Wat is orderbeheer?
Orderbeheer is het proces voor het vastleggen, volgen en afhandelen van klantorders. Het orderbeheerproces begint wanneer een order wordt geplaatst en eindigt wanneer de klant het pakket ontvangt.
Een orderbeheersysteem (OMS) is een computersoftwaresysteem dat in verschillende branches wordt gebruikt voor het invoeren en verwerken van orders. Een perfecte bestelling betekent een verkooporder afhandelen volgens de specificaties van de klant door goederen te leveren zoals beloofd op het moment van verkoop.
Wat is een orderbeheersysteem?
Een orderbeheersysteem is een softwareapplicatie waarmee het hele proces van het beheren van orders wordt geautomatiseerd. Hiermee kunt u uw voorraad-, verkoop- en klantgegevens op één plek beheren, zodat u altijd en overal toegang hebt tot al deze gegevens.
Met een orderbeheersysteem kunt u ook processen automatiseren, zoals orderverwerking, verzending, facturering, inning van betalingen, enzovoort.
Functies van een orderbeheersysteem
Met een orderbeheersysteem kunnen bedrijven het volledige afhandelingsproces beheren, van het inzicht in orders, voorraad en levering tot de beschikbaarheid en rapportage van services. De gedetailleerde orderbeheerprocessen zijn onder meer:
Geautomatiseerde verkoopprocessen
Automatiseer het volledige verkoopproces door elk aspect van elke verkoop te volgen, inclusief bestelde producten, uitgevoerde betalingen en leveringsstatus.
Voorraadbeheer
Beheer uw voorraadniveaus door automatisch bij te bestellen wanneer artikelen bijna op zijn. Dit zorgt voor een succesvolle orderafhandeling, maar houdt ook uw kosten laag.
Klantrelatiebeheer
Beheer alle aspecten van een klanttraject, van leadgeneratie tot retentie en cross-selling.
Sales Automation
Verminder uw werklast door het eenvoudig te maken producten te bestellen, met klanten te communiceren en betalingen af te handelen.
Verzending en ontvangst
Krijg inzicht in verzendingen en ontvangsten door toegang tot realtime updates over de status van elke zending, en ontvang waarschuwingen wanneer zich problemen voordoen.
Inning van betalingen
In eenvoudig betalingen via creditcard, PayPal, bankoverschrijving, onder rembours of een andere betaalmogelijkheid.
Documenten bijhouden
Houd alles bij met betrekking tot uw documenten tijdens de verschillende productiestadia. Van het bijhouden van de voortgang van elk document tot weten wie elk bestand heeft bekeken, bedrijven en fabrikanten zullen op de hoogte zijn.
Geavanceerde rapportage
Analyseer uw prestaties en bepaal de verbeterpunten. Rapporten kunnen bestaan uit maar zijn niet beperkt tot: Topproducten, Topklanten, Toporders, Toppagina's, Toplanden, Topmerken, Topcategorieën, Topverkopers, Topkanalen, Topdagen, enzovoort.
Mobiele apps
Eenvoudig toegang tot uw gegevens vanaf elke locatie. Met mobiele apps kunnen bedrijven hun verkoophistorie controleren en klantlijsten bekijken, nieuwe producten bestellen, hun productcatalogus bijwerken, e-mails versturen, facturen maken, orders accepteren, enzovoort.
Wat is orderafhandeling?
Orderafhandeling is de manier waarop bedrijven een verkooporder voltooien, en het is de kern van elk bedrijf. Ondernemingen genereren inkomsten door producten en diensten te verkopen aan bedrijven of rechtstreeks aan consumenten. Of het nu gaat om B2B of B2C, de verkoop is pas voltooid als de verkochte artikelen door de klant zijn ontvangen. Bekijk hier een voorbeeld van hoe Cleveland Golf met orderbeheer 81,5% meer tijdige verzendingen heeft bereikt.
Het orderafhandelingsproces vindt plaats in distributiecentra, fabrieken of winkels. Het gaat meestal om voorraadbeheer, supply chain management, orderverwerking, kwaliteitscontrole en klantenservicesystemen die problemen kunnen melden of producten kunnen omruilen of retourneren.
