Różnice między koncepcjami HRIS, HRMS i HCM

System HRIS umożliwia zintegrowane zarządzanie danymi dotyczącymi różnych procesów kadrowych, takich jak świadczenia czy zarządzanie personelem, listą płac i podstawowymi zadaniami kadrowymi. Gdy działy kadr zaczęły brać na siebie dodatkowe obowiązki, takie jak pozyskiwanie talentów i rekrutacja, systemy HRIS ułatwiły utrzymywanie i przetwarzanie szczegółowych informacji o pracownikach oraz polityk i procedur związanych z kadrami, a także zarządzanie nimi. Najbardziej zaawansowane systemy HRIS to interaktywne systemy służące do zarządzania informacjami oraz standaryzacji zadań i procesów kadrowych, które jednocześnie ułatwiają prowadzenie dokładnej dokumentacji i raportowanie. System HRIS oferuje bardziej efektywne interakcje między pracownikami a firmami, w których pracują, oraz odciąża specjalistów ds. kadr, którzy mogą wykonywać bardziej strategiczne i istotne zadania. Wiele osób do dziś używa terminu HRIS.

Systemy HRMS rozszerzyły koncepcję HRIS, oferując bardziej kompletny pakiet oprogramowania, którego organizacje mogą używać do zarządzania wewnętrznymi funkcjami kadrowymi. Termin HRMS był używany przez analityków jako określenie pakietów oprogramowania kadrowego na początku XXI wieku, kiedy to systemy lokalne były podstawowym rodzajem używanego oprogramowania. Od zarządzania danymi pracowników po listy płac, rekrutację, świadczenia, szkolenia, zarządzanie talentami, zaangażowanie pracowników i ich obecność — system HRMS pomógł specjalistom ds. kadr zarządzać bardziej nowoczesną siłą roboczą i sprawił, że informacje o najcenniejszych zasobach firmy znalazły się w zasięgu ręki osób, które ich potrzebują. Choć niektórzy wciąż używają terminu HRMS, mówiąc o systemach, które są obecnie hostowane w chmurze, nie jest on tak powszechnie używany w odniesieniu do natywnych aplikacji chmurowych. Terminy HRMS i HCM są nadal używane zamiennie — jeśli poszukasz w sieci informacji na ich temat, z pewnością je znajdziesz.

Termin HCM jest obecnie powszechnie używany w odniesieniu do kompletnego zestawu chmurowych aplikacji kadrowych, które mają na celu poprawę doświadczeń pracowników. Był on używany również w czasach przed wprowadzeniem chmury, jednak odkąd analitycy zaczęli określać tę przestrzeń jako HCM, termin ten zyskał popularność wśród klientów i dostawców. Dzisiejsze rozwiązania HCM często są wyposażone w asystentów cyfrowych, sztuczną inteligencję i inne narzędzia, które umożliwiają użytkownikom współpracę i dzielenie się informacjami między zespołami. Dodatkowe funkcje obejmują zaawansowane zadania związane z zarządzaniem talentami, takie jak zarządzanie wydajnością, kształcenie, planowanie sukcesji i planowanie wynagrodzeń. Dodatkowo uwzględniono możliwości planowania biznesowego, takie jak strategiczne planowanie i modelowanie zasobów kadrowych. System HCM obejmuje cały zakres funkcji kadrowych, zarówno tych opartych na danych, transakcyjnych, jak i strategicznych. Przekształca tradycyjne funkcje administracyjne działów kadr — rekrutację, szkolenia, listy płac, wynagrodzenia i zarządzanie wydajnością — w możliwości zwiększenia zaangażowania, produktywności i wartości biznesowej. W systemie tym pracownicy są dla przedsiębiorstwa zasobami (a nie źródłem kosztów), których wartość można zmaksymalizować metodą strategicznych inwestycji i odpowiedniego zarządzania (tak jak w przypadku innych zasobów).

