Czym jest retencja pracowników? Znaczenie, świadczenia i strategia

Zatrzymanie wartościowych pracowników jest priorytetem dla każdej organizacji, szczególnie w sektorach, które borykają się z poważnym niedoborem kadr, np. w budownictwie, edukacji, opiece zdrowotnej i transporcie. Liderzy muszą podjąć kroki w celu poprawy zatrzymania pracowników, aby zachować konkurencyjność swojej organizacji, a co za tym idzie, pozostać na rynku. Przedstawiamy tu najważniejsze informacje na temat zatrzymania pracowników, aby pomóc klientom w podjęciu właściwych działań w tym zakresie.

Czym jest retencja pracowników?

Zatrzymanie pracowników to zdolność organizacji do zapobiegania odpływowi pracowników i zminiejszenia ich rotacji. Skuteczne działania w tym zakresie obejmują oferowanie konkurencyjnych wynagrodzeń i świadczeń, tworzenie pozytywnej kultury organizacyjnej, zapewnianie pracownikom określonej elastyczności w zakresie miejsca i czasu pracy, formalne nagradzanie osób osiągających najlepsze wyniki oraz promowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Kluczowe wnioski

• Wdrożenie strategii zatrzymania pracowników jest niezbędne do utrzymania konkurencyjności.
• Poprawa wartości wskaźnika zatrzymania pracowników może obniżyć koszty, zwiększyć produktywność, a ostatecznie przełożyć się na wzrost przychodów i zysków.
• Kluczem do wspomnianej poprawy jest stworzenie środowiska pracy, w którym pracownicy czują się doceniani i wspierani, regularnie angażują się w zacieśnianie relacji ze swoimi kolegami i przełożonymi oraz widzą dobrze zdefiniowaną ścieżkę kariery.

Zatrzymanie pracowników — omówienie

Zbyt wielu pracodawców tylko deklaruje, że pracownicy są dla nich największym atutem. Najbardziej wyczuleni pracodawcy dbają natomiast o swoich pracowników i kwestia ich zatrzymania jest jednym z mierników i jedną z wartości przedsiębiorstw. Zatrzymanie wykwalifikowanych pracowników jest kluczem do zdolności każdej organizacji do skutecznego działania, wprowadzania innowacji i utrzymania przewagi konkurencyjnej. Przedsiębiorstwo, które potrafi zatrzymać swoich pracowników, przeznacza mniej czasu i pieniędzy na poszukiwanie i szkolenie nowych kadr, a także zachowuje cenną wiedzę instytucjonalną. Oba te czynniki mogą pomóc odnieść sukces biznesowy.

Zatrzymanie pracowników i utrzymanie rotacji na niskim poziomie wymaga skupienia się na zaangażowaniu i samorealizacji pracowników. Z globalnego badania przeprowadzonego przez Gallup w 2022 r. wynika, że ponad połowa pracowników wyraziła pewne zainteresowanie odejściem z pracy, 59% było w trakcie „cichych odejść” (nie angażowało się w pracę), a 18% wybrało „głośne odejście” (aktywnie nie angażowało się w pracę). W odpowiedzi na pytanie, co mogłoby się zmienić, aby poprawić sytuację w miejscu pracy, 41% respondentów wymieniło zaangażowanie lub kulturę (w tym większe uznanie osiągnięć i lepszą komunikację), 28% — wynagrodzenie i świadczenia, a 16% — dobre samopoczucie (w tym mniej nadgodzin i możliwość pracy zdalnej). Gallup szacuje, że niski poziom zaangażowania kosztuje globalną gospodarkę 8,8 bln USD.

Dlaczego zatrzymanie pracowników jest ważne?

