Czym jest system zarządzania zawartością?
System zarządzania zawartością (CMS) pomaga przedsiębiorstwom w zarządzaniu zawartością cyfrową. Za pomocą tego systemu wszystkie jednostki w przedsiębiorstwie mogą tworzyć, edytować, porządkować i publikować zawartość. System CMS to centralne źródło zawartości oraz zautomatyzowanych procesów służących do opartego na współpracy tworzenia zawartości cyfrowej i zarządzania nią przy użyciu wbudowanych (lub odpowiednio zaprojektowanych) przepływów pracy. Poszczególni użytkownicy mają w tym systemie różne przywileje i obowiązki w zależności od pełnionych ról. Na przykład autorzy mają uprawnienia do zamieszczania i zapisywania w nim swoich prac, ale uprawnienie do ich modyfikacji i publikacji mają dopiero redaktorzy. Wszystkie wspomniane uprawnienia mają również administratorzy, którzy przypisują je w razie potrzeby odpowiednim osobom.
System CMS ułatwia tworzenie witryn internetowych i ich zawartości oraz zarządzanie nimi przy minimalnym nakładzie pracy technicznej, dzięki czemu można się skupić na doskonaleniu zawartości, a nie na kwestiach technicznych. System CMS umożliwia łatwe i opłacalne zarządzanie zawartością i rozpowszechnianie jej bez konieczności inwestowania w pełnoetatowy zespół zajmujący się jej tworzeniem.
Typy systemów CMS
Niemal każdy system CMS składa się z dwóch części — zewnętrznej (front-end) i wewnętrznej (back-end). Z części zewnętrznej korzysta użytkownik. Określa się tam strukturę i styl witryn internetowych. Dostępne są tam również różnego rodzaju składniki HTML, CSS i JavaScript, które umożliwiają tworzenie multimedialnej, interaktywnej zawartości dostosowanej do danego stylu interfejsu.
Część wewnętrzna to natomiast aplikacja służąca do zamieszczania w witrynie internetowej nowej zawartości. Cały proces rozpoczyna się od uzyskania dostępu do interfejsu WWW w celu łatwego dodawania, tworzenia i publikowania zawartości w części zewnętrznej systemu CMS. Użytkownik nie musi znać języka HTML, CSS i JavaScript, ponieważ tworzy zawartość za pomocą interfejsu podobnego do interfejsu programu Microsoft Word. Część wewnętrzna zapisuje następnie utworzoną zawartość w bazie danych i publikuje tę zawartość w witrynie internetowej.
Obie te części składają się na system CMS. Dzięki nim można publikować zawartość bez znajomości technologii WWW lub bez potrzeby budowania aplikacji internetowej od podstaw.
Poniżej przedstawiono kilka typów dostępnych na rynku systemów CMS.
Połączony system CMS
Połączony system CMS (coupled CMS) jest często określany mianem tradycyjnego systemu CMS. Tradycyjny system CMS oferuje w pełni dostępną część wewnętrzną, która jest podłączona do bazy danych witryny internetowej i może modyfikować zawarte w niej dane, a także publikować zawartość w odpowiednio stylizowanej części zewnętrznej.
Tradycyjny system CMS jest rozwiązaniem uniwersalnym i różni się od systemu CMS oferowanego w modelu SaaS tym, że wymaga do swojego działania dedykowanych usług hostingowych. Hosting stron internetowych jest stosunkowo niedrogi, należy jednak pamiętać, że w celu zapewnienia odpowiedniej funkcjonalności system CMS wymaga instalacji i aktualizacji określonych technologii.
Ponadto tradycyjny system CMS będzie prawdopodobnie wymagać od administratora odpowiedniego skonfigurowania na potrzeby bieżącego użycia. Przykładem opisanego powyżej tradycyjnego systemu CMS jest WordPress.
System CMS w modelu SaaS
System CMS w modelu SaaS to również rozwiązanie kompleksowe, ale w przeciwieństwie do tradycyjnego systemu CMS, jest hostowane w chmurze. Oznacza to, że nie wymaga konfiguracji, instalacji ani wstępnie skonfigurowanego hostingu WWW.
