¿Qué es el espacio de trabajo de los empleados?
El espacio de trabajo de los empleados es un centro físico y digital donde acceden a las herramientas y servicios que necesitan, sin importar desde dónde trabajen. Mientras que algunos empleados deben ir a sus cubículos todos los días en el lugar de trabajo de la empresa, otros trabajan desde casa, cafeterías o incluso casas rodantes mientras viajan y descubren el mundo. Las organizaciones deben garantizar que su personal pueda colaborar y comunicarse sin problemas desde cualquier lugar, en especial porque los equipos bien dispersos son la nueva normalidad.
¿Por qué es importante el espacio de trabajo de un empleado?
Existe un motivo por el que las personas tienden a decorar sus espacios de trabajo físicos con fotos, chucherías y plantas: quieren sentir que pertenecen. Además, acceder a las herramientas necesarias para hacer su trabajo bien hace que los trabajadores se sientan valorados y apreciados. Cuando sus espacios de trabajo satisfacen sus necesidades, los empleados son más felices, más productivos y más propensos a sentirse a gusto. Dado que los requisitos para ser eficaces y eficientes en el trabajo varían de una persona a otra, las organizaciones deben pensar en cómo adaptarse a los diferentes tipos de trabajadores y preferencias para que los empleados puedan trabajar de la mejor manera todos los días.
Por ejemplo, un entorno de oficina tiene varios factores de posible estrés que podrían inhibir a algunos trabajadores. Los planes de diseño abiertos pueden ser beneficiosos en escenarios de trabajo colaborativos de equipos, pero las personas pueden tener dificultades para concentrarse debido a las conversaciones en voz alta, la música y otros ruidos de la oficina. Crear una zona tranquila u ofrecer auriculares de cancelación de ruido permite que estos trabajadores se concentren en el trabajo en cuestión. Lo mismo ocurre si se alienta a equipos a utilizar salas de conferencias cuando tienen extensas conversaciones sobre proyectos. Las organizaciones también pueden reubicar en áreas específicas a los empleados que suelen hablar por teléfono, brindarles una oficina con puerta o alentarlos a utilizar salas de conferencias vacías cuando sea posible.
La tecnología es otro componente vital del espacio de trabajo de cada trabajador, sin importar su ubicación y tipo de trabajo. Acceder a las herramientas y los servicios adecuados hace que las tareas se completen con atención y a tiempo. Los trabajadores que tienen las herramientas adecuadas se comprometen más y son más capaces de respaldar el producto y a los clientes. Si, como organización, te quedas detrás de la competencia en la adopción de tecnología para ayudar a los empleados a trabajar de manera más inteligente y eficaz, el resultado final se verá afectado.
Los chatbots permiten a los empleados encontrar información relevante con rapidez 24/7, lo que significa que dedican menos tiempo a buscar respuestas y más tiempo a progresar. Del mismo modo, las rutas de aprendizaje guiado interactivo pueden acelerar y simplificar el proceso de incorporación y los programas de cumplimiento, ya que ofrecen a los empleados orientación paso a paso para garantizar que completan cada fase de forma correcta. Tanto los chatbots como el aprendizaje guiado reducen las llamadas a Soporte y permiten que las personas que estarían respondiendo esas preguntas se dediquen a iniciativas de RR. HH. más importantes.
Otras soluciones basadas en IA más complejas pueden permitir a la organización predecir un aumento en las cargas de trabajo mediante el análisis de datos y tendencias, para que la organización pueda planificar con anticipación y ofrecer soporte justo cuando más se necesita. Esto te permite actuar de forma proactiva en lugar de reactiva y evitar problemas, como cuellos de botella causados por la escasez de personal o el agotamiento de los empleados. Cuando los análisis de RR. HH. se combinan con datos de otros departamentos, se revelan estadísticas de la organización más detalladas que permitirán a las partes interesadas de tu empresa crear estrategias e innovar. Esto posiciona a su organización de forma favorable en el mercado y hace posible ganarle a la competencia. Estas herramientas y cualquier otra herramienta y servicio que los empleados necesitan para desempeñar su rol conforman el componente digital del espacio de trabajo de un empleado.
Fomenta la conexión y la colaboración en el lugar de trabajo
Como el trabajo remoto aumenta su popularidad, así como la frecuencia con la que los empleados colaboran regularmente con los miembros del equipo de toda la ciudad y el mundo, el componente digital del espacio de trabajo de los empleados es fundamental para fomentar la conexión y facilitar a los colegas su asociación en proyectos. Es vital contar con herramientas que permitan a los equipos gestionar asignaciones, trabajar en los mismos espacios digitales y comunicarse mediante aplicaciones de video y mensajería para alcanzar el éxito, incluso para los equipos en una misma oficina. Un espacio de trabajo sólido y digital para empleados impulsa el compromiso de equipos y empleados, lo que a su vez puede afectar de manera positiva la cultura y la moral de la empresa.