Waarom is orderbeheer via meerdere kanalen belangrijk?
Bij verkoop via meerdere kanalen hebben klanten veel opties om te kopen. Of het nu gaat om online, fysieke winkels of directe verkopers, klanten willen een moeiteloze ervaring waarmee ze zo snel mogelijk bestellingen kunnen plaatsen en retourzendingen kunnen afhandelen. Klanten zijn beter geïnformeerd en hebben meer invloed dan ooit tevoren. Orderbeheer via meerdere kanalen is de sleutel tot klanttevredenheid, winst voor uw bedrijf en de merkreputatie. Om klanten te bedienen op een manier die zij wensen, moet u een naadloze en gemakkelijke klantenervaring bieden. Daarom is het van cruciaal belang dat B2B- en B2C-bedrijven hun ordervastlegging, orderconfiguratie, zicht op de voorraad, geplande afhandeling en verzend- en retouropties vereenvoudigen. Het doel is dat uw klanten bestellingen op tijd en volledig ontvangen voor de laagst mogelijke kosten.
Traditionele orderbeheersystemen (OMS), die lang voor het bestaan van handel via meerdere kanalen werden ontworpen, konden de ondersteuning van meerdere kanalen, afhandelingsmethoden, locaties en retourpunten niet bijbenen. In plaats daarvan werken ze verkokerd, waardoor slechts één kanaal met één voorraadbron wordt verbonden. Zonder inzicht in de voorraad in de hele supply chain weten winkeliers niet hoeveel voorraad er beschikbaar is en waar deze zich bevindt, waardoor het voor hen moeilijk is om toezeggingen voor leveringen te doen of orders te leiden naar optimale afhandelingslocaties.
Hoe kunnen bedrijven het orderafhandelingsproces optimaliseren?
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, kunnen bedrijven ofwel hun ongelijksoortige systemen en gegevensbronnen integreren, wat duur en inefficiënt kan zijn, of een moderne oplossing voor orderbeheer gebruiken om:
1. De processen voor orderintegratie en -afhandeling te stroomlijnen
Fusion Order Management is ontworpen om ordervastlegging en -afhandeling te verbeteren in het hele order-tot-betalingproces. Het dient als centrale bestelhub voor multichannel- en omnichannel-omgevingen. De toepassing stroomlijnt het proces van het vastleggen, de prijsbepaling en het configureren van orders. Orders die van externe bronnen worden ontvangen, kunnen ook worden gewijzigd en verwerkt voor afhandeling. Het biedt vooraf gebouwde integraties met andere clouddiensten, centraal beheerde orkestratiebeleidslijnen, wereldwijde beschikbaarheid en bewaking van afhandeling.
2. Een compleet order-tot-betalingproces te integreren
Fusion Cloud Order Management is vooraf geïntegreerd met andere cloudservices, waaronder Product Hub, Logistics, Manufacturing, Procurement, Finance en CPQ, om een reeks geavanceerde afhandelingsprocessen mogelijk te maken voor CTO, directe afhandeling door leveranciers en partners, back-to-back afhandelingsorkestratie, interne overdrachten en offerte-naar-omzet. Het biedt ook een reeks mogelijkheden om te integreren met andere cloud- en on-premise applicaties die nodig zijn voor een volledig order-tot-betalingproces.
3. Prijsbeheer en productconfiguraties te centraliseren
Met Cloud Order Management kunt u orders vastleggen en wijzigen met eenvoudige SKU's, geconfigureerde artikelen en services. De toepassing biedt bedrijfsregels, te configureren door de gebruiker, waarin standaardorderwaarden zijn vastgelegd, zoals klantfactuur/verzendinformatie en prijsbeleid. Het biedt real-time informatie over de beschikbaarheid van producten en valideert de bestelling voordat deze wordt uitgevoerd. Met de mogelijkheid tot gecentraliseerde prijsbepaling worden kortingsregels, prijssegmentatie, staffelprijzen, belastingberekening, periodieke prijzen voor services en handmatige prijscorrecties uitgevoerd. Configurator is geïntegreerd met prijsbepaling waarmee u configuratiemodellen kunt maken, testen en implementeren, inclusief definities van regels/beperkingen en runtime-gebruikersinterfaces.