Zatrzymanie pracowników odgrywa dużą rolę w sukcesie i trwałości każdej organizacji. Przedsiębiorstwa z wysoką rotacją pracowników ryzykują niestabilność finansową, ponieważ koszty rekrutacji, wdrażania i szkolenia nowych pracowników mogą okazać się znaczne. Znaczne mogą się również okazać koszty utraconych korzyści wynikające z niedostatecznej liczby pracowników. Morale pracowników może również ucierpieć w obliczu odejść współpracowników, zwłaszcza jeśli w rezultacie takiej sytuacji będą zmuszeni do intensywniejsze pracy. Słabe morale obniża produktywność. Tymczasem utrata ciągłości i wiedzy instytucjonalnej może utrudnić działanie przedsiębiorstwa w najbardziej krytycznych momentach. To właśnie w chwilach kryzysu lub pojawiających się okazji doświadczeni pracownicy świecą najjaśniej, wiedząc, co, kiedy i jak należy zrobić. Przedsiębiorstwa o niskiej wartości wskaźnika zatrzymania pracowników ryzykują utratę cennych informacji i sprawdzonych umiejętności.

Wysoki wskaźnik rotacji może również zaszkodzić reputacji przedsiębiorstwa. Klienci mogą postrzegać nieustanne pojawianie się nowych twarzy jako oznakę niestabilności, co może osłabiać lojalność wobec marki i negatywnie wpływać na sprzedaż. Zatrzymując najlepszych i wysoko wykwalifikowanych pracowników, przedsiębiorstwa mają większe szanse na utrzymanie lub zwiększenie produktywności, wydajności i innowacyjności.

Główne przyczyny odpływu pracowników

Odpływ pracowników to odejścia pracowników z przedsiębiorstwa spowodowane np. rezygnacją z pracy lub przejściem na emeryturę. Duży odpływ pracowników oznacza, że przedsiębiorstwo słabo radzi sobie z zatrzymywaniem pracowników. Rozmowy końcowe z odchodzącymi pracownikami to cenny sposób na poznanie przyczyn ich odejścia. Odchodzący pracownicy prawdopodobnie podadzą co najmniej jedną z poniższych przyczyn:

• Niewystarczające wynagrodzenie lub świadczenia
• Nierównowaga między pracą a życiem prywatnym
• Brak możliwości rozwoju zawodowego
• Nieodpowiednie uznanie osiągnięć lub nagrody
• Lepsze możliwości zatrudnienia w innym miejscu
• Monotonna praca pozbawiona wyzwań
• Obawa o strategię lub kondycję finansową przedsiębiorstwa
• Wypalenie zawodowe
• Nieefektywne zarządzanie

Zatrzymanie pracowników i doświadczenia pracowników

Doświadczenia pracowników to skumulowany wynik codziennych interakcji pracowników w ramach kultury organizacji i środowiska pracy. Obejmują one cały cykl życia pracownika, od rekrutacji poprzez wdrożenie, szkolenia, rozwój zawodowy, oceny wyników, awanse, odejście, a nawet jego doświadczenia jako absolwenta.

Doświadczenia pracownika są kształtowane przez szeroki zakres czynników, w tym pierwsze wrażenia podczas wdrażania i szkoleń, relację i komunikację na linii pracownik-menedżer, świadczenia, np. płatny czas wolny i dostęp do opieki zdrowotnej, a także możliwości rozwoju kariery, w tym awanse, podwyżki i nowe zadania. Zatrzymanie pracowników jest ściśle związane z doświadczeniem pracowników. Dobrzy pracownicy są bardziej skłonni do odejścia z pracy, jeśli ich oczekiwania nie są spełnione w kontekście codziennych kontaktów ze współpracownikami i kierownictwem.

