¿Qué es la planificación financiera?
La planeación financiera, también conocida como planeación empresarial conectada, permite a las empresas modelar la dirección estratégica y tomar medidas para optimizar el rendimiento financiero y empresarial. Este enfoque es prospectivo y se utiliza para ayudar a las finanzas a guiar a la empresa en el logro de sus objetivos. La planeación financiera abarca los planes a largo plazo, el modelado de escenarios, la elaboración de presupuestos y previsión anuales, la generación de informes ad hoc y el análisis.
El departamento de finanzas utiliza la planeación financiera para comunicar la estrategia y los objetivos generales de la compañía a las líneas de negocio y operaciones. El departamento de finanzas es un socio comercial y trabaja con otras áreas para desarrollar planes anuales, como planes de ventas y marketing, de proyectos, de personal y otras iniciativas de planeación operativa que contribuyen a los objetivos financieros de una organización.
En los últimos años, la planeación financiera ha pasado de ser una actividad periódica a ser un proceso continuo que tiene en cuenta el rendimiento histórico, ajustando los impulsores a lo largo del camino para asegurarse de que una compañía se mantiene enfocada en lograr sus objetivos financieros. Para adaptarse a este cambio, las aplicaciones de planeación financiera deben alinearse con otros sistemas, como HCM, ERP, cadena de suministro y operaciones, para crear planes para una vista conectada de toda la organización.
La hoja de cálculo financiera: ¿se sigue utilizando en la planeación?
A pesar de la disponibilidad de software de planeación y presupuestos para toda la empresa, muchos profesionales financieros siguen utilizando hojas de cálculo. Pero las hojas de cálculo financieras son en sí mismas difíciles de planificar por varias razones. En primer lugar, las hojas de cálculo están cargadas de riesgos, como la falta de seguridad, el aumento de los errores humanos y varias versiones sin gobernanza, entre otros. Con las hojas de cálculo, los datos tardan más en recopilarse y pueden quedar obsoletos fácilmente en el momento de su adición. Las organizaciones se quedan con simples imágenes instantáneas de los planes financieros y operativos.
Las hojas de cálculo de planeación financiera se desconectan y segmentan en diferentes áreas de la empresa, por lo que es muy difícil tener una línea de visión clara para planear en toda la organización. A varias hojas de cálculo es difícil realizarles un seguimiento, con varias macros y enlaces de una hoja de cálculo a otra.
Pero, quizás más importante, las hojas de cálculo nunca se diseñaron para gestionar los requisitos actuales de planeación, presupuestos, previsión, informes y análisis en toda la compañía. Son difíciles de descargar en un ERP o en otro sistema organizativo. Además, las hojas de cálculo no incorporan tecnologías avanzadas que puedan aprovechar varios orígenes de datos y capacidades predictivas, como análisis de posibilidades detallados.
Historia de la planeación financiera
Históricamente, la planeación financiera era un proceso muy manual que estaba desconectado de otras áreas del negocio. No muy ágil ni precisa, antes la planeación financiera solo se hacía trimestralmente y/o anualmente. Por lo general, se ha hecho en una gran cantidad de hojas de cálculo de Excel que introdujeron riesgos en torno a la seguridad, el error, la velocidad y la inexactitud. Debido a la inexactitud de la información y a su antigüedad, a menudo resultaba difícil hacer previsiones y ajustes precisos en función de los cambios más inmediatos de la empresa.
Algunas organizaciones consideraron que la planeación era un ejercicio anual que debía hacerse, en lugar de una tarea de valor añadido que podría utilizarse para orientar verdaderamente el negocio.
Hoja de ruta del software de planeación financiera
En cambio, la planeación financiera actual se basa en los datos. La planeación ha dejado de una actividad periódica realizada normalmente por las finanzas a convertirse un proceso más continuo y conectado. La planeación financiera es cada vez más predictiva, ya que incorpora la ciencia de datos y utiliza mejores prácticas y métodos para centrarse no solo en lo que ha sucedido o lo que ocurre, sino también en el motivo y la forma en que lo hace, y lo que probablemente ocurrirá en el futuro.
La planeación financiera ha evolucionado con los años, desde un proceso de introducción de datos muy manual a uno más basado en datos que también puede incorporar el aprendizaje automático, la IA y otras tecnologías avanzadas. Las decisiones de planeación y previsión se basaban en tendencias históricas; ahora la previsión incluye predicciones de aprendizaje automático basadas en varios puntos de datos, escenarios y tendencias para un proceso de planeación más ágil y preciso.
Planificación y generación de presupuestos
El software de planeación y elaboración de presupuestos ha durado más de 25 años, pero ha evolucionado significativamente desde soluciones locales o basadas en cliente/servidor hasta soluciones basadas en la nube. Esto permite que el software se utilice ampliamente en toda la organización en finanzas, líneas de negocio y operaciones para ofrecer un plan empresarial totalmente conectado.
