7 strategii poprawy retencji pracowników opieki zdrowotnej

1. Zatrudniaj właściwych ludzi

Retencja zaczyna się od rekrutacji i umiejętności identyfikowania wykwalifikowanych i utalentowanych osób, które mogą dobrze wpasować się w kulturę organizacji. Obsadzenie wolnego stanowiska może kosztować dostawców usług opieki zdrowotnej od 3000 USD do 7000 USD i zająć od kilku miesięcy do prawie roku, a koszty te nie uwzględniają wynagrodzenia obecnego personelu wezwanego do zapewnienia tymczasowego wsparcia. Opłaca się znaleźć ludzi, którzy będą pracować na wysokim poziomie i zostaną w organizacji na dłużej. Systemy kadrowe oparte na sztucznej inteligencji mogą pomóc organizacjom zidentyfikować takie osoby.

2. Wdrażaj pracowników w przemyślany sposób

We wszystkich branżach prawie jedna trzecia nowych pracowników odchodzi z pracy w ciągu pierwszych sześciu miesięcy. Główne powody to poczucie zaniedbania, przytłoczenia i niedocenienia — pracodawcy mogą temu zapobiec, wprowadzając ustrukturyzowane programy wdrożeniowe, które dają nowym pracownikom pewność siebie, dzięki której mogą odnieść sukces już na starcie.

Proces wdrażania musi co najmniej ułatwiać nowym pracownikom wypełnienie formularzy i przejście szkolenia w zakresie systemów, zasad i procedur — co jest jeszcze ważniejsze w wysoce regulowanym sektorze opieki zdrowotnej. Interaktywny asystent cyfrowy oferowany w ramach nowoczesnego systemu zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) może pomóc nowym pracownikom w zapoznaniu się z podstawowymi informacjami.

Tymczasem organizacje opieki zdrowotnej muszą stosować spersonalizowane podejście, aby pomóc nowym pracownikom w szybkim budowaniu trwałych relacji. Obejmuje to przydzielenie każdej nowo zatrudnionej osobie mentora na wczesnym etapie, zorganizowanie wycieczki po siedzibie i lunchu zespołowego pierwszego dnia, przedstawienie nowych pracowników kolegom i starszym liderom, formalne przedstawienie każdego nowo zatrudnionego i przekazanie kilku ciekawych informacji na jego temat w wiadomości e-mail skierowanej do całej organizacji, a także regularne proszenie nowo zatrudnionych pracowników o opinie na temat pierwszych wyzwań oraz świętowanie sukcesów.

3. Oferuj elastyczne harmonogramy

Zmuszanie pracowników opieki zdrowotnej do wielogodzinnej pracy przy niewystarczającej pomocy prowadzi do ich wypalenia i odejścia do konkurencji lub innych zawodów. Część lekarzy, pielęgniarek i członków personelu pomocniczego lubi stały, przewidywalny harmonogram, a z kolei inni oczekują odrobiny elastyczności i różnorodności w zakresie czasu i miejsca pracy. Każdy chce zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Niektóre grupy szpitali oferują swoim lekarzom i personelowi pomocniczemu niestandardowe harmonogramy, obejmujące m.in. różne godziny rozpoczęcia pracy i nakładające się zmiany, aby pomóc zrekompensować braki kadrowe. Pozwalają one nawet niektórym pracownikom ustalać własne harmonogramy — opcja ta jest atrakcyjna dla młodszych specjalistów, osób z obowiązkami rodzinnymi i tych, którzy chcą zarabiać, biorąc nadgodziny.

Niektóre grupy stworzyły wewnętrzne agencje kadrowe, aby wymieniać się pracownikami w różnych lokalizacjach. Na przykład Novant Health prowadzi tzw. „float pool” składający się z kilkuset pielęgniarek, które podróżują między 15 szpitalami i 360 gabinetami lekarskimi w Karolinie Północnej i Południowej. Duża grupa szpitali w Indiach umożliwia radiologom, pracownikom laboratoriów i innym specjalistom pracę zdalną, jednocześnie tworząc model hybrydowy dla innych — jest on atrakcyjny także dla młodych lekarzy i osób z rodzinami.

