Czym jest sztuczna inteligencja w systemach zarządzania finansami?

Czym są finanse w kontekście systemu ERP?

Finanse można zdefiniować jako działalność związaną z badaniem inwestycji i pieniędzy oraz zarządzaniem nimi. W kontekście finansów pod pojęciem zarządzania pieniędzmi kryją się zagadnienia dotyczące udzielania kredytów, zaciągania pożyczek, oszczędzania, budżetowania, prognozowania, inwestowania oraz kwestie dotyczące aktywów i pasywów. W przypadku przedsiębiorstw finanse stanowią ich podstawę, obsługując wszystkie niezbędne działania gospodarcze, które zapewniają funkcjonowanie przedsiębiorstwa, w tym zakup aktywów i surowców, wypłatę wynagrodzeń oraz planowanie przyszłych inwestycji biznesowych.

Do pomocy w zarządzaniu księgowością, zaopatrzeniem, projektami i innymi elementami w całym pracodawcy używają specjalnego oprogramowania, takiego jak planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Przykłady operacji i funkcji zaplecza zarządzanych przez system ERP dotyczą następujących obszarów: zarządzanie finansami, zamówienia, księgowość, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie ryzykiem, analityka i zarządzanie wydajnością przedsiębiorstwa (EPM).

Dla wielu działów IT systemy ERP często oznaczają duże, kosztowne i czasochłonne wdrożenia, które mogą wymagać znacznych inwestycji w sprzęt lub infrastrukturę. Pojawienie się chmury obliczeniowej i wdrożeń typu oprogramowanie jako usługa (SaaS) stoi na czele zmian w sposobie myślenia przedsiębiorstw o ERP. Przeniesienie systemu ERP do chmury pozwala przedsiębiorstwom uprościć wymagania technologiczne, mieć stały dostęp do informacji oraz uzyskać szybszy zwrot z inwestycji.

W jaki sposób sztuczna inteligencja stymuluje ciągłe innowacje w finansach?

Tradycyjnie procesy finansowe, takie jak zbieranie, wprowadzanie, weryfikacja, konsolidacja i raportowanie danych, zależą w dużej mierze od pracy ręcznej. Wszystkie te ręczne czynności sprawiają, że praca w finansach jest kosztowna, czasochłonna i odporna na dostosowania. Jednocześnie procesy finansowe są zazwyczaj spójne i dobrze zdefiniowane, co czyni je idealnymi kandydatami do wdrożenia mechanizmów automatyzacji przy użyciu sztucznej inteligencji.

Dzięki pojawieniu się systemów ERP przedsiębiorstwa mogły scentralizować i standaryzować swoje funkcje finansowe. Początkowe automatyzacje były oparte na regułach, co oznaczało, że w momencie wystąpienia transakcji lub wprowadzenia danych wejściowych, mogły zostać poddane działaniu szeregu reguł obsługi danych. O ile zatem w tych systemach procesy finansowe są zautomatyzowane, to nadal wymagają one znacznej obsługi ręcznej, wolno się aktualizują i brakuje im sprawności działania typowej dla procesów automatyzacji opartych na sztucznej inteligencji. W przeciwieństwie do automatyzacji opartej na regułach sztuczna inteligencja może tu obsługiwać bardziej złożone scenariusze, w tym pełną automatyzację żmudnych, wykonywanych ręcznie procesów.

Intensywniejsza automatyzacja oznacza również poprawę dokładności w procesach finansowych. Żmudne, niekończące się procesy, takie jak ręcznie wprowadzanie danych z faktur, mogą u człowieka prowadzić do zmęczenia, wypalenia i popełniania błędów. Komputery nie mają jednak tych samych ograniczeń, mogą bowiem przetwarzać zdecydowanie większe ilości transakcji w danym okresie. W ostatecznym rozrachunku zapewniają lepsze dane do pracy i więcej czasu dla zespołu finansowego, który może skupić się na sposobie wykorzystania tych danych.

Przykłady zastosowania sztucznej inteligencji w obszarze finansowym.

