Afya automatiza el 85 % de sus procesos de consolidación financiera con Oracle Cloud

Afya es líder en educación médica en Brasil y pionera en ofrecer servicios digitales de formación continua y apoyo al aprendizaje para profesionales médicos. Como única empresa que interactúa con los médicos en todas las etapa de su carrera, Afya está presente en 19 estados brasileños y en el distrito federal, con 32 instituciones de educación superior y 15 unidades de posgrado y formación continua en el ámbito de la medicina y la salud.

Tras experimentar un crecimiento exponencial en los últimos años, en gran parte gracias a la adquisición de otras empresas del sector sanitario, Afya necesitaba estructurar mejor sus procesos de consolidación contable y elaboración de informes, que se realizaban principalmente a través de planillas Excel y la introducción manual de datos. Este proceso tardaba horas en realizarse y, a pesar de los numerosos controles de exactitud, seguía conllevando un alto riesgo de errores.

Cuando empezó a cotizar en el índice Nasdaq Composite 2019, la empresa necesitaba un nuevo sistema de consolidación financiera fiable que pudiera integrar más de 40 empresas del grupo con rapidez, ayudar a la empresa a cumplir las normas de seguridad reconocidas internacionalmente y contribuir a garantizar la presentación de informes precisos a los accionistas.

Tras evaluar varios sistemas, Afya seleccionó Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) y Oracle Fusion Cloud EPM Financial Consolidation and Close. Todos los sistemas cumplen la ley Sarbanes-Oxley, lo que ayuda a mitigar los riesgos de la introducción manual de datos. Los directivos sabían que el software ayudaría a la empresa a automatizar los procesos para agilizar los cierres y las auditorías externas. Oracle Fusion Cloud EPM también se integra con otros sistemas que ya utiliza Afya y proporciona la escalabilidad necesaria para la expansión de la empresa.

Gracias a Oracle Cloud EPM Financial Consolidation and Close, el departamento de gestión y finanzas de Afya automatizó el 85 % de sus procesos de cierres financieros. Como resultado, redujo el tiempo necesario para completar los cierres de 14 a 2 días. Los informes financieros se publican ahora el quinto día hábil del mes siguiente, mientras que anteriormente, las consolidaciones de estados financieros se producían sólo en la segunda mitad del mes siguiente. Esta mejora se logró con un grupo que incluye casi 40 empresas, cada una con diferentes combinaciones de negocios, eliminaciones intercompañía y actividades distintas, como la educación de pregrado, postgrado y soluciones digitales.

Oracle Cloud EPM Financial Consolidation and Close también agilizó la preparación de informes de flujo de caja para la junta ejecutiva y los auditores externos. El proceso podría tardar hasta 20 días antes y ahora sólo tarda 40 minutos. Afya también redujo la auditoría anual de la empresa en unos 40 días desde 2020, publicando los resultados en un plazo más corto.

Con Oracle Fusion Cloud EPM, el equipo de contraloría y finanzas de Afya se centra en tareas más estratégicas, como integrar los sistemas contables de las empresas recién adquiridas con Afya y facilitar la divulgación y confiabilidad de los resultados.

Afya contó con su asociado Avvale para la implementación. El proyecto duró cuatro meses y se completó dentro del plazo estipulado con un equipo altamente técnico comprometido con el plazo de implementación.