Tego typu system CMS to idealny wybór dla przedsiębiorstw, które potrzebują prostej obecności w Internecie, ponieważ oferuje wszystkie niezbędne funkcje bez konieczności ponoszenia kosztów serwera lub hostingu. Za jego pomocą każdy użytkownik może szybko tworzyć strony internetowe, zarządzać ich zawartością i rozpowszechniać je za pośrednictwem cyfrowych kanałów komunikacji.
Rozdzielony system CMS
W rozdzielonym systemie CMS (decoupled CMS) część prezentacyjna witryny internetowej jest oddzielona od części wewnętrznej. System dostarczania zawartości znajduje się za częścią zewnętrzną i uzyskuje dostęp do części wewnętrznej za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API).
Rozdzielony system CMS to zaawansowane rozwiązanie, które zapewnia większą elastyczność w zakresie interakcji z zawartością utworzoną w części wewnętrznej. Załóżmy na przykład, że przedsiębiorstwo chce używać swojej biblioteki zawartości w nowym celu, takim jak obsługa aplikacji na urządzenia przenośne. W takim przypadku warte rozważenia jest wdrożenie rozłączonego systemu CMS, ponieważ umożliwia on obsługę wielu adaptowalnych aplikacji w swojej części zewnętrznej, przy jednoczesnym zachowaniu spójności zawartości w części wewnętrznej.
Bezobsługowy system CMS
Bezobsługowy system CMS (headless CMS) obejmuje jedynie część wewnętrzną, która uzyskuje dostęp do bazy danych i przechowuje zawartość za pomocą niestandardowej zewnętrznej aplikacji WWW. Bezobsługowy system CMS zapewnia tu większą elastyczność, ale wymaga też znacznie większych nakładów pracy niż pozostałe opcje. Ponadto wymaga zazwyczaj udziału programisty na potrzeby zaprojektowania, zbudowania i podłączenia aplikacji zewnętrznej.
Bezobsługowy system CMS to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które potrzebują pełnej kontroli i elastyczności w zakresie dostępu do zawartości. Ponadto udostępnia funkcje przechowywania i porządkowania treści oraz umożliwia tworzenie niestandardowych aplikacji w części zewnętrznej, bez względu na to, czy jest to witryna internetowa, aplikacja na urządzenia przenośne czy inny rodzaj części zewnętrznej.
Podstawowe cechy systemu CMS
Aby wskazać cechy systemu CMS krytyczne dla danego przedsiębiorstwa, warto zacząć od wskazania podstawowych cech systemu zarządzania zawartością. W procesie podejmowania decyzji pomocne może okazać się zestawienie porównawcze rozważanych systemów CMS. Zasadnicze pytanie brzmi jednak następująco: jakie cechy są podstawowe dla każdego systemu CMS?
Role użytkowników i zarządzanie zawartością oparte na rolach
W każdym systemie zarządzania zawartością istnieją różne rodzaje ról. Znajomość zasad ich współdziałania ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia użytkownikom dostępu do odpowiednich treści cyfrowych niezbędnych w kontekście wykonywanej przez nich pracy. Można tu zatem wyróżnić typowe role organizacyjne, role związane z zarządzaniem aplikacjami, role związane z porównywaniem zadań i funkcji według aplikacji, a także role związane z zasobami (uprawnienia), decydujące o tym, co dany użytkownik może wyświetlić i zrobić z taką wyświetloną zawartością (np. dokumentami, witrynami lub szablonami).