Obecnie przedsiębiorstwa wdrażają nowe rozwiązania stymulowane sztuczną inteligencją, aby dotrzymać kroku nieustannie dokonującym się zmianom. Z przeprowadzonego w 2021 r. przez firmy Savanta i Oracle badania „Money and Machines” wynika, że 85% respondentów (członków ścisłego kierownictwa przedsiębiorstw) chce korzystać z pomocy sztucznej inteligencji.

Oto trzy powszechne sposoby wykorzystania przez przedsiębiorstwa potencjału sztucznej inteligencji. Po pierwsze przedsiębiorstwa automatyzują procesy wykonywane ręcznie, na przykład związane z obsługą rozliczeń z odbiorcami, aby wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji do inteligentnej klasyfikacji i inteligentnego rozpoznawania określonych kategorii. Systemy ERP z wbudowanymi mechanizmami sztucznej inteligencji mogą teraz skanować fizyczne faktury, identyfikować kluczowe dane, na przykład nazwę dostawcy, zakupione materiały i związane z nimi koszty, a następnie automatycznie wprowadzać te dane do systemu ERP w celu wykrywania oszustw, uzgadniania kont i przyspieszania wydawania zatwierdzeń.

Po drugie zautomatyzowane procesy zamykania okresów finansowych sprawiają, że pracownicy działu finansowego mogą zamiast zajmowania się ręcznym zbieraniem, konsolidacją i raportowaniem danych, skupić się na analizie, przygotowaniu strategii i działaniu. Inteligentne prognozowanie bazuje na odpowiednim modelowaniu scenariuszy i bezstronnym przewidywaniu przyszłości. Dzięki swoim rozwiązaniom Oracle zamyka okresy finansowe szybciej niż jakiekolwiek inne przedsiębiorstwo z indeksu S&P 500, tj. w ciągu zaledwie 10 dni, czyli dwukrotnie szybciej niż konkurenci Oracle. Dzięki temu nasz dział finansowy może skupić się na przyszłości, a nie tylko na raportowaniu przeszłości.

Po trzecie przedsiębiorstwa wdrażają sporo kierowanych przez sztuczną inteligencję asystentów cyfrowych ułatwiających znalezienie potrzebnych informacji i wykonanie pracy z dowolnej lokalizacji Użytkownika. Za pośrednictwem asystentów cyfrowych działy finansowe mogą na przykład powiadamiać o niezgodnych z zasadami wydatkach lub automatycznie przedkładać raporty o wydatkach w celu uzyskania szybszego zwrotu kosztów. Obecne asystenty cyfrowe uwzględniają kontekst, są zdolne do prowadzenia rozmów oraz mogą być dostępne na niemal każdym urządzeniu. Pracownicy nie muszą pamiętać skomplikowanego języka zapytań ani kodów transakcji. Zamiast tego mogą komunikować się z systemem ERP za pomocą zwykłego, naturalnego języka.

Korzyści z zastosowania sztucznej inteligencji w dziale finansowym

W przeprowadzonym przez firmę ESG wspólnie z Oracle badania (PDF) zestawiono najważniejsze korzyści płynące z zastosowania sztucznej inteligencji, które zostały wskazane przez 700 dyrektorów finansowych i operacyjnych będących stałymi użytkownikami aplikacji ERP, EPM lub SCM:

Jakie są zagrożenia związane z niewdrożeniem sztucznej inteligencji w dziale finansowym?

Według wspomnianego wcześniej badania „Money and Machines” 87% respondentów uważa, że przedsiębiorstwa, które nie zdefiniują na nowo swoich procesów finansowych, będą musiały stawić czoła następującym zagrożeniom:

• Pozostanie za konkurencją (44%)
• Bardziej zestresowani pracownicy (36%)
• Niedokładne raportowanie (36%)
• Spadek produktywności pracowników (35%)

Przedsiębiorstwa, które nie spieszą się z wprowadzeniem mechanizmów sztucznej inteligencji, ryzykują, że staną się mniej atrakcyjnym partnerem dla następnej generacji specjalistów ds. finansów. 83% respondentów z pokolenia millenialsów i 79% respondentów z pokolenia Z stwierdziło, że bardziej zaufałoby robotowi niż pracownikom swojego działu finansowego. Millennialsi prawie cztery razy częściej niż Baby Boomers chcą pracować w przedsiębiorstwie wykorzystującym do zarządzania finansami mechanizmy sztucznej inteligencji.