W tym przypadku technologia również może odegrać kluczową rolę. Zoom i innego rodzaju oprogramowanie do wideokonferencji ułatwia zarówno lekarzom, jak i pacjentom wirtualne omawianie wybranych kwestii zdrowotnych; takie rozwiązanie jest również bardziej opłacalne dla szpitali i gabinetów oraz bezpieczniejsze dla opiekunów i pacjentów w przypadku chorób zakaźnych.

Niektóre szpitale rozważają wprowadzenie „wirtualnej opieki pielęgniarskiej”, aby umożliwić zdalnemu personelowi wykonywanie większej części pracy związanej z przyjmowaniem pacjentów. W tym modelu pielęgniarka stacjonarna może przeprowadzić fizyczne badanie pacjenta, a pielęgniarka zdalna — zaktualizować dane dotyczące alergii, leków i historii medycznej. Przy wypisywaniu pacjenta pielęgniarka zdalna może przejrzeć zalecenia i dokumentację, przekazać ważne informacje i sprawdzić, czy wprowadzone są dane apteki.

W międzyczasie bazujące na sztucznej inteligencji aplikacje do planowania pracy mogą pomóc kierownikom przewidzieć wzrost liczby pacjentów i odpowiednio ustalić harmonogramy lekarzy. Northwell Health, jeden z dużych systemów opieki zdrowotnej w stanie Nowy Jork, wykorzystał pulpit nawigacyjny w swoim chmurowym systemie HCM, aby pomóc swoim dyrektorom pozostawać na bieżąco z napływem pacjentów, rekrutacją personelu i zapotrzebowaniem na zasoby podczas pandemii COVID-19.

4. Buduj bardziej zaangażowaną, profesjonalną kadrę pracowniczą

Kiedy liderzy działów kadr mówią o zwiększaniu zaangażowania pracowników, zazwyczaj koncentrują się na krokach, które pracodawcy mogą podjąć, aby nawiązać kontakt ze swoimi pracownikami na bardziej osobistym poziomie i stworzyć poczucie lojalności. Czasami mówią też o poprawie doświadczeń pracowników.

Strategie wspierania i zarządzania relacjami pracodawca-pracownik obejmują zapewnienie lekarzom i personelowi pomocniczemu spersonalizowanego doradztwa zawodowego w oparciu o ich wykształcenie i okoliczności. Pracodawcy z sektora opieki zdrowotnej przeprowadzają również regularne ankiety wśród pracowników i zachęcają ich do przekazywania informacji zwrotnych na temat sposobów ulepszania organizacji. Ponadto pomagają opiekunom znaleźć pomoc w zakresie zdrowia psychicznego, a także kontaktują ich ze społecznościami podobnych im osób w celu uzyskania porad i wsparcia, co pozwala uniknąć wypalenia zawodowego. Celem jest stworzenie kultury, w której pracownicy bardziej regularnie nawiązują kontakty ze swoimi współpracownikami i kierownictwem, co przekłada się na uznanie i poczucie przynależności.

5. Bądź na bieżąco z płacami i innymi formami wynagrodzenia

Większość pracowników opieki zdrowotnej może traktować swój zawód jako powołanie, ale każdy z nich chce otrzymywać wynagrodzenie na miarę swojej wartości, zwłaszcza biorąc pod uwagę rygory panujące w tym sektorze i konkurencję na rynku. Działy kadr dostawców usług muszą korzystać z zewnętrznych danych porównawczych, aby regularnie dostosowywać swoje plany wynagrodzeń — zarówno personelu medycznego, jak i wykonawców.