Technologia może poprawić doświadczenia pracowników, zapewniając im łatwy dostęp do informacji potrzebnych do wykonywania zadań i radzenia sobie z problemami kadrowymi. Obecność sprawczego kierownika, który dobrze się komunikuje, może znacznie zwiększyć szansę na zatrzymanie pracownika. Przedsiębiorstwa budują również lojalność i skutecznie zatrzymują pracowników, pomagając im w kluczowych momentach ich życia, w tym w życiu osobistym, np. w przypadku narodzin lub adopcji dziecka lub śmierci bliskiej osoby, a także zapewniając wsparcie zawodowe, na przykład w zakresie oceny wyników i możliwości edukacyjnych. Wszystkie te elementy składają się na doświadczenia pracowników. Doskonałe doświadczenia pracowników to silny argument przemawiający za pozostaniem u dotychczasowego pracodawcy przez długi czas.

Korzyści z zatrzymania pracowników

Oto kilka korzyści, jakie przedsiębiorstwa mogą odnieść z zatrzymania najbardziej utalentowanych i wykwalifikowanych pracowników.

• Większa efektywność procesów. Pracownicy, którzy są związani z organizacją od dłuższego czasu, wiedzą, jak wszystko działa i jak się wykonuje powierzone im zadania.
• Większa produktywność. Wieloletni pracownicy są zazwyczaj bardziej wydajni i popełniają mniej błędów niż nowi, którzy zazwyczaj potrzebują czasu, aby zaaklimatyzować się w przedsiębiorstwie i poznać jego procesy pracy.
• Wyższe morale. Kiedy pracownik jest u danego pracodawcy przez dłuższy czas, ma tendencję do odczuwania poczucia przynależności, co może przyczynić się do wyższego morale. Wysoki wskaźnik rotacji pracowników może jednak demoralizować pracowników pozostających w przedsiębiorstwie, ponieważ muszą oni wykonywać pracę zostawioną przez odchodzących.
• Niższe koszty. Koszty rotacji pracowników, w tym rekrutacji i szkoleń, różnią się w zależności od pracodawcy, branży i stanowiska. Szacuje się, że koszty zastąpienia pracownika wynoszą od połowy do dwukrotności jego rocznego wynagrodzenia. Szacunki te nie uwzględniają kosztów niższej produktywności (spowodowanej niższym morale pracowników, wyższym poziomem wypalenia zawodowego i utratą wiedzy instytucjonalnej), utraconych możliwości biznesowych z powodu braków kadrowych oraz uszczerbku na reputacji pracodawcy.
• Lepsze doświadczenia klientów. Klienci wybierają raczej przedsiębiorstwa, które uważają za stabilne i przystępne oraz dzięki którym mogą rozwijać spójne relacje. Z badania przeprowadzonego przez Instytut Gallupa wynika, że silnie zaangażowane w utrzymywanie relacji jednostki biznesowe odnotowują o 10% wyższe oceny klientów i o 18% wyższą sprzedaż niż te, które uznawane są za mniej zaangażowane. Przedsiębiorstwa o niskim wskaźniku rotacji pracowników mają zazwyczaj wysokie wskaźniki wspomnianego zaangażowania.
• Większa rentowność. Z badania przeprowadzonego przez Instytut Gallupa wynika również, że przedsiębiorstwa z silnie zaangażowanymi pracownikami i niskim wskaźnikiem rotacji są o 23% rentowniejsze niż te, w których pracownicy nie są zaangażowani.

10 strategii i najlepszych praktyk na rzecz zatrzymania pracowników

Na obecnym rynku pracy kandydaci mają większy wybór zatrudnienia niż kiedykolwiek wcześniej. Pracownicy chętniej szukają nie tylko lepiej płatnej pracy, ale także takiej, która zapewni im większe możliwości rozwoju zawodowego i większe poczucie celu. Oto 10 najlepszych praktyk, które pracodawcy powinni rozważyć, aby powstrzymać odpływ swoich najlepszych pracowników.