Pierwsze kroki ze sztuczną inteligencją w dziale finansów

Inwestycje w mechanizmy sztucznej inteligencji w procesach finansowych mogą mieć duży wpływ na zdolność organizacji do podejmowania decyzji opartych na danych i dotrzymywania kroku ciągłym zmianom w branży i na rynku. Oto kilka kwestii, które należy rozważyć na samym początku:

Niestandardowa aplikacja AI czy chmurowy system ERP z wbudowaną AI

Można wyróżnić dwa podstawowe podejścia do integracji systemu ERP z mechanizmami sztucznej inteligencji: utworzenie własnych aplikacji AI od podstaw lub skorzystanie z nowoczesnego chmurowego systemu ERP z wbudowanymi mechanizmami sztucznej inteligencji Jeśli przedsiębiorstwo dysponuje już zespołem analityków danych i programistów znających specyfikę sztucznej inteligencji, zbudowanie własnej aplikacji może być prostym sposobem na przetestowanie jej możliwości. Z drugiej strony nowoczesny chmurowy system ERP ułatwia poszerzanie zasięgu działania i integrację mechanizmów sztucznej inteligencji w różnych aspektach zarządzania finansami. Ponadto całe ryzyko związane z budową takiego rozwiązania spoczywa na dostawcy chmury ERP.

Najczęstsze zadania wykonywane przy użyciu mechanizmu samouczenia się maszyn

Tak czy inaczej należy zacząć od zdefiniowania potrzeby zastosowania sztucznej inteligencji, a następnie na tej bazie rozpocząć rozbudowę. Ze wspomnianego wcześniej raportu „Money and Machines” wynika, że czterema najczęstszymi zadaniami, w przypadku których respondenci szukali możliwości zastosowania mechanizmu samouczenia się maszyn, były:

Jakie umiejętności będą potrzebne pracownikom po wdrożeniu mechanizmów sztucznej inteligencji?

Jeśli mechanizmy sztucznej inteligencji zajmą się w dziale księgowości większością zadań ręcznych, rozwijanie i doskonalenie umiejętności na wyższym stopniu zaawansowania będzie niezbędne do osiągnięcia sukcesu przez następną generację specjalistów ds. finansowych. Specjaliści tacy nadal będą musieli być jednak biegli w podstawach finansów i rachunkowości, aby nadzorować algorytmy i umieć dostrzec pojawiające się tam anomalie. W codziennej pracy będą jednak w coraz mniejszym stopniu skupiać się na obliczeniach, a w większym — na interpretacji danych, analizie biznesowej i komunikacji z kluczowymi interesariuszami. Dobrym uzupełnieniem potencjału wnoszonego do działu finansowego przez mechanizmy sztucznej inteligencji będą takie umiejętności, jak umiejętność przygotowania strategii biznesowej, przywództwo, zarządzanie ryzykiem, negocjacje oraz komunikacja i przygotowywanie historii opartych na danych.

Dostęp do nowych rozwiązań w zakresie sztucznej inteligencji?

Nowoczesny chmurowy system ERP oferowany w modelu software-as-a-service (SaaS) przyzwyczai pracowników do korzystania z mechanizmów sztucznej inteligencji. W tym modelu przedsiębiorstwo otrzyma regularny dostęp do wprowadzanych innowacji, bez konieczności podejmowania działań związanych z tradycyjnymi projektami aktualizacji systemu ERP. W przypadku systemu Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) przedsiębiorstwo uzyska dostęp do nowych rozwiązań, takich jak sztuczna inteligencja, co 90 dni. Oznacza to, że będzie mogło zawsze korzystać z najnowszej wersji, aby nie hamować swojego rozwoju.

Pytania dotyczące sztucznej inteligencji, które należy zadać przy wyborze dostawcy ERP

Korzyści z zastosowania sztucznej inteligencji w działach finansowych są oczywiste. Przed zakupem rozwiązania warto jednak upewnić się, że oferowane przez dostawcę funkcje sztucznej inteligencji spełnią pokładane w nich nadzieje. Oto kilka kluczowych pytań dotyczących sztucznej inteligencji, które przed podjęciem decyzji o zakupie danego rozwiązania przedsiębiorstwo powinno zadać swojemu przyszłemu dostawcy: