La Autoridad Portuaria de Jamaica integra su facturación con Oracle Cloud

La Autoridad Portuaria de Jamaica es un departamento del Ministerio de Crecimiento Económico y Creación de Empleo de la isla. Fundada en 1972 para regir la regulación y el desarrollo del transporte marítimo y de carga de Jamaica, la autoridad portuaria dirige las agencias responsables de controlar los muelles y puertos más grandes del país; también administra las instalaciones de la zona económica especial en Kingston y Montego Bay, y supervisa los servicios de administración de puertos y bienes raíces en esas zonas, generando más de 12 000 empleos.

Para ayudar a administrar esta amplia cartera, la autoridad portuaria comenzó a utilizar Oracle E-Business Suite hace 20 años. Pero la organización quería un sistema que fuera más eficiente y permitiera la integración de módulos de compras, presupuestos y todas las demás funciones contables. Descubrió que Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) es la mejor solución para lograr tal integración.

La Autoridad Portuaria de Jamaica eligió Oracle Fusion Cloud ERP porque le permitió hacer la transición a la nube, y eso les dio a los empleados acceso a los datos en tiempo real y les permitió evitar procesos manuales que anteriormente eran obligatorios y consumían mucho tiempo.

Oracle Cloud ERP también permitió que usara las herramientas que ya tenía en el sitio, lo que resultó en una transición más rápida de lo que hubiera sido posible con cualquier otro proveedor y creó una solución empresarial eficiente que se puede ampliar para satisfacer las necesidades cambiantes de la agencia.

Otro beneficio fueron las actualizaciones automáticas en la nube de Oracle. “Fluyen sin problemas y no requieren de un técnico de TI para su ejecución”, dice su directora financiera Elva Williams-Richards. "Esta es una gran solución, porque nuestro propio equipo financiero puede aplicarlas".

Con Oracle Cloud ERP, la autoridad portuaria integró con éxito su módulo de compras el de cuentas por pagar, lo que hizo posible rastrear facturas y cerrar órdenes de compra en tiempo real. El sistema también genera recordatorios si algún artículo está programado para pagarse o cerrarse.

De hecho, el proceso de seguimiento de las facturas de las cuentas por pagar, que solía tomar horas, solo requiere unos segundos con el nuevo sistema, y debido a que está basado en la nube, el personal puede acceder desde cualquier lugar, las 24 horas del día, los siete días de la semana. Asimismo, la solución se puede utilizar desde teléfonos móviles, en tiempo real. Durante la pandemia, por ejemplo, el sistema de Oracle permitió transacciones sin problemas desde casa, lo que ayudó a la agencia a mantener sus operaciones eficientes y actualizadas.

Oracle Cloud ERP es fácil de integrar con herramientas como las aplicaciones de Microsoft 365, lo que proporciona capacidades de panel y análisis de datos “infinitos”, según Williams-Richards. La comunicación simplificada entre los sistemas de compras y cuentas por pagar ha mejorado la comunicación entre los dos departamentos de la autoridad portuaria. “Ahora son socios directos”, dice Williams-Richards.