Wyzwania kadrowe w dobie transformacji cyfrowej

Nowe innowacje technologiczne zmieniają każdy aspekt naszego życia i naszej pracy, sprawiając, że siła robocza jest bardziej mobilna, globalna i zróżnicowana niż kiedykolwiek wcześniej. Aby dotrzymać kroku zmianom i dobrze prosperować w erze cyfrowej, firmy potrzebują działu kadr, który będzie odgrywał kluczową rolę w ich organizacjach.

Obecnie oczekuje się, że zespoły kadrowe będą odgrywały bardziej strategiczną rolę w biznesie. Muszą znaleźć sposób na optymalizację siły roboczej i zaplanować przyszłe zmiany organizacyjne, takie jak fuzje i przejęcia, rozszerzanie działalności i reorganizacje. Oczekuje się od nich również, że przyczynią się do tworzenia ekscytujących i angażujących doświadczeń pracowników, pomogą kierownictwu i poszczególnym osobom podejmować szybsze i mądrzejsze decyzje, a także zwiększą zaangażowanie pracowników i poprawią wyniki biznesowe.

Aby skutecznie sprostać stojącym przed nimi wyzwaniom, działy kadr potrzebują elastycznego, bezpiecznego i skalowalnego rozwiązania HCM. Mimo to wiele z nich nadal polega na systemach lokalnych, które nie są wystarczająco sprawne, a do tego są kosztowne i czasochłonne.

Korzyści z zastosowania chmurowego systemu zarządzania kapitałem ludzkim

Wdrożenie systemu HCM w chmurze ma wiele zalet w porównaniu z systemem lokalnym, takich jak m.in.:

• Łatwe skalowanie. W chmurze możesz łatwo zwiększać lub zmniejszać skalę działania w miarę zmieniających się potrzeb biznesowych. Rozszerzaj operacje lub zawężaj ich zakres w zależności od potrzeb — dzięki systemowi HCM w chmurze możesz szybko wdrożyć nowoczesne rozwiązanie, zachowując jednocześnie elastyczność finansową i kontrolę nad kosztami.
• Większa kontrola nad wydatkami operacyjnymi i kapitałowymi. W chmurze płacisz tylko za faktycznie wykorzystane zasoby i nie musisz inwestować w kosztowną infrastrukturę. Wydatki są głównie operacyjne, a nie kapitałowe.
• Szybki i łatwy dostęp do innowacji. Ponieważ proces rozwoju i wdrażania przebiega w chmurze bardzo szybko, dostęp do uaktualnień i innowacji jest znacznie wcześniejszy, co przyspiesza tempo innowacji. Aktualizacje odbywają się automatycznie — bez udziału człowieka.
• Zwiększone bezpieczeństwo danych. Chmura oferuje rygorystyczne standardy bezpieczeństwa oraz mechanizmy kontroli oparte na sztucznej inteligencji, dzięki którym Twoje zabezpieczenia będą wyprzedzać ewoluujące zagrożenia.
• Lepsza funkcjonalność. Przekonanie działu kadr i pracowników do przyjęcia i używania Twojego systemu kadrowego może stanowić wyzwanie. Jeśli chodzi o funkcjonalność, systemy oparte na chmurze są łatwiejsze w użyciu, można z nich korzystać na dowolnym urządzeniu i często są wyposażone w asystentów cyfrowych i funkcje sterowania głosowego, co sprawia, że ich obsługa jest prosta i spójna.
• Większe możliwości w zakresie konfiguracji. W przypadku systemów HRMS dostosowanie do potrzeb użytkownika oznaczało konieczność poproszenia inżyniera lub zespołu IT o wprowadzenie zmian. Chmurowy system HCM można skonfigurować samodzielnie za pomocą narzędzi dla użytkowników końcowych.
• Elastyczność. Przejście na model pracy zdalnej jest doskonałym przykładem na to, że potrzebna jest elastyczność. Chmurowy system HCM można na bieżąco dostosowywać do potrzeb pracowników zdalnych lub hybrydowych — bez konieczności korzystania z pomocy integratora systemów lub działu IT.
• Mobilność. Dzięki systemowi opartemu na chmurze Ty i Twoi pracownicy możecie mieć dostęp do potrzebnych informacji kadrowych na każdym urządzeniu i w dowolnym miejscu.

