Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) ocena rozwiązań do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) może wydawać się trudnym zadaniem. Wszystko sprowadza się jednak do jednego pytania: czy Twój obecny system wspiera realizację Twoich celów biznesowych? Czy przeszkadza Ci w ich realizacji?
Aby nadal się rozwijać, małe i średnie przedsiębiorstwa muszą odejść od arkuszy kalkulacyjnych, stacjonarnego oprogramowania i ograniczonych rozwiązań punktowych w chmurze. Aby odnieść sukces w dzisiejszym globalnym, szybko zmieniającym się środowisku cyfrowym, małe i średnie przedsiębiorstwa muszą przyjąć nowoczesne podejście do finansów i operacji przy wyborze systemu ERP. Ale co to jest „nowoczesny system ERP ERP”? Czy jest to rozwiązanie ERP dla małych i średnich firm?
Istotnym celem wielu MŚP jest przekształcenie się w większe przedsiębiorstwo. Ten ambitny cel może wymagać przejęć, ekspansji na nowe regiony, kraje lub cały świat, dodania lub rozwoju nowych produktów lub usług, dodatkowych metod dystrybucji lub przyjęcia nowych modeli biznesowych, takich jak subskrypcje lub franczyza. Dla większości firm średniej wielkości strategia osiągania wzrostu to podejście wielotorowe, obejmujące wiele kombinacji wszystkich tych działań. Jednak niezależnie od planu działania, zdolność do szybkiej realizacji ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia — miejmy nadzieję — większego od zaplanowanego wzrostu.
Strategiczne cele firmy są mimo to często ograniczane przez rzeczywistość w postaci przestarzałych aplikacji i technologii, które pochłaniają zasoby informatyczne i wpływają na wydajność pracowników.
Na przykład, jeśli małe lub średnie przedsiębiorstwo stosuje w swojej działalności wiele lokalnych aplikacji, pracownicy działu IT i partnerzy poświęcają czas na ważne, acz prozaiczne czynności związane z tworzeniem kopii zapasowych danych, planowaniem i testowaniem odzyskiwania danych po awarii, poprawkami zabezpieczeń oraz niezliczonymi aktualizacjami i ulepszeniami. Czynności te powodują często i trwające zakłócenia i odciągają działy IT (wewnętrzne lub zewnętrzne) od bardziej strategicznych zadań, które mogłyby pomóc firmom wprowadzać innowacje i rozwijać działalność.
Dlatego właśnie małe i średnie przedsiębiorstwa coraz częściej stosują kompleksowe podejście korzystania w pierwszej kolejności z chmury. Dzięki aplikacjom ERP w chmurze MŚP pozbywają się większości obowiązków związanych z planowaniem odzyskiwania danych po awarii, zarządzaniem danymi, poprawkami, aktualizacją i większością innych taktycznych działań działu IT, przekazując je dostawcy chmury. To z kolei pozwala uwolnić cenne zasoby informatyczne na rzecz ważniejszych, strategicznych celów. Ponadto, dzięki podejściu korzystania z chmury w pierwszej kolejności, MŚP mogą rozwijać się, mając pewność, że dostawca chmury zapewnia, że dane i systemy są dostępne i bezpieczne przez dwadzieścia cztery godziny na dobę, siedem dni w tygodniu.
Oprócz przesunięcia podstawowych działań finansowych i operacyjnych z poziomu taktycznego na strategiczny, MŚP, które przyjmują podejście do wykorzystywania w pierwszej kolejności chmury do rozwijania ich systemu ERP, zyskują dwie dodatkowe korzyści:
1. Przewaga konkurencyjna nad innymi małymi i średnimi przedsiębiorstwami
Gdy MŚP wykorzystują aplikacje w chmurze do realizacji podstawowych zadań biznesowych, ich pracownicy mogą położyć większy nacisk na cele związane z rozwojem i skupić się na nich. Daje im to przewagę konkurencyjną nad innymi małymi i średnimi firmami działającymi w ich otoczeniu.