Zarządzanie zasobami cyfrowymi
Systemy zarządzania zawartością, takie jak oferowane przez Oracle, oferują zaawansowane funkcje zarządzania wszystkimi zasobami cyfrowymi używanymi w różnych kanałach marketingowych, w tym w witrynach internetowych, materiałach marketingowych, kampaniach e-mailowych, sklepach internetowych, płatnych usługach wyszukiwania i blogach. Stanowią poza tym scentralizowane źródło zawartości dla wszystkich użytkowników, w którym zawartość ta może być uporządkowana w repozytoriach lub kolekcjach danych oraz w którym można tworzyć reguły i przepływy pracy definiujące sposób i miejsce użycia wspomnianej zawartości.
Krytyczną cechą każdego systemu CMS jest zdolność do tworzenia typów zasobów w celu zdefiniowania danych, które mają być zbierane podczas tworzenia takich zasobów przez użytkowników. Typy zasobów cyfrowych posłużą do zdefiniowania niestandardowych atrybutów wymaganych dla zasobów cyfrowych (plików, obrazów i filmów).
Zarządzaj zawartością w chmurze
Niezwykle istotne jest przeniesienie funkcji zarządzania zawartością do chmury, aby umieścić całą zawartość w jednym miejscu i zapewnić do niej dostęp z dowolnego miejsca.
Pliki można grupować w foldery ułatwiające rutynowe działania z zakresu zarządzania plikami, takie jak kopiowanie, przenoszenie i usuwanie plików (w podobny sposób jak w systemach i architekturach zainstalowanych lokalnie). Wszystkie pliki z zawartością są przechowywane w chmurze, użytkownicy mają zatem do nich dostęp z dowolnego miejsca, także z urządzeń przenośnych.
Współpraca przy tworzeniu treści
Gdy cała zawartość przedsiębiorstwa znajduje się w chmurze, można łatwo ją udostępniać, aby ją doskonalić lub rozszerzać we współpracy z innymi osobami wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa. Każda osoba, której udostępniono daną zawartość, będzie mieć dostęp do najnowszej wersji, niezależnie od tego, gdzie się znajduje i kiedy jej potrzebuje. Dzięki udostępnianiu i rejestrowaniu kolorystyki zawartości można monitorować sposób i czas dostępu do każdego udostępnianego elementu.
Tworzenie witryn internetowych
Dzięki odpowiednim rozwiązaniom do zarządzania zawartością można szybko tworzyć i publikować witryny internetowe o charakterze marketingowym, pomocowym i społecznościowym zawierające ciekawą i przyciągającą uwagę zawartość. Proces tworzenia takich witryn jest w pełni zintegrowany w zakresie treści, możliwości współpracy i projektowania za pośrednictwem jednego odpowiedniego środowiska.
Rozwiązania chmurowe ułatwiają szybkie zbudowanie witryny internetowej ze wstępnie zdefiniowanych elementów takich jak gotowe szablony, składniki typu „przeciągnij i upuść” (WYSIWYG), przykładowe układy stron i motywy witryn. Programiści mogą też w razie potrzeby tworzyć elementy niestandardowe, w tym szablony, motywy i komponenty, aby przygotowywane witryny wyróżniały się na tle konkurencji.
Kwestie do rozważenia przed zakupem systemu CMS
System CMS ułatwia wyszukiwanie zawartości dzięki uwzględnieniu sześciu kluczowych obszarów zarządzania zawartością.
Nadzór nad zawartością
Czy obowiązują odpowiednie zasady i procedury dotyczące tworzenia zawartości i zarządzania nią?
Architektura informacyjna na potrzeby tagowania
Czy bieżąca i nowa zawartość jest skategoryzowana i otagowana w sposób zrozumiały dla wszystkich użytkowników?
Proces biznesowy dotyczący zarządzania zawartością
Czy przepływy zadań zostały znormalizowane i zautomatyzowane?
Doświadczenia użytkownika w kontekście zawartości
W jaki sposób najważniejsi interesariusze, w tym pracownicy i klienci, znajdują potrzebne im informacje?
Technologie i zastosowania
Czy istniejące technologie są właściwie stosowane? Jakie usprawnienia lub nowe systemy usprawniłyby przepływ informacji przy zachowaniu optymalnego bezpieczeństwa? Czy stosowany jest chmurowy system CMS?
