Northwell Health simplifica la contratación para la Covid-19 con la ayuda de Oracle

En febrero y marzo de 2020, el número de casos de Covid-19 en Nueva York creció a un ritmo alarmante. Sin un antiviral o vacuna eficaz disponible para tratar o prevenir la enfermedad, los 27 hospitales de Northwell en Nueva York estaban en peligro de verse desbordados por la enorme afluencia de pacientes infectados.

La compañía necesitaba una forma de supervisar los recursos de enfermería disponibles, predecir las próximas necesidades de personal y acomodar una carga de pacientes en constante cambio durante la pandemia.

Los analistas de datos de Northwell intentaron extraer los datos de turnos de los empleados de su sistema de tiempo y asistencia de Kronos y combinarlos con los datos del censo de pacientes de diversos hospitales para planificar sus necesidades de personal. Los datos fueron descentralizados y gestionados por hospitales individuales. Los analistas utilizaron hojas de cálculo de Excel para calcular las cifras y ayudar a los administradores a entender la carencia de personal por hospital y unidad.

Incorporar datos de múltiples archivos planos resultó una tarea difícil y laboriosa. Los profesionales de RR. HH. de la empresa también tuvieron que recopilar información sobre dotación de personal de una variedad de fuentes externas. Debido a la pandemia, Northwell tuvo que acelerar los procesos de incorporación y validación de unos 700 empleados temporales.

Antes de la COVID-19, Northwell eligió la tecnología de Oracle Cloud como la base desde la que impulsar la evolución de sus prácticas de RR. HH.

Después de evaluar las soluciones empresariales, los responsables de la toma de decisiones de Northwell llegaron a la conclusión de que Oracle Cloud era la opción adecuada para crear una cultura de análisis en la empresa. Reconocieron el valor de los datos en tiempo real que se muestran en los paneles de control, proporcionando a los responsables médicos una fuente confiable de información para fundamentar las decisiones de negocio.

Northwell utilizó Oracle Analytics para racionalizar, sintetizar y mostrar los datos de planificación de personal y la información del censo de pacientes de decenas de hospitales. Utilizó un panel de control de RR. HH. de Oracle Fusion Cloud Human Capital Management para ayudar a los jefes de enfermería y a los responsables de RR. HH. a mantenerse al día sobre el flujo de pacientes, la contratación de personal y los requisitos de recursos: sobre todo las enfermeras de cuidados intensivos y , especialmente los enfermeros de cuidados críticos y los terapeutas respiratorios necesarios para cada turno.

Las hojas de cálculo antiguas se convirtieron a un formato que Oracle Analytics Cloud pudiese utilizar directamente junto con una integración personalizada entre Kronos y que se propagaron a través de tablas, gráficos y mapas digitales. Ahora todas las fuentes de archivos están automatizadas. No hay más hojas de cálculo y no es necesaria la participación de personas en en la introducción de datos.

El panel de control ayuda a los líderes clínicos de Northwell a interpretar los datos para que puedan tomar decisiones bien fundamentadas sobre dónde se debe desplegar el personal nuevo para optimizar la atención al paciente. La conexión única permite a los usuarios conectarse sin problemas desde múltiples aplicaciones.

La solución no solo proporciona una única fuente de datos para visualizar información sobre el personal en tiempo real, sino que la automatización también libera a múltiples empleados a tiempo completo de las tareas manuales de mantenimiento de hojas de cálculo para que puedan reasignarse a actividades más productivas y valiosas.

Northwell Health y Deloitte se unieron para ofrecer una solución diseñada para ayudar a la empresa a evolucionar y estar preparada para afrontar la disrupción. Baker Tilly también se alió con Northwell en su transformación.