2. Stabilizator w przypadku konkurowania z dużymi przedsiębiorstwami
Często MŚP gonią za udziałem w rynku lub pomysłami zdominowanymi przez większe firmy, z których wiele już przekształca swoje przedsiębiorstwa, korzystając z aplikacji w chmurze. Zamiast budować własny zestaw technologii, większe przedsiębiorstwa oszczędzają pieniądze na infrastrukturze IT i sprawiają, że ich działania są sprawniejsze, bardziej elastyczne i bezpieczniejsze. Dzięki podejściu korzystania z chmury w pierwszej kolejności MŚP mogą korzystać z tych samych aplikacji i infrastruktury, z których już dziś korzystają ich więksi konkurenci. A jeśli te większe przedsiębiorstwa nie korzystają jeszcze z aplikacji w chmurze, małe i średnie przedsiębiorstwa zyskują kolejną przewagę konkurencyjną.
MŚP borykają się z taką samą presją finansową i kadrową, jak ich większe odpowiedniki. Jednak małe i średnie przedsiębiorstwa inaczej ważą i ustalają priorytety, ponieważ ich dalsze cele i zadania koncentrują się na zdobywaniu udziału w rynku, wykorzystywaniu innowacji do rozwoju usług i produktów, szybkiej ekspansji geograficznej oraz wprowadzaniu zamętu, a wszystko to przy jednoczesnej rekrutacji i zatrudnianiu najlepszych talentów i pozyskiwaniu innych zasobów. Ochrona poziomu marż i unikanie problemów z przepływami pieniężnymi są jednak ważne dla MŚP w porównaniu z ich większymi konkurentami, ponieważ mają one do dyspozycji mniej zasobów finansowych i kadrowych, ale ich priorytety koncentrują się na wzroście, elastyczności i innowacyjności.
Choć przychody i koszty stanowią czynniki wpływające na presję biznesową w MŚP, głównym problemem jest realizacja oczekiwań dotyczących wzrostu. Z czego to wynika? Dzieje się tak, ponieważ choć wzrost jest generalnie pozytywną oznaką dla każdej firmy, to długoterminowy sukces jest szczególnie ważny dla MŚP, którym zależy na zdolności do budowania silnych fundamentów w celu zapewnienia szybkiego rozwoju działalności poprzez innowacje i zwiększenie udziału w rynku. Unikanie błędów jest kluczowe. A podejmowanie ryzyka operacyjnego może trwale zaprzepaścić szansę na rozwój. Dlatego tak ważne jest, aby MŚP upewniły się, że dysponują systemami informatycznymi, które będą w stanie wesprzeć ich przyszły rozwój.
Dlatego właśnie chmura ERP staje się kluczowa dla każdego małego przedsiębiorstwa nastawionego na rozwój. Dla większości firm, a zwłaszcza MŚP, środki na nakłady inwestycyjne są ograniczone. Gdy małe i średnie przedsiębiorstwa korzystają z planu ERP w chmurze, zapewniają środki finansowe i operacyjne w modelu budżetowania miesięcznego OpEx, który zmienia się wraz z ich wzrostem, zużywając to, czego potrzebują, kiedy jest to potrzebne. Zamiast wdrażać systemy lokalne (lub nimi zarządzać), które opierają się na ograniczonych i wysokich nakładach inwestycyjnych, MŚP mogą rozwijać i opłacać swój system ERP w zależności od potrzeb. Pozwala to na uwolnienie środków na inwestycje w nowy sprzęt, obiekty oraz działania badawczo-rozwojowe skoncentrowane na osiągnięciu celów rozwojowych małych i średnich przedsiębiorstw. Staje się to jeszcze ważniejsze, gdy konieczne jest poniesienie nakładów inwestycyjnych na aktualizację przestarzałych systemów lokalnych, wymagających licznych poprawek i integracji oraz zawierających wiele konfliktów danych.
MŚP mają również trudności z efektywnym udostępnianiem danych finansowych. Często podstawowe elementy systemu księgowego w małych i średnich firmach wykorzystują procesy, które powstały w oparciu o ręczne, papierowe arkusze kalkulacyjne. Ten brak współpracy w zakresie finansów prowadzi również do powstania lokalnie ograniczonych funkcji biznesowych. Jeśli jednak małe i średnie przedsiębiorstwo przekształci swoją działalność za pomocą systemu ERP w chmurze, procesy finansowe zostaną usprawnione. Co ważniejsze, stanowić będą one jedno źródło danych dla rachunkowości i całego przedsiębiorstwa. Już samo to może stanowić przewagę konkurencyjną nad innymi MŚP i większymi przedsiębiorstwami, które zmagają się z rozproszonymi systemami finansowymi.
