vóór de pandemie waren de behoeften van personeel al aan het veranderen. Werknemers willen meer opties voor flexibiliteit en een betere balans tussen werk en privé. En werkgevers moeten zich aanpassen want anders lopen ze het risico om talent te verliezen aan toekomstgerichte organisaties.

Veel bedrijven zijn al overgestapt naar een model met een verspreid personeelsbestand. Dit model werkt vooral goed voor grote, wereldwijde organisaties met meerdere kantoren die duizenden mensen in dienst hebben. In plaats van vast te houden aan de traditionele organisatiestructuur hebben deze bedrijven aanzienlijke besparingen gerealiseerd op kantoorruimte en daarmee samenhangende kosten. Er zijn ook andere voordelen, zoals een beter behoud van personeel en meer tevredenheid onder werknemers, de mogelijkheid om divers talent aan te trekken en de focus en productiviteit van werknemers te verbeteren.

Het verschil tussen extern werken en een verspreid personeelsbestand

Extern werken is gebaseerd op de individuele werknemer, maar verspreid werken is gebaseerd op een hele organisatie. Extern werken is een nieuw concept dat in de afgelopen tien jaar steeds populairder is geworden. Het gaat hierbij om werken vanuit huis of een andere plek waar werknemers willen werken in relatie tot een centraal kantoor. Er zijn echter enkele verschillen tussen extern werken en verspreid werken, waardoor de ene wellicht beter past een bepaalde situatie van een organisatie dan de andere.

Om als externe werknemer te kunnen worden aangemerkt, moeten werknemers werk verrichten in relatie tot een centraal kantoor. Verspreid werken is niet gebonden aan een centraal kantoor, wat betekent dat de werkprestaties en -participatie niet worden bepaald door de locatie.

Er zijn vele redenen om over te stappen naar een verspreid personeelsbestand: veel werknemers vinden het prettig om flexibeler om te gaan met de tijd die ze aan werk besteden, andere werknemers vinden het leuk om te reizen en veel werknemers willen graag meer afwisseling. Wat de reden ook mag zijn, enkele voordelen zijn het overwegen waard voordat u de overstap maakt.

Verspreid werken houdt in dat bedrijven een of meer werknemers hebben die op verschillende locaties werken. Het personeelsbestand is niet alleen in geografisch opzicht verspreid, maar is ook verdeeld over meerdere tijdzones, culturen en rassen. Deze factoren zijn gunstig voor bedrijven die een lokale aanwezigheid voor hun activiteiten nastreven.

Tips voor het beheer van een verspreid personeelsbestand

De opkomst van het verspreide personeelsbestand is gestaag een van de grootste trends in het bedrijfsleven geworden. Bedrijfssectoren erkennen de voordelen van het overstappen naar een verspreid personeelsbestand. Het is dus belangrijk om te weten hoe een verspreid personeelsbestand effectief kan worden beheerd. Hier zijn enkele tips waarmee u aan de slag kunt:

• Creëer een bedrijfscultuur op basis van vertrouwen
  Werken met een verspreid personeelsbestand kan heel anders zijn dan werken met een personeelsbestand op één locatie. Het maakt echter niet uit of u een manager of teamleider bent: alle werknemers moeten altijd streven naar een cultuur die berust op vertrouwensrelaties. Vertrouwen is de basis van werk en is noodzakelijk om productief te zijn. Zonder vertrouwen wordt het werk een uitdaging.
• Wees duidelijk over de verwachtingen
  Verlies niet uit het oog dat werknemers op een andere manier samenwerken. Het is van belang dat u duidelijke instructies geeft voor elke betrokken persoon.
• Blijf communiceren
  U moet regelmatig communiceren als u met een verspreid team werkt. Als u voor communicatie gebruikmaakt van e-mail, videogesprekken, tekstberichten of berichtenprogramma's zoals Slack, zorg er dan voor dat u regelmatig contact houdt met uw team.
• Stel grenzen vast
  Het is belangrijk om duidelijke grenzen vast te stellen tussen privé en werk als u met een verspreid team werkt. Er zijn enkele uitdagingen om werk en privé gescheiden te houden wanneer u vanuit huis werkt. Als alles onder één dak plaatsvindt, kan het lijken alsof u nooit vrij hebt. Door een regelmatig werkschema op te stellen en aan te houden, kunt u zich tijdens die uren beter concentreren en kunt u zich ontspannen buiten die uren.
• Gebruik technologie als voordeel
  Werkgevers kunnen er met technologietools voor gepersonaliseerde begeleiding voor zorgen dat teams hun taken kunnen uitvoeren. Leidinggevend personeel kan het succes vergroten door gepersonaliseerde begeleiding te bieden aan werknemers. Start werknemerstrajecten met de hulp van geautomatiseerde en gepersonaliseerde ondersteuning, indien nodig.
• Moedig feedback aan
  Als leidinggevend personeel een hechte werkrelatie met het personeel wil opbouwen, moeten ze hen aanmoedigen om feedback te geven. Stel vragen zoals Hoe doe ik het? Wat zou u willen veranderen? Werknemers willen gehoord worden en het is belangrijk om een platform te bieden waarmee ze hun ideeën kunnen uitspreken. Door naar feedback te luisteren en erop te reageren, wordt er vertrouwen opgebouwd en wordt groei bevorderd.
• Denk op een creatieve manier
  Het kan handig zijn om out of the box te denken. Vraag huidige teamleden ook om ideeën voor nieuwe projectkansen voor te stellen.