1. Udoskonalenie procesów zatrudniania i wdrażania pracowników. Z ankiety przeprowadzonej przez firmę doradczą Robert Half w 11 krajach na czterech kontynentach wynika, że 91% osób poszukujących pracy jest gotowych zrezygnować z nowej pracy w ciągu pierwszego miesiąca. Skuteczne zatrzymywanie pracowników zaczyna się od rekrutacji i umiejętności identyfikowania wykwalifikowanych i utalentowanych osób, które mogą dobrze wpasować się w kulturę organizacji. Ważne jest również, aby pracodawcy zrobili dobre pierwsze wrażenie. Niepotrzebnie długie i skomplikowane rozmowy kwalifikacyjne mogą sprawić, że kandydaci do pracy, zwłaszcza ci najbardziej pożądani, trafią do bardziej elastycznych konkurentów. Zatrudnionych pracowników należy przygotować na sukces, pokazując im nie tylko pracę i wewnętrzne procesy, ale także przedsiębiorstwo i to, jak do niego pasują. Trzeba przedstawić ich współpracownikom. Zabrać na lunch. Przydzielić im mentora. Pokazać im, że kultura przedsiębiorstwa jest angażująca i zachęcająca.
2. Zaoferowanie konkurencyjnych wynagrodzeń i świadczeń. To oczywista oczywistość. Pracodawcy muszą stale porównywać wynagrodzenia swoich pracowników (z uwzględnieniem premii) z rynkowymi i branżowymi wynagrodzeniami na danych stanowiskach i odpowiednio je korygować.
3. Zaoferowanie dodatkowych korzyści. Oferowanie pracownikom dodatkowych korzyści może pomóc w stworzeniu pozytywnego, energetycznego miejsca pracy, w którym pracownicy będą chcieli pozostać na dłużej. Wśród popularnych dodatków można wymienić elastyczne harmonogramy pracy, możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej, bezpłatne posiłki lub napoje w oddziałach przedsiębiorstwa, dotowaną opiekę nad dziećmi na miejscu lub w pobliżu pracy, zespołowe ligi sportowe i imprezy towarzyskie po godzinach pracy, możliwość wyjazdów na konferencje lub warsztaty, zwrot lub dofinansowanie kosztów nauki, a także możliwość wykonywania prac społecznych w godzinach pracy przedsiębiorstwa.
4. Lepsza oferta odnowy biologicznej. Pandemia zmusiła wiele przedsiębiorstw do zaoferowania nowych lub rozszerzonych programów na rzecz ochrony zdrowia fizycznego i psychicznego w celu zapewnienia pracownikom dobrego samopoczucia. Były to na przykład programy radzenia sobie ze stresem i programy żywieniowe, zwroty kosztów za zajęcia fitness lub jogi oraz szczepienia wykonywane w oddziałach. Oferty tego typu mogą również obejmować programy zabezpieczenia finansowego zarządzane przez osobę zajmującą się planami 401(k) lub specjalistyczną firmę doradczą.
5. Klarowna i częsta komunikacja. Przejście na pracę zdalną i hybrydową nie zmniejszyło znaczenia silnej komunikacji w miejscu pracy, nawet jeśli zmieniły się kanały tej komunikacji. Niezależnie od tego, czy pracownicy pracują stacjonarnie, zdalnie czy hybrydowo, powinni czuć, że mogą w każdej chwili zwrócić się do przełożonego z pomysłami, pytaniami i wątpliwościami. Przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników zdalnych i hybrydowych muszą upewnić się, że nadal mają oni możliwość prowadzenia angażujących rozmów i interakcji twarzą w twarz online.