W obecnym szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym możliwość generowania predefiniowanych raportów oraz łatwego tworzenia niestandardowych sprawozdań to nie sympatyczna ciekawostka, ale kluczowy wymóg, jaki stawia się oprogramowaniu do zarządzania finansami. Do tego dochodzą potrzeby w zakresie dogłębnej analizy danych, wizualizowania informacji, zapewniania lepszego wglądu w działalność operacyjną i większej opisowości raportów — okazuje się, że oprogramowanie ERP musi ściśle i bezproblemowo współpracować z zaawansowanymi systemami sprawozdawczymi, takimi jak rozwiązania do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa (EPM).
Jednak wejście do chmury może wydawać się zniechęcające dla małych i średnich firm. W przypadku wielu małych i średnich przedsiębiorstw wzrost następuje czasem szybko i szybciej niż planowano, co utrudnia dokładne określenie sposobu wykorzystania ERP w chmurze.
Kompleksowe rozwiązania w chmurze oferują możliwości znacznie wykraczające poza najlepsze systemy lokalne, których korzenie sięgają ubiegłego wieku. Ale dobra wiadomość jest taka, że ze względu na mnogość cech i funkcjonalności, które można znaleźć w aplikacjach typu oprogramowanie jako usługa (lub SaaS), bardzo niewiele firm — niezależnie od wielkości — zaczyna od kompletnego pakietu rozwiązań ERP w chmurze. Większość dodaje kolejne funkcjonalności w miarę pojawiania się potrzeb.
Stale zmieniające się potrzeby klientów są również czynnikiem zakłócającym dla małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ użytkownicy biznesowi oczekują — a czasem nawet żądają — aby ich aplikacje w pracy były podobne, jeśli nie lepsze, od tych, z którymi mają do czynienia w życiu prywatnym. Jest to kolejny obszar, w którym nowoczesna chmura ERP oferuje MŚP wyraźne korzyści biznesowe. Ponieważ system ERP w chmurze jest zazwyczaj projektowany z wykorzystaniem tych samych nowoczesnych technologii, które są stosowane w nowoczesnych aplikacjach desktopowych i mobilnych, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą natychmiast zapewnić swoim pracownikom i klientom lepszy komfort obsługi.
Technologie nowej generacji — takie jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, boty czatowe i automatyzacja procesów — zmieniają sposób funkcjonowania procesów finansowych. Po migracji do systemu ERP opartego na chmurze można korzystać z możliwości tych technologii, aby zwiększyć wydajność i usprawnić proces podejmowania decyzji.
Ale skąd wiadomo, że obecny system ERP nie poradzi sobie z rozwojem? Odpowiedz na poniższe pytania dotyczące bieżącego środowiska zaplecza finansowego i operacyjnego, aby dowiedzieć się, czy obecny system ERP nie jest dla Ciebie przeszkodą:
1. Czy dane są pobierane i ręcznie wprowadzane do innych systemów, zwłaszcza do arkuszy kalkulacyjnych Excel?
2. Czy poszczególne piony biznesowe mają zaufanie do danych i czy istnieje jedno źródło danych?
3. Czy proces podejmowania decyzji przeciąga się, ponieważ dane są kwestionowane lub nie są przeglądane w czasie rzeczywistym?
4. Czy arkusze kalkulacyjne są częściej używane niż obecny system ERP?
5. Czy zamknięcie ksiąg rachunkowych wydaje się trwać wieczność (tygodnie zamiast dni)?
6. Czy Twoje zespoły potrafią obsługiwać nowe modele przychodów lub metody planowania, budżetowania i prognozowania?
7. Czy Twój system ERP jest patchworkowym zbiorem rozwiązań od różnych dostawców, które wymagają wielu wewnętrznych lub zewnętrznych integracji?