4. Ordertoezegging te optimaliseren
Met de mogelijkheid tot Global Order Promising (pdf) kunnen gebruikers optimale toezeggingen doen over de beschikbaarheid van producten en zo profiteren van de beschikbare leveringsbronnen om de inkomsten te verhogen, de klanttevredenheid te vergroten en de afhandelingskosten te verlagen. Cloud Global Order Promising selecteert de beste beschikbare voorraadopties voor klanten en verkopers door leveringsinformatie te verzamelen en door de gebruiker te definiëren sourcing- en beloningsregels toe te passen. Gebruikers kunnen toezeggingsregels instellen die zijn gebaseerd op doorlooptijden, ATP, CTP en PTP. Gebruikers kunnen ook toewijzingsregels instellen per vraagklasse om ervoor te zorgen dat schaars aanbod prioriteit krijgt voor belangrijke accounts.
Een andere ordertoezeggingsmogelijkheid is het helpen beheren van de risico's van vraag en aanbod tijdens de orderverwerking. Met de geïntegreerde analysemogelijkheden kunnen gebruikers uitzonderingen, orderdetails en alternatieve sourcingopties bekijken en what-if-simulaties uitvoeren. Met deze service kunnen gebruikers afwegingen maken tussen serviceniveaus en kosten, of tussen concurrerende klantorders. De geavanceerde, geheugenresidente architectuur van Global Order Promising zorgt ervoor dat de ordertoezeggingsfunctie, die 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar is, zeer responsief is, zelfs als de transactie- en referentiegegevens worden vernieuwd.
De voordelen van een gedistribueerd orderbeheersysteem.
Distributed Order Management is een applicatie waarmee organisaties klantorders nauwkeurig en efficiënt kunnen beheren in meerdere systemen voor het vastleggen en afhandelen van orders. Het is ontworpen om orders te orkestreren in een gedistribueerde omgeving met meerdere kanalen, inclusief verouderde, verkokerde systemen. Hiermee kunt u klantorders via meerdere kanalen nauwkeurig en efficiënt beheren en de beste voorraadlocatie of productiefaciliteit bepalen waar de order zal worden afgehandeld en verzonden.
Cloud Order Management dient als één gegevensbibliotheek. Het consolideert klantgegevens en fungeert als de centrale hub voor ordergegevens voor alle contactpunten, inclusief online, verkooppunten en verkoopmedewerkers in het veld. De service maakt ook gebruik van realtime-inzicht in de beschikbaarheid van voorraad, aggregeert automatisch items op verschillende locaties en verzendt ze naar het optimale verzendpunt om de order te voltooien en op tijd te leveren.
Wanneer de vraag toeneemt, worden met Cloud Order Management eenvoudig grote hoeveelheden orders uit verschillende kanalen vastgelegd (online, winkels, callcenter, enzovoort), productconfiguraties en -prijzen beheerd, orders uit de beste bronnen afgehandeld en tijdige levering gegarandeerd.
Met de functie voor het vastleggen van orders in Cloud Order Management kunnen orders direct worden ingevoerd, geïmporteerd uit externe systemen en vervolgens worden gewijzigd. Ordergegevens worden gevalideerd voor volledigheid van gegevens en naleving van bedrijfsregels, inclusief controles op naleving van handelsregels. De functie voor orderafhandeling orkestreert vervolgens de orders in meerdere vastleggingssystemen, ontvangt daarbij updates over de afhandelingsstatus en rapporteert de statusupdates weer terug naar de vastleggingssystemen. In Cloud Order Management worden orders georkestreerd bovenop een combinatie van cloudgebaseerde of lokale systemen en applicaties voor ordervastlegging en -afhandeling. Cloud Order Management dient als orderhub voor de order-tot-betalingproces-processen voor het centraal beheren van bestellingen, afhandeling, beleid en uitzonderingen.