6. Ciągłe pozyskiwanie informacji zwrotnych i zapewnianie wsparcia. Każde przedsiębiorstwo musi sprawdzać poziom zaangażowania swoich pracowników i to, czy inwestują oni w jego sukces. Coroczne ankiety pracownicze pozwalają uzyskać pewne informacje na temat wyzwań w miejscu pracy, które mogą powodować odejścia pracowników, ale lepszą alternatywą są ankiety dotyczące nastrojów. Ankiety te są przeprowadzane częściej, skupiają się na konkretnym temacie i mogą być wykorzystywane do wprowadzania zmian w odpowiednim czasie. Ankiety dotyczące nastrojów pokazują również pracownikom, że przedsiębiorstwo jest zainteresowane ich opiniami i reaguje na nie na bieżąco, a nie tylko raz w roku.
7. Planowanie częstych kontroli wydajności. Podobnie jak w przypadku ciągłej pętli informacji zwrotnych opisanej powyżej, kierownictwo powinno planować częstsze rozmowy na temat wyników ze swoimi podwładnymi. Ponad połowa dobrowolnie odchodzących pracowników ankietowanych przez Instytut Gallupa stwierdziła, że w ciągu trzech miesięcy przed odejściem ani ich przełożony, ani żaden inny kierownik nie rozmawiał z nimi na temat ich zadowolenia z pracy lub przyszłości w przedsiębiorstwie. Częste spotkania indywidualne są okazją do rozmowy z pracownikami na temat ich celów zawodowych.
8. Oferowanie szkoleń i możliwości rozwoju. W ramach pomagania bezpośrednim podwładnym w identyfikowaniu obszarów rozwoju zawodowego, kierownicy powinni pomagać im w identyfikowaniu odpowiednich szkoleń i kursów rozwojowych, warsztatów i innych programów. Programy szkoleniowe i rozwojowe nie tylko ułatwiają pracodawcom zatrzymanie kluczowych pracowników, ale także wprowadzają do przedsiębiorstwa nowe i udoskonalone umiejętności.
9. Pozbywanie się złych kierowników. Stwierdzenie, że pracownicy nie odchodzą z pracy, ale od złych kierowników, jest prawdziwsze niż kiedykolwiek wcześniej. W ankiecie pracowniczej przeprowadzonej przez firmę GoodHire 82% respondentów stwierdziło, że rozważyłoby odejście z pracy z powodu złego kierownika. Sprawdź, czy w jakimś dziale nie dochodzi do ponadprzeciętnego odpływu pracowników, i dowiedz się, czy winę za to ponoszą kiepscy kierownicy. Jeśli ponoszą, zapewnij im szkolenia i wsparcie niezbędne do pojawienia się poprawy, lub zastąp ich innymi osobami.
10. Nagrody i uznanie osiągnięć dla najlepszych pracowników. Każdy chce czuć się doceniony za swoją bardzo dobrą pracę. Przeznaczaj zawsze czas na co najmniej podziękowanie pracownikom, którzy z nawiązką wykonują swoje obowiązki. Formalne uznawanie osiągnięć i nagradzanie naprawdę wyjątkowej pracy premiami, awansami, nagrodami lub specjalnymi dodatkami i przywilejami nie tylko zwiększy szanse na pozostanie tych pracowników w przedsiębiorstwie, ale także będzie stanowić wzór do naśladowania dla innych osób.