8. Czy wzrasta liczba skarg związanych z satysfakcją klienta?
9. Czy masz do czynienia z którymś z następujących zjawisk: gwałtownie rosnące koszty wsparcia systemu ERP? Koniec okresu użytkowania obecnego wsparcia produktu ERP? Niedługo konieczna będzie aktualizacja systemu ERP?
Dla większości małych i średnich firm wzrost i udział w rynku to najważniejsze cele, na których głównie skupiają swoją uwagę. Nie są to jedyne cele, na których zależy małym i średnim przedsiębiorstwom — zdecydowanie nie. Inną ważną kwestią jest rentowność. Mimo że małe i średnie przedsiębiorstwa często osiągają poprawę marży dzięki skali i wielkości sprzedaży, nadal konieczne jest poznanie wszystkich kosztów produktów i usług, ścisłe zarządzanie wydatkami, ocena procedur i procesów zamówień bezpośrednich i pośrednich oraz praca w ramach ustalonych budżetów poprzez bieżące prognozowanie, planowanie i analizę.
MŚP nie mogą sobie pozwolić na pozostawanie w tyle, gdy nowe praktyki, takie jak dostęp mobilny, handel elektroniczny, big data i sztuczna inteligencja, są coraz szerzej wykorzystywane przez konkurencję. MŚP nadal odpowiadają za modernizację systemów biznesowych. Wdrożenie nowych technologii pozwoli im konkurować na zmieniającym się rynku.
Obsługa klienta jest równie ważna dla każdego małego i średniego przedsiębiorstwa. Rozwijanie się i zachowanie rentowności przy jednoczesnym utrzymywaniu aktualnych systemów pomaga zapewnić zarówno ramy, jak i ład korporacyjny dla każdego MŚP. Modernizacja systemów oprogramowania pozwala firmom zorientowanym na klienta uwzględniać jego potrzeby przy podejmowaniu decyzji i dokonywaniu inwestycji. Dokładny sposób najlepszej obsługi klienta zależy od przedsiębiorstwa, ale zazwyczaj jest to połączenie marki, produktów, usług i/lub unikalnych możliwości, jakie firma może mieć w swojej branży.
Małe i średnie firmy borykają się z problemem, jak powinien wyglądać nowoczesny system ERP i jakie konkretne funkcje powinien pełnić. Poniżej przedstawiamy kluczowe wymagania, które definiują nowoczesny system ERP dla każdej MŚP, która koncentruje się na dobrych wynikach finansowych i rozwoju działalności. Stanowią one doskonały punkt wyjścia do wszelkich rozmów na temat wdrożenia nowoczesnego systemu ERP:
Istnieje wiele powodów, dla których firmy są skłonne zmienić lub uaktualnić swoje systemy ERP. Na czele listy znajduje się korzystanie z najnowszych możliwości i funkcji.
W miarę rozwoju działalności MŚP obsługa zwiększonego wolumenu transakcji, przyspieszony przepływ informacji i nowe wymagania dotyczące procesów mogą wymuszać dodanie nowych funkcji. Łatwość użytkowania jest kluczem zaangażowania pracowników i zajmuje drugie miejsce na liście. Priorytetem jest to, aby rozwiązanie ERP spełniało swoje zadania, a jednocześnie było łatwe i intuicyjne w obsłudze.
Elastyczność małych i średnich przedsiębiorstw, w zależności od ich oferty biznesowej, powinna zapewniać rentowność i wzrost — dwa najważniejsze cele biznesowe. Elastyczność jest równie ważna dla samego rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa, jak i dla jego wdrożenia.
Mówiąc prościej, jeśli system ERP nie spełnia aktualnych potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa, czas na zmianę. Firmy znajdujące się w takiej sytuacji muszą ponownie przemyśleć całą swoją strategię informatyczną i systemową, jeśli chcą nadal realizować swoje cele. Podejście do systemu ERP opartego na chmurze — oferowanego przez dostawcę, który poradzi sobie ze wzrostem i jest w stanie wspierać integrację — jest najlepszym opłacalnym rozwiązaniem. Opcje są różne, ale najrozsądniej jest skupić się na elastyczności i bezpieczeństwie.
