Oracle ahorra tiempo, dinero y esfuerzo con una actualización en la nube para las nóminas

Oracle Global Payroll Operations procesa anualmente 10 mil millones en salarios y 5 mil millones en impuestos para los 133 000 empleados de Oracle. La unidad consta de 155 profesionales que trabajan en cinco centros regionales gestionando pagos y beneficios en 163 entidades jurídicas y en 17 idiomas.

Para ejecutar la nómina global y los flujos de trabajo asociados, el equipo utilizó una gran variedad de soluciones. Solo se automatizó aproximadamente el 40 % de las cargas de datos y los flujos de trabajo de uso compartido. El 60 % restante requirió una extracción de información manual y propensa a errores a partir de un sistema de nómina de terceros. El equipo también cargó datos de numerosos formularios inconexos, incluidos correos electrónicos, documentos, hojas de cálculo y archivos PDF.

Esto demostró que el equipo desperdiciaba tiempo y esfuerzo en procesos rutinarios y aislados, lo que hacía que algunas unidades de negocio no pudieran cumplir con sus plazos para las nóminas. La falta de integración y los límites de las capacidades individuales de los sistemas antiguos provocaban retrasos en el equipo interno e incluso amenazaban la puntualidad y la precisión de las nóminas.

El equipo de nóminas decidió pasar a la pila de aplicaciones y tecnología en la nube de Oracle para lograr un sistema de nóminas estandarizado y eficiente. Contar con varias funciones potentes basadas en la nube en un único conjunto de productos integró, aceleró y mejoró todo el proceso de las nóminas.

Debido a la necesidad de tener una plataforma de nóminas configurable, segura y fiable, con un único conjunto intervinculado de procesos y soluciones, Oracle Global Payroll Operations migró a las aplicaciones Oracle Cloud Infrastructure (OCI) y Oracle Fusion Cloud.

El eje central del sistema es Oracle Payroll, que forma parte de Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM). Oracle Payroll comparte un único modelo de datos con otras aplicaciones Oracle Cloud HCM, incluidas Oracle Time and Labor y Oracle General Ledger. Esto permite compartir información entre empresas de forma inmediata y sin problemas, al tiempo que brinda una interfaz estándar e intuitiva en varias funciones de usuario final. También hay un conjunto de mejoras regulares, incluidas las actualizaciones legislativas y las correcciones trimestrales de bugs.

Además, Oracle Payroll ofrece una corrección de errores integrada, orientación sobre cuáles son las mejores prácticas y estandarización y cumplimento globales. Como plataforma única, completa y repleta de funciones, la pila de Oracle también admite capacidades de localización de impuestos y nóminas en una docena de naciones, entre otras capacidades.

La migración de Oracle Global Payroll Operations a Oracle Payroll en OCI proporcionó una única plataforma de pagos a empleados altamente automatizada y eficiente. El sistema conectado gestiona la extracción y el procesamiento de datos, la retención de impuestos, la generación de informes y la recepción y respuesta de consultas, entre otras tareas clave.

La estandarización con Oracle Payroll le permitió al equipo eliminar varias soluciones manuales. Tras implementar la nube, el equipo automatizó el 95 % del flujo de nómina y redujo los costos generales en un 22 % en solo tres meses.

La transferencia automatizada e inmediata de datos y archivos de Oracle Cloud HCM a Oracle Payroll redujo los tiempos de ejecución de las nóminas de entre 10 y 12 horas a tan solo 10 minutos. Proporciona flexibilidad para ajustar los procesos y permite a Oracle Global Payroll Operations identificar errores de nómina y abordar las preguntas de los empleados de forma más proactiva.

Para mejorar los tiempos de respuesta de las consultas de los empleados, el equipo vinculó Oracle Payroll a Oracle Service. De esta forma, todas las consultas relacionadas con las nóminas de los empleados se mantienen en una sola plataforma, lo que permite al equipo abordar 58 000 preguntas y solicitudes al año. Los empleados pueden acceder fácilmente a los comentarios sobre el servicio que reciben, ayudar al equipo a medir la calidad y puntualidad de respuesta e identificar las posibles necesidades de formación. El equipo también comparte de forma proactiva los datos de las nóminas a través de una página web accesible y especializada para empleados.

Con las capacidades automatizadas de generación de informes, el equipo ahorró horas de trabajo en cálculos retroactivos y redujo el plazo de la generación de informes de nómina en un día. Con una plataforma y un modelo de datos completos, la generación de informes contables también es más sencilla y eficiente. Los datos están disponibles en tiempo real y todos los informes están estandarizados. De esta manera, el equipo puede conciliar actividades y datos de nóminas dispares, algo que era imposible con el sistema de nóminas antiguo.

Según sus roles, los miembros del equipo pueden configurar fácilmente la interfaz de Oracle Payroll, lo que reduce la necesidad de personalizar pantallas complejas, lo cual requería mucho tiempo. Los analistas pueden ver al instante los datos y los resultados de las consultas de varias formas, con opciones mejoradas de búsqueda detallada que les permiten analizar problemas específicos, como aquellos relacionados con entidades jurídicas o estatutos específicos de un país o una región.