Jak obliczyć wskaźnik zatrzymania pracowników

Przedsiębiorstwa zazwyczaj obliczają roczne wskaźniki retencji, dzieląc liczbę pracowników, którzy pozostali w przedsiębiorstwie przez cały ten okres, przez liczbę pracowników na początku tego okresu, a następnie mnożąc tę liczbę przez 100.

1. Wybierz okres, dla którego ma być mierzona retencja, na przykład określony kwartał lub rok obrotowy.
2. Określ liczbę pracowników na początku tego okresu.
3. Określ liczbę pracowników na końcu tego okresu.
4. Określ, ilu nowych pracowników zostało zatrudnionych w tym okresie.
5. Odejmij liczbę nowych pracowników od liczby pracowników na koniec okresu, podziel ją przez liczbę pracowników na początku okresu, a następnie pomnóż przez 100, aby uzyskać wartość procentową.

Zatrzymanie pracowników — przykład

Aby zrealizować 10 wymienionych powyżej najlepszych praktyk w zakresie zatrzymania pracowników, pracodawcy powinni korzystać z najnowszych aplikacji do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM), które pomagają w zarządzaniu rekrutacją, wdrożeniem, zaangażowaniem, szkoleniami, zarządzaniem wydajnością, wynagrodzeniami, świadczeniami i innymi procesami kadrowymi. Poniżej przedstawiono przykład wykorzystania tych narzędzi przez jedno z przedsiębiorstw.

Silver Fern Farms. Firma Silver Fern Farms, nowozelandzki producent żywności zatrudniający 7000 pracowników, zastąpiła swoje własne narzędzia HR jednym, opartym na chmurze systemem Oracle Fusion Cloud HCM, ulepszając tym samym kilka procesów HR. Obecnie kierownictwo spółki może (w ramach inicjatywy łączącej systemy Oracle Learning i LinkedIn Learning) znacznie łatwiej śledzić rozwój pracowników i stwarzać im możliwości podnoszenia kwalifikacji, co z kolei przekłada się na większe zaangażowanie pracowników. Firma Silver Fern Farms — korzystając z aplikacji Oracle Workforce Compensation — usprawniła swój roczny przegląd wynagrodzeń pracowników, skracając go o 10 dni i jednocześnie rozszerzając jego zakres. Korzystając z aplikacji do zarządzania wydajnością, połowa stałych pracowników przedsiębiorstwa określiła swoje cele rozwojowe do końca pierwszego roku od wdrożenia aplikacji. Aplikacja promuje również przejrzystość organizacyjną i efektywną komunikację wewnętrzną.

Pełne wykorzystanie strategii zatrzymania pracowników dzięki Oracle ME

Pracownicy oczekują, że ich doświadczenia zawodowe będą pozytywne, oparte na współpracy, satysfakcjonujące i znaczące. Oracle ME, część pakietu aplikacji Oracle Fusion Cloud HCM, to kompletna platforma do zarządzania doświadczeniami pracowników, która wspomaga pracowników w działaniach zawodowych i osobistych, zapewnia responsywne wsparcie działu kadr i usprawnia komunikację w całej organizacji. Ponadto zapewnia narzędzia do wzmacniania relacji na linii kierownik-pracownik i zacieśniania relacji między pracownikami w celu budowania większego poczucia przynależności do miejsca pracy, co z kolei zachęca pracowników do pozostania w pracy.

Często zadawane pytania dotyczące zatrzymywania pracowników

Jakiego typu przedsiębiorstwa powinny stosować strategie zatrzymywania pracowników?
Każde przedsiębiorstwo, które szuka sposobów na zatrzymanie najbardziej utalentowanych pracowników i utrzymanie konkurencyjności, może skorzystać na wdrożeniu strategii zatrzymywania pracowników.

Jak ocenić skuteczność strategii zatrzymywania pracowników?
Jedną z metod jest porównanie wartości wskaźnika zatrzymywania pracowników w przedsiębiorstwie w momencie wdrożenia strategii z obecną wartością tego wskaźnika. Inną metodą jest zbieranie informacji zwrotnych od obecnych pracowników i tych, którzy z przedsiębiorstwa odchodzą.

Jak doświadczenia pracowników są powiązane z zatrzymaniem pracowników? .
Przedsiębiorstwa, które tworzą pozytywne, oparte na współpracy środowisko pracy, z reguły odnotowują wyższe wartości wskaźnika zatrzymania pracowników niż te, które tego nie robią.

Czy zatrudnienie nowych pracowników byłoby efektywniejsze niż próba ich zatrzymania? .
Ogólnie rzecz biorąc, zatrzymanie pracowników jest dla przedsiębiorstwa znacznie mniej kosztowne niż rekrutacja, wdrażanie i szkolenie nowych kandydatów, zwłaszcza w branżach, w których popyt na specjalistów przewyższa podaż.