Wat is financiële planning?

Met financiële planning, ook wel verbonden bedrijfsplanning genoemd, kunnen bedrijven strategisch modelleren en acties ondernemen om de financiële en zakelijke prestaties te optimaliseren. Deze aanpak is toekomstgericht en wordt door finance gebruikt om het bedrijf te helpen zijn strategie te verwezenlijken. Financiële planning omvat langetermijnplannen, scenariomodellering, jaarlijkse budgettering en prognoses, ad-hocrapportages en analyses.

Finance gebruikt de financiële planning om de algemene bedrijfsstrategie en -doelen te communiceren naar de bedrijfsonderdelen en operations. Finance is een zakenpartner die met andere afdelingen samenwerkt aan de ontwikkeling van jaarplannen, zoals verkoop- en marketingplannen, projectplannen, personeelsplannen en andere initiatieven op het gebied van operationele planning die bijdragen aan de financiële doelstellingen van een organisatie.

In de afgelopen jaren is financiële planning geëvolueerd van een periodieke activiteit naar een continu proces waarbij rekening wordt gehouden met prestaties uit het verleden en waarbij gaandeweg aanpassingen worden doorgevoerd om ervoor te zorgen dat een bedrijf op koers blijft om zijn financiële doelen te bereiken. Om deze verandering mogelijk te maken, moeten applicaties voor financiële planning worden afgestemd op andere systemen, zoals HCM, ERP, supply chain en operations, om plannen op te stellen voor een coherent beeld van de gehele organisatie.

Wordt er voor de planning nog steeds gebruikgemaakt van financiële spreadsheets?

Ondanks de beschikbaarheid van bedrijfsbrede plannings- en budgetteringssoftware, maken veel financiële professionals nog steeds gebruik van spreadsheets. Financiële spreadsheets bemoeilijken echter om verschillende redenen een toekomstgerichte planning. In de eerste plaats brengen spreadsheets risico's met zich mee. Er is bijvoorbeeld geen controle of beveiliging, er worden vaker menselijke fouten gemaakt en er bestaan meerdere versies naast elkaar zonder dat deze worden beheerd. Met spreadsheets duurt het langer om gegevens te verzamelen, zodat ze al verouderd kunnen zijn tegen de tijd dat ze worden toegevoegd. Organisaties moeten het doen met momentopnamen van financiële en operationele plannen.

Spreadsheets voor financiële planning zijn losgekoppeld en gesegmenteerd in verschillende onderdelen van het bedrijf, dus het is erg lastig om duidelijk zicht te krijgen op de planning binnen de gehele organisatie. Het is moeilijk om overzicht te houden over meerdere spreadsheets, met meerdere macro's en koppelingen van de ene spreadsheet naar de andere.

Maar wat misschien nog wel belangrijker is: spreadsheets zijn niet ontworpen om de hedendaagse bedrijfsbrede eisen op het gebied van planning, budgettering, prognoses, rapportages en analyses aan te kunnen. Het is lastig om ze te downloaden naar een ERP-systeem of een ander organisatiesysteem. Bovendien zijn spreadsheets niet voorzien van geavanceerde technologieën voor het gebruik van meerdere databronnen en voorspellende mogelijkheden, zoals gedetailleerde 'what-if'-analyses.

Geschiedenis van financiële planning

In het verleden was financiële planning een handmatig proces dat was losgekoppeld van de andere onderdelen van het bedrijf. De financiële planning van vroeger was niet erg flexibel en nauwkeurig en werd alleen op kwartaal- en/of jaarbasis gedaan. Meestal werd hiervoor gebruik gemaakt van een groot aantal Excel-spreadsheets, met alle risico's van dien op het gebied van veiligheid, fouten, snelheid en onnauwkeurigheid. Vanwege de onnauwkeurige en verouderde informatie was het vaak moeilijk om nauwkeurig voorspellingen te doen en bij te sturen op basis van directe veranderingen in het bedrijf.

Sommige organisaties beschouwden planning meer als een jaarlijkse oefening die moest worden gedaan, dan als een taak met toegevoegde waarde die kon worden gebruikt om het bedrijf echt te sturen.

