Wat is zero-based budgettering (ZBB)?
Zero-based budgettering (ZBB) is een budgetteringstechniek waarbij alle uitgaven voor een nieuwe periode of een nieuw jaar vanaf nul moeten worden verantwoord, in plaats van te beginnen met het vorige budget en dat zo nodig aan te passen.
ZBB is een uiterst doeltreffende tool voor bedrijfsplanning waarmee een bedrijf onnodige kosten kan identificeren en voorkomen, de uitgaven onder controle kan houden en zich kan richten op initiatieven met een hoge winstmarge.
Budgettering, waaronder ZBB, is de tactische uitvoering van het strategisch plan van een bedrijf. Wil een organisatie de financiële en operationele doelstellingen uit het strategisch plan kunnen realiseren, dan moet zij haar langetermijnplan vertalen naar een gedetailleerd overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven, die kunnen worden gemeten om de prestaties te volgen. Deze kunnen gaandeweg worden verfijnd en aangepast om het bedrijf op koers te houden met zijn doelstellingen en de gewenste bedrijfsresultaten te bereiken.
Bovenal dwingen budgetten eigenaarschap en verantwoordelijkheid af, zodat financiële beslissingen op een verstandige manier worden genomen. Ze helpen bedrijven winst te voorspellen, potentiële problemen op te sporen en nieuwe kansen te signaleren, zodat financiële leiders zo nodig kunnen bijsturen.
Zero-based budgettering versus traditionele budgettering
| Traditionele budgettering | Zero-based budgettering (ZBB) |
|---|---|
| Gebaseerd op het budget van het vorige jaar | Gestart vanaf nul ('zero base') |
| Gebaseerd op vorige onkostenniveaus | Vereist nieuwe reden voor uitgaven |
| Kosten worden gemaakt op basis van boekhouding | Kosten worden gemaakt op basis van beslissingen |
| Een reden is meestal niet verplicht | Reden vereist voor kosten en baten |
| Management beslist over uitgaven | Management van bedrijfsonderdelen doet voorstellen voor uitgaven |
| Minder duidelijkheid en responsiviteit | Meer duidelijkheid en responsiviteit |
| Repetitief en eentonig | Stemt tot nadenken |
Kenmerkend voor het budgetteringsproces is de vertaling van een langetermijnstrategie in jaarlijkse operationele plannen die worden doorgesluisd naar finance, operations en andere bedrijfsonderdelen. Op die manier worden de financiële doelstellingen in de hele organisatie en in elke bedrijfsonderdeel bekendgemaakt. De doelstellingen kunnen financieel en operationeel op elkaar worden afgestemd. Enkele voorbeelden hiervan zijn opbrengsten- en onkostenbudgetten, R&D-kosten, marketingkosten, projectkosten en -opbrengsten en kapitaaluitgaven.
Het budgetteringsproces vereist het analyseren en vergelijken van de werkelijke met de verwachte financiële prestaties om te bepalen hoe de uitgaven voor de organisatie moeten worden toegewezen om de gestelde budgetdoelstellingen te behalen.
Bij traditionele budgettering is het proces van het projecteren van de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf voor het komende jaar meestal gebaseerd op uw vorige budget, dat wordt gebruikt om inkomsten, kosten, winst en cashflow te helpen voorspellen, analyseren en bijhouden. Traditionele budgettering vraagt om incrementele verhogingen ten opzichte van vorige budgetten, zoals een verhoging van de uitgaven met 2%, terwijl bij zero-based budgettering een verantwoording moet worden gegeven van zowel oude als nieuwe uitgaven. Bij traditionele budgettering worden alleen nieuwe uitgaven geanalyseerd, terwijl bij ZBB op nul wordt begonnen en naast nieuwe uitgaven ook oude, terugkerende kosten moeten worden verantwoord.
Zero-based budgettering werd in de jaren 70 ontwikkeld door Pete Pyhrr, een voormalige boekhouder bij Texas Instruments. Het oorspronkelijke doel van ZBB was organisaties te helpen kosten te besparen en fiscale verantwoordelijkheid te bevorderen.
Bij zero-based budgettering start het budget elk jaar op nul, oftewel 'zero base'. Met deze aanpak wordt elk bedrijfsonderdeel binnen een organisatie geanalyseerd op zijn behoeften en kosten, zonder dat daarbij wordt gekeken naar de uitgaven in het verleden. Het belangrijkste verschil is de verantwoording: bij zero-based budgettering moet elke uitgave aan het begin van de budgetcyclus worden beoordeeld en moeten de bedrijfsonderdelen de noodzaak en impact van elke post verantwoorden voordat de financiering kan worden goedgekeurd.