Wartość biznesowa systemu CMS
Czy można skuteczniej i bezpieczniej zarządzać zawartością? Czy przestrzegane są przepisy prawa właściwego?
Zastosowanie systemu CMS do zarządzania zawartością witryny internetowej
System CMS pomaga w tworzeniu i publikowaniu zawartości w Internecie oraz zarządzaniu nią. Ponadto ułatwia porządkowanie i udostępnianie zawartości, aby mogła być efektywnie używana w różnych celach. Aby zaspokajać różne potrzeby klientów, w sprzedaży dostępne są różne rodzaje systemów CMS, w tym systemy chmurowe i bezobsługowe.
Dobry system CMS nie tylko umożliwia przechowywanie zawartości i zarządzanie nią w ramach jednej, łatwo dostępnej bazy danych, ale oferuje również następujące funkcje:
- Wsparcie współpracy wewnątrz- i międzyzespołowej
- Łatwa i wygodna aktualizacja zawartości
- Poprawa widoczności zawartości
- Zwiększenie produktywności
- Obniżenie kosztów
- Zapewnienie spójnej zawartości
- Skalowalność w miarę rosnących potrzeb
Budowa witryny internetowej za pomocą systemu CMS
Zasadniczo system CMS obsługuje wszystkie aspekty techniczne związane z budową witryny i zarządzaniem nią. Aby na przykład zamieścić zawartość w Internecie, np. wpis na blogu, należy zacząć od pliku HTML. Język HTML pozwala na nadanie tekstowi struktury możliwej do odczytania przez przeglądarkę internetową. Ponadto język ten umożliwia osadzanie w zawartości obrazów, filmów i łączy do innych dokumentów HTML.
Po utworzeniu i uporządkowaniu zawartości można zmienić jej wygląd i działanie za pomocą kaskadowych arkuszy stylów (CSS). Za pomocą tych arkuszy można zmieniać czcionkę, kolor i rozmiar każdego elementu na stronie, aby uzyskać pożądany styl. Po zakończeniu pracy pliki HTML i CSS, wraz z obrazami i filmami, przesyła się na serwer WWW, z którego nowa witryna będzie powszechnie dostępna.
Wspomniany proces nie wydaje się być szczególnie trudny, nie jest to jednak zbyt efektywny sposób tworzenia dokumentów i udostępniania ich online. Ponadto większość przedsiębiorstw nie dysponuje wystarczającymi zasobami IT na realizację tego procesu.
Zaawansowane technologie używane w systemach CMS
Języki HTML i CSS sprawdzają się podczas tworzenia prostych, czytelnych dokumentów, są jednak ograniczone w przypadku tworzenia nowoczesnych witryn mających oferować rozbudowane funkcje, czyli witryn, których do sukcesu potrzebuje większość przedsiębiorstw.
Aby na przykład dodać do witryny interaktywne elementy i bardziej zaawansowane funkcje, należy użyć języka programowania sieciowego JavaScript. Języki HTML i CSS to stosunkowo proste bazy kodów używane do tworzenia niezaawansowanych dokumentów. JavaScript jest natomiast językiem specjalistycznym, który nie różni się od języków używanych do tworzenia aplikacji na smartfony czy komputery stacjonarne.
Załóżmy, że chcemy przekształcić nasz blog w multimedialną witrynę internetową, która obsługuje tysiące użytkowników miesięcznie i publikuje kilka treści dziennie. W takim przypadku należy skorzystać z baz danych do przechowywania i uzyskiwania dostępu do całej naszej zawartości. Potrzebna jest zatem baza danych z własnym językiem programowania oraz napisane w innym języku programowania skrypty służące do przekazywania danych z tej bazy do zewnętrznej części witryny dostępnej dla użytkowników. Sprawy się zatem bardzo szybko komplikują. W tym miejscu z pomocą przychodzi system CMS.