Przyjęcie systemu ERP zwykle zaczyna się od rozwiązań finansowych. Podobnie jak duże przedsiębiorstwa, MŚP potrzebują środków do śledzenia kosztów na kontach, w bilansie i rachunku zysków i strat oraz księdze głównej. Cztery z najczęstszych procesów ERP, które MŚP początkowo wdrażają, to zobowiązania, należności, księga główna i płace. Zobowiązania i należności to dwa procesy, które MŚP wykorzystują do kontaktów z klientami i dostawcami. Należności obejmują proces „od zamówienia do zapłaty” po stronie klienta (przyjmowanie zamówień, dostarczanie produktów lub usług, wystawianie faktur i pobieranie płatności od klienta). Zobowiązania służą do zarządzania transakcjami z dostawcami.
Zobowiązania są kluczowym elementem cyklu zakup-zapłata lub „od źródła do rozliczenia”, który obejmuje zamawianie towarów lub usług od dostawcy, w tym odbiór, przetwarzanie faktur oraz dokonywanie płatności. Księga główna jest podstawą każdego systemu księgowego.
Inne obszary rozwiązań, które również zyskują na znaczeniu w kontekście zarządzania finansami w małych i średnich przedsiębiorstwach, to zarządzanie wydatkami, zaopatrzenie oraz zarządzanie zapasami i projektami.
Oprócz typowych aplikacji finansowych, MŚP powinny oczekiwać, że ich system ERP będzie zawierał podstawowe aplikacje administracyjne i funkcjonalne.
Częścią niektórych systemów ERP mogą być również podstawowe funkcje kadrowe. Jest to kolejny obszar, który MŚP mogą początkowo zlecać na zewnątrz. W miarę rozwoju mogą poszukać rozwiązania kadrowego, które dobrze zintegruje się z ich systemem ERP.
Podstawowe oprogramowanie do zarządzania personelem pozwala firmom prognozować zapotrzebowanie na siłę roboczą i obciążenie pracą, definiować i przypisywać harmonogramy w celu realizacji celów biznesowych, rejestrować przepracowany czas, nieobecności i inne dane dotyczące pracy, śledzić przestrzeganie harmonogramów i produktywność oraz przestrzegać przepisów prawa pracy i regulaminów wynagradzania. Ponieważ wymagania dotyczące zarządzania kadrami i raportowania stają się coraz bardziej złożone, kolejnym krokiem może być wykorzystanie rozwiązania do zarządzania personelem lub czasem pracy, zintegrowanego z systemem ERP.
Ponadto, ponieważ firmy różnej wielkości konkurują o najlepszych pracowników, coraz ważniejsze stają się rozwiązania chmurowe, które nie tylko usprawniają rekrutację, ale także poprawiają ogólną satysfakcję pracowników, przyczyniając się do ich zatrzymania. Łącznie te rozwiązania do zarządzania pracownikami zwiększają zapotrzebowanie na kompleksowe aplikacje, które współpracują ze sobą w zakresie rekrutacji, wdrażania pracownika, rozwoju kariery, płac i świadczeń.
Poza aplikacjami finansowo-księgowymi i administracyjnymi istnieje wiele innych możliwości związanych z kontrolą, procesami, widocznością i integracją, które mogą przydać się małym i średnim przedsiębiorstwom.
Choć małe i średnie przedsiębiorstwa zazwyczaj wskazują, że ich nadrzędnym celem jest rozwój, to jednak kontrola zysków i kosztów jest nadal ważna, ponieważ nie można działać pewnie, nie znając kosztów. W pewnym momencie przestaje być możliwe, aby jakakolwiek mała firma przetrwała bez zrozumienia, a następnie kontrolowania swoich kosztów.