Elke budgetpost wordt beoordeeld zonder dat de werkelijke bedragen uit de vorige periode daarbij als basis dienen. Elke post wordt zorgvuldig geëvalueerd om te bepalen of programma's, services of activiteiten moeten worden verhoogd, gehandhaafd, verlaagd of geschrapt. Managers moeten met alle onderdelen van het budget rekening houden en kosteneffectieve, relevante en kostenbesparende gebieden opsporen.
ZBB kan op elke kostensoort worden toegepast: kapitaaluitgaven, bedrijfskosten, kosten voor onderzoek en ontwikkeling (R&D) of zelfs kosten van verkochte goederen (COGS).
Voordelen van zero-based budgettering
ZBB heeft veel voordelen ten opzichte van traditionele budgettering. Het heeft de slechte reputatie dat het een rigoureuze manier is om kosten te besparen, maar ZBB biedt het voordeel dat het u kan helpen uw uitgaven af te stemmen op meer inkomstengenererende mogelijkheden. ZBB biedt een aantal voordelen, waaronder lagere kosten, budgetflexibiliteit en strategische uitvoering. Wanneer elke uitgave zorgvuldig onder de loep wordt genomen, krijgen de activiteiten die de meeste inkomsten genereren voorrang. Uitgaven worden vaak verlaagd omdat ZBB helpt om de verkeerde toewijzing van middelen te voorkomen. Dat gebeurt namelijk vaak wanneer een budget in de loop van de tijd stapsgewijs groeit.
Uitdagingen van zero-based budgettering
Hoewel ZBB een effectieve budgetteringsstrategie is, kan het ook een hele uitdaging zijn om deze te implementeren. Omdat budgetten vanaf nul worden opgebouwd, is het veel tijdrovender dan traditioneel budgetteren. Een onbedoeld gevolg van ZBB is dat het kostenbesparingen op korte termijn kan bevorderen in plaats van voordelen op lange termijn. Andere belangrijke uitgaven, zoals onderzoek en ontwikkeling of strategische projecten op lange termijn, worden soms over het hoofd worden gezien in het streven naar kostenbesparingen.
Best practices voor zero-based budgettering
Kies voor een strategische aanpak
ZBB is meer dan alleen kosten besparen. Het is een noodzakelijke stap om de middelen en gelden vrij te maken die nodig zijn voor groei-initiatieven. Door samen te werken met de leidinggevenden van de verschillende bedrijfsonderdelen, kunt u overbesteding opsporen en deze middelen toewijzen aan meer strategische doeleinden.
Kies het juiste planningsplatform
Wilt u de voordelen van zero-based budgettering optimaal kunnen benutten, dan is moderne planning- en budgetteringssoftware onmisbaar. Cloudgebaseerde planningsoplossingen die gebruik maken van AI en machine learning kunnen managers helpen om aan de hand van datagestuurde beslissingen de beste koers voor de toekomst uit te stippelen. Een plannings- en budgetteringsoplossing moet niet alleen geschikt zijn voor alle soorten modellen, maar moet ook planningsinformatie en ingebouwde mogelijkheden bevatten voor voorspellende planning, budgettering op basis van factoren, krachtige what-if-scenariomodellering, sandboxing, top-down en bottom-up budgettering, en goedkeuringen en workflows als direct beschikbare best practices.
Omarm verbonden planning
Vroeger kon worden volstaan met een afzonderlijke planning voor de verschillende bedrijfsonderdelen, maar tegenwoordig ligt de nadruk op een verbonden en continue planning voor de hele onderneming. Nu verstoringen voortdurend optreden, worden plannen gemaakt om continu te worden gewijzigd, verfijnd en aangepast. Succesvolle CFO's werken samen met verkoop, marketing, HR en operationele afdelingen om sneller beslissingen te kunnen nemen op basis van verbonden, accurate en tijdige informatie. In deze nieuwe wereld is verbonden bedrijfsplanning niet alleen de beste aanpak, maar zelfs noodzakelijk.
Zakelijke voordelen van ZBB
Zero-based budgettering kan aanzienlijke besparingen en efficiëntie opleveren, maar het houdt veel meer in dan alleen maar een budget vanaf nul opbouwen. ZBB draait om het opbouwen en bevorderen van een cultuur van kostenbeheer en verantwoordelijkheid. Met winstgevendheid en kostenbeheer, toelichtende rapportage en scenariomodellering kan uw bedrijf rekening houden met de hoogste prioriteiten en hoeft u niet af te gaan op wat er in het verleden is gedaan. Met de kostenbesparingen die worden gerealiseerd, kunnen leidinggevenden zich vervolgens richten op het doorvoeren van de veranderingen die nodig zijn om gelijke tred te houden met de behoeften van klanten, nieuwe concurrenten en economische veranderingen.
Bovenal stelt ZBB bedrijven in staat kostenbesparingen te realiseren, deze besparingen aan te wenden voor meer strategisch gebruik en duurzame groei te stimuleren.