Cada persona de la organización conforma una comunidad, que se conoce como fuerza de trabajo. Las comunidades son más poderosas cuando pueden contar los unos con los otros y cuando han construido relaciones sólidas con el tiempo. Las organizaciones y las personas responsables deben alentar a sus empleados a adoptar el aspecto social de pertenecer a una comunidad y crear conexiones importantes aprovechando las herramientas del espacio de trabajo de los empleados, en especial cuando algunos o todos los miembros trabajan de forma remota. Las celebraciones en equipo y otros eventos pueden ocurrir en la virtualidad o pueden darse en equipos mixtos, con trabajadores remotos y otros en persona. Eventos como estos son cruciales para fomentar relaciones, y que ninguna persona quede fuera. También podrían generar ideas nuevas y emocionantes.
Las reuniones breves e informales también pueden impulsar la innovación. Por ejemplo, los líderes de diferentes equipos pueden reunirse una vez al mes en una videoconferencia para tomar café y compartir comentarios sobre lo que la otra persona está haciendo. Esto puede inspirar nuevas perspectivas que hagan avanzar los proyectos o revelen oportunidades de colaboración entre departamentos. Los empleados de todos los niveles pueden tener conversaciones informales en el ámbito digital.
Aunque no todas las interacciones conducirán a una visión milagrosa, estos debates perpetúan el flujo de información, que es esencial para un lugar de trabajo vibrante y productivo. Por este motivo, las organizaciones deben tener reuniones trimestrales en toda la empresa y compartir comunicaciones de los altos directivos para transmitir información indispensable, dando a los empleados la posibilidad de que brinden comentarios. De esta forma, se fomenta el sentido de comunidad al asegurarse de que todas las personas entienden los objetivos prioritarios de la empresa y tienen la oportunidad de hacer preguntas y expresar sus opiniones.
Con espacios de trabajo equipados de forma adecuada, los empleados se sienten más conectados con sus colegas y empleadores. Tienen más confianza, más probabilidades de tener éxito en su rol y una mejor experiencia del empleado.
¿Cómo afecta al bienestar el espacio de trabajo del empleado?
No tener acceso a las herramientas y servicios necesarios para realizar el trabajo es frustrante. Esto genera estrés, ansiedad y hace que los empleados se pregunten cuánto se preocupa la organización por ellos y su trabajo. Si esto se prolonga y no se aborda, ese estrés y la ansiedad podrían ser suficientes para hacer que una persona renuncie. Garantizar que su personal tenga el espacio de trabajo físico y digital adecuado es clave para la experiencia del empleado. También es crucial tener una cultura de la organización que reconoce y combate los posibles peligros en el espacio de trabajo de los empleados.
Vemos pruebas de esto con regularidad, desde cajeros y representantes de servicio al cliente protegidos de virus con mamparas y equipos de oficina de diseño ergonómico hasta áreas donde solo se puede acceder con casco en instalaciones de fabricación. Los diferentes grupos de empleados tienen necesidades únicas, y todas las personas merecen un espacio de trabajo destinado a mantenerlos a salvo y permitirles trabajar con eficiencia. Con el crecimiento de una cultura de trabajo remoto e híbrido, estos empleados se enfrentan a riesgos que otros grupos pueden no enfrentarse.
A pesar de todos los aspectos positivos, trabajar de forma virtual tiene inconvenientes para algunas personas. Los sentimientos de soledad son más comunes en trabajadores remotos. Las empresas deben ayudar a su personal. Para ello deben sentar las pautas y crear de forma proactiva una cultura en la que se fomente la colaboración, los equipos celebren juntos, todas las personas puedan opinar y los gerentes, en lugar de solo pedir actualizaciones de proyectos, se comuniquen con sus empleados en reuniones semanales.
Establecer límites también debería ser una obligación de la empresa. El exceso de trabajo aumenta el agotamiento, lo que produce depresión, estrés, ansiedad y otros efectos perjudiciales para los empleados, ya sean remotos o trabajen en la oficina. Anima a tu personal a desconectarse y alejarse de sus espacios de trabajo aplazando las notificaciones fuera del horario laboral, tomando días de vacaciones y utilizando el tiempo de inactividad para dedicarse a sus vidas personales. Estos son los signos distintivos de una cultura laboral saludable en la que se valora a los empleados. Las personas que trabajan para este tipo de organizaciones son más resilientes y capaces de adaptarse mejor a lo inesperado, lo que puede suceder a menudo tanto en el trabajo como en la vida.
Los espacios de trabajo de los empleados respaldan el bienestar integral del personal y cuentan con herramientas (como aplicaciones de mensajería), servicios y ubicaciones físicas en las que trabajan los empleados, ya sea en la oficina central, en el hogar o desde sus dispositivos móviles. Las organizaciones más sabias y competitivas se dan cuenta de que la experiencia del empleado se ve afectada en gran medida por los espacios de trabajo de los empleados. Las personas desean que las aplicaciones, los dispositivos y la información que necesitan para tener éxito en sus puestos estén al alcance de su mano. Quieren que su empleador se preocupe por ellos, su tiempo y su desempeño. Tener un espacio de trabajo que satisfaga sus necesidades marca la diferencia.
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