Dzięki systemowi ERP w chmurze małe i średnie przedsiębiorstwa mogą zyskać zintegrowany system biznesowy, który zapewnia kompletny i możliwy do kontrolowania system ewidencji w organizacji oraz stanowi pojedyncze źródło danych. Rozwiązania ERP w chmurze ułatwiają komunikację i współpracę poprzez wyeliminowanie silosów danych i niepołączonych procesów. Centralne repozytorium wskaźników wydajności i KPI — dostępne na żądanie — wzmacnia to podejście. Przekazanie informacji właściwym osobom, zgodnie z ich rolami i obowiązkami, również gwarantuje kontrolę. Zapewnienie właściwym osobom dostępu do potrzebnych informacji ma kluczowe znaczenie, ponieważ dzięki temu mogą one podejmować świadome i terminowe decyzje.
W miarę rozwoju i ekspansji organizacji niezwykle ważne jest zapewnienie odpowiednich kanałów ułatwiających przepływ informacji. Rozwiązania ERP integrują różne działy (operacyjne, obsługi klienta, logistyki, sprzedaży i finansów). Dysponowanie ściśle zintegrowanymi działami ze wspólnym modelem danych eliminuje czas tracony na weryfikację i korektę błędów pomiędzy istniejącymi wcześniej silosami. W rezultacie osiąga się szybszy przepływ informacji i efektywniejszą współpracę między działami.
Kiedy liderzy małych i średnich przedsiębiorstw oceniają, czego oczekują od swojego systemu ERP, aby jak najlepiej zarządzać finansami i operacjami, perspektywy będą początkowo różne, w zależności od wykształcenia, przeszkolenia, branży i roli każdego pracownika w firmie. Ale chociaż odpowiedzi będą się początkowo różnić, MŚP często dochodzą do tego samego wniosku, gdy oceniają swoje opcje nowoczesnego rozwiązania ERP. Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw podejście do ERP oparte na chmurze jest właściwym rozwiązaniem. Poprzez standaryzację na jednej platformie w wielu działach, ERP w chmurze rozwiązuje problemy integracyjne organizacji, które zmagają się z łączeniem starszych i najlepszych rozwiązań.
ERP w chmurze upraszcza integrację w obszarze finansowym i w różnych pionach biznesowych. Co więcej, systemy ERP w chmurze mogą dotrzeć bezpośrednio do klienta, zapewniając podstawy niezbędne do oferowania funkcji samoobsługowych, które klienci uwielbiają.
Małe i średnie przedsiębiorstwa muszą mieć możliwość zwiększania zakresu w miarę rozwoju potrzeb. Często wybierają chmurę, ponieważ zapewnia ona rozwiązanie ERP, które łatwo się skaluje. Przejście do chmury eliminuje również wiele kosztów związanych z zarządzaniem lokalnymi systemami ERP. Małe i średnie przedsiębiorstwa potrzebują rozwiązania, które można łatwo zintegrować i uniknąć kosztownych aktualizacji, a także takiego, które zapewnia stałe, wysokie bezpieczeństwo wszystkich danych.
Co równie ważne, rozwiązanie ERP w chmurze zmniejsza potrzebę utrzymywania personelu IT, który zapewnia bieżącą obsługę. Dzięki temu małe i średnie przedsiębiorstwa mogą wykorzystać swoje zasoby informatyczne do bardziej strategicznych zadań skoncentrowanych na rozwoju rynku i innych inicjatywach biznesowych.
Aby wyprzedzić konkurencję, mała i średnia firma potrzebuje czegoś więcej niż lokalny system ERP. Potrzebuje wbudowanych najlepszych praktyk, aktualnych funkcjonalności i najnowszych technologii transformacyjnych dostarczanych za pośrednictwem wiodącej w branży globalnej infrastruktury chmury. Pakiet ERP Oracle w chmurze jest najbardziej kompleksowym i skalowalnym rozwiązaniem dostępnym obecnie na rynku i jest uznawany przez kluczowych analityków za lidera rynku. ERP w chmurze Oracle to sprawdzone rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, z którego korzysta ponad 8 500 klientów na całym świecie, niezależnie od wielkości, działających w każdej branży i wykorzystujących wszystkie najważniejsze procesy biznesowe ERP. Dzięki systemowi ERP w chmurze Oracle małe lub średnie przedsiębiorstwo zyskuje przewagę konkurencyjną, która pomaga całej organizacji w rozwoju i zwiększaniu rentowności.
Poznaj najlepszy w branży system ERP dla MŚP