Roadmap van software voor financiële planning

Financiële planning is tegenwoordig daarentegen datagestuurd. Planning was voorheen een periodieke activiteit die doorgaans door finance werd uitgevoerd, maar is tegenwoordig een meer continu en verbonden proces. Financiële planning wordt steeds voorspellender en er wordt gebruik gemaakt van datawetenschap, best practices en methoden om niet alleen te kijken naar wat er is gebeurd of op dit moment gebeurt, maar ook waarom en hoe het gebeurt en wat er in de toekomst waarschijnlijk gaat gebeuren.

Financiële planning is in de loop der jaren geëvolueerd van een sterk handmatig, menselijk inputproces naar een meer datagestuurd proces waarin ook machine learning, AI en andere geavanceerde technologieën kunnen worden geïntegreerd. Beslissingen op het gebied van planning en prognoses waren vroeger gebaseerd op historische trends; nu omvatten prognoses ook machine learning-voorspellingen op basis van meerdere datapunten, scenario's en trends om het planningsproces nog flexibeler en nauwkeuriger te maken.

Planning en budgettering

Software voor planning en budgettering bestaat al meer dan 25 jaar, maar is sterk verschoven van on-premises of client/server-gebaseerde oplossingen naar cloudgebaseerde oplossingen. Hierdoor kan de software in de gehele organisatie worden gebruikt voor finance, operations en andere bedrijfsonderdelen en is er sprake van een volledig verbonden bedrijfsplanning.

Bij het kiezen van een plannings- en budgetteringstool voor uw organisatie zijn er vijf belangrijke punten waarmee u rekening moet houden:

1. Ingebouwde planningsinformatie en planningsframeworks voor best practices

Een plannings- en budgetteringsoplossing moet niet alleen geschikt zijn voor alle soorten modellen, maar moet ook best practices bevatten waarmee u direct aan de slag kunt, zoals planningsinformatie en ingebouwde mogelijkheden voor voorspellende planning, budgettering op basis van factoren, krachtige what-if-scenariomodellering, sandboxing, bottom-up/top-down budgettering, goedkeuringen en workflows.

Daarnaast kunt u rekenen op speciaal ontwikkelde en ondersteunde modules, zoals langetermijnplanning, personeelsplanning, kapitaalgoederenplanning en financiële projectplanning. Dit zijn volledig functionerende modules, die zijn ontworpen voor samenwerking en die naadloos zijn geïntegreerd met uw bestaande planningsprocessen.

2. Mogelijkheden die financiële, operationele en bedrijfstakplanning omvatten

Wat u nodig hebt, is een verbonden planningsplatform dat een allesomvattende oplossing biedt, niet alleen voor financiële planning, maar ook voor operationele planning en modellering ten behoeve van de bedrijfsonderdelen, zoals HR, IT, supply chain en verkoop. Zo'n platform moet worden ontwikkeld en onderhouden door uw softwareleverancier en is niet zomaar een invoegtoepassing die u via een 'marktplaats' kunt vinden.

3. Gebruikers kunnen een grootschalige, vrije financiële en operationele modellering uitvoeren

De hedendaagse snelle, flexibele bedrijfsmodellen vereisen dat er eenvoudig financiële en operationele scenario's kunnen worden gemodelleerd. Een van de belangrijkste voorwaarden hiervoor is dat het systeem in staat is grote hoeveelheden data op te nemen en te verwerken voor gebruik bij vrije modellering. Het is van cruciaal belang te beschikken over een krachtige backend-engine die de enorme hoeveelheid data kan verwerken die bedrijven voor dergelijke analyses gebruiken. Dit is een must voor een plannings- en prognoseoplossing om de beloften over ad-hocmodellering na te komen. Bovendien moet u ervoor zorgen dat de schaalbaarheid bij grote hoeveelheden data en gebruikers gemakkelijk kan worden geregeld.

4. Krachtige management- en financiële rapportages

Rapportage kan een containerbegrip zijn voor een heleboel verschillende zaken. Misschien wilt u ad-hocanalyses uitvoeren, waarbij u uw data in categorieën indeelt. Of misschien wilt u gewoon een standaarddashboard gebruiken voor statusupdates. Waarschijnlijk hebt u nog steeds een standaardpakket met pixelperfecte rapporten nodig die gemakkelijk kunnen worden afgedrukt.

De meeste organisaties willen hun managementrapportage moderniseren en stroomlijnen door bij het opstellen van hun rapportagepakketten toelichtende elementen over samenwerking toe te voegen. Zorg ervoor dat uw planningssystemen dit allemaal kunnen – en niet alleen als demo.

Een uitgebreide EPM-planningsoplossing moet alle vereisten op het gebied van rapportage omvatten, inclusief dashboards, ad-hocanalyses, pixelperfecte financiële verslagen en volledige rapporten met toelichtende teksten. En dit alles via browsers, mobiele apparaten en andere vertrouwde tools. Alle rapportagevereisten, van complexe budgetboeken met toelichtende teksten tot ad-hocanalyses, moeten beschikbaar zijn in spreadsheetinterfaces waarmee financiële professionals vertrouwd zijn en die ze gemakkelijk kunnen gebruiken. Dit soort flexibiliteit is belangrijk omdat door de snel veranderende manier van wereldwijd zakendoen veel ad-hocanalyses nodig zijn en de databeveiliging niet in het gedrang mag komen.

5. Geautomatiseerde analyse van financiële gegevens door geïntegreerde machine learning

Opkomende technologieën, zoals machine learning, zorgen ervoor dat bedrijfspraktijken snel veranderen. Door het gebruik van datawetenschap kunnen met behulp van voorspellende analyses correlaties, uitschieters of uitzonderingen aan het licht worden gebracht die een persoon niet zou kunnen herkennen. Zo kan de nauwkeurigheid van de planning aanzienlijk worden verbeterd en hoeft er veel minder tijd te worden besteed aan planningsprocessen en het analyseren van data. Intussen kunt u zich richten op het nemen van maatregelen naar aanleiding van afwijkingen en uitschieters en de vooringenomenheid uit uw prognoses halen door gebruik te maken van ingebouwde datawetenschap, zonder dat u datawetenschappers nodig hebt.

Budget

Een budget vereist het analyseren en vergelijken van werkelijke met verwachte financiële prestaties om te bepalen hoe de uitgaven voor de organisatie moeten worden toegewezen.

De budgetten van de meeste bedrijven omvatten onder andere de volgende elementen:

• Onkostenbudgetten
• Budgetten voor kapitaaluitgaven
• Gedetailleerde opbrengstenbudgetten
• Cashflowbudgetten
• Gedetailleerde productiebudgetten

Zero-based budgettering

Zero-based budgettering is een soort budgettering die gewoonlijk wordt gebruikt om de kosten binnen een organisatie te stroomlijnen. Het is gebaseerd op een methode waarbij alle kosten moeten worden begroot en verantwoord op een zeer gedetailleerd niveau. Eerdere budgetten worden buiten beschouwing gelaten en alle budgetten worden gestart vanaf nul (hierbij wordt geen rekening gehouden met eerdere kosten). Dit wordt vaak gezien als een kostenbesparend proces, maar kan worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de middelen worden ingezet voor activiteiten die inkomsten genereren.

Top-down- versus bottom-up-budgettering

Bij een top-down benadering bepaalt het senior management op hoger niveau een budget voor de hele organisatie en wijst men de doelstellingen vanuit een bedrijfsbrede visie toe aan een operationeel plan op een lager afdelingsniveau of op het niveau van de budgeteigenaar. Bij een bottom-up benadering begint het proces bij de afzonderlijke afdelingen of budgeteigenaren die een budget opstellen en dit vervolgens ter goedkeuring voorleggen aan budgettair belanghebbenden op hoger niveau.

Prognoses

Prognoses zijn processen waarbij periodiek of continu aanpassingen worden doorgevoerd op basis van prestaties ten opzichte van budgetdoelstellingen. Dit is een proces van modelleren en implementeren van financiële en operationele aanpassingen om beter aan te sluiten bij de toegewezen doelen. Dit proces wordt ook wel aangeduid als voortschrijdende prognoses. Deze vinden voortdurend plaats.