Sytuację w sektorze opieki zdrowotnej komplikuje fakt, że koszty wszelkiego rodzaju systemów, dostaw, ubezpieczeń od błędów w sztuce lekarskiej, ogrzewania, energii elektrycznej oraz innych towarów i usług nadal rosną, a niedobór pracowników powoduje coraz większą presję na wzrost wynagrodzeń. Na przykład cena usług pielęgniarek, które jeżdżą między szpitalami, podczas pandemii potroiła się i pozostaje stosunkowo wysoka. Zasoby finansowe nie są nieograniczone, więc dostawcy usług opieki zdrowotnej muszą wykazać się kreatywnością w zakresie wynagradzania swoich pracowników.

Zachęty finansowe — jako dodatek do konkurencyjnych wynagrodzeń i świadczeń — obejmują premie za podpisanie umowy i premie za zasługi, zwroty kosztów czesnego, dofinansowania do opieki nad dziećmi i programy spłaty kredytów studenckich. Coraz większą popularnością cieszą się plany RVU (relative value unit), w ramach których lekarze wynagradzani są częściowo w oparciu o ich produktywność i jakość świadczonych usług.

6. Zatrudnij wystarczającą liczbę osób

Ostatecznie niedobór pracowników opieki zdrowotnej powoduje powstanie błędnego koła: niewystarczająca liczba lekarzy, pielęgniarek i innych członków personelu prowadzi do przepracowania, stresu i wypalenia zawodowego, przez co ludzie odchodzą z zawodu, co jeszcze bardziej pogłębia deficyt pracowników. Niestety nie ma łatwych rozwiązań.

Na poziomie szpitali i praktyk lekarskich pracodawcy muszą nawiązywać współpracę ze szkołami średnimi, uniwersytetami, programami szkoleniowymi i innymi instytucjami, aby rozwijać i rekrutować pracowników na różnych poziomach zawodowych.

Aby kształcić, szkolić i zatrudniać wystarczającą liczbę wykwalifikowanych specjalistów, w dłuższej perspektywie konieczna będzie współpraca sektora publicznego i prywatnego w ramach Planu Marshalla w zakresie opieki zdrowotnej. Organizacja American Hospital Association wezwała amerykańskich decydentów m.in. do zniesienia limitu rezydentur lekarskich finansowanych w ramach systemu Medicare, zwiększenia wsparcia dla szkół i wydziałów pielęgniarskich oraz przyspieszenia wydawania wiz dla wysoko wykwalifikowanych zagranicznych pracowników opieki zdrowotnej.

7. Zmniejsz ilość papierkowej roboty spoczywającej na medykach

Lekarze i pielęgniarki wypalają się i odchodzą z zawodu nie tylko z powodu przepracowania, ale także dlatego, że są sfrustrowani liczbą zadań administracyjnych, które muszą wykonywać w ciągu dnia. W ostatnich latach ilość papierkowej roboty zwiększyła się w całej branży. W 2018 roku 70% lekarzy stwierdziło, że spędza ponad 10 godzin tygodniowo na papierkowej robocie i zadaniach administracyjnych, w porównaniu z 57% w 2017 roku. W 2014 roku tylko jedna trzecia lekarzy poświęcała na takie zadania 10 godzin tygodniowo.

Częścią problemu jest to, że większość elektronicznych dokumentacji medycznych i innych systemów administracyjnych nie komunikuje się ze sobą. W miarę możliwości dostawcy usług opieki zdrowotnej muszą konsolidować systemy na platformie jednego dostawcy i wymagać interoperacyjności między systemami, które kupują od różnych dostawców. Tymczasem oparte na sztucznej inteligencji oprogramowanie do rozpoznawania mowy w języku naturalnym może skrócić czas poświęcany przez lekarzy na wypełnianie wszelkiego rodzaju dokumentacji. „Przechodzenie między różnymi platformami — w ramach procesów klinicznych i poza nimi — w celu wykonywania codziennych zadań lub uzyskiwania dostępu do informacji powoduje tarcia i negatywnie wpływa na komfort pracy dostawców opieki zdrowotnej" — zauważa Rebecca Laborde, główny naukowiec w Oracle Health