W czym może pomóc Ci system HCM oparty na chmurze?

Badanie przeprowadzone wśród firm, które korzystają z systemu HCM opartego na chmurze dłużej niż sześć miesięcy, wykazało znaczące korzyści obejmujące m.in. następujące możliwości:

• Przekształcanie operacji biznesowych. Wraz z rozwojem biznesu ewoluują także działy kadr. Nowoczesne zespoły kadrowe stają się partnerami biznesowymi w swoich organizacjach; zakres ich obowiązków rozszerza się — obecnie nie ograniczają się one do identyfikacji, przyciągania i zatrzymywania talentów, lecz zajmują się też dostarczaniem merytorycznych informacji na temat sposobów zwiększania przychodów i redukowania kosztów. Użytkownicy systemów HCM opartych na chmurze odnotowali oszczędności i poprawę wydajności dzięki skróceniu czasu raportowania, szybszym wdrożeniom, sprawniejszym aktualizacjom, niższym kosztom utrzymania i mniejszej liczbie dostosowań. Ta większa produktywność oznacza, że pracownicy mają czas, by zająć się bardziej strategicznymi zadaniami, które mogą doprowadzić do transformacji biznesu.
• Większa sprawność biznesowa. Tempo zmian w biznesie nieustannie rośnie, a fuzje, przejęcia i sprzedaże firm są coraz częstsze. Umiejętność szybkiego wyczuwania i dostosowywania się do zmian na rynku oraz reagowania na nie staje się niezbędna. Zespoły kadrowe korzystające z systemów HCM opartych na chmurze wysunęły się na prowadzenie dzięki lepszemu zarządzaniu wydajnością, świadczeniami i procesami płacowymi. Korzyści te umożliwiły ich firmom zwiększenie sprawności biznesowej przy jednoczesnym spełnianiu zarówno obecnych, jak i przyszłych wymagań biznesowych.
• Poprawa doświadczeń pracowników. Od nowoczesnych zespołów kadrowych oczekuje się nie tylko zwiększania produktywności pracowników, ale także spełniania zmieniających się wymagań biznesowych w zakresie zarządzania talentami i ich pozyskiwania. Zespoły kadrowe korzystające z systemów HCM opartych na chmurze były w stanie wykorzystać technologie cyfrowe do zapewnienia najwyższej jakości doświadczeń pracowników. Uprościły one rutynowe procesy i transakcje, zapewniły samouczki z odpowiednimi treściami oraz przyspieszyły proces zatrudniania pracowników. W rezultacie zwiększyły zadowolenie pracowników i podniosły tempo wprowadzania innowacji w miejscu pracy.

Na co należy zwrócić uwagę podczas wyboru systemu HCM

W miarę rozwoju oprogramowania kadrowego wielu dostawców łączyło swoje istniejące aplikacje, aby dostarczyć fragmentaryczne rozwiązanie. Jednak tego typu rozwiązań nie da się łatwo zintegrować z przyszłymi innowacjami technologicznymi, takimi jak interfejsy oparte na czacie czy sztuczna inteligencja. Poszukaj rozwiązania, które jest zbudowane od podstaw, aby korzystać z najnowszych innowacji i łatwo dokonywać integracji z innymi rozwiązaniami w miarę poszerzania zakresu obowiązków działu kadr.

Poniżej przedstawiamy ważne elementy, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu HCM:

• Możliwość zintegrowania łańcucha dostaw, sprzedaży i marketingu z rozwiązaniem HCM. Integracja oprogramowania staje się kluczowa w każdej dziedzinie działalności biznesowej; nie inaczej jest w przypadku kadr. Twoje rozwiązanie HCM powinno być możliwe do zintegrowania z innymi technologiami biznesowymi, tak aby można było korzystać z funkcji analitycznych i raportowania, a także powinno być w stanie bezproblemowo współpracować z narzędziami do obsługi klienta i planowania zasobów przedsiębiorstwa.
• Możliwość integracji z innymi aplikacjami, które nie znajdują się na platformie dostawcy. Kiedy technologia kadrowa jest zintegrowana z innymi aplikacjami biznesowymi, możesz uzyskać wgląd, który pozwoli Ci podejmować lepsze decyzje dotyczące przyszłości Twojej firmy. Aby jednak ta integracja była możliwa, system HCM musi mieć dostęp do niezbędnych danych i procesów. Wybierając system HCM, zapytaj dostawcę, w jaki sposób i gdzie system przechowuje swoje dane. Niektórzy dostawcy są pod tym względem zaskakująco zamknięci.
• Przejrzyste informowanie o kosztach. Czy dostawca ukrywa wysokie koszty związane z wymianą systemu? Jednym z sygnałów ostrzegawczych jest sytuacja, w której dostawca mówi Ci, że nie potrzebujesz zewnętrznego konsultanta ani integratora systemu. Poproś go wówczas o porównanie odsetka nieudanych wdrożeń z udziałem i bez udziału konsultantów — to może dać Ci wgląd w prawdziwe koszty całkowite.
• Dobry plan wprowadzania czatbotów, sztucznej inteligencji i innych innowacji. Rozwiązania stanowiące połączenie odrębnych elementów nie pozwalają na zintegrowanie zaawansowanych technologii z poszczególnymi produktami, a tego typu innowacje stają się niezbędne, by zapewnić doskonałe środowisko użytkownika. Dowiedz się, czy dostawca korzysta obecnie ze sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego, czy aktywnie pracuje nad upodobnieniem środowiska użytkownika kadrowego do środowiska konsumenckiego oraz czy obsługuje Internet Rzeczy (IoT) lub technologię blockchain.
• Możliwość objęcia całej aplikacji swoim brandingiem. Choć wydaje się to mało istotne, niedostatki pod tym względem mogą być sygnałem, że brakuje prawdziwej integracji na poziomie kodu. Ta ukryta złożoność może powodować problemy z jakością, integracją i bezpieczeństwem danych. Jeśli nie da się objąć całego rozwiązania HCM swoim brandingiem, prawdopodobnie dostawca połączył ze sobą odrębne systemy.
• Punkt pomocy kadr i rozwiązania typu work-life. Dostawcy rozwiązań z zakresu zarządzania talentami często pozostawiają partnerom zewnętrznym prowadzenie punktu pomocy kadr i dostarczanie funkcji typu work-life takich jak wolontariat, działania prozdrowotne i mentoring. Może to prowadzić do problemów ze skalowalnością i zasięgiem, a także sprawić kłopoty w przypadku zmiany lub zakończenia relacji partnerskich.
• Dostawca inwestujący w badania i rozwój. Sukces nowoczesnego zespołu kadrowego zależy od nowych innowacji, które zwiększają produktywność i udoskonalają środowisko użytkownika. Dostawca, który ograniczył działalność badawczo-rozwojową, by przenieść punkt ciężkości z innowacji na inwestorów, nie dostarczy nowoczesnego rozwiązania HCM, którego potrzebujesz.

Odpowiedzi na poniższe pytania również mogą pomóc Ci znaleźć odpowiednie, dostosowane do Twoich potrzeb rozwiązanie HCM:

• Czy dostawca jest wiarygodnym, zaufanym partnerem, znanym w tej dziedzinie, posiadającym doświadczenie i referencje od klientów?
• Czy mogę zarządzać wszystkimi procesami kadrowymi w jednym miejscu i za pomocą jednego systemu?
• Czy system jest wyposażony w nowoczesne narzędzia rekrutacyjne z funkcjami CRM?
• Czy funkcje związane z talentami i kadrami są skonstruowane tak, by bezproblemowo ze sobą współpracować poprzez integracje, czy też stanowią odrębne produkty, które nie udostępniają sobie wzajemnie danych?
• Czy analizy można łatwo skonfigurować? Czy system umożliwia korzystanie z danych podmiotów zewnętrznych?
• Jak system radzi sobie z wykrywaniem zagrożeń i ochroną danych pracowników?
• Jakie jest tempo wprowadzania innowacji i jak często pojawiają się nowe funkcje?
• Czy istnieje społeczność użytkowników, do której mogę zwrócić się o pomoc, jeśli mam pytania lub potrzebuję pomocy?