Verschil tussen budget en prognose

Een budget schetst de financiële verwachtingen van wat een bedrijf voor een specifieke periode in de toekomst wil bereiken. Hiermee wordt de financiële basis gelegd voor de planning van hoe een organisatie haar strategie of langetermijnplannen kan uitvoeren. Het budget van een onderneming wordt gewoonlijk periodiek opnieuw geëvalueerd, meestal halfjaarlijks of jaarlijks. Een budget omvat de volgende zaken:

• Schattingen van inkomsten en uitgaven
• Verwachte cashflows
• Verwachte schuldvermindering
• Benchmarks om de werkelijke resultaten te vergelijken met de verwachte prestaties

Bij een financiële prognose daarentegen wordt het plan op basis van prestaties uit het verleden bijgesteld om prioriteiten, doelstellingen en acties opnieuw af te stemmen, zodat het jaarbudget kan worden gehaald. Een managementteam kan financiële prognoses gebruiken en onmiddellijk actie ondernemen op basis van de werkelijke data. Een prognose wordt veel vaker opgesteld en opnieuw geëvalueerd dan een budget. In veel gevallen is een prognose gedurende het hele jaar een doorlopend proces.

Methoden voor financiële prognoses

Er zijn verschillende methoden voor financiële prognoses waarbij gebruik wordt gemaakt van zowel kwalitatieve prognoses als kwantitatieve prognoses, en van een combinatie van beide.

Scenarioplanning

Eén vorm van financiële modellering is scenarioplanning, een proces waarbij FP&A-medewerkers het gunstigste, het verwachte en het ongunstigste scenario in kaart brengen om het bedrijf in de beste financiële positie te brengen. Op basis van die resultaten kunnen organisaties strategieën uitstippelen om op verschillende uitkomsten te reageren. Deze projecties kunnen ook helpen bij het plannen van personeelsbezetting, marktdalingen, projecten, het op de markt brengen van producten, kapitaaluitgaven en andere investeringen.

Monte-Carlosimulaties

Monte-Carlosimulaties worden gebruikt om de waarschijnlijkheid van verschillende uitkomsten te modelleren in een proces dat niet gemakkelijk kan worden voorspeld. Ze worden soms gebruikt om de impact van risico en onzekerheid in voorspellingen en prognosemodellen inzichtelijk te maken. U kunt Monte-Carlosimulaties gebruiken om de waarschijnlijkheid van verschillende scenario's te bepalen, zodat u vertrouwen krijgt in uw beslissingen.

Lineaire prognosemethode

Deze methode wordt vaak gebruikt wanneer het groeipercentage van het bedrijf constant is, zodat men een duidelijk beeld krijgt van een aanhoudende groei in hetzelfde tempo. Deze methode vereist alleen elementaire wiskunde en historische data. Uiteindelijk levert het groeivoorspellingen op die als leidraad kunnen dienen voor financiële en budgettaire doelstellingen.

Prognosemethode van het voortschrijdend gemiddelde

Een voortschrijdend gemiddelde is de berekening van gemiddelde prestaties rondom een bepaalde metriek in kortere tijdsperioden dan bij lineaire prognoses, zoals dagen, maanden of kwartalen. Deze methode wordt niet gebruikt voor langere perioden zoals jaren, omdat men met deze methode te veel gaat achterlopen op trends.

Prognosemethode van enkelvoudige lineaire regressie

Deze methode wordt gebruikt om een trendlijn in kaart te brengen op basis van de relatie tussen een afhankelijke en onafhankelijke variabele. Een lineaire regressieanalyse toont de veranderingen in een afhankelijke variabele op de y-as ten opzichte van de veranderingen in de verklarende variabele op de x-as. De correlatie tussen de x- en y-variabelen levert een grafieklijn op die een trend aangeeft, die over het algemeen naar boven of beneden beweegt of consistent blijft.

Prognosemethode van meervoudige lineaire regressie

Bij deze methode wordt gebruikgemaakt van meer dan twee onafhankelijke variabelen om een prognose te maken. In feite ontstaat bij meervoudige lineaire regressie (MLR) een model die de relatie aanduidt tussen de onafhankelijke verklarende variabelen (parameters) en de afhankelijke responsvariabele (uitkomst).