Al elegir una herramienta de planeación y presupuestos para tu organización, debes tener en cuenta cinco aspectos principales:
1. Inteligencia de planeación integrada y marcos de planeación de mejores prácticas
Una solución de planeación y presupuesto no solo debe ser un lienzo en blanco que se puede modelar, sino que también debe incluir las mejores prácticas que pueden empezarse a utilizar, como la inteligencia de planeación y las capacidades integradas para la planeación predictiva, la elaboración de presupuestos basada en impulsores, el modelado sólido de escenarios hipotéticos, el sandbox, la elaboración de presupuestos ascendente/descendente, las aprobaciones y los flujos de trabajo.
Además, debes esperar módulos específicos y con soporte, como planeación a largo plazo, de personal, de activos de capital, planificación financiera de proyectos, que sean totalmente funcionales, diseñados para funcionar perfectamente, en conjunto y de manera integrada con los procesos existentes.
2. Capacidades que abarcan finanzas, operaciones y planeación de líneas de negocio
Debes buscar una plataforma de planeación conectada que sea verdaderamente completa que proporcione no solo planeación financiera, sino también planeación y modelado operativos para abordar líneas de negocio, como RR. HH., TI, cadena de suministro y ventas. Esto debe ser desarrollado y mantenido por tu proveedor de software y no solo como un complemento disponible para la compra.
3. Los usuarios pueden realizar modelos operativos y financieros a gran escala y de formato libre.
Las demandas de los modelos de negocio ágiles y rápidos de hoy en día requieren la capacidad de modelar fácilmente escenarios financieros y operativos. Una capacidad clave detrás de esto es la capacidad del sistema de incorporar y procesar grandes volúmenes de datos para utilizarlos en el modelado de formato libre. Es fundamental contar con un potente motor de backend para gestionar la gran cantidad de datos que utilizan las empresas para dichos análisis. Se trata de una solución imprescindible para la planeación y previsión, con el fin de cumplir con las promesas sobre el modelado ad hoc. Además, asegúrate de que la escalabilidad en grandes volúmenes de datos y usuarios se puede manejar fácilmente.
4. Sólida gestión e informes financieros
Los informes pueden ser una frase de captura para hacer muchas cosas diferentes. Es posible que desee realizar análisis ad hoc, desglosar y dividir los datos. Es posible que solo quieras utilizar un panel de control estándar para las actualizaciones de estado. Es probable que aún necesites un paquete estándar de informes perfectos que se puedan imprimir fácilmente.
La mayoría de las organizaciones buscan modernizar y simplificar sus informes de gestión agregando elementos descriptivos en colaboración al preparar sus paquetes de informes. Asegúrate de que tus sistemas de planeación pueden hacer todo esto, no solo como una demostración.
Una completa solución de planeación de EPM debería abarcar todos los requisitos de informes, incluidos paneles de control, análisis ad hoc, estados financieros impecables e informes completos, todo esto posible a través de exploradores, dispositivos móviles y otras herramientas conocidas. Todos los requisitos de generación de informes, desde libros de presupuestos hasta análisis ad hoc, deben estar disponibles en interfaces de hojas de cálculo con las que los profesionales de las finanzas estén familiarizados y puedan utilizarlos fácilmente. Este tipo de flexibilidad es importante porque la naturaleza del negocio y su rápida evolución requiere un gran número de análisis ad hoc y no debe comprometer la seguridad de los datos.
5. Análisis de datos financieros automatizado mediante aprendizaje automático integrado
Las tecnologías emergentes, como el aprendizaje automático, están cambiando rápidamente las prácticas empresariales. Mediante el uso de la ciencia de datos, el análisis predictivo puede descubrir correlaciones, valores atípicos o excepciones que una persona por sí sola no podría reconocer. Puede mejorar la precisión de la planeación y reducir en gran medida el tiempo empleado en los procesos de planeación y análisis de datos. Céntrate en la adopción de medidas en caso de anomalías y valores atípicos, y elimina el sesgo de las previsiones al aprovechar la ciencia de datos incorporada sin necesidad de recurrir a científicos de datos.
Presupuesto
Un presupuesto requiere analizar y comparar el rendimiento financiero real con el esperado para determinar cómo asignar gastos para la organización.
Entre los elementos de la mayoría de los presupuestos de las compañías se incluyen los siguientes:
- Presupuesto de gastos
- Presupuestos de gastos de capital
- Presupuestos de ingresos detallados
- Presupuestos de flujo de caja
- Presupuestos de fabricación detallados
Presupuesto base cero
La generación de presupuestos de base cero es una disciplina presupuestaria que se suele utilizar para simplificar los costos dentro de una organización. Esto se basa en una práctica en la que todos los costos deben presupuestarse y justificarse a un nivel muy granular. Los presupuestos anteriores no se tienen en cuenta y todos los presupuestos se inician desde una base cero (sin tener en cuenta los costos anteriores). A menudo se considera un proceso de reducción de costos, pero se puede utilizar para asegurarse de que los recursos se centran en actividades que generan ingresos.