Korzyści z wdrożenia systemu CMS
Zapotrzebowanie na działania z zakresu marketingu cyfrowego rośnie i nie widać oznak jego osłabienia. Współcześni konsumenci wymagają rozwiązań omnikanałowych i doskonałych doświadczeń. Technologia cyfrowa zapewnia przedsiębiorstwom nieskończoną liczbę sposobów nawiązywania i utrzymywania kontaktu z klientami. Nie dziwi zatem fakt, że wartość rynku systemów CMS ma wzrosnąć z 36 mld USD w 2018 r. do 123,5 mld USD w 2026 r.
Przedsiębiorstwa wiedzą, w jaki sposób system CMS może im pomóc w pełnym wykorzystaniu potencjału posiadanej zawartości poprzez usprawnienie procesu jej tworzenia i rozpowszechniania. Korzystające z systemu CMS działy marketingu i sprzedaży mogą liczyć na cztery kluczowe korzyści w działaniach na rzecz dotarcia do klientów ze swoim przekazem i poprawy ich doświadczeń.
Lepsza współpraca i organizacja
Dzięki systemowi CMS osoby zajmujące się marketingiem zawartości mogą ze sobą współpracować i pomagać sobie w publikowaniu zawartości. Dzięki funkcjom zarządzania przepływem pracy, przechowywania treści i tworzenia harmonogramów wszystko znajduje się pod kontrolą. Do systemów CMS opartych na przeglądarce internetowej można mieć dostęp z dowolnego miejsca, a pracownicy znajdujący się w różnych miejscach mogą w ramach tego samego systemu w najnowszej jego wersji współpracować ze sobą nad projektami dotyczącymi zawartości. Zawartość jest przechowywana w jednym miejscu, dzięki czemu wszyscy pracownicy mają dostęp do tego samego. Nie ma również potrzeby wysyłania plików do wielu osób oraz odpada problem kontroli wersji.
Przyjazność dla użytkownika
Użytkownicy systemu CMS nie muszą znać języka HTML ani CSS. Tworzyć i publikować zawartość można bowiem bez względu na poziom posiadanych umiejętności. System CMS ułatwia przesyłanie zawartości na strony internetowe i aktualizowanie jej za pomocą odpowiedniego edytora.
Narzędzia i dodatki umożliwiające optymalizację zawartości, w tym pod kątem SEO
Aby zoptymalizować swoją witrynę pod kątem wyszukiwarek (SEO) i zwiększyć na niej ruch, można skorzystać z dostępnych w systemie CMS odpowiednich dodatków i narzędzi. Pozwalają one m.in. na umieszczanie w interfejsie części zewnętrznej opcji pozwalających na dodawanie tytułów stron internetowych, metaopisów i opisów alternatywnych (alt tag).
Więcej czasu na dopracowanie zawartości
Dzięki prostemu w obsłudze systemowi CMS, lepszej organizacji oraz narzędziom i dodatkom wspomagającym proces SEO twórcy mogą skupić się na tworzeniu dobrej zawartości. Działy marketingu nie muszą przebijać się przez pliki i kody. Przygotowywaną zawartość można łatwo udostępniać współpracownikom znajdującym się w dowolnym miejscu na świecie. Jest czas na dopracowanie tekstu, dostosowanie zdjęć, przygotowanie większej liczby filmów wideo lub przeprowadzenie testów porównawczych dotyczących różnych wersji tytułów, ofert, zachęt i formatów.
Dowiedz się więcej o systemach CMS poprawiających doświadczenia klienta
Dlaczego warto wybrać system CMS od Oracle
Oracle Content Management zarządza zasobami cyfrowymi i uporządkowaną zawartością w celu budowania doświadczeń cyfrowych w każdym kanale komunikacji i punkcie styczności z odbiorcą. Dzięki scentralizowanemu repozytorium zasobów, interfejsom API w modelu CaaS (content as a service) oraz konstruktora witryn React i edytora witryn metodą „przeciągnij i upuść” (WYSIWYG) można szybko tworzyć odpowiednie doświadczenia dla każdej grupy docelowej.