Beheer orderuitzonderingen op een effectieve manier
Met Cloud Order Management kunnen gebruikers orders zoeken, statussen bekijken, een overzicht bekijken van uitzonderingen per klant, product of leverancier en uitgebreid aanvullende details onderzoeken. Met risicowaarschuwingen worden proactief orders geïdentificeerd waarvan de toezeggingsdatums risico lopen. Hierdoor kunnen handelaren problemen op tijd identificeren om correctieve acties uit te voeren. De geïntegreerde analyse en what-if-analyse bieden gebruikers inzichten om de best mogelijke beslissingen te kunnen nemen.
Uitvoeren op basis van voorspelbaar beleid voor orderorkestratie
De unieke applicatie-architectuur verenigt de processen over meerdere orderbronnen en diverse afhandelingsmodi. Zakelijke gebruikers kunnen op basis van een robuuste set vooraf gebouwde applicatiemogelijkheden hun eigen beleidsregels voor afhandelingsorkestratie definiëren, implementeren en onderhouden, zonder afhankelijk te zijn van technische programmering. Met de schaalbare en flexibele cloudoplossing kunnen bedrijven naar behoefte beleidsregels ontwikkelen, implementeren en aanpassen, wat resulteert in snellere implementaties en lagere kosten. Als een orderafhandelingsproces bijvoorbeeld planning-/verzend-/factureerstappen omvat en de klant de order wijzigt tijdens de verzending, wordt met de orderlogica de oorspronkelijke verzendaanvraag geannuleerd en teruggegaan naar het planningsproces. Goedkeuringsworkflows zorgen ervoor dat het maken en wijzigen van orders voldoet aan beleidsregels. En wanneer een order wordt verwerkt, kunnen gebruikers de lengte van elke stap definiëren. Als de ordertoezeggingsdatums voor klanten vertraging oplopen, worden proactieve waarschuwingen aangemaakt.
Channel Revenue Management
Om het marktaandeel uit te breiden en concurrerend te blijven, bieden fabrikanten en leveranciers klanten vaak prijskortingen aan om specifieke producten te promoten en hun omzet te verhogen via distributiekanalen. Deze kortingsprogramma's beheerd door groothandelsbedrijven zijn vaak complex. Als bedrijven hun leveranciersprogramma's niet effectief hebben beheerd en kortingsclaims niet hebben verwerkt, kunnen ze winstmarges verliezen vanwege niet-geclaimde kortingopbrengsten en gemiste verkopen.
Met Channel Revenue Management, een onderdeel van orderbeheer in Supply Chain Management, kunnen groothandelsbedrijven promotieprogramma's en kortingen definiëren en claimsverwerking en -boekingen effectief beheren op basis van verzend- en debiteurenovereenkomsten met leveranciers. Groothandelsbedrijven hebben betere winstmarges en minder tijd voor programmabeheer nodig omdat Channel Revenue Management het proces voor het beheren van kortingsprogramma's van leveranciers stroomlijnt. Bedrijven die Channel Revenue Management implementeren, genieten ook meer vertrouwen van hun supply chain-partners als gevolg van het vertrouwen in de uitvoering van handelsprogramma's en minder geschillen over kortingen. Wat misschien wel even waardevol is: tijdbesparende automatisering verlicht de lasten van handmatige administratie van handelsprogramma's en geeft managers meer capaciteit om zich bezig te houden met taken met een hogere waarde.
Orderbeheersoftware: positie voor groei
1. Plaats klanten centraal. Uniformeer de aankoopkanalen van klanten voor een optimale klantervaring. Investeer in de integratie van orderbeheer in uw complete logistiek.
2. Identificeer knelpunten en handmatige processen in uw orderintegratie en -afhandeling. Maak gebruik van digitale technologieën en tools om uw medewerkers meer mogelijkheden te geven.
3. Voer een inventarisatie uit van uw bestaande systemen en applicaties. Stem uw technologievereisten af op uw bedrijfsdoelstellingen. Overweeg een oplossing waarmee u systemen één voor één kunt vervangen, in plaats van alle systemen tegelijk te vervangen.