Voordelen van een verspreid team

Verspreide teams bieden veel voordelen. Een verspreid team kan zich beter aanpassen aan veranderingen in de bedrijfsomstandigheden dan een gecentraliseerd team. Met de juiste tools kunnen verspreide teams flexibeler en responsiever handelen bij veranderingen.

Het biedt ook de volgende voordelen:

• Flexibiliteit
  In tegenstelling tot het traditionele model heeft een verspreid personeelsbestand niet te maken met de beperkingen van normale kantooruren. Werknemers hebben de flexibiliteit om te werken tijdens de uren die voor hen het handigst zijn en ze zijn vaak productiever en beter in staat om hun tijd te beheren. Omdat werknemers niet naar en van hun werk hoeven te reizen, hebben ze meer tijd om nieuwe vaardigheden te leren door middel van gepersonaliseerde training.
• Flexibiliteit
  Met verspreide teams kunt u snel reageren op veranderingen in de bedrijfsomstandigheden. Bedrijven kunnen sneller schalen en groeien omdat ze zich geen zorgen hoeven te maken over extra kantoorruimte en het beste talent van over de hele wereld kunnen inhuren.
• Innovatie
  Werknemers in verspreide teams hebben de vrijheid om te experimenteren en nieuwe manieren van werken uit te proberen. Deze teams kunnen innovatieve oplossingen bedenken voor problemen.
• Samenwerking
  Er is aangetoond dat de communicatie daadwerkelijk verbetert in een situatie waarin thuis wordt gewerkt. Een meer diverse, wereldwijde omgeving brengt nieuwe ideeën met zich mee. Moderne technologie, zoals videoconferenties, berichtenapps en AI-gestuurde programma's, stimuleert een productieve samenwerking tussen teams.
• Efficiëntie
  Verspreide werknemers zijn vaak productiever dan werknemers in de traditionele kantooromgeving.

Uitdagingen van een verspreid personeelsbestand

De manier waarop we werken en leven is drastisch veranderd. We kunnen nu overal ter wereld op elk moment met elkaar communiceren. Verspreide werknemers kunnen betrokken blijven via hun smartphone, tablet, laptop en desktop.

Dit betekent echter niet dat verspreid werken eenvoudig is. Aan verspreid werken zijn enkele uitdagingen verbonden. Dit zijn er een paar:

• Gebrek aan persoonlijke communicatie
  Communicatie vormt de sleutel tot succes, maar extern werken kan ook leiden tot isolatie. Het kan moeilijk zijn om een goede werkrelatie met uw collega's op te bouwen wanneer ze zich niet op dezelfde fysieke locatie bevinden.
• Productiviteit
  Thuiswerken kan de productiviteit beïnvloeden. Er is veel afleiding. Mogelijk wordt je thuis afgeleid door je kinderen of huisdieren. Het kan ook verleidelijk zijn om tv te kijken of videogames te spelen in plaats van je op je werk te concentreren.
• Verschillen in tijdzone
  Doordat u thuiswerkt, kan het zijn dat u zich op een andere geografische locatie bevindt dan de meeste collega's. Hierdoor kan het moeilijker zijn om virtuele vergaderingen af te stemmen en effectief samen te werken.
• Technologie
  De technologie kan ook een probleem vormen. Sommige dingen werken gewoon niet zo goed als je thuiswerkt. E-mail is bijvoorbeeld meestal trager en internetverbindingen kunnen onbetrouwbaar zijn.

Aandachtspunten wanneer u wilt overstappen naar een model met een verspreid personeelsbestand

Een verspreid personeelsmodel kan worden beschouwd als een combinatie van twee afzonderlijke modellen: een gecentraliseerd en gedecentraliseerd model. Het gecentraliseerde model bepaalt hoe het bedrijf zijn werknemers beheert. Het gedecentraliseerde model bepaalt hoe de werknemers zichzelf beheren.

U overweegt mogelijk om over te stappen naar een model met een verspreid personeelsbestand als de volgende factoren van toepassing zijn op uw organisatie:

• De werknemers zijn verspreid over meerdere locaties.
• De werknemers zijn verspreid in geografisch opzicht.
• De werknemers geven de voorkeur aan thuiswerken.
• De werknemers zijn bereid om thuis te werken.
• De werknemers vinden het prima om in een verspreid personeelsbestand te werken.

Als deze factoren van toepassing zijn op uw bedrijf, kunt u profiteren van de overstap naar een model met een verspreid personeelsbestand. Wanneer werkgevers tools bieden die verder gaan dan traditionele activiteiten, kunnen HR-teams strategischer worden bij hun besluitvorming. Geef werknemers een reden om te blijven door gepersonaliseerde ervaringen te creëren. Door effectief personeelsbeheer en een uitzonderlijke werknemerservaring te bieden kunt u de obstakels uit de weg nemen en een verspreid personeelsbestand opbouwen.

Ontdek hoe een toonaangevende HCM-oplossing kan helpen om een verspreid personeelsbestand te beheren.