Presupuestos descendentes frente a presupuestos ascendentes
Un enfoque descendente implica que el personal directivo superior desarrolle un presupuesto de alto nivel para toda la organización y asigne los objetivos desde un punto de vista corporativo hasta un plan operativo en un nivel departamental o de propietario de presupuesto inferior. Con un enfoque ascendente, el proceso comienza con que los departamentos o los responsables de presupuestos creen un presupuesto y luego lo envíen a las partes interesadas de nivel superior para su aprobación.
Previsiones
Las previsiones hacen referencia a un proceso en el que los ajustes se realizan de forma periódica o continua en función del rendimiento respecto a los objetivos de presupuesto. Este es un proceso de modelado e implementación de ajustes financieros y operativos para alinearse mejor con los objetivos asignados. Este proceso también se denomina previsiones continuas.
Diferencia entre presupuesto y previsión
Un presupuesto esboza la expectativa financiera de lo que una compañía quiere lograr durante un periodo específico en el futuro. Ayuda a establecer la base financiera para planificar cómo una organización puede ejecutar su estrategia o planes a largo plazo. El presupuesto de una compañía suele reevaluarse periódicamente, la mayoría de las veces semestral o anualmente. Un presupuesto incluye lo siguiente:
- Estimaciones de ingresos y gastos
- Flujos de caja esperados
- Reducción de la deuda esperada
- Referencias para comparar los resultados reales frente al rendimiento esperado
En cambio, una previsión financiera realiza ajustes en el plan basados en el rendimiento anterior para reajustar las prioridades, los objetivos y las acciones, y así garantizar que se pueda lograr el presupuesto anual. Un equipo de gestión puede utilizar la previsión financiera y realizar acciones inmediatas en función de datos reales. Una previsión se desarrolla y reevalúa con mucha más frecuencia que un presupuesto. En muchos casos, la previsión es un proceso continuo durante todo el año.
Métodos de previsión financiera
Existen diferentes métodos de previsión financiera que utilizan previsión cualitativa, previsión cuantitativa y una combinación de ambas.
Planeación de escenarios
Un tipo de modelado financiero es la planeación de escenarios, un proceso en el que los encargados de análisis y planeación financiera asignan los escenarios de el mejor caso, el escenario esperado y, finalmente, la peor situación posible, para poner el negocio en la mejor posición financiera. Según estos resultados, las organizaciones pueden identificar los pasos para responder a diferentes escenarios. Estas proyecciones también pueden ayudar a planificar el número de empleados, las recesiones del mercado, los proyectos, las renovaciones de productos, los gastos de capital y otras inversiones.
Simulaciones de Monte Carlo
Las simulaciones de Monte Carlo se utilizan para modelar la probabilidad de diferentes resultados en un proceso que no puede predecirse fácilmente. A veces se usa para comprender el impacto del riesgo y la incertidumbre en las predicciones y los modelos de previsión. Utiliza simulaciones de Montecarlo para determinar la probabilidad de varios escenarios, lo que te dará confianza en tus decisiones.
Método de previsión lineal
Este método se suele utilizar cuando la tasa de crecimiento de la compañía es constante, para obtener una visión directa del crecimiento continuo al mismo ritmo. Solo implica matemáticas básicas y datos históricos. En última instancia, hace predicciones de crecimiento que pueden guiar los objetivos financieros y presupuestarios.
Método de previsión de promedio móvil
Un promedio móvil es el cálculo del rendimiento medio alrededor de una métrica determinada en marcos de tiempo más cortos que la línea recta, como días, meses o trimestres. No se utiliza durante periodos de tiempo más largos, como años, porque esto crea demasiada demora para ser útil en las siguientes tendencias.
Método simple de previsión de regresión lineal
Se utiliza para trazar un gráfico de una línea de tendencia en función de la relación entre una variable dependiente e independiente. Un análisis de regresión lineal muestra los cambios en una variable dependiente del eje Y a los cambios en la variable explicativa del eje X. La correlación entre las variables X e Y crea una línea de gráfico que indica una tendencia, que generalmente se mueve hacia arriba o hacia abajo, o que es consistente.
Método de previsión de regresión lineal múltiple
Este método utiliza más de dos variables independientes para realizar una proyección. Básicamente, la regresión lineal múltiple (MLR) crea un modelo de la relación entre las variables explicativas independientes (parámetros) y la variable de respuesta dependiente (resultado).