Oracle optimiza el sistema de cuentas a pagar basado en la nube y reduce el tiempo de cierre en un 30 %

El equipo de Oracle de Abastecimiento a Liquidación (S2S) gestiona todos los procesos de compras, cuentas y reembolso de informes de gastos de Oracle de forma global. Anualmente, más de 500 empleados del equipo procesan miles de millones de dólares en facturas y pagos en cinco centros internacionales.

Oracle S2S supervisa una amplia variedad de flujos de trabajo complejos, como la negociación de contratos, el abastecimiento y las relaciones con los proveedores, la diligencia debida del proveedor y los pagos intercompañía. El equipo utilizaba una variedad de sistemas y procesos desvinculados para supervisar las tareas de Cuentas a Pagar (Accounts Payable, AP).

Para que el proceso general de AP funcionara más rápidamente y con una mayor visibilidad y eficiencia, Oracle S2S decidió aprovechar la infraestructura empresarial en la nube y ejecutar un conjunto completo de aplicaciones de negocio.

Oracle S2S decidió aprovechar completamente Oracle Cloud Infrastructure y las aplicaciones de Oracle Cloud, incluidas Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Cloud Supply Chain Management (SCM) y Oracle Cloud Human Capital Management (HCM). El equipo necesitaba la funcionalidad, la seguridad y la escalabilidad comprobadas a nivel empresarial de Oracle. Una pila y un flujo de trabajo exclusivamente en Oracle reduce el trabajo manual de los proveedores y miembros del equipo sin sacrificar los controles financieros, la precisión ni la seguridad, a la vez que simplifica el mantenimiento y la gestión.

Con Oracle Cloud Infrastructure y las aplicaciones en la nube de Oracle, Oracle S2S automatizó, vinculó y aceleró los procesos de cuentas a pagar de principio a fin, desde la creación optimizada de facturas hasta la ejecución de flujos de trabajo que admiten la validación bancaria y los pagos de proveedores.

La plataforma única y global de pagos ofrece una variedad de mejoras comprobables tanto para los procesos de pagos externos como los intercompañía. Tras la migración, el 96 % de los volúmenes de pago no se vieron afectados. Y para el 51 % de todas las transacciones, no hubo intervención manual alguna desde la recepción de facturas hasta el pago final.

Además, Oracle S2S utiliza las capacidades globales para generar informes con las que cuenta la plataforma para reducir el tiempo de cierre mensual de AP en un 30 %, lo que ahorra 240 horas al año. Los miembros del equipo también realizan un cierre parcial que les permite detectar cualquier problema de AP por adelantado.

La nueva pila integrada y eficiente de Oracle permite mayores volúmenes de transacciones mensuales y anuales. Anualmente, el sistema elimina 11 000 horas de procesamiento y registra un aumento del 15 % en la velocidad de los lotes de pagos. Esto permite que la plataforma de AP global gestione 174 000 pagos de proveedores por 16 mil millones de dólares.

Los niveles de facturación electrónica aumentaron un 7 % desde la puesta en marcha, lo que quitó 6160 horas del proceso de facturación anual. Actualmente, el 68 % de todas las facturas se reciben digitalmente, lo que permite ahorrar 5000 horas en los procesos de facturas intercompañía. El equipo ahora libera 3 mil millones de dólares en 1600 pagos intercompañía.

Además, Oracle S2S también reembolsa 103 millones de dólares por 462 000 informes de gastos anuales, lo que ahorra 2080 horas de trabajo. Dado que el sistema es flexible, también puede reconocer y procesar facturas personalizadas y solicitudes de pago únicas.

Los controles financieros y transaccionales totalmente integrados ayudan a crear procesos de conciliación precisos. El sistema marca las discrepancias entre las órdenes de compra y los pagos autorizados, y paga solo las facturas por gastos aprobados. La pila de Oracle también admite la separación de funciones entre los analistas de facturas y pagos, con auditorías trimestrales para reforzar las prácticas de seguridad.