Wykrywanie zagrożeń i ochrona danych pracowników

Ochrona danych pracowników jest kluczową funkcją każdego systemu HCM. Upewnij się, że wybrany przez Ciebie system został zaprojektowany w oparciu o odpowiednie środki bezpieczeństwa, obejmujące m.in. wirtualizację odizolowanej sieci i wdrożenie hosta fizycznego, które zapewniają doskonałą izolację klienta i zmniejszają ryzyko związane z zaawansowanymi, uporczywymi zagrożeniami. Poszukaj rozwiązania z wieloma warstwami ochrony i bezpiecznymi operacjami, które obejmują zarówno sprzęt fizyczny w centrach danych, jak i warstwę sieciową — same środki ochrony i kontroli dostępne w chmurze to za mało. Upewnij się, że te zabezpieczenia współpracują również z chmurami innych firm i rozwiązaniami lokalnymi, aby pomóc zabezpieczyć nowoczesne obciążenia i dane przedsiębiorstwa tam, gdzie się znajdują.

Oceniając rozwiązania, sprawdź, czy system jest w stanie rozpoznać zagrożenie, takie jak otrzymanie przez pracownika niewłaściwej ilości pieniędzy lub nieautoryzowany dostęp do systemu. Wykorzystanie sztucznej inteligencji może pomóc organizacjom w natychmiastowym sygnalizowaniu takich sytuacji oraz wykrywaniu zagrożeń i anomalii, zanim staną się one problemami związanymi z bezpieczeństwem.

Jaka jest przyszłość systemów HCM?

Pracownicy tworzą coraz bardziej elastyczne sieci zespołów oraz stają się bardziej mobilni, globalni i zróżnicowani. Systemy HCM szybko ewoluują, aby dotrzymać im kroku. Należy skupić się na coraz szybszym wprowadzaniu następujących technologii i rozwiązań:

• Technologie mobilne. W przyszłości zespoły kadrowe będą w stanie zwiększyć zaangażowanie i produktywność poprzez udostępnienie działom kadr, pracownikom i kierownikom samoobsługowych aplikacji mobilnych klasy konsumenckiej zaprojektowanych tak, by działać na każdym urządzeniu w sposób konwersacyjny.
• Czatboty. Programy kadrowe będą zapewniały użytkownikom szybszą i bardziej efektywną obsługę dzięki cyfrowym czatbotom. Użytkownicy będą mogli przeprowadzać proste transakcje, rozmawiając z botem, dzięki czemu system HCM stanie się płynną, bezproblemową częścią pracy.
• Sztuczna inteligencja (SI). Uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja będą zajmować się tym, czego nie jest w stanie zrobić człowiek, np. szybką analizą tysięcy życiorysów i danych, aby znaleźć najlepiej dopasowanych kandydatów lub polecić pracownikom odpowiednie szkolenia na podstawie ich profili.
• Coraz większy nacisk na doświadczenia pracowników. Czy pracownicy lubią swoje miejsce pracy? Czy czują się w nim spełnieni? Im lepsze będą doświadczenia pracowników, tym większy sukces odniesie firma.
• Budowanie umiejętności. Pomaganie pracownikom w zdobywaniu nowych umiejętności będzie coraz ważniejsze z punktu widzenia sukcesu firmy. Technologie takie jak asystenci umiejętności mogą pomóc pracownikom zidentyfikować braki w wiedzy i nakierować ich na zasoby, które mogą im pomóc je uzupełnić.
• Różnorodność i integracja. Aby odnieść sukces, firmy potrzebują pracowników o zróżnicowanych perspektywach, umiejętnościach i wykształceniu. Na przykład w dzisiejszych czasach na rynku pracy jest pięć pokoleń pracowników, a firmy muszą zaspokajać potrzeby każdego z nich. Najmłodsze pokolenie (pokolenie Z) dorastało ze sztuczną inteligencją i urządzeniami mobilnymi. Dla nich te technologie są absolutnie niezbędne przy wyborze miejsca pracy.